MINTRABAJO - Circular No.0005 de 2022

13E .N2E0 22 0 0 0 5

CIRCULAR No·:

PARA:

DESPACHO, VICEMINISTROS, SECRETARIA GENERAL, DIRECTORES DE

NIVEL CENTRAL, DIRECTORES TERRITORIALES, SUBDIRECTORES, JEFES DE

OFICINA, COORllNADORES DE GRUPO, SUPERVISORES E INTERVENTORES

DE CONTRAT OS Y CONTRATISTAS.

ASUNTO: Cronograma y trámite para los pagos a través del aplicativo SIIF Nación II año 2022 y alcance temporal a la circular 030 de 2020.

Con el fin de garantizar un adecuado flujo de pagos durante la vigencia 2022, se imparten las siguientes instrucciones:

1) PAGO CONTRATOS PERSONAS NATURALES

1. El contratista deberá presentar los soportes de pago de la seguridad social del mes inmediatamente anterior, d:-)nde se especifiquen los valores de salud, pensión, ARL e Ingreso Base de Cotización (IBC). Si es primer pago del año para contratistas nuevos, deberá presentar los certificados de Afiliación a Seguridad Social (Pensión, EPS y ARL). Si prestó servicios mediante la mocalidad de contrato por prestación de servicios en el año 2021, deberá presentar el pago de seguridad social del último mes que tuvo contrato ajustado al Ingreso Base de Cotización (IBC) de lo efectivamente cobrado en ese periodo.

2. Los documentos soporte para pago, deberán ser cargados en la plataforma SECOP II de acuerdo con las instrucciones de la sección IV) de la presente circular y el supervisor debe remitir copia de estos al Grupo de Contabilidad mediante correo electrónico a

dortizt@mintrabajo.gov.co informando que autoriza el pago de lo enviado, conforme al

siguiente cronograma (ÚNICA FECHA).

MES PERIODO FECHA DE RADICACIÓN FECHA MAXIMA DE FECHA DE

CONTABILIDAD ENTREGA DE PAGO

PERSONAS NATURALES CORRECCIONES HASTA LAS 10 a.m.

ENERO Desde fecha de Martes 18 de enero Martes 25 de enero Lunes 31 de inicio de contrato enero hasta 31 de enero /1 {_ ID{ S edeA dministrativa AtenciPórne sencial Línenaa ciongarla tuita DireccCiaórrner:a 14 No. Sede de Atención al 018000 112518 99-33 Ciudadano Celular Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 120 Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov.co . 1 Con Trabajo Decente el futuro es de todos @ f -JI @mintrabajoco @MinTrabajoCo @MintrabajoCol fififi 0005 .. ... ... FEBRERO 1 -28 febrero Miércoles 16 de febrero Martes 22 de febrero Lunes 28 de febrero MARZO 1 -31 de marzo Jueves 17 de marzo Viernes 25 de marzo Jueves 31 de marzo ABRIL 1-30 de abril Lunes 18 de abril Lunes 25 de abril Viernes 29 de abril MAYO 131 de mayo Martes 17 de mayo Martes 24 de mayo Martes 31 de mayo JUNIO 1 -30 de junio Jueves 16 de junio viernes 24 de junio jueves 30 de junio JULIO 1 -31 de julio Lunes 18 de julio Lunes 25 de julio Viernes 29 de

julio AGOSTO 1 -31 de agosto Miércoles 17 de agosto Miércoles 24 de agosto Martes 31 de agosto SEPTIEMBRE 1-30 de Viernes 16 de septiembre Lunes 26 de septiembre Viernes 30 de septiembre septiembre OCTUBRE 131 de octubre Martes 18 de octubre Martes 25 de octubre Lunes 31 de octubre NOVIEMBRE 1-30 de Miércoles 16 de noviembre Miércoles 23 de noviembre Miércoles 30 noviembre de noviembre DICIEMBRE 1-31 de Fecha sujeta a Circular del Fecha sujeta a Circular del Fecha sujeta a diciembre Ministerio de Hacienda y Ministerio de Hacienda y Circular del Crédito Público Crédito Público Ministerio de Hacienda y Crédito Público La fecha de pago puede variar conforme a la disponibilidad de PAC asignada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para cada rubro. 3.P areaf edcetploa gmoe nsluodasol c umseend teobcsea nr egnla parl ataSfEoCrO1mP1a , tenieencn udeoln Dati ar ePcrteisvia0d 0ed9ne 9cld i ena olv iedme2b 0r1(e8D iredcet rices Austeyrl iCadi ardc0)u2 dl2ea2 r0 1d9el Sae creGteanredireMaali l n idsetTler raibloao jso , documdeenbtreoensm ietliercster óyns ioclnaoq msue sener t eel acaci oonntainn uación:

• Informe para pago debidamente diligenciado y radicado. (Formato Único). • Matcroinzc yep potroc ednect uamjpel imiento.

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99-33 Ciudadano Celular Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 120 Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov.co I Con Trabajo Decente el futuro es de todos @ f 'fJ1 @mintrabajoco @MinTrabajoCo @MintrabajoCol 0005 • Planllaid e pgao de segurdaid socil adel mesin meditaamente atnerori. • Declaración jurmaentada firmada, únicamente en el pmreirp gao y en el corresopndiente am esd e abrl (iconlo sd ocumentoss oporte actualizados). Enc aos de presentanrov edadese ne l tracnursos del contrtoa, debe ser ifonrmado enla c asllai de observacionesd el ifonrme paprgaao y remitinrue vamente lad eclarcióan. • Documentosp adrimasin uciónd e lab aes de retención, únicamente en el pmreirp gao: regitrso civil hijosh atsalo s1 8 añosy hatsalo s2 3 añoss eimper y cuadno estén estudinado (se debe aenxarce rtificado actualizado de estudiosd e univerdsadi avaladap orel Minterio isde Educación), certificacióntr buitaricaréd ito hioptecaor aiño 2021, certificaciór trbuitariame dicinpaerp gaadaa ño 2021, certificacióna oprte

cuentasAF C y/o aoprtesv oluntaorsia p ensón,i certificación suscrtaip orC ontador Público en caos de tenerd ependientesd iferentesa lo sh ijos(c ertificación de forma mensual), aenxadno fotocopidea la c édulad el contadory tarjetap orfesoinla. Ene l caos de presentarnov edadese n el tracnursos del contrato favor informary a enxar copideal s oporte resepctivo. • Facturae lectrónciad ebidamente diligencidaay arpobadaa corde ala c icurlar 025 de 2021, cuadno el contrtiatasti ene lare sopnsbailidad 052 ens u RUT. • Esre quitos piraare alizaerl p gao finl, raemitierl fo rmato de entregad e bienes(p za y slavo) con todoslo sv itossb uenosd e lasáre asqu e corersopndanal o sc ontrtiatas,s sni este documento no se trmaitaár el gio.r

4. Laf echad e pgao del mes de diciembre está sujetaa l ac icurlar de cierer que expdiae l Minitesro ide Hacienday Crédito Público. No obstatne, esd e obligatoro icumplimiento radicar lad ocumentación enla fe chaq ue posterorimente se determien praad icho mes, de lo contrraio no se aesgurae l pgao ene l mesd e diciembre y se trmaitará ene l año sgiuiente como rezago año atnerori.

5. Parac umplicron lo sti emposd e pgao, esi dnisenpsblea que losi fonrmess e cagruen de

maenrac orrectae nla sfe:: hases tablecidasen e l cronogrmaad e lap resente cicurla. rEn caos de devoluciónp ori cnonsteincsia, els plazo máximo praav olvera s ubilarc uentae n el SECOP 11 y Grupo de Contabilidad se encuentreast ablecido en el cronogrmaad el numerl a 2) am ásta drarala s10 a.m.; desupésd e ese horraio no se recibiránm ásc orreccionesy deberánc agrarse enla fe chae stablecidap aerl maes s giuiente. Cabe recorda, rque ssie acumulan dos( 2) o másp gaose n unm imso mes, se icnrementaárnlo sd escuentosp or retenciones.

6. Enc aos de que el contrtiatasn o cumplaa l finl dael resepctivo mesc onl aslab ores rtificadaspo re l supervisor, se deberá ifonrmaral o sc oordindoaresd e losg ruposd e fi Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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99-33 Ciudadano Celular H Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 120 Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov.co I ConT rabaDjeoc enetlfe u tuersdo e t odos @ f @mintrabajoco @MinTrabajoCo - @MintrabajoCol fi0005 .. ... , fifi .. contabilidad y tesorería mediante correo electrónico a más tardar el penúltimo día hábil del

mes hasta las 3 p.m. con el fin de anular el pago.

7. Se solicita a los supervisores dar estricto cumplimiento a las fechas establecidas en este documento, así como cargar los soportes en los formatos y documentos requeridos en esta circular, de lo contrario pueden acarrear las consecuencias que surjan por el no cumplimiento de las obligaciones contraídas que se establecen en el Manual del Supervisor, y a su vez, serán responsables de verificar que el contratista realice el pago de seguridad social conforme al Ingreso Base de Cotización (IBC) de los honorarios cobrados y de acuerdo con las fechas estipuladas en el Decreto 1990 de 2016.

11) PAGO CONTRATOS PERSONAS JURÍDICAS

1. Las personas jurídicas deben presentar certificación de aportes de seguridad social firmada por revisor fiscal o representante legal según aplique.

2. Los documentos soporte para pago deberán ser cargados en la plataforma SECOP II de acuerdo con las instrucciones de la sección IV) de la presente circular; el supervisor debe remitir mediante correo electrónico copia de estos documentos al Grupo de Contabilidad del 01 al 20 de cada mes para giro dentro del mismo mes, en dicho correo debe informar de la autorización del pago de lo enviado, el correo electrónico para el envío es

dortizt@mintrabajo.gov.co. Por favor ir cargando los documentos soporte de pago durante el intervalo, no dejar todo para el último día para evitar congestión con los pagos de personas naturales.

3. Los pagos superiores a CUATROCIENTOS MILLONES DE PESOS ($400.000.000,00) deberán ser cargados en el SECOP con copia al Grupo de Contabilidad, en la última semana

del mes previo al pago, a fin de garantizar que si se va a ejecutar el PAC solicitado.

4. Para efecto del pago mensual los documentos se deben cargar en la plataforma SECOP 11, teniendo en cuenta la Directiva Presidencial 009 del 9 de noviembre de 2018 (Directrices de Austeridad), los documentos deben remitirse electrónicamente y son los que se relacionan a continuación: • Informe para pago debidamente diligenciado y radicado. (Formato Único). • Matriz concepto y porcentaje de cumplimiento. • Certificado de pago de seguridad social suscrito por revisor fiscal o representante legal según aplique.

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99-33 Ciudadano Celular Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 120 Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov.co Con Trabajo Decente el futuro es de todos I @ f W @mintrabajoco @MinTrabajoCo @MintrabajoCol 1 ElempleoWi esdetodos J·- J \ 0 005 Péreezn, n otaisr a#$:36 -01-01-000;888de2022;pperez@mintrabajo.gov.co#$, preferniobd leeejsmepe anectnliei ao on rsfm ación. 7.S eim iltfaia ócc tourrrae cttaanamclteo onn ttecr oamtaosil us ptear lvelisls eougrnca, or rár eo

electirnófnoirdcmeoael nn dvdoíel o af acytq uurteai ednoec umpeenntdoispe onrt es aprorbeasrp,e ctivamente. 8.S rie mlifata icóytn uorr eag liiason trfrmóa cainótnpe ruieeodnrevu inca orr erleeoc tar ónico siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co, ene la sundteobe es crsiibni r numepreasylos se paproaprdu ony ct oom eacl:ó ddieMglio ninsútmeredeirc ooo; n tyr ato corrdeesolu perevjiesmo3p6r-0l,1-o0 1:-00 0;888de2022;pperez@mintrabajo.gov.co. Adjuennut ncaaar r .pzeditoapasr chfiavcoetsnfuor: rm aa ptdoyXf sM La,m bdoosc umentos debceonn tlemani esirmon rafm acRieócnu;eq ruedecle ó nd PiCgdIoeM li nidsettlre arbiaoj o camdbeai cau ecroldnsao u bupnoilrdca au sdaed l e bgeie rplaa rgp ooc,ro nsigauniteenst e, ded iliegcleó ndcPiiCgaeIocrl, o ntorp artoivsdeteeacbd oeo rrr coobsnous r uapre cruvails or eseP lC pIa drial iegnel fnaac citaurr a. 9.D ea cuecroldnnao o rmatviivgieednslatu dep ,e rtviietsnr(oee3r sd) í paasar par olbaa r facdteusrldafae e cdhesa ue misSiin lóa anpr.ob ación en la plataforma Olimpia no se

tramitará el pago.

10. La factura electrónica debe ser aprobada por el supervisor en la plataforma Olimpia previo al cargue de los documentos en el SECOP 11, para que aparezca en el SIIF al momento de generar la obligación.

11C.o nfaol rdomi es peunle casi tro1c 6ud7le2 a 0r2d 1el Dai "aPonr la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento", see satl áea s pdeelr aais n struqcuicemi poeanMlrei tsna i dseHt aecriieon da, paarqau eclolnotsrq autneios s oftnaa cst uerlaedcotrreósn icos.

IV) CUENTAS DE COBRO PLATAFORMA SECOP 11

Palroaps a gsoeds e berreáandl eifor zmaa orbli gatoria lassi guaicetnitveeisnld paal daetsa forma SECO1P1 : 1.E clo ntpreartsinosanttoaauj ruarldí edbicecrraeuá an craa rcpoelntod aso cumseonptoorst e enf orPmDalFto ocs u asloennse cespaarerpilaao gseo ne,m l i somrode enqn us eec itaron ¿() enl par esceinrtceu lar. tC Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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99-33 Ciudadano Celular Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 120 Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov.co 1 Con Trabajo Decente el futuro es de todos @ f @mintrabajoco @MinTrabajoCo "'JI @MintrabajoCol O O O 5 • Factura electrónica debidamente diligenciada y aprobada acorde a la circular 025 de 2021, cuando el contratista tiene la responsabilidad 052 en su RUT. • Certificación de ingreso al almacén en el caso de compraventa de bienes cuando aplique. • Los demás documentos requeridos para pago de acuerdo con lo establecido en el contrato o convenio suscrito.

5. Para cumplir con los tiempos de pago, es indispensable que los informes se carguen de manera correcta en las fechas establecidas en el cronograma de la presente circular. En caso de devolución por inconsistencias, el plazo máximo para volver a subir la cuenta en el SECOP y envío al Grupo de Contabilidad son dos días hábiles desde que se encontró el 11 error; después de esa fecha no se recibirán más correcciones y deberán cargarse hasta el mes siguiente. 111) FACTURA ELECTRÓNICA A continuación, se presenta la información más importante para la recepción exitosa de la factura electrónica en el Ministerio, conforme a la circular 025 de 2021 "ProcdeeRs eoc epción ene lMi nidsetTler raibdoaeF j aoc tEulreacst dreóV neinctNaaosstD ,aé sb yiN toot as Crédito": 1 . El supervisor debe estar creado, activo y con la subunidad vinculada en la plataforma Olimpia.

2. El contratista emite su factura mediante operador tecnológico autorizado, software propio o solución gratuita de la DIAN, previa habilitación ante la DIAN.

3. En la sección datos del emisor, el contratista debe registrar un correo electrónico de consulta permanente, porque allí le llegarán las notificaciones sobre su factura.

4. En la identificación del emisor, debe tener separado el número del NIT del campo de dígito de verificación.

5. En la sección datos del adquiriente, el correo de recepción de facturas que se debe registrar es: siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co, este correo es único y exclusivo para recepción de facturas de las entidades del orden nacional.

6. En la sección de notas recuerde registrar entre (numeral pesos) #$código del Ministerio según corresponda (tabla circular 025 de 2021 ); datos del contrato; correo del supervisor#$, a manera de ejemplo, para el contrato 888 de 2022, del nivel central, cuyo interventor es Pepito Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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2. Los documentos deben ser auténticos, legibles y completos, tenga en cuenta que se entiende la titularidad del contratista una vez suba el documento a la plataforma SECOP 11.

3. Cuando tenga todos los documentos (los documentos para firma del supervisor se cargan en Word o Excel), cada contratista con su usuario y contraseña deberá ingresar a la página web de SECOP 11: httpcso:m/m/uyn.eisctop.cgoo/vSU.TsSrse//Lognidne/xl?aSmkei=nCNCE

ENTRAR

.l. NQmbre óe usumio O!VJdeélu suario f Colnrnsei'iil .. Oótildaéc ontraseña fi Registro una vez ingrese su usuario y contraseña seguir la ruta Mis Procesos / Mis contratos Búsqued•a Mipsr oc...,.es osMe n•ú Miosef rtas Esicotrrio Mis contratos Nos eh aenn coandtor filecciona el contrato en el cual va i,.' ¿fi;g;;;¡a documentación y se da clic en detalle Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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99-33 Ciudadano Celular Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 120 n, Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov.co v(,F' 1 Con Trabajo Decente el futuro es de todos @ f '!# @mintrabajoco @MinTrabajoCo @MintrabajoCol O O 05NMm9ts::mlL90kno Tipodte!T.idfi fi fn:ht9P!'!ll!!mm \<'.to,lctll á'-fifi fi CPS-oum ..• -fifi9!'Rl')'fiC(fi·• &.ldJbt,Q¡ "'i in.ct.ff .fi cse11rqO . -------it """" hw"'

fi -fi: Una vez ingrese al contrato, en la parte izquierda se ubican en el punto No 7 Ejecución del contrato y le dan clic para ingresar. rnronnqaecn1eór11a 1

Coodioor.e: ; EjecucdieóClno ntrato O Po1<Oe nRlaejce•ofi eac filiócn u;os PladneP agos Gocum-Ocle cnotnotsr ato Idde p ogo Númedrefbo ct uraF echa Baladnecp ea gyoBs a ladnecee n tregas

1nc:.im;>:.mientos 'Valot totil1 contrato: Valoarm ticipo: Va1or de la5 entregas V4lor facturado: Val1oarc tpuennudJdioepe ;:1ngtoe:

Valor pagado: ••

•• .P .ft Luego de ingresar a este punto se ubican en plan de pagos y le dan clic en crear PlandePa•= º='---- ------ ----------------------------- --- -- ¿Ser equlN'm w,,011edesfi de avtorwt"!Ón? SI No )rf(¡fMtO de bcWrs Fechdea emisión Fedm-rtde>tep CIÓll G Al dar clic en crear se abre una nueva ventana Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita Dirección: Carre1r4Na o . Seddee A tencailó n 01800101 2518 99-33 Ciudadano Celular Pis6o,7s , 1 01,1 1,2 y 1 3 BogoCtaár r7e Nroa3 .2 -63 120 Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov.co lconTr abajo Decente el futuro es de todos

@ f @mintrabajoco @MinTrabajoCo - @MintrabajoCol 0 0 0 5 ' • •I•fi •- ', .•," · ' Eelm pleo Mmtrbªa J· º·, -'· esd et odos • ' , •• '. ',, Lf Id de pago ?fi0001 Obligiiid0 .a facturar ele<trónic-Mnente Os, ÜNo • Número de f.adura Fecha de-emisión 121l'1/2022 4.55 PM -fiF.cha de wmeimiento 12í0. 1 12022. 4:55 F•· M .fi .. . , :Jti Valor ne.to Valortofil Notas -fiFecha de ree@pciÓn origin.il 12,1)112{)22 4.fi5 PAi NúmHO de radicación Oescopc,ón Nombre del documento Atl.ex1: Tener en cuenta el siguiente cuadro para el diligenciamiento del registro de factura o cuenta de cobro: Campo Facturador No facturador Id de Paqo Consecutivo que da el Secop 11 Consecutivo que da el Secop 11 Obligado a facturar electrónicamente Si No Diligenciar el código CUFE y CUFE validarlo No aplica Número de pago y mes (Pago 01 Número de factura Número de factura ene) Fecha de emisión Fecha emisión factura Fecha que trae la plataforma Fecha de vencimiento Fecha vencimiento factura No se selecciona fecha Valor bruto o total del mes o Valor neto Valor total factura periodo a pagar Valor bruto o total del mes o Valofital Valor total factura periodo a paqar

r' r:tJ Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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99-33 Ciudadano Celular Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32·63 120 Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov. co 1 Con Trabajo Decente el futuro es de todos @ f 'tJ# @mintrabajoco @MinTrabajoCo @MintrabajoCol 0 050 Campo Facturador No facturador Notas No es obligatorio No es obligatorio Fecha de recepción oriQinal Fecha que trae la plataforma Fecha que trae la plataforma Número de radicado Gestor Número de radicado Gestor Número de radicación Documental Documental Anexar Documentación de la cuenta con sus debidos soportes y factura aprobada en Anexar Documentación de la cuenta Olimpia en capeta comprimida con sus debidos soportes en capeta Anexar y formato PDF comprimida y formato PDF Al dar en "anexar'' aparece el siguiente cuadro httpW,:1/,/sl'le'II,ccc1opC/.oCgn0otragcetsmMeant/Dnoacumen:s!DocumelneWUFtpiElolmae:daet!?setUPop-riclua&aofg1;ePodJVpf5ypiuieep·:-1i.O. X n;¡ íi secop.g1oCvto.rn.casocM/aeCDnmaegnl,IDocumeJnttesU1113/ptD!eoocaudm/ep$n!iton,1.agdleerFp?1esl=toePrUuabg!eiTVcyi&.eaws=PtEl.or puupe...

ANEXDAORC UMENTO Co,¡':esu. La, i:t.-::pedes ¡ l'O':Nfisr:tfiltf"'is:!: co? Ñ:l!CO'l'fiéae;o-sn,;.ie,fi iurfié !)OOmerr,t> •Ct; mp.-reln 1 13 md3eidfoC (;U1rptece;<:i.e ,z::Cnp, ,J.:.· l) •C. rgllodoo-r✓s,r _-ert:osa efiU..é"l\1:lfi.i te'fia ca.\!z:!na.x.U dm Jpvl f:t,reJ.Cnt 6 cc;nc! fi!fi!J mOpo d cea prguerlae.s esrut <"pal'r. .D<M' TI"ai. Se da clic en buscar documento y se ubica en el equipo la carpeta donde se guardó el archivo comprimido con la documentación en PDF. Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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Organiz-ar Nueva e.ar.tpae ITJI c;:¡¡a Estee quipo Nombre Fechad i:!! moditic.ac,ón Típo ♦ De.sc&rgas fi ComprobanteDePa5g3o0.874828 1 8/11/202'11 2:0p5.m .. AdobAec robat fi Documento!:. fi ComprobanteDoe.P7a8g2.2110632 4/01/206:224 0p .m. AdobeA c..-.obat (8 De:da.criaoJnu carTientada ·12101/82:0128"2 · m . AdobAec Tobat fi Escritorio ll:IEne;,;2,02,2 l.VO1 /20232: 3p0.m . ArchcvWoi nRA l;;;] Imágenes _ _, J\ fi informdefi pago 12/0210/22 8:4•3 ·m . AdobeA crobat tvú1sica :JI fi in.fordmeae c tividades 12./0/'>c.2:..12 3,1p3.m , AdobeA c.rob;:,t Objeots3D fi Matrczd eC umplimiento 12./012/.0232, 0p0, t n, AdobeA crobat &l Vídeos :,;.,;. Di-,cfoo c.(aC:l) fi Unidadde C D (C ,,%: Unrdadde C D (E > NombreJ:E ner2o0 22 A continuación, se da clic en abrir y se genera la siguiente ventana de diálogo éo "< '""""' '··" - ,$ N < hl<i»-';-"fiGe>fic_Cf0C1Co1Wfifi!rotat'v,1"""enfi:Po(\,..-.•"'fi"ramfilfififi,..,fit"'•filfil.,plfifi fifie1")·M&fifi•fiM1fi0pufi".'.Cfi "'

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1 Con Trabajo Decente el futuro es de todos f @) @mi ntrabajoco @MinTrabajoCo @MintrabajoCol 0 005 https-J/wwwseccp,9fi.<o/C01ContractsMar.agfin,ent/OocumeMs/D«-umer.tA1ternateUpload/SlngleFit?Up1cade(?s:torageTypfi=Pcblk&afiPopupVie-w.., o X a secop.gov1.Ccoon1ít1Cas0cManagement/OocumenDolrusm/entA'teUmpaltoead/1"SF1dnélJgplo,a1,doerra9peei=yPublic&asf'op..u.p0_ V iew=true ANXEAORO CUMENTO Buu:.a,d ocunW!:nto Después sale la siguiente ventana donde se evidencia que la carpeta comprimida fue cargada + ,:, X a_ fi {> :11> (fi [o¡,w,.,) ¡ OHcripetQn Nombf-ldtldoc:VmffllO Al confirmar que la carpeta fue cargada, nos dirigimos al final de esta misma ventana y le damos clic en confirmar Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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99-33 Ciudadano Celular Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 120 Teléfonos PBX Puntos de atención www.mintrabajo.gov.co Con Trabajo Decente el futuro es de todos I @ f 'tJ# @mintrabajoco @MínTrabajoCo @MintrabajoCol 0 050 •" .t.,.•., . •,,:''"t::n Ele mpleo esd et odos ·M•;n tr•ab -;ioi·:rfic.·'

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4. Una vez cargada la factura el contratista anexará los demás documentos soporte de pago en la carpeta que acabó de crear en SECOP 11. El contratista debe verificar que todos los documentos se encuentren correctámente precargados, antes de elegir la opción de Enviar.

5. Es necesario que cada contratista realice con cuidado la actividad de cargue y envío de los documentos soporte de su contrato.

6. El supervisor es el responsable de revisar en SECOP 11, los documentos enviados por los contratistas, para lo cual puede descargar en formato pdf la "Guía para hacer la gestión contractual en el SECOP" que se encuentra en el siguiente link:

https://www.colombiacompra.gov.co/secopii/3235/22987/Seguimiento%20a%20la%20ejecu ci%C3%B3n%20contractual.

7. El supervisor con su usuario y contraseña entra a SECOP 11 busca el contrato, ejecución del contrato, da clic en el renglón del pago que aparece e ingresa al detalle, para revisar los documentos soporte cargados por el contratista, verificando su idoneidad, junto con el cumplimiento de fechas, vencimientos y vigencias.

8. El supervisor tiene la posibilidad de descargar y subir los documentos soporte que considere

necesarios.

9. Si existe algún inconveniente que impida realizar el pago, el supervisor dará clic en rechazar y la documentación regresará al contratista sin trámite, para lo cual el contratista debe realizar los ajustes y cambios necesarios.

1O . Si los documentos cargados por el contratista cumplen con los requisitos legales, afiliaciones, pagos de seguridad social, cumplen con los objetos contractuales, están completos, correctos y el supervisor firmó lo que le correspondía, puede proceder a enviar los documentos al correo mencionado en esta circular en formato PDF para la respectiva revisión; para la aprobación de los documentos en el Secop 11, el supervisor debe realizarla al momento en que el grupo de tesorería informe que se realizó el respectivo pago y deberá adjuntar la Orden de Pago que será enviada en el mismo correo informativo del pago. NOTA: una vez aprobado y confirmado, no se puede realizar ningún cambio en la plataforma, por tanto, el supervisor debe estar 100% seguro de la información que aprueba ya que esta será inmodificable.

11. Una vez aprobados los documentos para trámite de pago, el supervisor remitirá al Grupo de contabilidad el correo electrónico autorizando el pago y adjuntará la carpeta comprimida con los soportes de pago en formato pdf, los cuales deben ser los mismos que se encuentran cargados en la plataforma Secop 11.

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12. Si posterior a la aprobación por parte del supervisor el grupo de contabilidad o de tesorería encuentra un documento que no cumple con las características mencionadas en los numerales anteriores, será el(la) mismo(a) supervisor(a) quien deba garantizar la corrección del documento y subirlo en la plataforma SECOP 11 para continuar el trámite de pago, para lo cual deberá informar de su corrección.

13. Los grupos de la Subdirección Administrativa y Financiera NO atenderán a contratistas por inconsistencias en las planillas o en los documentos anexos en SECOP 11, por consiguiente, se deberá tratar directamente con el(la) supervisor(a) del contrato.

14. Los grupos de contabilidad y tesorería tendrán usuarios de consulta definidos en el SECOP 11, con el fin de validar directamente en la plataforma la información cargada por el contratista y aprobada por el(la) supervisor(a).

15. Los contratistas del BID son los únicos exentos de cargar los documentos soporte de pago en la plataforma SECOP, de acuerdo con los términos del Banco Interamericano de

Desarrollo.

16. Si tiene dudas sobre el cargue de la información en la plataforma, puede escribir al correo

yespinosa@mintrabajo.gov.co .

V) OTROS PAGos·

1. Las facturas de servicios públicos deben remitirse de manera oportuna al Grupo de Presupuesto o al perfil presupuesto de las Direcciones Territoriales, para que inicien el proceso de pago, se debe evitar el trámite de facturas vencidas o con recobros por mora.

2. Las resolucion