MINTRANSPORTE - Concepto 20221341460651 de 2022

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20221341460651

20221341460651 20-12-2022 Bogotá, D.C.;

Señor:

CARLOS EDUARDO PADILLA OCHOA

ibetgazcon@gmail.com carrera 8 Sur No. 46-03

Barranquilla - Atlántico Asunto: Tránsito – Reconstrucción de expedientes dentro de los procesos de cobro coactivo.

Respetado señor Padilla, cordial saludo. En atención al radicado N. 20223032144112 de noviembre 22 de 2022, mediante el cual formula la siguiente solicitud: CONSULTA: “1. Solicitud de información sobre reconstrucción de expediente con infracciones que datan más de 7 años, ¿qué ley aplica y en que norma se basan para reconstruir un expediente?

2. Solicito se me informe si en legal realizar este procedimiento de reconstrucción de expediente, por cuanto la entidad no tiene la base de datos esta información.

3. Se sirva certificar al despacho bajo que fundamento como deudor moroso fue registrado en Datacredito, cuando el proceso no aplica a Datacredito, por ser una proceso contravencional más no una obligación civil, porque la obligación civil son las que prestan méritos ejecutivos, como títulos valores y el proceso contravencional no son títulos valores, por lo tanto no se debió enviarse el reporte a Datacredito sin en el boletín moroso y que a través del tiempo ya esta acción de cobro ya está prescrita por pasaron más de 6 años, articulo 159 de la ley 769 de 2002, artículo 818 del estatuto tributario y como tal estos

actos administrativo perdieron fuerza ejecutoria y como consta juzgada NO SE PUEDE

RECONSTRUIR ESTE EXPEDIENTE.”.

CONSIDERACIONES: En virtud de lo preceptuado en el artículo 8 del Decreto 087 de enero 17 de 2011, modificado por el Decreto 1773 de 2018, mediante el cual se establecen entre otras las siguientes funciones de la Oficina Asesora Jurídica (En adelante OAJ) de este Ministerio: “8.1. Asesorar y asistir al Ministro y demás dependencias del Ministerio en la aplicación e interpretación de las normas constitucionales y legales. (…) 8.7. Atender y resolver las consultas y derechos de petición relacionados con las funciones de la oficina, presentados ante el Ministerio por personas de carácter público o privado”.

Por lo anterior, debemos señalar que esta OAJ tiene funciones específicas, lo que implica 1 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221341460651 20-12-2022 analizar de manera abstracta y general el tema objeto de estudio. Referente a los interrogantes 1º y 2º de su escrito de consulta, es preciso señalar que la Ley 769 del 2002: “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se

dictan otras disposiciones.”, y el Decreto 624 de 1989: “Por el cual se expide el estatuto tributario de los impuestos administrados por la dirección general de impuesto nacionales.”, no establece la figura de reconstrucción de expediente. No obstante, el artículo 162 del referido Código respecto a la aplicación de otros códigos y disposiciones establece: “Artículo 162. Compatibilidad y analogía. Las normas contenidas en el Código Contencioso Administrativo, Código Penal, Código de Procedimiento Penal y Código de Procedimiento Civil, serán aplicables a las situaciones no reguladas por el presente código, en cuanto no fueren incompatibles y no hubiere norma prevista para el caso en análisis” Ante el vacío normativo, la Ley 1437 del 2011: “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. y de lo contencioso administrativo”, en el artículo 306 de este establece: “Artículo 306. Aspectos no regulados. En los aspectos no contemplados en este Código se seguirá el Código de Procedimiento Civil en lo que sea compatible con la naturaleza de los procesos y actuaciones que correspondan a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.”. Es así que, no existe expresamente en las normas administrativas la figura de reconstrucción de expedientes dentro de procedimientos de cobro coactivo, sin embargo, el artículo 306 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo señala que los aspectos no regulados por el CPACA se seguirán las reglas establecidas en el Código de Código General del Proceso, siempre y cuando sean compatibles con la naturaleza y actuaciones de los procesos que pertenezcan a la

jurisdicción Contenciosa Administrativa. De otra parte, en las disposiciones de carácter civil, el legislador creó la figura de reconstrucción de expedientes ante la eventualidad de pérdida o destrucción de las piezas procesales que conforman estos instrumentos documentales, dichos eventos de pérdida o extravíos no son ajenos a la actividad judicial y/o administrativa, cuyas circunstancias corresponden a diversa índole. En este sentido, la Jurisprudencia Constitucional mediante sentencia de T167 del 20131, abordó la figura de reconstrucción de expedientes en los siguientes términos: “Es claro que en el sistema jurídico colombiano existe un mecanismo para la reconstrucción de expedientes consagrado en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil, el cual prima facie, se aplicaría solo al interior de los procesos judiciales de esa jurisdicción. Sin embargo, gracias a una interpretación sistemática del orden jurídico, esa norma, tanto como otras del mismo código, resulta aplicable a las situaciones análogas que surjan, no solo en los procesos judiciales contencioso-administrativos, sino también durante las llamadas actuaciones administrativas.” 1 Corte Constitucional. Sala Sexta de Revisión. Sentencia de Tutela 167 del 2013. Referente a Reconstrucción de Documentos Públicos. Mecanismo para la reconstrucción de expedientes para recuperar documentos destruidos o extraviados. 2 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221341460651 20-12-2022 Si bien la figura de reconstrucción de expedientes en primera medida es aplicable a los procesos judiciales de naturaleza civil, gracias a la interpretación sistémica del ordenamiento jurídico, resulta aplicable a procesos de distinta naturaleza, como las actuaciones administrativas y los procesos contenciosos administrativos. De otra parte, surge una obligación de las entidades públicas de propender por el manejo, guarda y custodia de los archivos, por lo tanto, ante el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, deben adelantar todas las gestiones necesarias para su reconstrucción, situación que fue conocida por la Corte Constitucional en la Sentencia T-295 del 20072: “Toda vez que las entidades públicas tienen la obligación de propender por el manejo idóneo de la guarda y custodia de los archivos y que en caso que los documentos se extravíen o deterioren hacer todas las gestiones necesarias para su reconstrucción con el fin de que los interesados puedan acceder a ellos y a partir de los mismos ejercer sus derechos, entre ellos el de acceder a la administración de justicia para promover su cumplimiento.”. Al respecto la Sentencia T-398 del 20153 emanada del Órgano Constitucional, sostuvo: “(…) las entidades que administran los archivos públicos tienen una obligación general de seguridad y diligencia en la conservación de la información personal que custodian; ii) la Corte ha identificado deberes específicos de corrección, reconstrucción e indemnización,

por el mal manejo de los datos por parte de las entidades que los custodian; iii) en materia de reconstrucción de archivos y expedientes de la administración, la jurisprudencia de esta Corporación lo ha ordenado con fundamento en las disposiciones del Código de Procedimiento Civil y actualmente, las del Código General del Proceso; y iv) recientemente el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014, que regula el proceso de reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas.” En este sentido, acorde con las disposiciones legales y la Jurisprudencia parcialmente transcrita, ante la pérdida, destrucción total o parcial de un expediente procesal, lo acertado seria su reconstrucción, conforme a las reglas contendidas al artículo 126 del Código General del Proceso y en el Acuerdo 07 del 15 de octubre de 2014 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió el “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.”, que regula el marco técnico archivístico y jurídico para la reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas. Resaltando que los archivos e información pública son bienes del Estado y ante la pérdida de estos, es obligación realizar las respectivas denuncias y actuar con celeridad. A grosso modo, una vez verificado el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, se debe proceder a proferir acto administrativo motivado aperturando la investigación, haciendo un seguimiento periódico sobre los avances de la reconstrucción hasta la culminación de las

acciones, de ser necesario se requerirá a terceros para que expida copia auténtica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, formando parte las documentales allegadas al expediente reconstruido. Así mismo, el funcionario competente debe ordenar la práctica de las pruebas que estime 2 Corte Constitucional. Sala Octava de Revisión. Sentencia de Tutela 295 del 2007. Referente a manejo idóneo de la guarda y custodia de los archivos y las gestiones necesarias para su reconstrucción. 3 Corte Constitucional. Sala Quinta de Revisión. Sentencia de Tutela 398 del 2015. 3 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221341460651 20-12-2022 conducentes y pertinentes, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información. Por lo tanto, la reconstrucción de expedientes es una figura procesal o procedimiento de carácter técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad, de lo contrario, a no existir un expediente no se podrían

determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Por otra parte y conforme al 3º interrogante de su consulta: el artículo 1 del Decreto 87 de 2011 “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Transporte, y se determinan las funciones de sus dependencias”, indica que el Ministerio de Transporte tiene como objetivo primordial la formulación y adopción de las políticas, planes, programas, proyectos y regulación económica en materia de transporte, tránsito e infraestructura en los modos de transporte, no obstante, los organismos de Tránsito, son entes autónomos e independientes, perteneciendo a la jurisdicción de las Alcaldías y Gobernaciones, según lo dispone el artículo 3 de la Ley 769 del 2002 modificado por el artículo 2 de la Ley 1383 del 2010. Por último, debemos señalar que esta OAJ tiene funciones específicas, lo que implica analizar de manera abstracta y general el tema objeto de estudio. Dicho lo anterior, se absuelve de manera abstracta el objeto de la consulta, concepto que se emite dentro del término señalado en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, y tiene el alcance de que trata el artículo 28 del referido Código, en consecuencia, no son de obligatorio cumplimiento ni tienen efectos vinculantes. Atentamente. CAROLINA MONTOYA PALACIO Jefe Oficina Asesora Jurídica (E) Elaboró: Abg. Yulimar De Jesus Maestre Viana - Grupo Conceptos y Apoyo Legal – OAJ Revisó Andrea Beatriz Rozo Muñoz - Coordinadora Grupo Conceptos y Apoyo Legal – OAJ

4 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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