MINTRANSPORTE - Concepto 20201340250131 de 2020

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20201340250131

20201340250131 26-05-2020 Bogotá D.C, 26-05-2020

Señora:

CLAUDIA BARRERA RAMIREZ

pattybarrera.1979@gmail.com Carrera 101 No 70-40 Interior 1 Apto 204 Bogotá D.C.

Asunto: Transporte – Manifiesto Electrónico.

Respetada Señora: En atención al oficio con número de radicado 20203210214162 del 26 de abril del 2020, por el cual solicita concepto jurídico la posibilidad de solo tener archivos electrónico de manifiestos de carga, de manera atenta esta Oficina Asesora de Jurídica da respuesta en

los siguientes términos: PETICIÓN: “Requiero un concepto sobre la obligación de la empresa de transporte terrestre de carga de tener un archivo físico de las copias de los manifiestos de carga. Con la posibilidad de hacer archivos electrónicos, esta obligación puede obviarse y solo tener el archivo electrónico de todos los documentos soportes de las operaciones de transporte terrestre de carga y eliminar los archivos físicos. cuánto tiempo se deben guardar los archivos físicos de los manifiestos.” CONSIDERACIONES: Sea lo primero señalar que de conformidad con el artículo 8 del Decreto 087 del 17 de enero de 2011, son funciones de la oficina asesora de jurídica de éste Ministerio las siguientes: “8.1. Asesorar y asistir al Ministro y demás dependencias del Ministerio en la aplicación e interpretación de las normas constitucionales y legales. 8.8. Atender y resolver las conductas y derechos de petición relacionados con

las funciones de la oficina, presentados ante el Ministerio por personas de carácter público o privado” Significa lo anterior que sus funciones son específicas no siendo viable entrar a analizar un caso en concreto, así las cosas este Despacho de acuerdo a sus funciones se referirá de manera general y en lo que le compete al tema objeto de análisis, así: El artículo 2.2.1.7.4 del Decreto 1079 de 2015, define el manifiesto de carga como el documento que ampara el transporte de mercancías ante las distintas autoridades, por lo tanto, debe ser portado por el conductor del vehículo durante todo el recorrido. Se 1 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 2 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340250131 26-05-2020 utilizará para llevar las estadísticas del transporte público de carga por carretera dentro del territorio nacional. A su turno, el artículo 2.2.1.7.5.2 señala en cuanto a la expedición del manifiesto de carga lo siguiente: Artículo 2.2.1.7.5.2. Expedición del Manifiesto de Carga. El manifiesto de

carga se expedirá en original y dos (2) copias, firmados por la empresa de transporte habilitada y por el propietario o conductor del vehículo. El original deberá ser portado por el conductor durante todo el recorrido; la primera copia será conservada por la empresa de transporte, y la segunda copia deberá ser conservada por el propietario y/o conductor del vehículo. Parágrafo 1°. El original del manifiesto de Carga enviado por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como Intercambio Electrónico de Datos, EDI, Internet, correo electrónico, télex o telefax, podrá ser portado por el conductor durante el recorrido y surte los efectos del original. En virtud de lo anterior, las empresas habilitadas para prestar el servicio público de carga, deberán expedir el manifiesto de carga en original y dos (2) copias, firmados por esta y por el propietario o conductor del vehículo. el original deberá ser portado por el conductor durante todo el recorrido; la primera copia será conservada por la empresa de transporte, y la segunda copia deberá ser conservada por el propietario y/o conductor del vehículo. El original del manifiesto de carga puede ser enviado al conductor por medios: electrónicos, ópticos o similares, tales como Intercambio Electrónico de Datos, EDI, Internet, correo electrónico, télex o telefax, y deberá ser portado por este durante el recorrido, dicho documento surtirá los efectos del original. En ese orden de ideas, las empresas de carga deben expedir el manifiesto de carga en original y dos copias firmados por esta y por el propietario o conductor del vehículo y además la primera copia se conservara por la empresa.

Cabe precisar, que las normas que rigen el transporte público terrestre automotor de carga no regulan temas relacionados con el cambio de archivo de físico a electrónico del manifiesto de carga como tampoco el tiempo de conservación del mismo, no obstante al ser este un documento público, expedido por una empresa de naturaleza privada que presta un servicio público, está obligada a cumplir con la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras diposiciones” y sus disposiciones reglamentarias. Frente a su primer interrogante, es imperioso traer a colación el artículo 19 de la referida Ley que señala que las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; 2 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 2 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340250131 26-05-2020 b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en

cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. Parágrafo 1°. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Parágrafo 2°. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. En ese orden de ideas, al ser el manifiesto de carga un documento público expedido por una entidad de naturaleza privada que presten un servicio público, podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000. Aunado a lo anterior, el artículo 2.8.2.2.5 del Decreto 1080 de 2015, establece que la eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar

en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad. De otro lado, frente a su interrogante de cuánto tiempo se deben guardar los archivos físicos de los manifiestos de carga, es preciso señalar que la Asesora de la Dirección General encargada de las Funciones de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación se pronunció frente al tema mediante Radicado -2-2015-06191 en los siguientes términos: “DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE: - Ley 594 de 2000 (julio 14). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 3 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 2 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340250131 26-05-2020 - Decreto 1080 de 2015 (mayo 26). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Título II Patrimonio Archivístico, Capítulo II Evaluación de documentos de archivo. Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos. - Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 Art. 15 Eliminación de documentos CONSIDERACIONES: Sobre la respuesta, conviene precisar en primer término, que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las funciones conferidas en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del Estado colombiano, expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndose en todo a las normas vigentes sobre la materia.

A. CONSERVACION DOCUMENTAL Sobre su inquietud en cuanto a la conservación del manifiesto de carga, le recomendamos revisar las Tablas de Retención Documental de la Institución, las cuales debieron ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo y aplicar los tiempos de retención allí registrados. Por otra parte le recomendamos tener en cuenta lo estipulado en el Decreto 1080 de 2015 en el Art. 2.8.2.2.5 dice: ARTICULO 25. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias

que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último. PARAGRAFO. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentó el procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando 4 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 2 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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26-05-2020 siempre el principio de transparencia y máxima divulgación. En este punto el AGN está elaboró el respectivo acto administrativo para la eliminación en el Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 en su artículo 15 contempla: ARTICULO 15. Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos; a su vez éste podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta. Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento.

1. Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página Web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso, a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo o al Archivo General de la Nación. ii. Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los

documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios Web de la entidad. iii. La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario General del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva entidad. iv. Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página Web para su consulta. v. El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo a las solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico cuando a su juicio se pueda afectar al patrimonio documental del país. vi. La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden 5 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 2 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340250131 26-05-2020 eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados.

B. CONCLUSIÓN En conclusión, el manifiesto de carga por ser documento que soporta la misión de la institución que está dedicada al transporte de Hidrocarburos y garantizar que la información de esta actividad esté disponible para efectos de alguna consulta o solicitud de los interesados del sector de transporte posteriormente; es recomendable realizar un análisis de los alcances de los valores primarios y su fenecimiento y así dar un tiempo prudencial en la conservación documental.

Por último existente muchas series y tipos documentales que no tienen normatividad establecida por las funciones específicas de cada Institución, para solucionar esta situación es importante que las entidades realicen las Tablas de Retención Documental y las apliquen según los tiempos y la valoración documental allí registrados y aprobados por el Comité Interno de Archivo o el Comité de Desarrollo Administrativo.” Así las cosas, el tiempo que se deben guardar los archivos físicos de los manifiestos de carga, dependerá de la valoración documental y tiempos establecidos en las tablas de retención documental las cuales debieron ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la empresa de transporte. En los anteriores términos se absuelve de forma abstracta el objeto de consulta, concepto que se emite dentro del término de treinta (30) días hábiles, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 del 30de junio de

2015, y tiene el alcance de que trata el artículo 28 del referido Código, en consecuencia no son de obligatorio cumplimiento ni tienen efectos vinculantes. Atentamente, PABLO AUGUSTO ALFONSO CARILLO Jefe Oficina Asesora de Jurídica Elaboro: Magda Paola Suarez Alejo – Abogada Grupo de Conceptos y Apoyo Legal Reviso: Dora Inés Gil la Rotta – Coordinadora Grupo de Conceptos y Apoyo Legal 6 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 2 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321

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20201340250131 26-05-2020 7 Avenida La Esperanza (Calle 24) No. 62-49, Complejo Empresarial Gran Estación II, Costado Esfera, Pisos 9 y 10, Bogotá Colombia. Teléfonos Línea de servicio al ciudadano: (57+1) 3240800 op. 2 Línea gratuita nacional 018000 112042 http://www.mintransporte.gov.co – PQRS-WEB: http://gestiondocumental.mintransporte.gov.co/pqr/ Atención al Ciudadano: Sede Central Lunes a Viernes de 8:30 a.m. - 4:30 p.m., Código Postal 111321