MINTRANSPORTE - Concepto 20251340768181 de 2025

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20251340768181

20251340768181 18-06-2025 Bogotá D.C Señor

OSCAR EDUARDO CORTÉS AGRAY

oscareca90@gmail.com

Bogotá D.C Asunto: Solicitud de concepto.

TRANSPORTE-TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA-Documentación.

Radicado No. 20253030832272 del 16 de mayo del 2025. Respetado señor Cortés, reciba un cordial saludo por parte del Ministerio de Transporte. La Coordinación del Grupo de Conceptos y Apoyo Legal de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio, en ejercicio de sus funciones, se permite dar respuesta a la solicitud contenida en el documento Radicado con el No. 20253030832272 del 16 de mayo del 2025, mediante la cual se formula la siguiente: CONSUL TA “PRIMERO: ¿Cuál es el procedimiento normativo vigente para el manejo, custodia, archivo y destino final de los documentos originados en la operación del transporte terrestre automotor de carga, tales como manifiestos de carga, remesas, órdenes de servicio, facturas de transporte, cartas de porte, reportes de seguimiento, entre otros documentos relacionados?

SEGUNDO: ¿Qué plazo mínimo y máximo de conservación o custodia deben tener estos documentos por parte de las empresas transportadoras y generadores de carga, según la normatividad vigente?

TERCERO: ¿Cuál es la disposición final adecuada de dichos documentos una vez cumplido

el término de custodia, especialmente en términos de confidencialidad, tratamiento de datos personales y protección de la información comercial y operativa?

CUARTO: ¿Existen lineamientos específicos de archivo físico o digital que deban cumplir las empresas de transporte y logística en relación con estos documentos, conforme a las disposiciones del Ministerio de Transporte, la Superintendencia de Puertos y Transporte o la

DIAN?”.

CONSIDERACIONES 1 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

Radicación de PQRS-WEB: https://mintransporte.powerappsportals.com Correo electrónico: servicioalciudadano@mintransporte.gov.co de lunes a viernes de 7:30 a.m. A 4:30 p.m.Para contestar cite:

Radicado MT No.: 20251340768181

20251340768181 18-06-2025 En virtud de lo preceptuado en el artículo 2 de la Resolución 0005280 del 29 de noviembre de 2013, mediante el cual se establecen entre otras, las funciones del Grupo Conceptos y Apoyo Legal de la Oficina Asesora Jurídica de este Ministerio:

“6. Conceptuar en materia de transporte Aéreo, Marítimo, Fluvial, Férreo, Masivo y Terrestre, que no sean competencia de otras entidades.

“6. Conceptuar en materia de transporte Aéreo, Marítimo, Fluvial, Férreo, Masivo y Terrestre, que no sean competencia de otras entidades.

7. Conceptuar y absolver las consultas que sean sometidas a su consideración que formulen los organismos públicos y privados, así como las personas particulares y las demás que sean sometidas a su consideración”.

Por lo anterior, debemos señalar que el Grupo Conceptos y Apoyo Legal de la Oficina Asesora Jurídica tiene funciones específicas, lo que implica analizar de manera abstracta y general el tema objeto de estudio. No tiene dentro de sus funciones resolver casos de carácter articular concreto presentados a la administración. Marco Normativo El Código de Comercio, establece: “Artículo 19. Es obligación de todo comerciante: (…) 4º Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades; (…) Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará

acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. Artículo 772. Modificado por la Ley 1231 de 2008, artículo 1º. Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o 2 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20251340768181 18-06-2025 beneficiario del servicio. No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y

materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito. El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables. (…)”. (NFT) El Decreto 1079 de 2015 , “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte”, determina: “Artículo 2.2.1.7.3. Servicio público de transporte terrestre automotor de carga. Es aquel destinado a satisfacer las necesidades generales de movilización de cosas de un lugar a otro, en vehículos automotores de servicio público a cambio de una remuneración o precio, bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada en esta modalidad, excepto el servicio de transporte de que trata el Decreto 2044 del 30 de septiembre de 1988. Artículo 2.2.1.7.4. Definiciones. Para la interpretación y aplicación del presente Capítulo, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: (…) - Manifiesto de carga: es el documento que ampara el transporte de mercancías ante las

distintas autoridades, por lo tanto, debe ser portado por el conductor del vehículo durante todo el recorrido. Se utilizará para llevar las estadísticas del transporte público de carga por carretera dentro del territorio nacional. (…) Artículo 2.2.1.7.5.1. Manifiesto de carga. La empresa de transporte habilitada, persona natural o jurídica, expedirá directamente el manifiesto de carga para todo transporte terrestre automotor de carga que se preste como servicio público de radio de acción intermunicipal o nacional. Artículo 2.2.1.7.5.2. Expedición del Manifiesto de Carga. El manifiesto de carga se expedirá en original y dos (2) copias, firmados por la empresa de transporte habilitada y por el propietario o conductor del vehículo. El original deberá ser portado por el conductor 3 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20251340768181 18-06-2025 durante todo el recorrido; la primera copia será conservada por la empresa de transporte, y la segunda copia deberá ser conservada por el propietario y/o conductor del vehículo.

Parágrafo 1. El original del manifiesto de Carga enviado por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como Intercambio Electrónico de Datos, EDI, Internet, correo electrónico, télex o telefax, podrá ser portado por el conductor durante el recorrido y surte los efectos del original. Artículo 2.2.1.7.5.5. Remesa terrestre de carga. Además del manifiesto de carga, el transportador autorizado está obligado a expedir una remesa terrestre de carga de acuerdo con lo señalado en los artículos 1018 y 1019 del Código de Comercio, en la cual constarán las especificaciones establecidas en el artículo 1010 del mismo código, proporcionadas por el remitente, así como las condiciones generales del contrato de transporte.” (Negrillas fuera de texto) El Decreto 2649 de 1993 “Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, dispone: “Artículo 134. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden

aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.” De otra parte, la Resolución 20223040045515 de 2022 “Por la cual se actualiza el sistema del Registro Nacional de Despachos de Carga, (RNDC) y se dictan otras disposiciones.”, señala: “Artículo 19. Modificado por la Resolución 2024 3040058015, artículo 6º. Transición. Las empresas de Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Carga deberán dar

cumplimiento al registro de Facturación Electrónica a partir del 22 de febrero de 2024. El término para Registro de Viaje Municipal inició su ejecución el 22 de agosto de 2023. Para 4 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20251340768181 18-06-2025 los demás registros por parte de las empresas de servicio público de transporte terrestre automotor de carga, no se aplica transición ya que actualmente se encuentran en operación en el RNDC. (…)”. Conclusión En virtud de las normas parcialmente transcritas y a los interrogantes elevados en su escrito de consulta, se da respuesta en los siguientes términos: En virtud de lo reglamentado en el artículo 2.2.1.7.5.2 del Decreto 1079 de 2015, las empresas de transporte de carga deberán expedir el manifiesto de carga en original y dos (2)

En virtud de lo reglamentado en el artículo 2.2.1.7.5.2 del Decreto 1079 de 2015, las empresas de transporte de carga deberán expedir el manifiesto de carga en original y dos (2) copias, la cuales deberán ir debidamente suscrita por la empresa de transporte habilitada y por el propietario o conductor del vehículo. La primera copia debe ser conservada por la empresa de transporte de carga y la segunda por el propietario y/o conductor del vehículo, por su parte el artículo 2.2.1.7.5.5, dispone que además del manifiesto de carga, el transportador autorizado está obligado a expedir una remesa terrestre de carga de acuerdo con lo señalado en los artículos 1018 y 1019 del Código de Comercio, en la cual constarán las especificaciones establecidas en el artículo 1010 del mismo código, proporcionadas por el remitente, así como las condiciones generales del contrato de transporte. De otra parte, la Resolución 20223040045515 de 2022, dispone que las empresas de Servicio Público de Transporte T errestre Automotor de Carga deberán dar cumplimiento al registro de Facturación Electrónica a partir del 22 de febrero de 2024. Ahora bien, en atención a su consulta, cabe precisar que las disposiciones en materia de transporte no regulan expresamente el término de conservación de documentos, sin embargo, las empresas de servicio público de transporte terrestre automotor de carga, al

tener la condición de comerciantes , están en la obligación de conservar libros y papeles de comercio cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante y que transcurrido ese término, podrán ser destruidos, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta, en atención a lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 19 y artículo 60 del Código de Comercio, en concordancia con lo establecido en el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993. En cuanto a la disposición final, las normas referidas señalan, que cuando sea procedente estos deberán ser destruidos, de lo que se infiere, que la información que estos contienen ya no podrá ser accesible, recuperable o consultada. Respecto de los archivos físicos y digitales, no existe disposición legal o reglamentaria sobre 5 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20251340768181 18-06-2025 el particular en materia de transporte, sin embargo, como ya se indicó, las empresas de servicio público de transporte terrestre automotor de carga, al tener la condición de comerciantes, deben conservar los referidos archivos conforme a las normas comerciales y contables que regula materia, y a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.”, y 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”. Dicho lo anterior, se absuelve el objeto de la consulta, concepto que tiene el alcance de que trata el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en consecuencia no es de obligatorio cumplimiento, ni tiene efectos vinculantes, pues se trata de “… orientaciones, puntos de vista, consejos y cumplen tanto una función didáctica como una función de comunicación fluida y transparente ”, conforme al pronunciamiento de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-542 de 2005. Cordialmente.

AMPARO ASTRID RAMÍREZ CRUZ

Coordinadora Grupo Conceptos y Apoyo Legal Oficina Asesora de Jurídica Ministerio de Transporte Proyectó: Valeria T orres Pabón – Contratista Grupo Conceptos y Apoyo Legal - OAJ

AMPARO ASTRID RAMÍREZ CRUZ

Coordinadora Grupo Conceptos y Apoyo Legal Oficina Asesora de Jurídica Ministerio de Transporte Proyectó: Valeria T orres Pabón – Contratista Grupo Conceptos y Apoyo Legal - OAJ Revisó: Pedro Nel Salinas Hernandez - Profesional Especializado - Grupo Conceptos y Apoyo Legal – OAJ 6 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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