MINTRANSPORTE - Concepto 20231341134811 de 2023

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20231341134811

20231341134811 12-10-2023 Bogotá, D.C.; Señores

MOTORCHOC S.A.S

coordinadorjuridico@conceptos$21.com ciudad Asunto: Solicitud concepto Tránsito – Reconstrucción de expedientes. Radicado N. 20233030289582 del 21 de febrero de 2023 Respetados señores Motorchoc S.A.S, reciba un cordial saludo de parte del Ministerio de Transporte. La Oficina Asesora Jurídica (en adelante OAJ) del Ministerio de Transporte, en ejercicio de las facultades legales y reglamentarias, se permite dar respuesta a su solicitud contenida en el documento radicado con N. 20233030289582 del 21 de febrero de 2023, mediante el cual formulan la siguiente: CONSULTA “Se sirva emitir concepto jurídico en el cual se especifique a la Secretaría de Tránsito de Valledupar, el procedimiento para realizar el trámite de reconstrucción de carpeta para el vehículo Ford Escape modelo 2013 de placas VAT856, teniendo en cuenta que no existe copia de los documentos solicitados en la audiencia de reconstrucción y ésta Secretaría de Tránsito realizo la denuncia por perdida del expediente”. CONSIDERANDOS En virtud de lo preceptuado en el artículo 8 del Decreto 087 de enero 17 de 2011, modificado por el Decreto 1773 de 2018, mediante el cual se establecen entre otras las siguientes funciones de la oficina asesora jurídica (En adelante OAJ) de este Ministerio: “8.1. Asesorar y asistir al Ministro y demás dependencias del Ministerio en la

aplicación e interpretación de las normas constitucionales y legales. (…) 8.7 Atender y resolver las consultas y derechos de petición relacionados con las funciones de la oficina, presentados ante el Ministerio por personas de carácter público o privado”. Por lo anterior, debemos señalar que esta OAJ tiene funciones específicas, lo que implica analizar de manera abstracta y general el tema objeto de estudio. No tiene facultades para resolver casos concretos presentados a la administración. 1 Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m, agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 op. 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

Radicación de PQRS-WEB: https://mintransporte.powerappsportals.com Correo electrónico: servicioalciudadano@mintransporte.gov.co de lunes a viernes de 7:30 a.m. A 4:30 p.m.

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20231341134811 12-10-2023 Marco Normativo y jurisprudencial La Ley 769 de 2002 “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones”: “Artículo 162. Compatibilidad y analogía. Las normas contenidas en el Código Contencioso Administrativo, Código Penal, Código de Procedimiento Penal y Código de

Procedimiento Civil, serán aplicables a las situaciones no reguladas por el presente código, en cuanto no fueren incompatibles y no hubiere norma prevista para el caso en análisis”. La Ley 1437 del 2011: “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. y de lo contencioso administrativo”, establece lo siguiente: “Artículo 306. Aspectos no regulados. En los aspectos no contemplados en este Código se seguirá el Código de Procedimiento Civil en lo que sea compatible con la naturaleza de los procesos y actuaciones que correspondan a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.” La Ley 1564 del 12 de julio de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”, respecto de la reconstrucción de expedientes establece lo siguiente: “Artículo 126. Trámite para la reconstrucción. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que

se aduzcan en ella.

4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.

2 Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m, agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 op. 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido”.

De otro lado, el Acuerdo 007 del 15 de octubre 2014 “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones”, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, respecto a la reconstrucción de expedientes

establece lo siguiente: “ARTÍCULO 1° Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo aplica a todas las Entidades del Estado en sus diferentes niveles: nacional. departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000. (…) ARTÍCULO 4°. Determinación de la pérdida total o parcial de expedientes: De acuerdo con las evidencias materiales de la pérdida parcial o total de los expedientes se debe proceder a verificar los instrumentos de consulta y registro con los que cuente la entidad responsable de la custodia, tales como Inventarios documentales, sistemas de registro y control de préstamos de expedientes, así como testimonios y evidencias aportadas por los titulares de los expedientes o la información aportada por las autoridades para identificar cuáles son los expedientes que se han perdido parcial o totalmente. ARTÍCULO 5°. De. la reconstrucción. Advertida la pérdida total o parcial de los expedientes y su identificación, incluidos los casos en que la pérdida haya sido parcial, se realizará un diagnóstico integral de los mismos para determinar, cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y, posteriormente reconstruidos. ARTÍCULO 6° instrumentos y tramites a utilizar para facilitar la reconstrucción de los expedientes, Se deberán utilizar instrumentos archivísticos como: Inventarios Documentales, Cuadros de clasificación, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Sistemas de Registro y Control de, Correspondencia y

Comunicaciones Oficiales, generados tanto por la entidad responsable de adelantar el proceso de reconstrucción como de entidades en la::; que puedan reposar tipos documentales o expedientes completos que faciliten la labor con el fin de lograr, en lo posible, la reconstrucción total o parcial de los expedientes según corresponda, ARTICULO7° Procedimiento a seguir para la reconstrucción de expediente. Para la reconstrucción de los expedientes se debe realizar el siguiente procedimiento: 3 Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m, agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 op. 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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1. De inmediato, informar, a la Entidad propietaria de da información, de lo cual se dejará constancia, de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato a la sección y/o subsección que tenga a su cargo el expediente, al Secretario General o el funcionario de igual o superior jerarquía.

2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado.

3. Cumplido el procedimiento establecido en el artículo 5° del presente Acuerdo, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente.

4. Investigación por pérdida de expediente; que debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que, se debe reconstruir 5. los Secretarios Generales de las entidades, o quienes hagan sus veces, deberán realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan.

6. Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se procederá a conformar el o los expedientes dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del mismo. (…) ARTÍCULO 9° Práctica de pruebas, El funcionario competente, practicará las pruebas que estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado en el Código de Procedimiento Civil o en su defecto el Código General del Proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes.

La práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a archivos y/o sistemas de información onde se pueda encontrar información que sea pertinente para la correspondiente reconstrucción. ARTÍCULO 10°. Valor probatorio de los expedientes reconstruidos. El valor probatorio de los expedientes reconstruidos será la que le asignen los Códigos de Procedimiento de cada especialidad del Derecho.

ARTÍCULO 11. Autenticidad de. los expedientes reconstruidos. El funcionario competente, encargado del procedimiento de reconstrucción, durante la ejecución de este deberá asegurar que los expedientes reconstruidos, cumplan con requisitos de autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad. ARTÍCULO 12. Principio de prueba por escrito. Cuando con los instrumentos archivísticos clispol1iples no sea posible la reconstrucción total de los expedientes, se dará aplicación al principio de prueba por escrito. (…)”. 4 Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m, agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 op. 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20231341134811 12-10-2023 En este sentido, la Jurisprudencia Constitucional mediante sentencia de T167 del 20131, abordo la figura de reconstrucción de expedientes en los siguientes términos: “Es claro que en el sistema jurídico colombiano existe un mecanismo para la reconstrucción

de expedientes consagrado en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil, el cual prima facie, se aplicaría solo al interior de los procesos judiciales de esa jurisdicción. Sin embargo, gracias a una interpretación sistemática del orden jurídico, esa norma, tanto como otras del mismo código, resulta aplicable a las situaciones análogas que surjan, no solo en los procesos judiciales contencioso-administrativos, sino también durante las llamadas actuaciones administrativas.” Respecto al extravió, deterioro y reconstrucción documentos, la Corte Constitucional en la Sentencia T-295 del 20072, se pronunció en el siguiente sentido: “Toda vez que las entidades públicas tienen la obligación de propender por el manejo idóneo de la guarda y custodia de los archivos y que en caso que los documentos se extravíen o deterioren hacer todas las gestiones necesarias para su reconstrucción con el fin de que los interesados puedan acceder a ellos y a partir de los mismos ejercer sus derechos, entre ellos el de acceder a la administración de justicia para promover su cumplimiento”. Aunado a lo anterior, en Sentencia T-398 del 20153 emanada del Órgano Constitucional, se sostuvo que: “las entidades que administran los archivos públicos tienen una obligación general de seguridad y diligencia en la conservación de la información personal que custodian; ii) la Corte ha identificado deberes específicos de corrección, reconstrucción e indemnización, por el mal manejo de los datos por parte de las entidades que los custodian; iii) en materia de reconstrucción de archivos y expedientes de la administración, la jurisprudencia de esta Corporación lo ha ordenado con fundamento en las disposiciones del Código de Procedimiento Civil y actualmente, las del Código General del Proceso; y iv) recientemente

el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014, que regula el proceso de reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas.” Desarrollo del problema jurídico En materia de tránsito no existe normas que regulen la figura de reconstrucción de expedientes, sin embargo, el artículo 162 del Código Nacional de Tránsito Terrestre en cuanto a compatibilidad y 1 Corte Constitucional. Sala Sexta de Revisión. Sentencia de Tutela 167 del 2013. Referente a Reconstrucción de Documentos Públicos. Mecanismo para la reconstrucción de expedientes para recuperar documentos destruidos o extraviados. 2 Corte Constitucional. Sala Octava de Revisión. Sentencia de Tutela 295 del 2007. Referente a manejo idóneo de la guarda y custodia de los archivos y las gestiones necesarias para su reconstrucción. 3 Corte Constitucional. Sala Quinta de Revisión. Sentencia de Tutela 398 del 2015. 5 Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m, agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 op. 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20231341134811 12-10-2023 analogía permite remitirse al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y al Código de Procedimiento Civil, y le serán aplicables a las situaciones no reguladas por el citado código, cuando no fueren incompatibles y no hubiere normas prevista para el caso en análisis. Aunado a lo anterior, el artículo 306 de la Ley 1437 de 2011, igualmente establece que los aspectos no regulados por el CPACA seguirán las reglas establecidas en el Código de Procedimiento Civil, ahora código General del Proceso, siempre y cuando sean compatibles con la naturaleza y actuaciones de los procesos que pertenezcan a la jurisdicción Contenciosa Administrativa. De otra parte, en las disposiciones de carácter Civil, el legislador creo la figura de reconstrucción de expedientes ante la eventualidad de pérdida o destrucción de las piezas procesales que conforman estos instrumentos documentales, dichos eventos de pérdida o extravíos no son ajenos a la actividad judicial y/o administrativa, cuyas circunstancias corresponden a diversa índole. De otra parte, surge una obligación de las entidades públicas de propender por el manejo, guarda y custodia de los archivos, por lo tanto, ante el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, deben adelantar todas las gestiones necesarias para su reconstrucción, situación que fue abordada por la Corte Constitucional en la Sentencia T-295 del 2007. Resaltando que los archivos e información pública son bienes del Estado y ante la perdida de estos, es obligación realizar las respectivas denuncias y actuar con celeridad, a grosso modo, una vez

verificado el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, se debe proceder a proferir acto administrativo motivado aperturando la investigación pertinente, y hacer un seguimiento periódico sobre los avances de la reconstrucción hasta la culminación de las acciones, de ser necesario se requerirá a terceros para que expida copia autentica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, formando parte las documentales allegadas al expediente reconstruido. Así mismo, el funcionario competente debe ordenar la práctica de las pruebas que estime conducentes y pertinentes, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información. Por lo tanto, la reconstrucción de expedientes es una figura procesal o procedimiento de carácter técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad, de lo contrario, a no existir un expediente no se podrían determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Conclusión En virtud de las normas parcialmente transcritas y frente a los interrogantes elevados en su escrito de consulta, se precisa lo siguiente: Respuesta a la única pregunta 6 Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m, agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf

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20231341134811 12-10-2023 Acorde con las disposiciones legales y la Jurisprudencia parcialmente transcrita, ante la perdida, destrucción total o parcial de un expediente, lo acertado seria su reconstrucción, conforme a las reglas contenidas en el artículo 126 del Código General del Proceso y en el Acuerdo 07 del 15 de octubre de 2014 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió el “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.”, que regula el marco técnico archivístico y jurídico para la reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas. Finalmente, son las autoridades de tránsito para el caso en particular, quienes deben realizar la respectiva reconstrucción del expediente, vale precisar qué el Ministerio de Transporte no es el superior jerárquico de los referidos Organismos, motivo por el cual no es el competente para establecer el procedimiento que deben adelantar para la reconstrucción de referido expediente, especialmente si el responsable del expediente es el Organismo de Tránsito.

Dicho lo anterior, se absuelve el objeto de la consulta, concepto que se emite dentro del término señalado en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, y tiene el alcance de que trata el artículo 28 del referido Código, en consecuencia, no son de obligatorio cumplimiento ni tienen efectos vinculantes. Sin ser otro el objeto de la presente nos suscribimos de usted, no sin antes desearle éxitos en sus labores diarias. Atentamente.

FLAVIO MAURICIO MARIÑO MOLINA

Jefe Oficina Asesora Jurídica Ministerio de Transporte Elaboró: Alfonso Sánchez Silva - Contratista Grupo Conceptos y Apoyo Legal - OAJ Revisó: Amparo Ramírez Cruz – Profesional Especializado Grupo Conceptos y Apoyo Legal – OAJ Revisó: Flavio Mauricio Mariño Molina – Coordinador Grupo Conceptos y Apoyo Legal – OAJ 7 Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m, agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 op. 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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