MINTRANSPORTE - Concepto 20261340587981 de 2026

Para contestar cite: Radicado MT No.: 20261340587981

20261340587981 28-04-2026 Bogotá, D.C.;

Señora:

HELEN VANESSA GONZÁLEZ TORRES

Secretaría de Movilidad transito@santanderdequilichao-cauca.gov.co Santander de Quilichao – Cauca

Asunto: Solicitud de Concepto.

TRÁNSITO - RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES.

Radicado No. 20263030697182 del 20 de abril de 2026 Respetada señora Helen, reciba un cordial saludo de parte del Ministerio de Transporte. La Coordinación del Grupo Conceptos y Apoyo Legal de la Oficina Asesora de Jurídica del Ministerio de Transporte, en ejercicio de sus funciones, se permite dar respuesta a la solicitud contenida en el documento radicado con el No. 20263030697182 del 20 de abril de 2026 , mediante el cual formula la siguiente: CONSULTA “Concepto técnico-jurídico sobre procedimiento de reconstrucción de expedientes en materia de tránsito, conforme a la Resolución 202030400006765 de 2020 del ministerio de transporte para el vehículo de placa YAB400 y demás normas concordantes, según lo informado por este organismo de tránsito en el oficio de petición adjunto y en el historial de pruebas del automotor”. CONSIDERACIONES En virtud de lo preceptuado en el artículo 2 de la Resolución 0005280 del 29 de noviembre de

2013, mediante el cual se establecen entre otras, las funciones del Grupo Conceptos y Apoyo Legal de la Oficina Asesora de Jurídica de este Ministerio: “6. Conceptuar en materia de transporte Aéreo, Marítimo, Fluvial, Férreo, Masivo y Terrestre, que no sean competencia de otras entidades.

7. Conceptuar y absolver las consultas que sean sometidas a su consideración que formulen los organismos públicos y privados, así como las personas particulares y las demás que sean sometidas a su consideración”.

Por lo anterior, debemos señalar que el Grupo Conceptos y Apoyo Legal de la Oficina Asesora Jurídica tiene funciones específicas, lo que implica analizar de manera abstracta y general el tema objeto de estudio. No tiene facultades para resolver casos concretos presentados a la administración. Marco normativo 1 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

Radicación de PQRS-WEB: https://mintransporte.powerappsportals.com Correo electrónico: servicioalciudadano@mintransporte.gov.co de lunes a viernes de 7:30 a.m. A 4:30 p.m.Para contestar cite:

Radicado MT No.: 20261340587981

20261340587981 28-04-2026 El artículo 162 de la Ley 769 de 2002, “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito

adopción de las políticas, planes, programas, proyectos y regulación económica en materia de transporte, tránsito e infraestructura en los modos de transporte. No obstante, es pertinente resaltar que esta Cartera Ministerial, no funge como superior jerárquico de los organismos de tránsito, por tal razón, no somos la autoridad competente para pronunciarnos sobre los procedimientos realizados por las autoridades de tránsito municipal, departamental y/o distritales, teniendo en cuenta que son entes autónomos e independientes. Dicho lo anterior, se absuelve el objeto de la consulta, concepto que tiene el alcance de que trata el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso 5 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20261340587981 28-04-2026 Administrativo y en consecuencia no es de obligatorio cumplimiento, ni tiene efectos

evidencias materiales de la pérdida parcial o total de los expedientes se debe proceder a 2 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20261340587981 28-04-2026 verificar los instrumentos de consulta y registro con los que cuente la entidad responsable de la custodia, tales como Inventarios documentales, sistemas de registro y control de préstamos de expedientes, así como testimonios y evidencias aportadas por los titulares de los expedientes o la información aportada por las autoridades para identificar cuáles son los expedientes que se han perdido parcial o totalmente. Artículo 5°. De la reconstrucción. Advertida la pérdida total o parcial de los expedientes y su identificación, incluidos los casos en que la pérdida haya sido parcial, se realizará un diagnóstico integral de los mismos para determinar, cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y, posteriormente reconstruidos.

Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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20261340587981 28-04-2026 expedientes reconstruidos será la que le asignen los códigos de procedimiento de cada especialidad del derecho. Artículo 11°. autenticidad de los expedientes reconstruidos. el funcionario competente, encargado del procedimiento de reconstrucción, durante la ejecución de este deberá asegurar que los expedientes reconstruidos, cumplan con requisitos de autenticidad, integridad, veracidad y fidelidad. Artículo 12°. Principio de prueba por escrito. Cuando con los instrumentos archivísticos clispol1iples no sea posible la reconstrucción total de los expedientes, se dará aplicación al principio de prueba por escrito. (…)”.

De otra parte, surge una obligación de las entidades públicas de propender por el manejo, guarda y custodia de los archivos, por lo tanto, ante el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, deben adelantar todas las gestiones necesarias para su reconstrucción, situación que fue abordada por la Corte Constitucional en la Sentencia T-295 del 2000:

reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas”. Conclusión En virtud de las normas parcialmente transcritas y frente a los interrogantes elevados en su escrito de consulta, se precisa lo siguiente: Respuesta a los interrogantes planteados En atención a su consulta, es preciso señalar que en materia de tránsito no existe normas que regulen la figura de reconstrucción de expedientes, sin embargo, el artículo 162 del Código Nacional de Tránsito T errestre en cuanto a compatibilidad y analogía permite remitirse al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y al Código de 1 Corte Constitucional. Sala Quinta de Revisión. Sentencia de T utela 398 del 2015. 4 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

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Radicado MT No.: 20261340587981

20261340587981 28-04-2026 Procedimiento Civil, y le serán aplicables a las situaciones no reguladas por el citado código, cuando no fueren incompatibles y no hubiere normas prevista para el caso en análisis.

Radicado MT No.: 20261340587981

20261340587981 28-04-2026 El artículo 162 de la Ley 769 de 2002, “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones.”, establece: “Artículo 162. Compatibilidad y analogía. Las normas contenidas en el Código Contencioso Administrativo, Código Penal, Código de Procedimiento Penal y Código de Procedimiento Civil, serán aplicables a las situaciones no reguladas por el presente código, en cuanto no fueren incompatibles y no hubiere norma prevista para el caso en análisis”. Por su parte, el artículo 126 de la Ley 1564 del 12 de julio de 2012, “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”, respecto de la reconstrucción de expedientes establece lo siguiente: “Artículo 126. Trámite para la reconstrucción. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará

reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.

4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.

5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido”.

Por otra parte, el Acuerdo 007 del 15 de octubre 2014, “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones” , expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, respecto a la reconstrucción de expedientes señala: “Artículo 1° Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo aplica a todas las Entidades del Estado en sus diferentes niveles: nacional. departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por Ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000. (…) Artículo 4°. Determinación de la pérdida total o parcial de expedientes: De acuerdo con las evidencias materiales de la pérdida parcial o total de los expedientes se debe proceder a 2 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte.

su identificación, incluidos los casos en que la pérdida haya sido parcial, se realizará un diagnóstico integral de los mismos para determinar, cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y, posteriormente reconstruidos. Artículo 6°. Instrumentos y tramites a utilizar para facilitar la reconstrucción de los expedientes, Se deberán utilizar instrumentos archivísticos como: Inventarios Documentales, Cuadros de clasificación, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Sistemas de Registro y Control de, Correspondencia y Comunicaciones Oficiales, generados tanto por la entidad responsable de adelantar el proceso de reconstrucción como de entidades en la::; que puedan reposar tipos documentales o expedientes completos que faciliten la labor con el fin de lograr, en lo posible, la reconstrucción total o parcial de los expedientes según corresponda. Artículo 7°. Procedimiento a seguir para la reconstrucción de expediente.

1. De inmediato, informar, a la Entidad propietaria de la información, de lo cual se dejará constancia, de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato a la sección y/o subsección que tenga a su cargo el expediente, al secretario general o el funcionario de igual o superior jerarquía.

2. Presentar la correspondiente denuncia a la fiscalía general de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado.

3. Cumplido el procedimiento establecido en el artículo 5° del presente Acuerdo, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente.

4. Investigación por pérdida de expediente; que debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que, se debe reconstruir

a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente.

4. Investigación por pérdida de expediente; que debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que, se debe reconstruir 5. los secretarios generales de las entidades, o quienes hagan sus veces, deberán realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan.

6. Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se procederá a conformar el o los expedientes dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del mismo. (…) Artículo 9°. Práctica de pruebas . el funcionario competente, practicará las pruebas que estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado en el código de procedimiento civil o en su defecto el código general del proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes. la práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a archivos y/o sistemas de información onde se pueda encontrar información que sea pertinente para la correspondiente reconstrucción.

Artículo 10°. valor probatorio de los expedientes reconstruidos. el valor probatorio de los 3 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte. Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf

parcial, deben adelantar todas las gestiones necesarias para su reconstrucción, situación que fue abordada por la Corte Constitucional en la Sentencia T-295 del 2000:

“Toda vez que las entidades públicas tienen la obligación de propender por el manejo idóneo de la guarda y custodia de los archivos y que en caso que los documentos se extravíen o deterioren hacer todas las gestiones necesarias para su reconstrucción con el fin de que los interesados puedan acceder a ellos y a partir de los mismos ejercer sus derechos, entre ellos el de acceder a la administración de justicia para promover su cumplimiento”. Al respecto la Sentencia T-398 del 20151 emanada del Órgano Constitucional, sostuvo: “(…) las entidades que administran los archivos públicos tienen una obligación general de seguridad y diligencia en la conservación de la información personal que custodian; ii) la Corte ha identificado deberes específicos de corrección, reconstrucción e indemnización, por el mal manejo de los datos por parte de las entidades que los custodian; iii) en materia de reconstrucción de archivos y expedientes de la administración, la jurisprudencia de esta Corporación lo ha ordenado con fundamento en las disposiciones del Código de Procedimiento Civil y actualmente, las del Código General del Proceso; y iv) recientemente el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014, que regula el proceso de reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas”. Conclusión En virtud de las normas parcialmente transcritas y frente a los interrogantes elevados en su escrito de consulta, se precisa lo siguiente: Respuesta a los interrogantes planteados

20261340587981 28-04-2026 Procedimiento Civil, y le serán aplicables a las situaciones no reguladas por el citado código, cuando no fueren incompatibles y no hubiere normas prevista para el caso en análisis. De otra parte, en las disposiciones de carácter Civil, el legislador creo la figura de reconstrucción de expedientes ante la eventualidad de pérdida o destrucción de las piezas procesales que conforman estos instrumentos documentales, dichos eventos de pérdida o extravíos no son ajenos a la actividad judicial y/o administrativa, cuyas circunstancias corresponden a diversa índole. Por lo cual, surge una obligación de las entidades públicas de propender por el manejo, guarda y custodia de los archivos, por lo tanto, ante el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, deben adelantar todas las gestiones necesarias para su reconstrucción. Ahora bien, se resalta que los archivos e información pública son bienes del Estado y ante la perdida de estos, es obligación realizar las respectivas denuncias y actuar con celeridad, a grosso modo, una vez verificado el deterioro, extravió, pérdida total o parcial, se debe proceder a proferir acto administrativo motivado aperturando la investigación pertinente, y hacer un seguimiento periódico sobre los avances de la reconstrucción hasta la culminación de las acciones, de ser necesario se requerirá a terceros para que expida copia auténtica o copia con la anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, formando parte las documentales allegadas al expediente reconstruido. Así mismo, el funcionario competente debe ordenar la práctica de las pruebas que estime conducentes y

con la anotación que “el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, formando parte las documentales allegadas al expediente reconstruido. Así mismo, el funcionario competente debe ordenar la práctica de las pruebas que estime conducentes y pertinentes, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información. Por lo tanto, la reconstrucción de expedientes es una figura procesal o procedimiento de carácter técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad, de lo contrario, de no existir un expediente no se podrían determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Por lo anterior, serán las autoridades de tránsito para el caso en particular, quienes deben realizar la respectiva reconstrucción del expediente, vale precisar qué el Ministerio de Transporte no es el superior jerárquico de los referidos Organismos, motivo por el cual no es el competente para establecer el procedimiento que deben adelantar para la reconstrucción de expedientes, especialmente si el responsable del expediente es el Organismo de Tránsito. Finalmente, es pertinente precisar que en virtud del artículo 1 del Decreto 087 de 2011 “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Transporte, y se determinan las funciones de sus dependencias”, el Ministerio de Transporte tiene como objetivo primordial la formulación y adopción de las políticas, planes, programas, proyectos y regulación económica en materia de transporte, tránsito e infraestructura en los modos de transporte. No obstante, es pertinente resaltar que esta Cartera Ministerial, no funge como superior jerárquico de los organismos de

Radicado MT No.: 20261340587981

20261340587981 28-04-2026 Administrativo y en consecuencia no es de obligatorio cumplimiento, ni tiene efectos vinculantes, pues se trata de “… orientaciones, puntos de vista, consejos y cumplen tanto una función didáctica como una función de comunicación fluida y transparente”, conforme al pronunciamiento de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-542 de 2005. Cordialmente,

AMPARO ASTRID RAMÍREZ CRUZ

Coordinadora Grupo Conceptos y Apoyo Legal Oficina Asesora de Jurídica Ministerio de Transporte Proyectó: Ana María Gómez Álvarez – Contratista Grupo Conceptos y Apoyo Legal – OAJ.

Revisó: Yulimar Maestre Viana - Profesional Especializado - Grupo Conceptos y Apoyo Legal 6 ________________________________________________________________________ Ministerio de Transporte Recuerde que no debe hacer ningún tipo de pago para agilizar trámites en el Ministerio de Transporte.

Denuncie presuntos actos de corrupción en los trámites y servicios de la Entidad al 018000 110950 Atención virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. A 5:00 p.m., agendando su cita a través del enlace: https://bit.ly/2UFT eTf Línea de servicio al ciudadano: (+57 601) 3240800 opción 1. Línea gratuita nacional: 01 8000 112042

Radicación de PQRS-WEB: https://mintransporte.powerappsportals.com Correo electrónico: servicioalciudadano@mintransporte.gov.co de lunes a viernes de 7:30 a.m. A 4:30 p.m.