MINTRANSPORTE - Concepto 20191340454401 de 2019

I V ‘v tpr ISO9001:2015 La movilidad (VTtm ^ t. J? J es de todos I oo •struri^ioAiAA''

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20191340454401

18-09-2019 Bogota D.C., 18-09-2019 Doctoras

CLAUDIA VIVIANA ALVAREZ QUINTERO

Directora Gestion Documental daudia.alvarez@tolima.gov.co

CAROL ANDREA PARAMO GARCIA

Directora Operative carol.paramo@tolima.gov.co Direccion Operative de Transit© y Transport© - Gobernacion del Tolima Carrera 3a entre Calle 10 y 11 piso 4s, Edificio Gobernacion del Tolima Ibague - Tolima Asunto: Transito - expedientes de matn'culas trasladadas y canceladas.

Respetados doctores: En atencion a la comunicacion allegada mediante radicado N9 20193210501282 del 05 de agosto de 2019, a traves de la cual eleva consulta acerca de la organizacion del archive de los expedientes de matn'culas trasladadas y canceladas, esta oficina se pronuncia en los

siguientes terminos: PETICION Por lo anterior agradecemos su colaboracion con el fin de que se nos brinden las instrucciones pertinentes con relacion a la organizacion del archive de: Los expedientes de matn'culas trasladadas cuyo original reposa en el organismo de transito al que fue enviado y la fotocopia figura en la sede operative y de las matn'culas canceladas las cuales no pueden ser activadas nuevamente y reposa el original en la

sede operative. (...) " CONSIDER ACIONES Sea lo primero sehalar que, de conformidad con los numerates 8.1. y 8.7., del articulo 8 del Decreto 087 del 17 de enero de 2011, modificado por el articulo I9 del Decreto 1773 de 2018 son funciones de la oficina asesora de jurldica de este Ministerio las siguientes: "5.1. Asesorary asistir al Ministro y demas dependencies del Ministerio en la aplicacion e interpretacion de las normas constitucionalesy legates. U 8.7. Atender y resolver las consultas y derechos de peticion relacionados con las funciones de (a oficina. presentados ante el Ministerio por personas de caracter publico o privado”. Significa lo anterior, que sus funciones son especificas no siendo viable entrar a analizar sobre un caso en concreto; en consecuencia, esta oficina se pronunciara de manera general y en lo que le compete al tema objeto de analisis asi: En relacion con el objeto de consulta, es importante tener en cuenta que la Ley 769 de 2002 "por la cual se expide el Codigo Nacional de Transito Terrestrey se dictan otras disposiciones.", sehala: \ AvenidaLaEsperanza(Calle24)No.62-49,ComplejoEmpresarialGranEstaci6nII,CostadoEsfera,Plsos9y10,Bogota Colombia.Tet6fonosLfneadeservicioalciudadano:(57+1)3240600op.2U'neagratuitanacional016000112042 htto://www.mlntransporte.gov.co-PQRS-WEB:hUp://p.ostiondocumental,niiritranspo.rte,gov,c.O./P-ar/ Atenci6nalCiudadano:SedoCentralLunesaVlernesde8:30a.m.•4:30p.m.,C6digoPostal111321

i I ISO9001:2013 La movitidad es de todos G-uTJfZ?' »so oo9.r?. o<rv

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20191340454401 18-09-2019 “Articulo 1°. Modificado por [a Ley 1383 de 2010, articulo Ambito de apiicacion y principles. Las normas del presente Codigo rigen en todo el territorio nacionaly regulan la circulacion de los peatones, usuarios, pasajeros, conductores, motociclistas, I ciclistas, agentes de transito, y vehiculos por las vias publicas o privadas que estan\ abiertas al publico, o en las vias privadas, que internamente circulen vehiculos; asi\ como la actuacion y procedimientos de las autoridades de transito.

En desarrollo de lo dispuesto por el articulo 24 de la Constitucion Politica, todo colombiano tiene derecho a circular tibremente por el territorio nacional, pero esta sujeto a la intervencion y reglamentacion de las autoridades para garantia de la seguridad y comodidad de los habitantes, especialmente de los peatones y de los discapacitados fisicos y mentales, para la preservacion de un ambiente sano y la proteccion del uso comun del espacio publico. Le corresponde al Ministerio de Transporte como autoridad suprema de transito definir, orientar, vigilar e inspeccionar la ejecucion de la politica nacional en materia de transito. Las autoridades de transito promoveran la difusion y el conocimiento de las disposiciones contenidas en este codigo. Los principios rectores de este codigo son: seguridad de los usuarios, la movilidad, la

calidad, la oportunidad, el cubrimiento, la libertad de acceso, la plena identificacion, libre circulacion, educacion y descentralizacion. (...) Articulo 39. Modificado por el Decreto 19 de 2012, articulo 199. Matriculas y traslados de cuenta. Todo vehiculo sera matriculado ante un organismo de transito ante el cual cancelara los derechos de matriculay pagara en lo sucesivo los impuestos del vehiculo. Para la realizacion de este tramite las respectivas autoridades de transito no podran solicitar la presentacion de documentos de competencias de otras. autoridades publicas o de particulares que ejerzan funcion administrative. Correspondera al Ministerio de Transporte realizar las adecuaciones necesarias al RUNT antes del 31 de Julio del aho 2012 para dar cumplimiento a este mandate. Las entidades involucradas, tales como la DtAN, el Ministerio de Relaciones Exteriores, entidades transportadoras, deberan prestar el apoyo y fortalecer su infraestructura tecnologica para permitir el intercambio de la informacion requerida. El propietario de un vehiculo podra solicitar el traslado de los documentos de un organismo de transito a otro sin costo alguno, lo cual debe tramitarse en un termino no superior a diez (10) diasysera ante el nuevo organismo de transito donde se pagaran en adelante los impuestos del vehiculo. Paragrafo. El domicilio del organismo de transito ante el cual se encuentren registrados los papeles de un vehiculo sera el domicilio fiscal del vehiculo. (...)" Asi mismo, la Resolucion Ne 12379 de 2012 “por la cual se adoptan los procedimientos, y . e establecen los requisites para adelantar los tramites ante los organismos de traricitc

dispone: AvenidaLaEsperanza{Calle24)No.62-49,ComplejoEmpresarialGranEstacionII,CostadoEsfera,Pisos9y10,Bogota Colombia.TetefonosLfneadeservicioalciudadano:(57+1)3240800op.2 Lineagratuitanacional018000112042 b«p;/Zwvyw!m i. ntransporr, e,goy ..coP QRS-W EB:bltp ://£ osti oridQ y u.rT? r.!ttK Lrnr.iU rar!sp prto,eay,c.p/j?g!./ Atencl6nalCiudadano:SedeCentralLunesaViernesde8:30a.m.-4:30p.m.,CddigoPostal111321 .5 ISO9001:2015 La movilidaci 1»•kf<tt \ es de todos •SO c»oop r rsMiTiN«oy^uA

J. .S.&.

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20191340454401 18-09-2019 "Artfculo 13. Procedimiento y requisites. Verificada la inscripcion del usuario en el sistema RUNT, para realizar el traslado y radicacion de la matricula de un vehiculo, remolque o semirremolque ante los organismos de transite, se debera observar el siguiente procedimiento y cumplir con los requisites que el mismo exige:

(...)

6. Remision de la carpeta que contiene los documentos del vehiculo. El organismo de transite remite por correo certificado la carpeta que contiene los documentos originates de! vehiculo al organismo de transite receptor de la matricula y deja una copia de estos en su archivo.

En el evento de extravio de los documentos originates remitidos, el organismo de

transite que origina el traslado debera enviar nuevamente copia autentica de los documentos correspondientes al historial del vehiculo para la formalizacion de la radicacion de la matricula. (■■)” De otro lado, la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archives y se dictan otras disposiciones.", senala: “Articulo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objete establecer las reglas y principios generales que regulan la funcion archivistica del Estado. Articulo 2°. Ambito de aplicacidn. La presente ley comprende a la administracion publica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pubticas y los demas organismos regulados por la presente ley. Articulo 3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, asi: (...) Gestion documental. Conjunte de actividades administrativas y tecnicas tendientes a la planificacion, manejo y organizacion de la documentacion producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacion y conservacidn. (-■) Articulo 4°. Principios generales. Los principios generates que rigen la funcion archivistica son los siguientes: (■■) e) Direccidn y coordinacidn de la funcion archivistica. El Archivo General de la Nacidn es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcion archivistica para coadyuvar a la eficiencia de la gestion del Estado y salvaguardar el patrimonio docu­ mental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacidn. cuya proteccidn es obligacidn del Estado, segun lo dispone el titulo / de los principios fundamentales de

la Constitucidn Politica; (...) Articulo 21. Programas de gestion documental. Las entidades publicas deberan elaborar programas de gestion de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas Avcnida La Esperanza (Caltc 24) No. 62-49. Complejo Empresarial Gran Estaciin II. Costado Esfcra, Rises 9 y 10. Bogota \ Colombia.Tel6fonosLlneadeservicioalciudadano:(57+1)3240800op.2 Uneagratuitanacional018000112042 bttpj/7wwjy,mirLtfan5p.ip0e.egyics-PQRS-WEB:IjitB^/gostipJidO.cuQTcniakQiO.tcaDSRorif^ov.cp/pflr/ tfconciinalCiudadano:SedeCentraltunes«Viernesdo8:30a.m.-4:30p.m..COdlgoPostal111321 I ISO9001:2015 I La movilidad os de todos Jsso aO'9- :’ rj&f

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20191340454401 i 18-09-2019 tecnologias y soportes, en cuya aplicacion deberan observarse los principios >1 procesos archivisticos.

Articulo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencion. Sera obligatorio para las\ entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencion documental. 1 (:)“ Conforme a lo anterior, en primer Lugar, en virtud de lo previsto por el articulo I5 cl 2 la Ley 769 de 2002, el Ministerio de Transporte como autoridad suprema de transito le corr« sp Dnde definir, orientar, vigilar e inspeccionar la ejecucion de la politica nacional en maleria de

transito, por lo que en el marco de sus competencias profirio la Resolucion N2 12379'|de 2012 “por la cual se adoptan los procedimientos y se establecen los requisitos para adela its r los tramites ante los organismos de transito”. 'I En este aspecto, esta oficina precisa en relacion con el objeto de consulta, para el (asD de los expedientes que en materia de transito se conforman a partir de la matricula dn un vehiculo, los organismos de transito ademas de velar por la conservacion del archivo', de ben verificar que se cumplan las condiciones establecidas en los reglamentos especialss que determinan la necesidad de aportar los documentos senalados para cada tramite y que deberan reposar en la carpeta respectiva de cada vehiculo de manera sistematica, ordenada y bajo estricto orden cronologico. Entre los tramites que tienen a su cargo los organismos de transito en cuanto al registrc de los vehiculos, ademas del registro inicial, deben mantener el archivo y consei uente certificacion de los gravamenes a la propiedad, la transmision del dominio, campio de caracteristicas del vehiculo y la cancelacion del registro. como consecuencLI i: a de desintegracion o hurto. Con todo, puede suceder que con posterioridad a la cancelacion del registro las autoridades judiciales o administrativas o cualquier persona natural o ju'idica, requiera consultar o verificar la informacion contenida en las carpetas que para tal efeloto se dispongan, por lo tanto, es necesario que el organismo de transito mantenga ordenado su archivo y en los terminos previstos en la normatividad vigente en la materia. '! Por consiguiente, es deber de los organismos de transito mantener en perfecto or'der y

conservacion todos los documentos puestos bajo su custodia, ya sean parte del arichvo active o inactive, incluso cuando haya sido cancelado el registro o matricula del vehiculo, .sin consideracion del tiempo que dichos archives permanezean sin ser consultados. !| Finalmente, se debe tener en cuenta que la Ley 594 de 2000, Ley general de archives, s'ehc la que las entidades del estado deben elaborar programas de gestion de documentos, asi como elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencion documental. Por consiguiente,'cada entidad debe determiner las actividades administrativas y tecnicas tendientes Ja la planificacion, manejo y organizacion de la documentacion producida y recibida por ella, descle su origen hasta su destine final, con el objeto de facilitar su utilizacion y conservacion.|| Cabe resaltar que el Archivo General de la Nacion es la entidad del Estado encargada ce orientar y coordinar la funcion archivistica para coadyuvar a la eficiencia de la gestior dnl Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacion, cuya proteccion es obligacion del Estado, segun Lo dispone el titulo I de les principios fundamentales de la Constitucion Politica. ' AvenidaLaEsperanza(Calle24)No.62-49,ComplejoEmpresarialGranEstacionII,CostadoEsfera,Pisos9y10,Bogota , Colombia.TelefonosLineadeservicioalciudadano:(57+1)3240800op.2 Llneagratuitanacional018000112042 h.ttR'//'>N!wyy.1mi.ntransportp..£oy,co-PQRS-WEB:http://gestioridocurncnrai!rn'intian«porte./»ov,i.:o/pci!/ AtenciinalCiudadano:SedeCentralLunesaVlernesde8:30am.-4:30p.m.,CddigoPostal111321

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Para contestar cite: Radicado MT No.: 20191340454401

18-09-2019 En Los anteriores terminos se absuelve de forma abstracta el objeto de consulta, concepto que se emite dentro del termino de treinta (30) dias habiles, de conformidad con Lo preceptuado en el articulo 14 del Codigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, y tiene el alcance de que trata el articulo 28 del Codigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative, en consecuencia no son de obligatorio cumplimiento ni tienen efectos vinculantes. ----- 'rdialm&ote, SOL ANGEL CALA-ftCOSTA-------------- Jefe Oficina/Asesora de Juridica (E) Proyecto: Evelyn Julieth Medina Medina -Abogada Goipo Conceptos y Apoyo Legal Revise: Dora Ines Gil La Rotta Coordinadora Grupo Conceptos y Apoyo Legal Vy^' Fecha de elaboracion: Septiembre de 2019

NOmero de radicado que responde: 20193210501282

Tipo de respuesta: Total (} Parcial ( ) V

Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estacion II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogota Colombia. Tel^fonos Lfnea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 2 Llnea gratuita nacional 018000 112042 bttpV7v>^vy.w;mlotranspprte,gpv,c:q - PQRS-WEB: .b.ttR.;//Bestiqnd.q.cumenraL.rnint(ansporte,Bgy,cp/p.qr/:

Aterici6nalCiudadano:SedeCentralLunesaViernesde8:30a.m.-4:30pm.,CddigoPostal111321