MINTRABAJO - Concepto 11EE2019741100000039704 Validez de Firma Electrónica en Contrato Laboral_

Bogotá.

ASUNTO: Radicado No, 11EE2019741100000039704 de noviembre de 2019 — Requisitos Mínimos de la Firma Electrónica en Contrato Laboral.

Respetada Señora () reciba un cordial saludo, En respuesta a su solicitud mediante la cual requiere concepto jurídico respecto requisitos mínimos de la firma electrónica en contrato laboral. esta Oficina se permite de manera atenta, atender sus interrogantes, mediante las siguientes consideraciones generales: Alcance de los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica: De Acuerdo a lo dispuesto por el Decreto 4108 de 201 1, “Por el cual se modifican los objetivos y la Estructura del Ministerio de Trabajo y se integra el sector Administrativo de Trabajo ", esta Oficina Asesora Jurídica no ostenta la competencia de dirimir controversias ni declarar derechos, pues, esto le compete a los Honorables Jueces de la República, es así, como los conceptos emitidos tendrán carácter meramente orientador mas no de obligatorio cumplimiento, sus pronunciamientos se emiten en forma general y abstracta, por mandato expreso del Artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo, los funcionarios no estamos facultados para declarar derechos individuales ni definir controversias, Así mismo es importante dejar claro al consultante, que el derecho de petición de rango constitucional supone para el Estado la obligación de responder las peticiones que se formulen, pero no obliga a hacerlo en el sentido que quiera el interesado, por lo que el derecho de petición no supone que la Administración deba acceder a pedido, tal y como lo ha mencionado reiteradamente la Corte Constitucional en extensa jurisprudencia la respuesta a las consultas están al margen de que la respuesta sea favorable o no al consultante, pues no necesariamente se debe acceder a lo pedido, (Sentencia T-139/17). l

Hecha la precisión anterior, las funciones de esta Oficina es la de absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas de la legislación colombiana sin que le sea posible pronunciarse de manera particular y concreta por disposición legal, por tal razón se procede a resolver los interrogantes de manera conjunta mediante las siguientes consideraciones: l Can Trabajo Decente el futuro es de todos Emintrabajoco! + OMinTrabajoCo! y (MintrabajoCo! Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518 Plsos 6, 7, 10, 11,12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 3779999 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www. mintrabajo.gov.co 1de6Frente al caso en Concreto: La Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales, y en ella se contempla que la misma será aplicable a todo tipo de información salvo respecto a obligaciones contraídas por el estado colombiano en virtud de tratados o convenios internacionales y en cuando medien advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en razón al riesgo que implica su comercialización, so O Consumo, se entendería entonces que el empleador podrá implementar siempre que con ello no se contrarien los derechos de sus trabajadores mecanismos virtuales en que faciliten el desarrollo de su relación laboral. En lo que refiere a La firma electrónica de conformidad con el Decreto 2364 de 2012, mediante el cual se reglamenta la Ley 527 de 1999, al respecto se estableció; Artículo 1. (...)

En lo que refiere a La firma electrónica de conformidad con el Decreto 2364 de 2012, mediante el cual se reglamenta la Ley 527 de 1999, al respecto se estableció; Artículo 1. (...)

3. Firma electrónica: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

Artículo 3. Cumplimiento del requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó O comunicó ese mensaje. Artículo 4. Confiabilidad de la firma electrónica. La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado sí: 1) Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante. 2) Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma. Parágrafo. Lo dispuesto anteriormente se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de que cualquier persona: 1) Demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable; o 2) Aduzca pruebas de que una firma electrónica no es confiable, Así las cosas y siempre que la firma electrónica cumpla con los parámetros de los artículos preinsertos se entenderá que la misma tiene un reconocimiento jurídico independientemente de la A Con Trabajo Decente el futuro es de todos fmintrabajocol f OminTrabajoCol > OMintrabajoCol

preinsertos se entenderá que la misma tiene un reconocimiento jurídico independientemente de la A Con Trabajo Decente el futuro es de todos fmintrabajocol f OminTrabajoCol > OMintrabajoCol Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

Dirección: Carrera 14 Na. 99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518

Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No, 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 3779999 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www,.mintrabajo.qov.co 2 de6tecnología utilizada que goza y que los documentos en forma de mensaje de datos que con ella se expidan se presumirán auténticos, En este sentido es importante citar lo mencionado por el Honorable Consejo de Estado, mediante Sentencia 2015-00111 de marzo 28 de 2017 Radicación 11001 03 15 000 2015 00111 00, Consejero Ponente, Dr. Rafael Francisco Suárez Vargas respeto a la firma digital y electrónica así: (...)

(...) Ahora bien, el Código General del Proceso clasifica los documentos en públicos o privados, originales y copia (15, Por su parte, el ordenamiento jurídico (Ley 527 de 1999 y sus Decretos Reglamentarios 1747 de 2000 y 2364 de 2012) regula el tema de las firmas digitales que deben cumplir ciertos presupuestos para ser consideradas como tales. En efecto, de conformidad con lo previsto en el artículo 2” literal c) de la Ley 527 de 1999, se entiende por firma digital “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”. En torno a la firma digital, el artículo 28 ibídem establece: “ART. 28.—Atributos jurídicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo, PAR—El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquella incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa,

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada.

6. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional”

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa,

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada.

6. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional” Pues bien, encuentra esta Sala que tanto la firma original como la firma digital tienen pleno valor de autenticidad, Por su parte, la firma digitalizada, impresa mediante el sistema de impresión láser, no ha sido regulada por el legislador, constituye otra modalidad de firma y su valor probatorio no presenta los mismos matices que las dos anteriores.

En tomo a las firmas o documentos escaneados, la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia les ha dado la connotación de firma electrónica (110 y sus requisitos están establecidos en el artículo 7 117) de la Ley 527 de 1997 reglamentado por el Decreto 2364 de 2012. La citada Corporación, al respecto, manifestó: dl Con Trabajo Decente el futuro es de todas (Oruntrebajoco! F £MinTrabajoCo) E] (MintrabajoCol Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita Dirección: Carrera 14 No, 99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518 Pisos 6, 7, 10, 11,12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 3779999 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 www.mintrabajo.qov.co 3 de64.1.3. Ahora, la autenticidad del mensaje de datos corre paralela con la confiabilidad del mismo, determinada por la seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma

mismo, determinada por la seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma en que se identifique a su iniciador y la asociación de este a su contenido. Como todo documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar el autor del mismo y asociarlo con su contenido... ... En este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital —especie— basada en la criptografía asimétrica. (...) Por tal razón y ante la imposibilidad de que el documento informático pudiese tener una firma manuscrita, fue concebida la de carácter electrónico, que consiste, según la doctrina, en “cualquier método o simbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención actual de vincularse o autenticar un documento, cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita”, En otras palabras, todo dato que en forma electrónica cumpla una función identíficadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o password, la criptografía, etc.” En efecto, de acuerdo con lo previsto en el artículo 1%, numeral 2", del Decreto 2364 de 2012, se entiende como firma electrónica aquellos “códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves

En efecto, de acuerdo con lo previsto en el artículo 1%, numeral 2", del Decreto 2364 de 2012, se entiende como firma electrónica aquellos “códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas” dentro de los cuales se enmarcan, incluso, las firmas digitalizadas y, aunque la norma en cita se refiere particularmente a los mensajes de datos, la Sala, de acuerdo con la jurisprudencia en cita, le dará ese tratamiento a la que se plasmó en las certificaciones aludidas, en tanto y en cuanto se puede inferir que se trató de una firma que, en principio, hizo parte de un mensaje de datos, pero que se imprimió mediante el sistema de impresión láser a efecto de soportar documentalmente las certificaciones referenciadas. Así, la Sala estima que tales certificaciones de funciones, expedidas mediante el uso de una firma electrónica, son plenamente válidas en cuanto cumplen los requisitos previstos en el artículo 39 (11% del decreto previamente citado, esto es, que se usó una firma digitalizada que era confiable y apropiada a los fines para los que se generó; lo anterior, comoquiera que en la contestación de la demanda se afirmó que ese era el mecanismo que el señor Soto Jaramillo “empleaba para expedir las constancias de labores cumplidas” por parte de los miembros de su Unidad de Trabajo Legislativo. Tal afirmación hecha en la contestación de la demanda, permite considerar que la firma era confiable (120), pues los datos de creación de la firma, es decir, la firma digitalizada e impresa mediante el sistema de impresión láser, corresponden al firmante. En todo caso, el señor Soto Jaramillo en A Con Trabajo Decente el futuro es de todos (0 (Emintrabajocol F (OMinTrabajoCo! Y EMintrabajoCol

el sistema de impresión láser, corresponden al firmante. En todo caso, el señor Soto Jaramillo en A Con Trabajo Decente el futuro es de todos (0 (Emintrabajocol F (OMinTrabajoCo! Y EMintrabajoCol Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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Pisos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 3779999 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 WWW, rabajo.gov dde 6momento alguno controvirtió su veracidad y confiabilidad, ni adujo que su interés era contrario a hacer constar lo certificado en tales documentos, ni mucho menos alegó que su firma hubiere sido utilizada sin su consentimiento o para fines no acordados previamente, de donde surge su veracidad, autenticidad y reconocimiento de lo allí consignado. (...) Así mismo se indica que de conformidad con el Decreto 2364 de 201 2, los efectos jurídicos de los documentos electrónicos son: Artículo 5. Efectos jurídicos de la firma electrónica. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, sí aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 3 de este decreto.

Artículo 6. Obligaciones del firmante. El firmante debe: 1) Mantener control y custodia sobre los datos de creación de la firma. 2) Actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de sus datos de creación de la firma. 3) . Dar aviso oportuno a cualquier persona que posea, haya recibido o vaya a recibir documentos o mensajes de datos firmados electrónicamente por el firmante, si: a) El firmante sabe que los datos de creación de la firma han quedado en entredicho; o b) Las circunstancias de que tiene conocimiento el firmante dan lugar a un... riesgo considerable de que los datos de creación de la firma hayan quedado en entredicho. Parágrafo. Se entiende que los datos de creación del firmante han quedado en entredicho cuando estos, entre otras, han sido conocidos legalmente por terceros, corren peligro de ser utilizados indebidamente, o el firmante ha perdido el control custodia sobre los mismos y en general cualquier otra sifuación que ponga en duda la seguridad de la firma electrónica 0 que genere reparos sobre la calidad de la misma Por consiguiente, esta oficina entendería que siempre que se cumplan los requisitos del artículo 3 de la norma precitada el documento que se expida o suscriba haciendo uso de la firma electrónica contara con plena validez jurídica, La presente consulta se absuelve en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1? de la Ley 1755 de 2015, en virtud del cual los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, constituyéndose simplemente en un criterio orientador. l Con Trabajo Decente el futuro es de todos Emintrabajocol $ OMinTrabajoCol ye OMintrabajoCo!

l Con Trabajo Decente el futuro es de todos Emintrabajocol $ OMinTrabajoCol ye OMintrabajoCo! Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita Dirección: Carrera 14 No. 99-33 Sede de Atención al Ciudadano 018000 112518 Plsos 6, 7, 10, 11, 12 y 13 Bogotá Carrera 7 No. 32-63 Celular Teléfonos PBX Puntos de atención 120 (57-1) 3779999 Bogotá (57-1) 5186868 Opción 2 Www.mintrabajo.gov.co 5 de 6Finalmente, invitamos a que visite la página web del Ministerio del Trabajo www.mintrabajo.gov.co, en la sección normatividad, en donde pondrá consultar diversos conceptos sobre la normatividad laboral y de seguridad social expedidos por la Oficina Asesora Jurídica, Cordialmente,

(ORIGINAL FIRMADO)

Coordinadora Grupo Interno de Trabajo de Atención a Consultas en Materia Laboral de la Oficina Jurídica

Transcriptor: Marisol P. 05/12/2019

Elaboró: Marisol P,

Reviso/Aprobó: Adriana C. Ruta ElecirénicaCUserstapamadolAppDalalLocaliMicrosoftiWindowsiiNetCacheiContentOulookiZLSPI9NHIJ9704_VALIDEZ_DE_FIRMA_FLECTRONICA_EN_CONTRATO_LABORAL_.doc ! Con Trabajo Decente el futuro es de todos Emintrabajoco! F BMinTrabajoCol Ed (ñmMintrabajoCol Sede Administrativa Atención Presencial Línea nacional gratuita

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