MINTRABAJO - Circular 47 de 2022

circuLAR No. O 0 4 7

PARA: JEFES DE OFICINA, DIRECTORES TÉCNICOS, SUBDIRECTORES,

DIRECTORES TERRITORIALES Y DE OFICINAS ESPECIALES,

COORDINADORES DE GRUPOS Y SERVIDORES PÚBLICOS DEL MINISTERIO

DEL TRABAJO.

DE: SECRETARIA GENERAL Fecha: 1 / SEP 2022

ASUNTO: PARÁMETROS PARA TENER EN CUENTA EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

DEL MINISTERIO DEL TRABAJO FRENTE A LA RADICACIÓN DE SOLICITUDES

Y TRAMITES ANTE EL GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL.

En el marco del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos que integran la gestión contratación pública, activicad transversal a todas las dependencias de la Entidad, que se ejerce en forma mancomunada y con el apoyo de cada una de ellas, la Secretaria General, en el marco de sus competencias, a efectos del desarrollo eficiente de la gestión contractual de la Entidad y garantizar el adecuado trámi:e de los procesos de selección programados en la Plan Anual de Adquisiciones de la presente vigencia fiscal, solicita atender las siguientes orientaciones.

¡, RADICACION PROCESOS CIERRE VIGENCIA 2022.

En cumplimiento de las normas legales que determinan la planeación contractual como mecanismo de gestión del Ministerio del Trabajo, se incorporaron en el Plan Anual de Adquisiciones — PAA la totalidad de necesidades previstas para la vigencia 2022. Conforme con lo anterior, se precisa: A partir de la fecha de divulgación de esta circular, se deben tener en cuenta los siguientes términos

para la radicación de procesos de selección en las modalidades que requieren convocatoria pública, teniendo en cuenta los términos legales establecidos para culminar estos procesos, así como la ejecución de los contratos producto de estos, que podrían no concluir antes de finalizar la vigencia.

PROCESO DE SELECCIÓN PLAZO ESTIMADO DE DURACIÓN | FECHA MÁXIMA PARA aa DE TRÁMITE RADICAR LICITACION PUBLICA 70 días calendario 15/10/2022

Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada Dirección 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11. 12 y 13 Territorial o Inspección Municipal del Celular: 120

Teléfonos PBX: Bogotá (57-1) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co mintrabajocol + MinTrabajoColombia YÍ OMintrabajoCol CONCURSO DE MÉRITOS 50 días calendario 1/11/2022

SELECCIÓN ABREVIADA | 50 días calendario 1/11/2022

POR MENOR CUANTÍA SELECCIÓN ABREVIADA | 50 días calendario 1/11/2022

POR SUBASTA INVERSA SELECCIÓN ABREVIADA | 30 días calendario 1111/2022

POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS MÍNIMA CUANTÍA 20 días calendario 1/11/2022

Estos plazos se cuentan a partir de la radicación oficial del proceso en el Grupo de Gestión Contractual y habiéndose cumplido las actividades previas de acompañamiento,

correspondientes a la etapa de planeación contando con el debido estudio del sector, revisión y ajuste propias de cada uno de ellos. Es decir, cuando los documentos y estudios previos ya estén estructurados, de tal manera que, con la radicación el trámite a seguir sea el inicio formal del proceso de selección, según la modalidad. No obstante, los plazos estimados en la tabla son estos aproximados, en la medida en que para el último trimestre del año no debería programarse el inicio de procesos de selección, atendiendo al principio de planeación, así como los siguientes riesgos y consecuencias: a) Si bien el objetivo es lograr la adjudicación del contrato, también está dentro de las previsiones legales la posible declaratoria de desierto del proceso, por ello, se solicita que en la medida de lo posible se adelante la radicación y adjudicación de los procesos al tercer trimestre del año, de manera que el riesgo de no poder adjudicar se mitigue. b) Por otra parte, y en consonancia con el principio de anualidad, la adjudicación y/o celebración de los contratos y su consecuente ejecución, que se deriven de los procesos de selección iniciados en el último trimestre, se realizaría en el mes de diciembre, lo que de entrada implica la constitución de reservas presupuestales inducidas, por lo cual deben considerarse realizar los procesos con la debida anticipación. 3, En el marco de la competencia de cada dependencia, área y oficina del Ministerio se solicita que los documentos y estudios previos que se radican al Grupo de Gestión Contractual cuenten con todos los requisitos para evitar demoras y reprocesos que impacten en los términos programados

en el plan de adquisiciones. De igual manera se debe prever si el proceso debe ser sometido al Comité Asesor de Contratación Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Con cita previa en cada Dirección 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Territorial o Inspección Municipal del Celular: 120

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0047 Las Solicitudes deben ser radicadas al Grupo de Gestión Contractual en fechas hábiles dentro del horario laboral, entendiendo así que las radicadas fuera del mismo serán tomadas como radicas al día siguiente hábil Para mayecr eficiencia en la estructuración de los documentos prevics de los procesos de selección o contratación directa, que se pretenden radicar en el Grupo de Gestión Contractual, se solicita tener en cuenta los cocumentos denominados “Formatos lista de chequeo” los cuales se encuentran en la plataforma web SUITE EMPRESARIAL, https://sve.mintrabajo.gov.co. Las dependencias, cumpliendo el procedimiento vigente, deben dar prioridad a la radicación de forma inmediata de los trámites de liquidación de contratos o convenios cuya competencia para liquidar se pierde en la oresente vigencia 2022; o que debe cumplirse con el trámite de liberación de saldos, pagos o desembolsos pendientes (vigencias, reservas y pasivos exigibles). El Grupo de Gest ón Contractual remitirá a las áreas, la información correspondiente a los contratos y convenios que se encuentran en la etapa de liquidación.

Cualquier radicación e“ectiada con posterioridad a las fechas enteriormente señaladas, será tramitada en el año 2023. La Secretaria General solicita que se establezcar controles internos por parte de las áreas solicitantes y responsables de las necesidades contractuales para tener identificadas las fechas de vencimientos de los contratos; lo anterior, teniendo en cuenta que el proceso de Gestión Contractual es transversal a la Entidad. Los anteriores lineamientos se expiden con el fin de garantizar los principios de planeación, transparencia y responsabilidad consagrados en la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes, por tanto, requerimos de su colaboración y coordinación para el debido funcionamiento de las diferentes áreas interviniertes en el proceso contractual presas del Ministerio. Cordialmente, o 07 SFP 2n9

GUILLERMO ANDRES ROJAS FORERO

Secretario (General

Revisó: Olga Thevening Amaris - Coorcinadora GGC +==7 + Elaboró: Milton Alberto Bello Radriguez Abogado Contratista GGC Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Territorial o Inspección Municipal del Celular: 120.

Teléfonos PBX: Bogoté (57-1) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co mintrabajocol F MinTrabajoColombia y OMintrabajoCol Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Territorial o Inspección Municipal del Celular: 120

Teléfonos PBX: Bogotá (57-1) 3779999 Trabajo. www.mintrabajo.gov.co mintrabajocol F MinTrabajoColombia yy CAMintrabajoCol