MINTRANSPORTE - Concepto 20221341311091 de 2022

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20221341311091

20221341311091 15-11-2022 Bogotá, D.C.;

Señor:

JEFFERSON EISENPOWER JIMENEZ GARCIA

Secretario de Tránsito Transporte de Granada juridicatransito@granada-meta.gov.co Granada - Meta Asunto: Tránsito – Traslado de cuenta. Respetado señor Jiménez, cordial saludo. En atención al oficio con N. de radicado 20223031847152 de septiembre 28 de 2022, mediante el cual formula la siguiente solicitud: CONSULTA “Cordialmente me dirijo a ustedes como máxima autoridad del transporte Terrestre automotor nacional, solicitando concepto respecto a lo que tiene que ver con Traslado de cuenta y Radicación de vehículos, toda vez que en el momento que este Organismo de Transito procede a realizar Tramite de Traslado se presentan casos en donde se desconoce el motivo por el cual no reposa Declaración de importación, ficha técnica de homologación u otros documentos en el expediente del rodante. Al llegar al tránsito destino es rechazado el proceso de Radicación de cuenta y posteriormente devuelto el historial de dicho vehículo por la falta de estos documentos en mención. Por lo anterior solicitados nos indique si existe o no la norma que estipula si es procedente que los Organismos de Tránsito rechacen y devuelvan el historial del vehículo, por la causal que se menciona; o nos aclare que se debe hacer al respecto para dar solución a este inconveniente en donde el usuario se ve frustrado ante esta dificultad para trasladar su vehículo”.

CONSIDERANDOS En virtud de lo preceptuado en el artículo 8 del Decreto 087 de enero 17 de 2011, modificado por el Decreto 1773 de 2018, mediante el cual se establecen entre otras las siguientes funciones de la oficina asesora jurídica (En adelante OAJ) de este Ministerio: “8.1. Asesorar y asistir al Ministro y demás dependencias del Ministerio en la aplicación e interpretación de las normas constitucionales y legales. (…) 8.7 Atender y resolver las consultas y derechos de petición relacionados con las funciones de la oficina, presentados ante el Ministerio por personas de carácter público o privado”. Por lo anterior, debemos señalar que esta OAJ tiene funciones específicas, lo que implica analizar de manera abstracta y general el tema objeto de estudio. En este orden de ideas y antes de dar respuesta a su solicitud de consulta, vale precisar que el artículo 15 de la Resolución 12379 de 2012: “Por la cual se adoptan los procedimientos y se establecen los requisitos para adelantar los trámites ante los organismos de tránsito”, compilada en el artículo 5.3.4.3 de la Resolución 20223040045295 de 2022: “Por medio del cual se expide la Resolución Única Compilatoria en materia de Tránsito del Ministerio de Transporte”, respecto al traslado de cuenta establece lo siguiente: “Artículo 5.3.4.3. Traslado de matrícula de vehículos de servicio público de transporte terrestre automotor colectivo, mixto, metropolitano, distrital y municipal de pasajeros. No podrá autorizarse ni

1 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

Radicación de PQRS-WEB: https://mintransporte.powerappsportals.com Correo electrónico: servicioalciudadano@mintransporte.gov.co

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20221341311091 15-11-2022 realizarse el traslado de matrícula de los vehículos de servicio público colectivo e individual de pasajeros y mixto de radio de acción metropolitano, distrital y municipal. Parágrafo. Adicionado por la Resolución 3405 de 2013, artículo 3º. Excepcionalmente se podrá realizar traslado de matrícula de los vehículos de servicio público colectivo de pasajeros y mixto de radio de acción metropolitano, distrital y municipal cuando se cumplan las siguientes condiciones: a) Que el traslado se efectúe para efectos de realizar la reposición de un vehículo de la misma modalidad, en el municipio hacia donde se solicita el traslado de la matrícula; b) Que el vehículo objeto de reposición, sea sometido al proceso de desintegración física total y cancelada la respectiva matrícula, c) Que el vehículo que ingrese en reposición del automotor objeto de desintegración física total sea por lo menos de un modelo cinco (5) años menor que este último y, d) Que la autoridad de tránsito del municipio receptor autorice la radicación de la matrícula del vehículo

trasladado”. El sistema RUNT, realizará los desarrollos necesarios para las validaciones en línea y tiempo real del cumplimiento de las condiciones señaladas en el presente artículo. Por tonto, a partir de la entrada en vigencia de la presente Resolución y mientras se implementan las validaciones referidas, los organismos de tránsito deberán verificar documentalmente el cumplimiento de las condiciones señaladas en el presente artículo.”. De acuerdo a la norma en cita, no puede autorizarse, ni realizarse el traslado de matrícula de los vehículos de las modalidades de servicio público de transporte terrestre automotor colectivo, mixto en los radios de acción metropolitano, distrital y municipal, a no ser que se trate de una de las excepciones del parágrafo del artículo 5.3.4.3. citado, caso en el cual los organismos de tránsito deberán verificar el cumplimiento de dichas excepciones. Ahora bien, y con en atención al interrogante planteado en su escrito de consulta, el artículo 5.3.4.1.2 de la Resolución Ibídem, respecto de los registros, historiales y carpetas de vehículos establece lo siguiente: “Artículo 5.3.4.1.2. Registros, historiales y carpetas de vehículos. Los Organismos de Tránsito Departamentales con sede en los municipios donde se cree un Organismo de Tránsito de carácter municipal, deberán realizar el traslado de cuenta a estos últimos, de los siguientes registros de vehículos:

1. Vehículos de servicio público vinculados o de propiedad de empresas de transporte público colectivo municipal, transporte individual y/o mixto con zona de operación metropolitana, distrital o municipal,

que tengan sede y presten el servicio en dicho municipio.

2. Vehículos del servicio oficial de propiedad del municipio o de entidades del municipio donde se crea el organismo de tránsito.

3. Vehículos de servicio particular, caso en el cual se deberá verificar a través del RUNT que el propietario tenga su domicilio en el municipio donde se cree el organismo de tránsito.

4. Vehículos de servicio particular cuando sus propietarios no tengan su domicilio en el municipio pero así lo soliciten expresamente. En este último caso la solicitud debe ser radicada ante el Organismo de Tránsito Municipal en fecha anterior a la suscripción del acta de entrega de carpetas, en tal caso este informará al Organismo de Tránsito Departamental para que allegue la carpeta correspondiente, o podrá ser radicada dicha solicitud por el propietario del vehículo ante el Organismo de Tránsito Departamental con anterioridad a la entrega física de dichas carpetas.

Dichas carpetas deberán ser entregadas dentro del plazo de transición que el Ministerio de Transporte concede al Organismo de Tránsito Municipal para el inicio de operaciones”. 2 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221341311091

15-11-2022 A su turno, el artículo 5.3.4.1.3 del referido acto administrativo, señala frente al acta de entrega de la documentación, lo siguiente “Artículo 5.3.4.1.3. Acta de entrega. El traslado de cuenta y la entrega de la documentación que compone el historial de los vehículos registrados en el Organismo de Tránsito Departamental al Organismo de Tránsito Municipal, deberá efectuarse mediante acta suscrita conjuntamente por los representantes legales de los respectivos organismos de tránsito y dentro del plazo de transición que el Ministerio de Transporte concede al Organismo de Tránsito Municipal para el inicio de operaciones. Parágrafo. El traslado de cuenta no causará al propietario del vehículo una erogación por este concepto, salvo la comprobación que tales vehículos se encuentran a paz y salvo por todo concepto en multas e impuestos”. De otra parte, es preciso señalar que frente a una eventual pérdida o destrucción de documentación las disposiciones de carácter Civil, contemplan la figura de reconstrucción de expedientes, dichos eventos de pérdida o extravíos no son ajenos a la actividad judicial y/o administrativa, cuyas circunstancias corresponden a diversa índole, en esa medida el artículo 126 de la Ley “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso…”, dispone frente al trámite para la reconstrucción de expedientes lo siguiente: “Artículo 126. Trámite para la reconstrucción. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que

se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean.

En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.

4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.

5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido”.

Aunado a lo anterior, la Jurisprudencia Constitucional mediante sentencia de T167 del 2013, abordo la figura de reconstrucción de expedientes en los siguientes términos: “Es claro que en el sistema jurídico colombiano existe un mecanismo para la reconstrucción de expedientes consagrado en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil, el cual prima facie, se aplicaría solo al interior de los procesos judiciales de esa jurisdicción. Sin embargo, gracias a una interpretación sistemática del orden jurídico, esa norma, tanto como otras del mismo código, resulta aplicable a las situaciones análogas que surjan, no

solo en los procesos judiciales contencioso-administrativos, sino también durante las llamadas actuaciones administrativas”. Si bien la figura de reconstrucción de expedientes en primera medida es aplicable a los procesos judiciales de naturaleza Civil, gracias a la interpretación sistémica del ordenamiento jurídico, resulta aplicable a procesos de distinta naturaleza, como las actuaciones administrativas y los procesos contenciosos administrativos. De otra parte, surge una obligación de las entidades públicas de propender por el manejo, guarda y custodia de los archivos, por lo tanto, ante el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, deben adelantar todas las gestiones necesarias para su reconstrucción, situación que fue abordada por la Corte Constitucional en la Sentencia T-295 del 2007: 3 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221341311091 15-11-2022 “Toda vez que las entidades públicas tienen la obligación de propender por el manejo idóneo de la guarda y custodia de los archivos y que en caso que los documentos se extravíen o deterioren hacer todas las gestiones necesarias para su reconstrucción con el fin de que los interesados puedan acceder a ellos y a partir de los mismos ejercer sus derechos, entre ellos el de acceder a la administración de justicia para promover su cumplimiento.”

Al respecto la Sentencia T-398 del 2015 emanada del Órgano Constitucional, sostuvo: “las entidades que administran los archivos públicos tienen una obligación general de seguridad y diligencia en la conservación de la información personal que custodian; ii) la Corte ha identificado deberes específicos de corrección, reconstrucción e indemnización, por el mal manejo de los datos por parte de las entidades que los custodian; iii) en materia de reconstrucción de archivos y expedientes de la administración, la jurisprudencia de esta Corporación lo ha ordenado con fundamento en las disposiciones del Código de Procedimiento Civil y actualmente, las del Código General del Proceso; y iv) recientemente el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014, que regula el proceso de reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas”. En este sentido, acorde con las disposiciones legales y la Jurisprudencia parcialmente transcrita, es preciso señalar frente a su solicitud sobre: “(…) nos indique si existe o no la norma que estipula si es procedente que los Organismos de Tránsito rechacen y devuelvan el historial del vehículos, por la causal que se menciona; o nos aclare que se debe hacer al respecto para dar solución a este inconveniente en donde el usuario se ve frustrado ante esta dificultad para trasladar su vehículo”. Ahora, respecto de su consulta ante la pérdida, destrucción total o parcial de un expediente procesal, lo acertado seria su reconstrucción, conforme a las reglas contendidas al artículo 126 del Código General del Proceso y en el Acuerdo 07 del 15 de octubre de 2014 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió

el “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.”, que regula el marco técnico archivístico y jurídico para la reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas. Resaltando que los archivos e información pública son bienes del Estado y ante la pérdida de estos, es obligación realizar las respectivas denuncias y actuar con celeridad, a grosso modo, una vez verificado el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, se debe proceder a proferir acto administrativo motivado aperturando la investigación, haciendo un seguimiento periódico sobre los avances de la reconstrucción hasta la culminación de las acciones, de ser necesario se requerirá a terceros para que expida copia autentica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, formando parte las documentales allegadas al expediente reconstruido. Así mismo, el funcionario competente debe ordenar la práctica de las pruebas que estime conducentes y pertinentes, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información. Por lo tanto, la reconstrucción de expedientes es una figura procesal o procedimiento de carácter técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad, de lo contrario, a no existir un expediente no se podrían determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Dicho lo anterior, se absuelve de manera abstracta el objeto de la consulta, concepto que se emite dentro del término

señalado en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, y tiene el alcance de que trata el artículo 28 del referido Código, en consecuencia, no son de obligatorio cumplimiento ni tienen efectos vinculantes. ES EL

CONCEPTO.

Atentamente, 4 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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20221341311091 15-11-2022 JOHN JAIRO MORALES ALZATE Jefe Oficina Asesora de Jurídica Elaboró: Abg. Magda Paola Suarez Alejo - Grupo Conceptos y Apoyo Legal - OAJ Revisó: Abg. Amparo Ramírez Cruz - Grupo Conceptos y Apoyo Legal – OAJ Revisó: Andrea Beatriz Rozo Muñoz - Coordinadora Grupo Conceptos y Apoyo Legal – OAJ 5 Atención virtual de lunes a viernes desde las 8:30am – 4:30pm, Agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFTeTf Línea de Servicio al Ciudadano: (+57) 601 3240800 op. 1 Línea gratuita nacional: 018000 112042

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