MINTRANSPORTE - Concepto 20201340421481 de 2020

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20201340421481 03-08-2020 Bogotá D.C, 03-08-2020

Doctor:

JOAQUIN POLO MONTALVO

jpolom@procuraduria.gov.co Procurador Delegado para la Restitución de Tierras Procuraduría General de la Nación Carrera 5 No 15 – 80 piso 27 Bogotá D.C.

Asunto: Tránsito – Acceso masivo a los registros incorporados por el RUNT y manejo de tratamiento de datos personales.

Respetado Doctor: En atención al oficio de la Procuraduría General de la Nación 434-20 del 24 de junio de 2020, en el cual se solicita acceso masivo a los registros incorporados por el RUNT y tratamiento de datos personales, de manera atenta esta Oficina Asesora de Jurídica da

respuesta en los siguientes términos: PETICION: Mediante oficio con número 434-20 del 24 de junio de 2020 la Procuraduría General de la Nación señala: Los espacios celebrados previamente entre ambas entidades, han permitido lograr acercamientos para que la Procuraduría consulte la información requerida en el ejercicio de sus funciones preventivas, de intervención y la disciplinaria. Por lo tanto, manifestamos nuestro interés en seguir celebrando espacios de diálogo para seguir definiendo los mecanismos idóneos para dicho intercambio. En ese sentido y para dar mayor ilustración a lo pretendido por el Ministerio Público, internamente se está implementando, bajo un modelo analítico, sistemas de monitoreo que permitan identificar escenarios que se salen del desarrollo normal de una

actividad económica y que pueden constituir un posible incremento patrimonial injustificado. De los registros nacionales que conforman el sistema RUNT se pueden extraer aquellos que contribuyen con el análisis del patrimonio, estos pueden ser: el Registro Nacional de Seguros, Registro Nacional de automotores, Registro Nacional de Remolques y semirremolques, Registro Nacional de Maquinaría agrícola y de construcción autopropulsada, Registro Nacional de personas naturales o jurídicas que prestan servicio al sector, entre otros. 1 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340421481 03-08-2020 |Esta datos, permiten complementar la información registrada por el funcionario público en el SIGEP, de tal manera que, en el análisis de la Procuraduría se detecten diferencias significativas que permitan determinar un incremento patrimonial injustificado. Es de resaltar que el acceso se realizará únicamente para realizar consultas vía remota desde las estaciones indicadas exclusivamente por la Procuraduría, y solo se podrá por número de cédula o NIT de los presuntos sujetos disciplinables.

No obstante, para el sistema de monitoreo es necesario que la información se pueda acceder de manera masiva y que esta sea de calidad, de tal forma que alimente la fase pre-investigativa, permitiendo la revisión constante de los datos en el sistema y que el mismo permita determinar los posibles casos de incremento patrimonial injustificado para ser evaluados por la persona experta.”

CONSIDERACIONES:

El artículo 8 de la Ley 769 de 2002, establece:

“ARTÍCULO 8°. REGISTRO UNICO NACIONAL DE TRÁNSITO, RUNT.

El Ministerio de Transporte pondrá en funcionamiento directamente o a través de entidades públicas o particulares el Registro Único Nacional de Tránsito, RUNT, en coordinación total, permanente y obligatoria con todos los organismos de tránsito del país. El RUNT incorporará por lo menos los siguientes registros de información:

1. Registro Nacional de Automotores.

2. Registro Nacional de Conductores.

3. Registro Nacional de Empresas de Transporte Público y Privado.

4. Registro Nacional de Licencias de Tránsito.

5. Registro Nacional de Infracciones de Tránsito.

6. Registro Nacional de Centros de Enseñanza Automovilística.

7. Registro Nacional de Seguros.

8. Registro Nacional de personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que prestan servicios al sector público.

9. Registro Nacional de Remolques y Semirremolques.

10. Registro Nacional de Accidentes de Tránsito.

PARÁGRAFO 1o. El Ministerio de Transporte tendrá un plazo de dos (2) años prorrogables por una sola vez por un término de un (1) año, contados a partir de la fecha de promulgación de este código para poner en funcionamiento el

RUNT para lo cual podrá intervenir directamente o por quien reciba la autorización en cualquier organismo de tránsito con el fin de obtener la información correspondiente. PARÁGRAFO 2o. En todos los organismos de tránsito y transporte existirá una dependencia del RUNT. 2 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340421481 03-08-2020 PARÁGRAFO 3o. Los concesionarios, si los hay, deberán reconocer, previa valoración, los recursos invertidos en las bases de datos traídos a valor presente, siempre y cuando les sean útiles para operar la concesión. PARÁGRAFO 4o. Las concesiones establecidas en el presente artículo se deberán otorgar siempre bajo el sistema de licitación pública, sin importar su cuantía. PARÁGRAFO 5o. La autoridad competente en cada municipio o Distrito deberá implementar una estrategia de actualización de los registros, para lo cual podrá optar entre otros por el sistema de autodeclaración. El propietario que no efectúe la declaración será sancionado con multa de 2

salarios mínimos legales mensuales, además de la imposibilidad de adelantar trámites en materia de Tránsito y Transporte ante cualquier organismo de tránsito del país. Los Organismos de Tránsito diseñarán el formato de autodeclaración con las instrucciones de diligenciamiento pertinentes, que será suministrado al interesado sin costo alguno”. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° de la Ley 769 de 2002, el Ministerio de Transporte puso en funcionamiento el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT que incorporo los registros señalados en el referido artículo. Ahora bien, el artículo 10 de la Ley 1005 de 2006, por la cual se adiciona la Ley 769 de 2002, establece la información que debe reposar en los mencionados registros del RUNT en los siguientes términos: “Artículo 10. Sujetos obligados a inscribirse y a reportar información. A. Es una obligación de inscribir ante el Registro Único Nacional de Tránsito, RUNT, la información correspondiente a:

1. Todos los automotores legalmente matriculados. Serán responsables de su inscripción los organismos de tránsito.

2. Todos los conductores de vehículos de servicio particular o público, los conductores de motocicletas. Será responsable de su inscripción, el organismo de tránsito que expidió la licencia.

3. Todas las empresas de transporte público o privado. Serán responsables de su inscripción, los interesados.

4. Todos los titulares de una licencia de tránsito. Será responsable de su inscripción el organismo de tránsito que haya expedido la licencia.

5. Todos los centros de enseñanza automovilística, los centros de

reconocimiento, los centros integrales de atención, los centros de diagnóstico automotor. Serán responsables los interesados.

6. Todos los remolques y semirremolques legalmente matriculados. Será responsable de su inscripción, el Ministerio de Transporte o la autoridad en quien este delegue o autorice.

7. Toda la maquinaria agrícola y de construcción autopropulsada. Será responsable de su inscripción el organismo de tránsito que expida la respectiva licencia de tránsito.

8. Todas las personas naturales o jurídicas que presten algún tipo de servicio

3 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340421481 03-08-2020 al tránsito, que presten apoyo o reciban delegación de los organismos de tránsito o las autoridades de tránsito.

9. Todos los importadores de vehículos, maquinaria agrícola y de construcción autopropulsada y de motocicletas.

10. Todas las ensambladoras de: Vehículos, maquinaria agrícola,

motocicletas, remolques y semirremolques que se produzcan en Colombia. (…)” Sobre el carácter de la información contenida en los registros establece la Ley 769 de 2002 en el artículo 9: “Artículo 9°. Características de la información de los registros. Toda la información contenida en el RUNT será de carácter público. Sus características, el montaje, la operación y actualización de la misma serán determinadas por el Ministerio de Transporte y su sostenibilidad deberá estar garantizada únicamente con el cobro de tarifas para el Ingreso de datos y la expedición de certificados de información. El Ministerio de Transporte tendrá un plazo máximo de dos (2) años prorrogables por una sola vez por un término de un (1) año contados a partir de la fecha de sanción de esta ley para poner en funcionamiento al público el RUNT. En virtud de lo anterior, toda la información contenida en el Registro Único Nacional de Tránsito será de carácter público, no obstante, la información que reposa en los diferentes registros incorporados contiene en información de carácter personal del titular, para lo cual es preciso remitirnos a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario. La precitada Ley en el artículo 3 contempla las siguientes definiciones en torno a los datos personales: “a ) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; 4 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340421481 03-08-2020 e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.” A sí mismo, el numeral del 2 del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1377 de 2013, define que se entiende por dato público, así: “2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de

las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva”. Ahora bien, sobre la autorización para llevar a cabo el tratamiento o manejo de datos personales del titular, por el responsable del tratamiento, preceptúa el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012: “Artículo 9°. Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior”. Así mismo, sobre la Autorización previa e informada del Titular de los datos, señalan los artículos 2.2.2.25.22, 2.2.2.25.2.4. y 2.2.2.25.2.5. del Decreto 1074 de 2015 que: “Artículo 2.2.2.25.22. Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se

encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. 5 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340421481 03-08-2020 En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento a que se refiere el Capítulo III de este decreto, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento”. (énfasis fuera del original) “Artículo 2.2.2.25.2.4. Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se

encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1., del presente decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca”. “Artículo 2.2.2.25.2.5. Prueba de la autorización. Los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos”. De otro lado, preceptúa en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, los casos en los cuales no será necesaria la autorización de su titular para entregar información: “Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley”.

Esta autorización para el tratamiento de los datos recolectados, se extiende en el acceso a la información por órganos de control, en los términos del artículo 5 de la Ley 1266 de 6 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340421481 03-08-2020 2008, así: “Artículo 5°. Circulación de información. La información personal recolectada o suministrada de conformidad con lo dispuesto en la ley a los operadores que haga parte del banco de datos que administra, podrá ser entregada de manera verbal, escrita, o puesta a disposición de las siguientes personas y en los siguientes términos: a) A los titulares, a las personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes mediante el procedimiento de consulta previsto en la presente ley. b) A los usuarios de la información, dentro de los parámetros de la presente ley. c) A cualquier autoridad judicial, previa orden judicial. d) A las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones.

e) A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso. f) A otros operadores de datos, cuando se cuente con autorización del titular, o cuando sin ser necesaria la autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el operador que entrega los datos. Si el receptor de la información fuere un banco de datos extranjero, la entrega sin autorización del titular sólo podrá realizarse dejando constancia escrita de la entrega de la información y previa verificación por parte del operador de que las leyes del país respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular. g) A otras personas autorizadas por la ley.” (énfasis fuera del original)” Respecto a esta excepción la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, señaló lo siguiente: “En relación, con las autoridades públicas o administrativas, señaló la Corporación que tal facultad “no puede convertirse en un escenario proclive al abuso del poder informático, esta vez en cabeza de los funcionarios del Estado. Así, el hecho que el legislador estatutario haya determinado que el dato personal puede ser requerido por toda entidad pública, bajo el condicionamiento que la petición se sustente en la conexidad directa con alguna de sus funciones, de acompasarse con la garantía irrestricta del derecho al hábeas data del titular de la información. En efecto, amén de la infinidad de posibilidades en que bajo este expediente puede accederse al dato personal, la aplicación del precepto bajo análisis debe subordinarse a que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se

derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida. Para la Corte, esto se logra a través de dos condiciones: (i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información, habida 7 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340421481 03-08-2020 consideración que ese grupo de condiciones permite la protección adecuada del derecho. En relación con la orden judicial, dijo la Corporación que “si bien no existe una autorización expresa del titular que circunscriba la circulación del dato, la posibilidad de acceso resulta justificada en la legitimidad que tienen en el Estado Constitucional de Derecho las actuaciones judiciales, ámbitos de ejercicio de la función pública sometidos a reglas y controles, sustentados en la eficacia del derecho al debido proceso y rodeado

de las garantías anejas a éste, en especial, los derechos de contradicción y defensa. Así, reconociéndose la importancia de esta actividad en el régimen democrático, entendida como pilar fundamental para la consecución de los fines estatales de asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo y advirtiéndose, del mismo modo, que el acto de divulgación en este caso responde a una finalidad constitucionalmente legítima, el precepto examinado es exequible.” Por lo anterior, las autoridades administrativas podrán realizar el tratamiento de los datos personales sin autorización del titular, siempre y cuando la solicitud de información esté basada en una clara y específica competencia funcional de la entidad y garanticen la protección de los derechos de hábeas data del titular1 Las entidades públicas o los particulares que ejerzan funciones administrativas deberán cumplir especialmente con los siguientes principios, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: "b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular." Es decir, las entidades públicas y administrativas deben utilizar los datos personales únicamente para los fines que justificaron la entrega de los mismos, esto es, aquellos relacionados con la competencia funcional específica que motivó la solicitud de suministro del dato personal, e informar al titular el uso de los mismos. Así mismo, deben implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Ahora bien, en relación con estas garantías del principio de finalidad, es necesario tener

en consideración que se presenta un vacío legal en torno a la posibilidad de realizar el tratamiento de datos personales sensibles y semiprivados entre entidades administrativas, con fines diferentes a los cuales estos fueron otorgados. Es así como el tratamiento de datos personales por parte de las entidades públicas o administrativas, es decir, el tratamiento entre las entidades públicas a que se refiere el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, a la luz del ordenamiento jurídico y la jurisprudencia constitucional, requiere que la motivación de la solicitud de información personal esté basada en una clara y específica competencia funcional de la entidad. 1 Radicado 18-319930-2 de la Superintendencia de Industria y Comercio, entidades Públicas o Administrativas de la República de Colombia que en ejercicio de sus funciones legales NO necesiten pedir la autorización del titular para realizar tratamiento de datos personales basados en la Ley 1581 de 2012 o Ley Habeas Data. 8 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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03-08-2020 Con fundamento en lo anterior, la entidad pública solicitante adquiere la posición jurídica de usuario dentro del proceso de administración de datos personales, lo que le impone el deber de garantizar los derechos fundamentales del titular de la información, previstos en la Constitución Política. Así pues, de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 deberá: (i) guardar reserva de la información que les sea suministrada por los operadores y utilizarla únicamente para los fines que justificaron la entrega, esto es, aquellos relacionados con la competencia funcional específica que motivó la solicitud de suministro del dato personal; (ii) informar a los titulares del dato el uso que le esté dando al mismo; (iii) conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento; y (iv) cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la legislación estatutaria2. Ahora bien, este tratamiento de datos cobra una especial relevancia cuando se realiza con un órgano de control, pues tal como establece la Ley 1266 de 2008, el tratamiento en dichos casos se puede realizar únicamente “cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso”, esto presenta un vacío legal en la relación entre dicha normatividad y la ley 1581 de 2012, en donde por especialidad, pareciera que prima la ley de 2008. En este sentido, el tratamiento de datos personales con órganos de control requiere además del cumplimiento de las obligaciones de tratamiento general de las entidades administrativas, el cumplimiento del requisito de “investigación en curso” motivo por el

cual esto excluiría el desarrollo de una actividad preventiva. De otro lado, frente a las disposiciones legales que obligan a las entidades públicas a solicitar y compartir información entre sí, sin que haya lugar a costo alguno adicional para el ciudadano; establece, el artículo 16 del Decreto 2150 de 1995 modificado por el artículo 14 de la Ley 962, los siguiente: “ARTÍCULO 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado 2 Radicado 18-319930-2 de la Super Intendecia de Industria y Comercio entidades Públicas o Administrativas de la República de Colombia que en ejercicio de sus funciones legales NO necesiten pedir la autorización del titular para realizar tratamiento de datos personales basados en la Ley 1581 de 2012 o Ley Habeas Data. 9 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y

10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340421481 03-08-2020 digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades.” Como se observa, la Administración y los particulares que cumplen función administrativa tienen entonces: (i) el deber de solicitar oficiosamente a las demás entidades del Estado información que requieran para la atención de un trámite o petición a su cargo; (ii) para tales efectos “será permitido el intercambio de información” entre dichas entidades; y (iii), en consecuencia, deben establecer sistemas telemáticos compatibles entre sí que permitan “integrar” y “compartir” la información de uso frecuente. Por tanto, al ser el Estado uno sólo frente al ciudadano, sus diversas entidades no pueden remitirlo de una a otra para conseguir la información que ellas poseen en sus archivos.

Así las cosas, este es un deber legal (las entidades “solicitarán”) que encuentra en las mismas entidades públicas una obligación correlativa de “compartir” la información que las otras requieren para el cumplimiento de sus funcion