MINTRABAJO - Circular 47 de 2020

El empleo Mintrabajo es de todos circuLaR No. UD 4 l

PARA: DIRECCIONES TERRITORIALES QUE DEBEN CONFORMAR SU PROPIA COMISIÓN DE

PERSONAL DEL NIVEL TERRITORIAL

DE: SECRETARIA GENERAL

ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA LA CONVOCATORIA A LA ELECCIÓN DE LOS

REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADOS ANTE LAS COMISIONES DE PERSONAL

DEL NIVEL TERRITORIAL.

FecHa: (19 JUN 2020

De conformidad con lo señalado por el artículo 16 de la Ley 909 de 2004, el Decreto 1083 de 2015 modificado parcialmente por Decreto el 051 del 2018 y 498 del 2020, la Resolución 178 del Ministerio del Trabajo de fecha 10 de febrero de 2012 y los lineamientos expedidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en las Direcciones Territoriales de Antioquia, Arauca, Atlántico, Bogotá D.C, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Choco, Córdoba, Cundinamarca, Guajira, Huila, Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander, Oficina Especial de Barrancabermeja, Oficina Especial de Urabá — Apartado, Putumayo, Quindío, Risaralda, Santander, Sucre, Tolima y Valle del Cauca, el número de funcionarios permite la conformación de las Comisiones de Personal del Nivel Territorial. Conforme con lo anterior, se emiten las siguientes consideraciones que deberán ser tenidas en cuenta al momento de la convocatoria para la elección de la Comisión de Personal del Nivel Territorial:

El artículo 16 de la Ley 909 de 2004 dispone que en todos los organismos y entidades reguladas por esta Ley, deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa. El artículo 16 de la Ley 909 de 2004 enumera las funciones a cargo de las Comisiones de Personal. Asimismo, el Decreto 760 de 2005, en su artículo 6, establece que “las funciones asignadas a las Comisiones de Personal, en los literales d) y e) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 no podrán ser ejercidas por las Comisiones de Personal de las dependencias regionales o seccionales de las entidades” El Decreto 1083 de 2015 dispone el proceso a seguir para la elección de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal de las Direcciones Territoriales, y enuncia los siguientes aspectos a resaltar: Y Que se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de los organismos o entidades. | ConTrabajo Decente el futuro es de todos (mintrabajocol f GOMinTrabajoCol . Y eonintratajoco! Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita y)

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120

(57-1) 3779999 Bogotá (57-1) 3779999 Opción 2 www.mintrabajo.gov.co Elempleo P Mintrabajo 004 1 es de todos Y Que los aspirantes a ser representantes de los empleados en la Comisión de Personal deberán acreditar las siguientes calidades:

1. No haber sido sancionados disciplinariamente durante el año anterior a la fecha de la inscripción de la candidatura; y

2. Ser empleados de carrera administrativa.

Que los candidatos a ser representantes de los empleados ante la Comisión de Personal deberán inscribirse y acreditar las calidades exigidas en el artículo anterior, ante el Jefe de la Unidad de Personal o ante quien haga sus veces en la respectiva entidad o en la dependencia regional o seccional. Participación de provisionales como electores o participantes. En las entidades en las cuales no haya personal de carrera administrativa, o el número de empleados de carrera no haga posible la conformación de la Comisión de Personal podrán participar como electores o aspirantes, las personas que se encuentren vinculadas en calidad de provisionales. Los representantes de los empleados en la Comisión de Personal y sus suplentes serán elegidos para periodos de dos (2) años, que se contarán a partir de la fecha de la comunicación de la elección. e La Comisión Nacional del Servicio Civil mediante Cartilla de Comisiones de Personal 2018, indicó: Podrán participar como candidatos y electores los servidores vinculados a la Entidad a través de nombramiento provisional así: Y Cuando en la Entidad no haya empleados de carrera o el número de éstos no haga posible cumplir con el número mínimo de inscritos que reúnan los requisitos. A pesar de existir servidores de

carrera que cumplan con los requisitos, Y No se inscribe el número mínimo de candidatos en la etapa inicial ni en la prórroga. e Por su parte el Ministerio del Trabajo, mediante Resolución 178 de 2012, estableció las directrices para conformar en esta Entidad la Comisión de Personal del Nivel Central y las Comisiones de Personal del Nivel Territorial, siendo relevante destacar lo siguiente: Y Las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo donde el número de servidores públicos inscritos en carrera administrativa permita la conformación de la Comisión de Personal del Nivel Territorial, realizarán sus propias convocatorias, las cuales serán coordinadas por los Directores Territoriales correspondientes. Y Las Direcciones Territoriales deberán utilizar el modelo de convocatoria diseñado para las elecciones de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal del Nivel Central. Sede Administrativa G Atención Presencial Línea nacional gratuita Y!

Dirección: Carrera 14 Nd(99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11,12 y 1 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www.mintrabajo.gov.co A Con Trabajo Decente el futuro es de todos (0) (GOmintrabajocol £ (fMinTrabajoCol Y (CMintrabajoCol El empleo Mintrabajo es de todos 0047 La Secretaria General - Subdirección de Gestión del Talento Humano del Ministerio del Trabajo será la encargada de determinar y divulgar cuáles de las Direcciones Territoriales deberán constituir su

propia Comisión de Personal del Nivel Territorial. Una vez publicada la convocatoria para las elecciones de los representes de los empleados en la Comisión de Personal del Nivel Territorial, la Dirección Territorial correspondiente enviará copia de la misma a la Subdirección de Gestión del Talento Humano del Ministerio del Trabajo. El Director Territorial correspondiente será el encargado de designar a los jurados de votación que vigilen las elecciones, capacitarlos para tal función y, además, suministrar lo requerido para adelantar la jornada de elección. Las Direcciones Territoriales a quienes corresponda tener su propia Comisión de Personal del Nivel Territorial informarán a la Subdirección de Gestión del Talento Humano del Ministerio del Trabajo, durante los tres días siguientes a las elecciones y a la resolución de las reclamaciones, si estas se hubieren presentado, los resultados finales del escrutinio y el acto administrativo de conformación de la Comisión de Personal. e Se anexa a la presente Circular los siguientes formatos-guía, los cuales deberán ser utilizados por las Direcciones Territoriales en lo que aplique: Y Formato convocatoria Comisión de Personal DT Y Formato inscripción de candidatos Comisión de Personal DT Y Formato acta de apertura elecciones Y Formato acta de escrutinio e Entodo caso, la Subdirección de Gestión de Talento Humano estará disponible para prestar asesoría en relación con la convocatoria a elecciones de las Comisiones de Personal del Nivel Territorial, con la persona encargada Kelly Johanna Molina Bernal al siguiente correo electrónico kmolina()mintrabajo.gov.co. 19 JUN 2020 Cordialmente, SecretarialGeneral

Anexo: 6 folios

Proyectó: Kelly Molina

Revisó: John Silva Y 9)

Aprobó: Paola P.

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CIRCULAR No.

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA Y DE LIBRE

NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN DIRECCION TERRITORIAL XXXXXXX.

DE: DIRECTOR TERRITORIAL XXXXXXX ASUNTO: CONVOCATORIA PARA LA ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADOS ANTE LA COMISION DE PERSONAL DEL NIVEL CENTRAL Y ELECCIÓN

DE REPRESENTANTES DIRECCION TERRITORIAL X2000000%.

FECHA: 26 DE JUNIO 2020

De conformidad con lo señalado por el artículo 16 de la Ley 909 de 2004, el Decreto 1083 de 2015 modificado parcialmente por Decreto el 051 del 2018, y la Resolución 178 del Ministerio del Trabajo de fecha 10 de febrero de 2012, se procede a convocar a los servidores públicos de carrera administrativa y de libre nombramiento y

remoción de la Dirección Territorial XXXXX, a participar en los proceso de elección de los dos (2) representantes de los empleados en la Comisión de Personal del Nivel Central y (2) representantes de los empleados en la Comisión de Personal de la Dirección Territorial XXXXX con sus respectivos suplentes, las cuales se llevarán a cabo el día viernes 17 de julio de 2020 para Nivel Central y el día viernes 24 de julio de 2020 en la Dirección Territorial XXXXX, en el horario comprendido entre las ocho (8:00 a.m.) de la mañana y las tres (3:00 p.m.) de la tarde. La citación obedece a las siguientes consideraciones: El artículo 16 de la Ley 909 de 2004 dispone que en todos los organismos y entidades reguladas por esta Ley, deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa. El Decreto 1083 de 2015, dispone el proceso a seguir para la elección de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal, y especifica los siguientes aspectos a resaltar: Y” Los aspirantes a ser representantes de los empleados en la Comisión de Personal deberán acreditar ser empleados de carrera administrativa, no haber sido sancionados disciplinariamente durante el año anterior a la fecha de la inscripción de la candidatura y no haber sido representante de los empleados en la Comisión de Personal como principal o suplente en el periodo inmediatamente anterior. Y” Los representantes de los empleados en la Comisión de Personal y sus suplentes serán elegidos para

periodos de dos (2) años, que se contarán a partir de la fecha de la comunicación de la elección. Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita 19

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inferir que pueden participar como electores, todos aquellos servidores que desempeñen un empleo público de aquellos que se clasifican como tales en el artículo 1 ? de la Ley 909 de 2004, esto es: Los de carrera, Los de periodo, Los de libre nombramiento y remoción, Los temporales, en los casos en los cuales los servidores de carrera sean encargados en empleos de planta temporal. En relación con los empleados vinculados mediante nombramiento en provisionalidad, el Decreto 1083 de 2015 contempla una excepción a la regla antes indicada, en su artículo 2.2.14.2.16. pudiendo participar como electores o incluso aspirantes, cuando en las entidades no haya personal de carrera administrativa, o el número de empleados de carrera no haga posible la conformación de la Comisión de Personal. Por su parte, el Ministerio del Trabajo, mediante Resolución 178, de fecha 10 de febrero de 2012, estableció las directrices para conformar en la Entidad la Comisión de Personal del Nivel Central y las Comisiones de Personal del Nivel Territorial, siendo relevante destacar lo siguiente: Y Las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo donde el número de servidores públicos inscritos en carrera administrativa no permita la conformación de la Comisión de Personal del Nivel Territorial, serán vinculadas por la Subdirección de Gestión del Talento Humano del Ministerio del Trabajo a participar en la convocatoria para elegir a los representantes de los empleados en la Comisión de Personal del Nivel Central. Y” Los servidores públicos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción del Ministerio del Trabajo, serán convocados para que elijan por votación directa sus dos (2) representantes de los

empleados en la Comisión de Personal del Nivel Central y de la Dirección Territorial con sus respectivos suplentes. Los términos de la presente convocatoria son los siguientes: Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita yy

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Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www.mintrabajo.gov.co A Con Trabajo Decente el futuro es de todos lol (Omintrabajocol de (GMinTrabajoCol! Y (fMintrabajoCo! El empleo Mintrabajo es de todos ¡A Objeto: Convocar a los servidores públicos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción de la Dirección Territorial XXXXX, a participaren los proceso de elección de los dos (2) representantes de los empleados en la Comisión de Personal del Nivel Central y (2) representantes de los empleados en la Comisión de Personal de la Dirección Territorial XXXXX con sus respectivos suplentes, las cuales se llevarán a cabo el día viernes 17 de julio de 2020_ para Nivel Central y el día viernes 24 de julio de 2020 en la Dirección Territorial XXXXX, en el horario comprendido entre las ocho (8:00 a.m.) de la mañana y las tres (3:00 p.m.) de la tarde. Z Divulgación de la convocatoria Dirección Territorial XXXXXX: La presente convocatoria deberá divulgarse ampliamente a través del correo institucional de la Territorial,

durante el período comprendido entre el 26 de junio de 2020 al 3 de Julio de 2020, En Inscripción de candidatos Dirección Territorial XXXXXX: Los candidatos a ser representantes de los empleados ante la Comisión de Personal de la Dirección Territorial XXXXXX deberán inscribirse y acreditar las calidades exigidas por el Decreto 1083 de 2015, al correo electrónico de la Dirección Territorial y (nombrepersona)Omintrabajo.gov.co (de la persona designado por el Director Territorial como encargada de la Convocatoria) , dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la divulgación de la presente convocatoria, es decir del 6 al 10 de julio de 2020. La solicitud de inscripción se hará por escrito en el formulario diseñado para tal fin, anexo a la presente. 4, Publicación lista de inscritos La Dirección Territorial XXXXXX, el día hábil siguiente al vencimiento del término previsto para la inscripción de candidatos, esto es el 13 de julio de 2020, divulgará ampliamente a través del correo institucional, la lista de candidatos inscritos que hubieren reunido los requisitos exigidos con copia a la Subdirección de Gestión de Talento Humano.

5. Designación jurados de votación: En seguimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.14.2.5 del Decreto 1083 de 2015, la Dirección Territorial XXXXX designará a los funcionarios de la Territorial que ejercerán como jurados de votación para la vigilancia de las elecciones.

La referida designación se efectuará dentro de los tres días hábiles siguientes a la divulgación de la lista de los

candidatos inscritos, esto es del 16 de julio de 2020. Igualmente, la notificación a los jurados de votación se efectuará mediante correo electrónico, el día hábil siguiente al de su designación, es decir el 17 de julio de 2020. En todo caso, se les enviará a los jurados de votación correo electrónico institucional informando de la designación. Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita 157

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www.mintrabajo.gov.co ll Con Trabajo Decente el futuro es de todos lo] (mintrabajocol $ CEMinTrabajoCol ye CGMintrabajoCol El empleo es de todos También, se citará a los jurados de votación designados para que asistan a una capacitación por Microsoft TEAMS con la personada encargada de la convocatoria en la Territorial, la cual se llevará a cabo el 13 de julio de 2020, con la finalidad de suministrar instrucciones frente a la jornada de elección garantizando así los mecanismos idóneos de seguridad, control y auditoría de la información que garanticen la transparencia y veracidad del proceso electoral.

6. Publicación lista general de votantes y organización de las mesas de votación La Dirección Territorial XXXXXXX publicará con 2 días de anterioridad a las elecciones, esto es el 22 de Julio de 2020, la lista general de votantes.

Y. Elecciones Las votaciones se efectuarán en un solo día, se abrirán y cerrarán en las horas previstas en la presente convocatoria, así: Fecha de las elecciones - Apertura mesa de votación Cierre mesa de votación 24 de Julio de 2020 8:00 AM 3:00 PM La elección se efectuará de manera virtual mediante correo electrónico el link que será habilitado el día de la votación en cada una de las Direcciones Territoriales. El voto es personal, secreto y una vez emitido no podrá realizarse nuevamente.

Los medios electrónicos utilizados para la jornada de elecciones serán aprobados por la Subdirección de Gestión del Talento Humano e informados a los jurados de votación, quienes deberán realizar la supervisión y control requerido

8. Escrutinio Una vez finalizada la votación el día 24 de Julio del año en curso, a las 3:00 PM, los jurados de votación leerán en voz alta el número total de votos, dejando constancia de este dato en el acta de escrutinio y en el registro general de votantes.

Seguidamente, los jurados procederán a anotar en la correspondiente acta el número de votos emitidos a favor de cada candidato. Terminado lo anterior, los jurados procederán a entregar al funcionario de la Dirección Territorial designado, con copia a la Subdirección de Talento Humano designado para ello, el acta de escrutinio, el registro general de votantes vía correo electrónico. Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita y)

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Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www.mintrabajo.gov.co ll Con Trabajo Decente el futuro es de todos lol Emintrabajocol $ GMinTrabajoCo! Y OMintrabajoCol Mintrabajo es de todos En el caso de las Direcciones Territoriales que participen en la elección de los representantes a la Comisión de Personal del Nivel Central, los funcionarios también podrán realizar su votación de manera virtual vía correo electrónico. 9, Reclamaciones Las reclamaciones que presenten los candidatos en el mismo acto de escrutinio, deberán ser resueltas por la Dirección Territorial durante los tres días hábiles siguientes a la elección, esto es del 27 al 30 de Julio de 2020.

10. Acto administrativo que conforma la Comisión de Personal de la Dirección Territorial xxxxxx.

Una vez resueltas las reclamaciones se proyectará el acto administrativo que conforma la Comisión de Personal de la Dirección Territorial XXXXXXX, para la firma del Director Territorial y enviada a la Subdirección de Gestión del Talento Humano. 1 Cronograma De acuerdo con lo establecido en los numerales anteriores, el cronograma es el siguiente:

ACTIVIDAD FECHAS

CONVOCATORIA 26 DE JUNIO 2020

DIVULGACIÓN DE LA CONVOCATORIA 26 DE JUNIO AL 3 DE JULIO DE 2020

FECHA DE INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS 6 AL 10 DE JULIO DE 2020

PUBLICACIÓN LISTA DE CANDIDATOS INSCRITOS 13 DE JULIO DE 2020

INTEGRACIÓN MESAS DE JURADOS 16 DE JULIO DE 2020

NOTIFICACIÓN JURADOS DE VOTACIÓN 17 DE JULIO DE 2020

CAPACITACIÓN A LOS JURADOS DE VOTACIÓN 21 DE JULIO DE 2020

PUBLICACIÓN LISTAS SUFRAGANTES 22 DE JULIO DE 2020

ELECCIONES Y ESCRUTINIO 24 DE JULIO DE 2020

RESOLUCIÓN DE RECLAMACIONES 27 AL 30 DE JULIO DE 2020

EXPEDICION Y DIVULGACIÓN DE LA RESOLUCION

MEDIANTE LA CUAL SE CONFORMA LA COMISION

DE PERSONAL DE LA D. T. XXXXXX

12. Prórroga del cronograma En seguimiento de lo establecido por el Decreto 1083 de 2015 y la Resolución 178 de 2012 expedida por el Ministerio del Trabajo, si vencido el término de cinco (5) días para la inscripción de candidatos no se inscriben Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita 1%

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Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www.mintrabajo.gov.co 0 Con Trabajo Decente el futuro es de todos (ol (Gmintrabajocol 0d EMinTrabajoCol Y OMintrabajoCol

El empleo Mintrabajo es de todos al menos cuatro (4), este término se prorrogará por un lapso igual, con el correspondiente ajuste del cronograma. Para cualquiera de los efectos que se deriven de la presente Convocatoria, se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Ley 909 de 2004, en el Decreto 1083 de 2015 y la Resolución 178 de 2012 del Ministerio del Trabajo. Cordialmente,

(NOMBRE DIRECTOR)

Director Territorial XXXXXXXX

Anexo: XXXX

Proyectó: XXXXxXX AProbÓ: XXXXXXXX Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita >

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FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN CANDIDATOS

COMISIÓN DE PERSONAL DE LA DIRECIÓN TERRITORIAL

PERIODO 20202022

Yo, identificado(a) con Cédula de Ciudadanía número , me inscribo como candidato para representante de los funcionarios del Ministerio del Trabajo en la Comisión de Personal del Nivel Central - periodo 20202020. Adicionalmente, manifiesto que cumplo con las calidades exigidas por el Decreto 1083 de 2015 para

desempeñarme como representante de los empleados en la Comisión de Personal del Nivel Central, es decir soy funcionario de carrera administrativa y no he sido sancionado disciplinariamente durante el año anterior. Cordialmente, Firma

C.C. No.

PS Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita 35

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ACTA DE APERTURA DE ELECCIONES

COMISIÓN DE PERSONAL DIRECCIÓN TERRITORIAL PERIODO 2020 - 2022

Siendo las ocho de la mañana (8:00 a.m.) del día del mes de de dos mil veinte (2020), se dio apertura al proceso de votación para la elección de los representantes de los empleados en la Comisión de Personal Dirección Territorial — Periodo 2020 a 2022. En calidad de jurados de votación se encargó a: e Presidente: e Vicepresidente: e Vocal: Firmas Jurado de votación en calidad de presidente Jurado de votación en calidad de vicepresidente Jurado de votación en calidad de vocal Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita 3)

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www.mintrabajo.gov.co E Con Trabajo Decente el futuro es de todos [o] Emintrabajoco! F (MinTrabajoCol A EGMintrabajoCol Mintrabajo es de todos

ACTA DE ESCRUTINIO Y CIERRE COMISIÓN DE PERSONAL DE LA DIRECCIÓN TERRITORIAL PERIODO 2020 - 2022

La lista de candidatos inscritos está conformada de la siguiente manera: El número total de sufragantes es el siguiente: El escrutinio de los votos arroja los siguientes resultados: Firmas Jurado de votación en calidad de presidente Jurado de votación en calidad de vicepresidente Jurado de votación en calidad de vocal Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita yyy)

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www.mintrabajo.gov.co l Con Trabajo Decente el futuro es de todos [o] (mintrabajocol + (MinTrabajoCol ye OMintrabajoCol