MINTRABAJO - Circular 60 de 2018

O J A B A R T N I M o . 8 1 0 2C I D 0 . 0 o p , . C . D á t o g o B PARA TRABAJADORES Y ENPLEADOREDSEL SECTORPRIADO DE: MINISTRADEL TRABAJO ASUNTO: Suscripción de ms de trabajo mediante firma electrónica El comercio electrónico. ha implicado el constante. avance de las tecnologías de la información y las comunicaciones, lo que ha sido motor de: crecimiento de la economía del siglo XXI, por lo cual, la “Comisión de. las Naciones Unidas . para. el. Derecho. Mercantil internacional - CNUDMI ha recomendado | promover enfoques apropiados para el reconocimienito legal de firmas electrónicas, las cuales representan un medio de identificación electrónico flexible que se adecúa a las necesidades de la sociedad. Las retaciones laborales y en particular. el contrato de trabajo, no pueden ser ajenos a ello por lo que | a través de la presente circular, este Ministerio invita a empleadores y trabajadores a ser parte de estoss importantes avances, para. lo. cual es: necesario. tener en cuenta las siguientes consideraciones: - : El artículo 79 de la Ley 527 de 1999 Por ¿necio de la cual see define y. reglamenta el: accesoo y uso de los mensajes de datos, del. comercio. electrónico. y de las. firmas digitales, y se. establecen las entidades de Certif cación y se dictan otras disposiciones”, establece que el requisito de la fi irma, en relación con un. mensaje de datos, seentenderá. satisfecho sh o

a) Se ha.utilizado un método que permita. identificar al iniotador del mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta. con su aprobación; o - .b).Que. el método sea tanto confi able como .apropiado para. el propósito por el cual el “mensaje fue generado o comunicado” Ml A su. turno, el. numeral .3% del artículo. 222474. del. ¿Decreto : 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, señaló que | la ñ inma electrónica consiste en: 3, Firma oléctrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográfi cas privadas, que permite identificar auna persona, en relación con un mensaje de Sede Adininistrativa Atención Presencial : Linea nacional gratuita

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 , Sede de Atención ai Ciudadano o "018000" AL2518 OR

Pisos: 6;

7,10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7

No.: 32:63: ca

CetularTeléfonos PEX Puntos de atención 0 0 0 . 120o 1S0 9001 ' (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868. opción 1 : wo :mintrabajo. gov.co datos, siempre y cuando el mismo sea2 confiable Y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las' circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.” : En esa misma línea, el artículo 2.2.2.47.3. del citado Decreto 1074: de 2015, establece que el

requisito de firma en relación con un mensaje de datos se entenderá cumplido: “(...) sí se utiliza una firma. electrónica que, a la:luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan conh able como apropiada para los lli nes con los cuales se generó o comunicó ese. mensaje.” ÓN Ahora, de conformidad con las normas que. rigen, la materia, la firma electrónica ofrece diversas altemativas: - 1. Firma electrónica pactada. 'mietiasto: acuerdo: señalada en el numeral 1% del. artículo 2 222474, del Decreto: 1074 de 2015 comio aquella que supone un acuerdo de voluntades uN mediante el cual se estipulan |l as condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las - partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos 0 cualquier otra actividad mediante elu uso del intercambio electrónico de datos. - Ñ 2, “ Firma electrónica generada mediante entidad de certificación: “aquella firma electrónica o - cuya generación de datos fue ofrecida o facilitada a través de las. entidades de certif icación - acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). -

3. Firma Digital: definida en el titeral cd) del artículo 2? de la Ley 527 de 1999 como: ...un valor numérico que se adhiere a un mensaje de'datos y que, utilizando “un procedimiento “- matemático conocido, vinculado á la clave del iniciador yal texto del mensaje. permite - determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modifi cado después de efectuada la transformación.” o

Los efectos jurídicos. atribuidos a los mecanismos a que se ha venido haciendo referencia son señalados en las normas que se indican a continuación. 0 El artículo 10'de la Ley 527 de 1999; en cuanto a+ la admisbiidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos prescribe: “Artículo 1 0. Admisibilidad y fuerza probatoria de: los mensajes de: datos: Los mensajes de datos serán admisibles:como medios de prueba y su fuerza probatoria es la "otorgada en las disposiciones del Capitulo VIII- [Documentos] del Título XI!l [Pruebas], Sección +" Tercera [Régimen probatorio], + Libro Segundo fActos Procesales]. del Código de ” o p Procedimiento Civil (noy Código General del Proceso). Sede. Administrativa a “atención 1P resencial 2. Aínea nacional gratuita

Dirección: Carrera 14 No, 99-33" Sede de Atención al Ciudadano . 0, 918000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogoté Carrera 7 No. 32-63" o celular”. Teláfonos PBX o. Puntos de atención... 0. 120, (57-1) 5185868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 7 wwsw.mintrabajo,gov.co - - > MINTRABAJO60 ... En toda actuación administrativa o judicial, no. se negará e€ ficacia, validez o fuerza obligatoria Y probatoria: a todo. tipo: de información en. forma de un. mensaje de datos, por el sólo hecho . QUE Se trate: de un mensaje, de datos o Az de n1 o haber sido presentado en su forma

eN ¿onginal”.m n En armonia con lo “anterior. el artículo. 222475. del Decreto. 1074 de 2015 indica los efectos jurídicos de la firma electrónica: i - “Artículo 2 2 2 47.5. Efectos jurídicos de la tma electrónica. La ffirrmm a electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que. la firma, sí aquella cumple con los requisitos .... establecidos en el artículo 2.2.2.43.3.. de este decreto.” (Nota: Se hace referencia aquí al o . artículo 2:2.2.43.3., lo cuál se podría. entender cómo una posible diferencia de transcripción “ “en el Decreto Compilatorio 1074 de 201 5, por:.cuanto en el texto original del Decreto 2364 de 2012 allí compilado, se menciona el que corresponde actualmente al artículo 2.2.2,47.3., ya transcrito en apartado anterior de la presente Circular). Específi icamente en lo que; atañe a los efectos de. la Í ima digital, el artículo 28 de la Ley 527. de 1999 dispone: . o O | Articulo 28. Atributos jurídicos de un a firma ligital. Cuándo | una fii ma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de mm eden e$ se. mensaje de datos y de ser. vinculado con el contenido del mismo, o o PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza. efectos Jue eluu so deu una: firma manuscrita, sí auvétla incorpora los siguientes atributos: o 1, Esúú nica a la persona que tal Usa.

- 2. Essusceptible de ser verificada. pal i Está bajo el control exclusivo de la persona que la Usa. O

4. Está ligada a la información o: mensaje, de tal manera que si éstos soñ cambiados, la o ¿firme glgital ee s Ínvalidada. . A . : 3 Está conforme: a las reglmentacones adoptadas por el Gobierno Nacional » (Negrils: y . “subrayas fuera del texto original)... o Por su parte, el inciso 1? del artículo 243 de la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expidió el Código General del Proceso (CGP), reconoce de manera. expresa el valor-de los mensajes de datos como una más de las especies entre el género de los documentos, al señalar: poo Sede Administrativa o .. Atención Presencia! . Hínea nacional gratuita

Dirección: Carrera.14

No: 99-33 '. Sede-dé Atención al Ciudadano '."'.'

DIB000 112518. a

Pisos: 5,-7;

10, 11, 12 y 13 "Bogotá Carrera 7 Mo. 32: 63." o DN a o a Teléfonos PBX Puntos dé atención - > 00. 4120 150 9001 | (57-1) 5186868 o ro Bogotá (57-14) 5186868 Opción, 2. AA .mintrabajo. gov.co MINTRABAJO 0 06 o Ñ Artículo 2: 43, Distintas clase dí documentos. Son documentos los escritos, impresos, “planos; dibujos, cuadros, mensajes de datos; fotografí as, cintas cinemetográfi cas, discos,

grabaciones magnetofónicas; 'videograbaciones, “radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble' que ' tenga «carácter - representativo o declarativo; y. las inscripciones en. lápidas, monumentos, . Salí icios 0 “> similares” (Negrillas y subrayas fuera del texto original). Y de manera concordante, se establece «e n al inciso Ss del. artículo. 244 del CGP. respecto de su autenticidad lo siguiente: - UN “Artículo: 244. Documento auténtico. Es suléntco'úu n. documenta cuando existe certeza - sobre la |p ersona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto a de la persona a quien se atribuya el documento. 4) . [Inciso 5e:] La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia; reconoce con ello su autenticidad y no. podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos.en forma de mensa,a je. de datos. see presumen, auténticos. (...)” 2% (Negrillas y subrayas fuera del texto original). Por su parte, los artículos 37 y 39 del Código Sustantivo del Trabajo establecen que 'el contrato de trabajo puede ser verbal o escrito y que para su. validez ño > requiere, forma especial alguna, salvo disposición expresa en contrario. ES Conforme con lo antes indicado, los oc ontratos de trabajo ee scros pueden ser r suscritos a través de diferentes modalidades:

1. Firma Manusorita: la firma manuscrita permite identificar a un autor frente a un documento, acto o

contrato, brindando autenticidad en fos mismos; Al respecto, es pertinente. tener en cuenta lo establecido en el artículo 8261 del Código de Comercio y en el artículo 244 del-Código General del Proceso, transcrito en lo pertinente en párrafos anteriores.

2. Firma Electrónica y Firma Digital: estas firmas permiten identificar a una perseno rnelaació n con un mensaje de datos, son el. equivalente. funcional ala firma manuscrita pues cumplen el mismo objetivo que es vincutar una persona con la creación de un mensaje de datos, un acto'0 un contrata.

Las normas aplicables se encuentran en taa Ley Sel de 1999 y en el Capítulo 7 del Título 2 de la ?. ARTÍCULO:826. Incisos 1" y 2". <CONTRATOS:ESC Air Cuando la 10 exija ura actoso' contrato" conste por escrito bastará el instrumento privado. con: las. firmas - autógrafas de los. suscriptores. Por. firma. se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de: losee lementos que la integren o de un signo e simbolo empleado como medio de identificación personal, ' : Sede: A ministrativa O Atención Presencial. 000 Liteal nacional gratuita:

Dirección: Carrera 14 No, 99-33 ' Sede. de Atención al Ciúidadano “57 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63" 2.” ¿Celular —. Teléfonos PBX o Puntos de atención 0... o 120

(57-1) 5186868 Bogotá (57-1)'5186868 Opción 2" www.mintrabajo.gov.co

MINTRABAJO

0060 Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, industria y Turismo. . En suma, las pautas para suscribir un contrato de trabajo son las siguientes:

1. El contrato de trabajo puede suscribirse mediante firma manuscrita o mediante firma electrónica por parte tanto-del empleador como del trabajador. .

2. El contrato de trabajo firmado de forma electrónica, deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo: o

a. Se deben suscribir en tantos ejemplares cuantos sean los interesados, se destinará uno para cada uno de ellos, b. Debe contener necesariamente las siguientes cláusulas: identificación y domicilio de las partes; el lugar y la fecha de su celebración; el lugar en donde se contrata al trabajador y el lugar de la prestación del servicio; la naturaleza del trabajo; el valor del satario, su forma y períodos de pago; la estimación de su valor, en caso de que pacte salario en especie (habitación y alimentación como parte del salario); y la duración del contrato, su desahucio y terminación.

3. Para facilitar el desarrollo de la relación laboral en el ámbito digital, se considera conveniente que el acuerdo de voluntades incluya estipulaciones referentes a las condiciones técnicas a las que se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos o cualquier otra actividad que involucreel intercambio electrónico de datos.

4. La suscripción del contrato de trabajo por medios electrónicos no debe tener ningún costo

adicional para el trabajador. Cordialmente, — (5 DIC 2018 A

ALICIA VICTORIA ARANGO Suos 2

Ministra del Trabajo ee hlebporó: Angela C./ 0. semieno y”

Apo. Revis: A, Delgado.

Aproná: C. Baena A, UL Sede Administrativa Atención Presencial Línea racional! gratuita

Dirección: Carrera 14 No. 99-33 — Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 Na. 32832... Celular Teléfonos PBX Puntos de atención. - 120 (SO 9001 (57-1) 5186868 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 : www.rmintrabajo.gov.co