MINTRANSPORTE - Concepto 20221340563701 de 2022

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20221340563701

20221340563701 19-05-2022 Bogotá, D.C., Señor

DIEGO CAÑAS

dicanas1998@gmail.com

Asunto: TRÁNSITO. DOCUMENTO AUTENTICADO FIRMA ELECTRÓNICA.

Respetado señor: En atención a la solicitud del asunto radicada con el número 20223030707882 del 7 de abril de 2022, mediante la cual y en relación con la firma electrónica de documentos para realizar trámites ante los Organismos de Tránsito, formula la siguiente: CONSULTA “…De manera atenta y respetuosa, solicito información sobre los siguientes interrogantes: 1. ¿Cuáles son todos los medios (tanto físicos como virtuales) por medio de los cuales puedo autenticador (Sic) un poder, un contrato de compraventa o cualquier tipo de documento? 2. ¿Se puede autenticar un poder, un contrato de compraventa o cualquier tipo de documento... a través de firma electrónica mediante plataformas como AutenTIC Sign https://autenticsign.com/, la cual tiene respaldo legal según la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012? 3. ¿Qué obligatoriedad tienen los documentos autenticados con firma electrónica frente a todos los tramites (sic) que se llevan a través de los Organismos de tránsito del país? 4. NOTA: Anexo un contrato de compraventa autenticado con firma electrónica a través de la plataforma AutenTIC Sign https://autenticsign.com/. ¿Tiene validez jurídica frente a cualquier entidad de tránsito ese documento?” Nota: Es de advertir que para responder sus inquietudes y para darle orden y precisión

a las mismas, este Despacho ha agregado y antepuesto un número a cada pregunta, comenzando por el 1 y terminando con el 4, conservando el orden en que fueron formuladas y así serán respondidas. CONSIDERACIONES Para responder las inquietudes antes trascritas, esta Oficina Asesora de Jurídica considera procedente señalar que de conformidad con el artículo 8 del Decreto 087 del 17 de enero de 2011 modificado por el Decreto 1773 de 2018, son funciones de la oficina asesora de jurídica de este Ministerio las siguientes: 8.1. Asesorar y asistir al Ministro y demás dependencias del Ministerio en la aplicación e interpretación de las normas constitucionales y legales. (…) 8.7. Atender y resolver las consultas y derechos de petición relacionados con las funciones de la oficina, presentados ante el Ministerio por personas de carácter público o privado.” 1 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221340563701 19-05-2022 Significa lo anterior que sus funciones son específicas no siendo viable entrar a analizar un caso en concreto. Así las cosas, este Despacho de acuerdo a sus funciones se referirá

de manera general y en lo que le compete al tema objeto de análisis, así: Previo a dar respuesta a las inquietudes por usted planteadas, vale la pena mencionar que el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, normativa que compila entre otros, el Decreto 2364 de 2012, (reglamentario del artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica), disposición legal que en su Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 47 denominado FIRMA ELECTRÓNICA, artículo 2.2.2.47.1 y siguientes, reglamenta el tema objeto de análisis y del que es preciso traer a colación algunos de sus apartes así: “Artículo 2.2.2.47.1. Definiciones. Para los fines del presente capítulo se entenderá por:

1. Acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica: Acuerdo de voluntades mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos.

2. Datos de creación de la firma electrónica: Datos únicos y personalísimos, que el firmante utiliza para firmar.

3. Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso,

así como cualquier acuerdo pertinente.

4. Firmante. Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa.

Artículo 2.2.2.47.2. Neutralidad tecnológica e igualdad de tratamiento de las tecnologías para la firma electrónica. Ninguna de las disposiciones del presente capítulo será aplicada de modo que excluya, restrinja o prive de efecto jurídico cualquier método, procedimiento, dispositivo o tecnología para crear una firma electrónica que cumpla los requisitos señalados en el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 Artículo 2.2.2.47.3. Cumplimiento del requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje. Artículo 2.2.2.47.4. Confiabilidad de la firma electrónica. La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si:

1. Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante.

2. Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.

2 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221340563701 19-05-2022 Parágrafo. Lo dispuesto anteriormente se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de que cualquier persona:

1. Demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable, o

2. Aduzca pruebas de que una firma electrónica no es confiable.

Artículo 2.2.2.47.5. Efectos jurídicos de la firma electrónica. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.43.3 de este decreto. Artículo 2.2.2.47.6. Obligaciones del firmante. El firmante debe:

1. Mantener control y custodia sobre los datos de creación de la firma.

2. Actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de sus datos de creación de la firma.

3. Dar aviso oportuno a cualquier persona que posea, haya recibido o vaya a recibir documentos o mensajes de datos firmados electrónicamente por el firmante, si: 3.1. El firmante sabe que los datos de creación de la firma han quedado en entredicho, o 3.2. Las circunstancias de que tiene conocimiento el firmante dan lugar a un riesgo considerable de que los datos de creación de la firma hayan quedado en entredicho.

Parágrafo. Se entiende que los datos de creación del firmante han quedado en entredicho cuando estos, entre otras, han sido conocidos ilegalmente por terceros,

corren peligro de ser utilizados indebidamente, o el firmante ha perdido el control o custodia sobre los mismos y en general cualquier otra situación que ponga en duda la seguridad de la firma electrónica o que genere reparos sobre la calidad de la misma. Artículo 2.2.2.47.7. Firma electrónica pactada mediante acuerdo. Salvo prueba en contrario, se presume que los mecanismos o técnicas de identificación personal o autenticación electrónica según el caso, que acuerden utilizar las partes mediante acuerdo, cumplen los requisitos de firma electrónica. Parágrafo. La parte que mediante acuerdo provee los métodos de firma electrónica deberá asegurarse de que sus mecanismos son técnicamente seguros y confiables para el propósito de los mismos. A dicha parte le corresponderá probar estos requisitos en caso de que sea necesario. Artículo 2.2.2.47.8. Criterios para establecer el grado de seguridad de las firmas electrónicas. Para determinar si los procedimientos, métodos o dispositivos electrónicos que se utilicen como firma electrónica son seguros, y en qué medida lo son, podrán tenerse en cuenta, entre otros, los siguientes factores:

1. El concepto técnico emitido por un perito o un órgano independiente y especializado.

3 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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2. La existencia de una auditoría especializada, periódica e independiente sobre los procedimientos, métodos o dispositivos electrónicos que una parte suministra a sus clientes o terceros como mecanismo electrónico de identificación personal.” Con fundamento en lo anterior, ha de concluirse que la firma electrónica está definida como aquellos métodos, tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permitan identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando, este último sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma.

En ese orden de ideas, la normatividad es clara al determinar la validez y los efectos jurídicos de este tipo de firmas, siempre y cuando cumplan, con los siguientes requisitos:

1. Que a la luz de todas las circunstancias del caso, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó el mensaje y/o documentos que se suscriba por este medio y, 2. Que el método que se pretenda utilizar esté debidamente certificado ante una entidad de certificación legalmente registrada en los términos de la Ley 527 de 1999, los artículos 160 del Decreto 019 de 2012 y 2.2.2.48.2.1 y siguientes del Decreto Único Reglamentario en mención y tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos establecidos en la ley para ser considera como auténtica y válida.

Así quedan respondidas de manera general todas sus inquietudes, considerándose

suficiente con efectuar una lectura cuidadosa de las disposiciones legales y reglamentarias arriba trascritas. Adicional a lo anterior y en cuanto a los interrogantes 2 y 4 que comportan unas situaciones específicas y se refieren a casos concretos, este despacho no se pronunciará sobre las mismas, toda vez que se reitera, no es función de este ente ministerial analizar un caso concreto y en virtud del artículo 1 del Decreto 087 de 2011 “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Transporte, y se determinan las funciones de sus dependencias”, el Ministerio de Transporte tiene como objetivo primordial la formulación y adopción de las políticas, planes, programas, proyectos y regulación económica en materia de transporte, tránsito e infraestructura en los modos de transporte e igualmente es de resaltar que esta Cartera Ministerial no funge como superior jerárquico de los Organismos de Tránsito, análisis que usted debe realizar, a la luz de la normatividad vigente en la materia y antes señalada. Ahora bien, en cuanto se refiere a la autenticación de los documentos, es preciso señalar que el Decreto 620 del 2 de mayo de 2020 “Por el cual se subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 y 64 de la Ley 1437 de 2011, los literales e), j) y literal a) del parágrafo 2 del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y el artículo 9° del Decreto 2106 de

2019, estableciendo los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales”, reglamento del que se traen algunos artículos por cuanto se refieren al tema objeto de análisis y son de aplicación así: “Artículo 2.2.17.1.4. Definiciones generales. Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: (…) 4 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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10. Mecanismos de autenticación: Para efectos del presente decreto son las firmas digitales o electrónicas que al ser utilizadas por su titular permiten atribuirle la autoría de un mensaje de datos. Lo anterior, sin perjuicio de la autenticación notarial.” “Artículo 2.2.17.2.1.1. Servicios ciudadanos digitales. Los servicios ciudadanos digitales se clasifican en servicios base y servicios especiales. (…) 1.2. Servicio de autenticación digital: Es el procedimiento que utilizando mecanismos de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una persona cuando adelanten trámites y servicios a través de medios digitales. Además, en caso

de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, y sin perjuicio de la autenticación notarial.” “Artículo 2.2.17.2.2.3. Prestación de los servicios ciudadanos digitales de autenticación digital y carpeta ciudadana digital. El servicio ciudadano de carpeta ciudadana digital será prestado por el Articulador y por los prestadores de servicios ciudadanos digitales que se encuentren conectados con la plataforma de interoperabilidad del Estado, de conformidad con las condiciones que para tal efecto defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El servicio ciudadano digital de autenticación digital será prestado de conformidad con las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, siguiendo los lineamientos que para tal efecto señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco de sus competencias. Artículo 2.2.17.2.2.4. Condiciones mínimas para el servicio de autenticación digital. Para la prestación del servicio de autenticación digital se deberán atender las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.” “Artículo 2.2.17.6.4. Expedición de mecanismos de autenticación digital a

usuarios. Como resultado del proceso de registro se otorgará al usuario de servicios ciudadanos digitales un mecanismo de firma siguiendo las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen, así como los lineamientos definidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que se incorporarán en la Guía de lineamientos de los servicios ciudadanos digitales.” La precitada disposición reglamentaria, respecto de la autenticación digital, lo contempla como el procedimiento que, utilizando mecanismos de autenticación, permite que se verifiquen los atributos digitales de una persona cuando la misma adelante trámites y servicios a través de medios digitales. Además, preceptúa que en caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, y sin perjuicio de 5 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (57+1) 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221340563701 19-05-2022 la autenticación notarial. Por lo anterior, se estima necesario tener en cuenta estos preceptos normativos cuando a ello haya lugar. Por último y para complementar la respuesta a la inquietud No. 3 formulada en su escrito, es preciso señalar que para efectos de realizar los trámites ante los organismos de tránsito del país, el usuario podrá presentar los documentos con la firma digital o electrónica antes referida, debiendo observar además, lo establecido para el efecto en la Resolución 12379 del 28 de diciembre de 2012, “Por la cual se adoptan los procedimientos y se establecen los requisitos para adelantar los trámites ante los organismos de tránsito” y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. En los anteriores términos se absuelve de forma abstracta el objeto de consulta, concepto que se emite dentro del término señalado en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, y tiene el alcance de que trata el artículo 28 del referido Código, en consecuencia, no son de obligatorio cumplimiento ni tienen efectos vinculantes. Cordialmente, MARIA DEL PILAR URIBE PONTÓN Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: Mercedes Prieto M. – Abogada Grupo Conceptos y Apoyo Legal Revisó: Andrea Beatriz Rozo Muñoz – Coordinadora, Grupo Conceptos y Apoyo Legal y 6 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace:

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