MINVIVIENDA - Resolución 1480 de 2022

RESOLUCIÓN 1480 DE 2022

(marzo 29) Diario Oficial No. 51.992 de 30 de marzo de 2022 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Por la cual se establece y se adopta la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. LA SECRETARIA GENERAL DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en particular las conferidas en el artículo 208 de la Constitución Política, artículos 58 , 59 y 61 de la Ley 489 de 1998, los artículos 3o numerales 2 y 5, en concordancia con el artículo 25 numeral 14 del Decreto número 1874 de 2021 y la Directiva Permanente 03 de 2019, CONSIDERANDO: Que la protección de los datos personales está consagrada en el artículo 15 de la Constitución Política como el derecho fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar y su buen nombre, lo mismo que conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas. En desarrollo de los preceptos constitucionales antes citados, el Congreso de la República expidió la Ley 1266 de 2008, con el objeto de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos personales; Que el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales

para la protección de datos personales”, y el artículo 2.2.2.25.3.1 . del Decreto número 1074 de 2015 consagraron la necesidad de garantizar, de forma integral, la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Hábeas Data y establecieron, dentro de los deberes de los responsables del tratamiento de datos personales, desarrollar políticas para este derecho; Que la Ley 1712 de 2014, sobre transparencia y derecho de acceso a la información pública nacional, adiciona nuevos principios, conceptos y procedimientos para el ejercicio y garantía del referido derecho; junto con lo dispuesto en el Libro 2. Parte VIII, Título IV “Gestión de la Información Clasificada y Reservada” del Decreto número 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura”, que establece disposiciones sobre el acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados; Que el Decreto número 1499 de 2017, el cual modificó el Decreto número 1083 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública), adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), definiéndolo en su artículo 2.2.22.3.2 como “... un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan lasnecesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio”; Que mediante la Directiva Permanente número 03 de 23 de enero de 2019, el Ministerio de Defensa

Nacional define los “Lineamientos para la definición de la Política de Tratamiento de Datos Personales” en el Ministerio de Defensa Nacional”; para que “las unidades ejecutoras/dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, la Policía Nacional y las entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de Defensa Nacional, como responsables del tratamiento de datos personales, adopten la política para la recolección, manejo, tratamiento y protección de datos personales y privacidad de todas las personas, que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad, hayan suministrado datos personales a través de los distintos canales de atención, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013, con el propósito de garantizar y proteger el derecho fundamental de Hábeas Data en el marco de lo establecido en las mencionadas normas. Así mismo, unificar los criterios por publicar en sus respectivos sitios web relacionados con los términos y condiciones de uso”; Que en la Directiva antes citada, en su numeral 3 Ejecución, Literal b) Misiones Particulares, se establecen para la Secretaría General - MDN (entre otros) la de “...c) Adoptar en el interior de su respectiva unidad ejecutora/dependencia o Policía Nacional la Política Institucional de Datos Personales...”; Que mediante Resolución Ministerial número 1713 del 16 de junio de 2020, el Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional designa como Oficial de Protección de Datos de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional al Coordinador del Grupo Ayudantía General.

Con el propósito de garantizar la seguridad y privacidad de la información, se deben establecer y adoptar los lineamientos de la Política de Tratamiento de Datos Personales, de manera que contenga los necesarios para el tratamiento de los datos personales recolectados directamente por la entidad o trasladados por otras autoridades, en el actual contexto institucional; Que, en mérito de lo expuesto: RESUELVE: ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene como objeto establecer lineamientos que orienten el tratamiento de Datos Personales en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, de manera que permitan una adecuada gestión institucional, complementario a lo establecido en la Directiva Permanente número 03 de 23 de enero de 2019. ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Los lineamientos definidos en la presente resolución aplican a los datos personales que reposan en bases de datos y/o archivos que se encuentren en poder de la Entidad, de los servidores públicos, contratistas, operadores, terceros y todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan algún tipo de relación con la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional y que, de conformidad con la normativa vigente, sean objeto de tratamiento. PARÁGRAFO. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, en relación con el tratamiento de los datos personales, da por entendido que los mismos son propiedad de los titulares, y solo hará uso de aquellos para la finalidad manifiesta al titular. Se exceptúan de este alcance los casosestablecidos por el artículo 2o de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo modifiquen, deroguen o subroguen. ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para efecto de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones (1) : a. Anonimización (2)

subroguen. ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para efecto de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones (1) : a. Anonimización (2) : Un “dato anónimo” no permite razonablemente establecer a qué persona natural se refiere, vincula o asocia, entonces dicha información no es un dato personal. Los datos personales que hayan sido objeto de procesos de anonimización, cifrado, presentados con un seudónimo o que por cualquier medio, tecnología o proceso se desvinculan o desasocian de una persona natural, pero que puedan utilizarse para volver a identificar a esa persona, siguen siendo datos personales. b. Autorización: Consentimiento previo, voluntario, excepcional, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. c. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable o Encargado, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. d. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. e. Confidencialidad: Propiedad de prevenir el acceso o la divulgación de la información a personas o sistemas no autorizados. f. Custodio del activo de información: Es una parte designada de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, un cargo, proceso, o grupo de trabajo encargado de administrar y

hacer efectivos los controles de seguridad que el propietario haya definido. g. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). h. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

j. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. k. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.l. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,

organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. m. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. n. Información: Conjunto organizado de datos generados, obtenidos, adquiridos, transformados o controlados que constituyen un mensaje sin importar el medio que lo contenga (digital y no digital). o. Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de la Unidad de Gestión General que tiene como función u obligación, velar por la implementación efectiva de las políticas (del Programa Integral de Protección de Datos Personales) y procedimientos adoptados para cumplir la norma de protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la Entidad. p. Operadores o proveedor de redes y servicios de telecomunicaciones (3) : Persona jurídica responsable de la operación de las redes y/o de la provisión de servicios de comunicaciones. q. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. r. Seguridad de la información: Preservación de la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información, además, otras propiedades tales como autenticidad, responsabilidad, no repudio y

confiabilidad pueden estar involucradas [NTC-ISO/IEC 27001]. s. Titular de los datos: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. t. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. u. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

w. Terceros: Partes interesadas o grupos de interés de carácter externo de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional que soliciten información que contengan datos personales. Entre estos se pueden considerar a los ciudadanos, entes de vigilancia, control y/o certificación.

1. Unidad de Gestión General (UGG) (4) : Se debe entender como Unidad de Gestión General delMinisterio de Defensa Nacional, la Unidad Ejecutora que abarca los despachos del ministro, de los Viceministros, de la Secretaría de Gabinete de la Secretaría General, así como las Oficinas, Direcciones y demás dependencias del Ministerio de Defensa Nacional que no hayan sido consideradas por la ley como Sección Presupuestal o Unidades Ejecutoras Especiales o que no tengan autonomía administrativa o financiera, ya que no se encuentren comprendidas dentro de alguna de estas.

ARTÍCULO 4o. Principios esenciales para el tratamiento de datos personales Para el desarrollo y aplicación del tratamiento de datos personales registrados en las bases de datos y

administrativa o financiera, ya que no se encuentren comprendidas dentro de alguna de estas. ARTÍCULO 4o. Principios esenciales para el tratamiento de datos personales Para el desarrollo y aplicación del tratamiento de datos personales registrados en las bases de datos y archivos, se observarán los principios rectores establecidos en el artículo 4o de la Ley 1581 de 2012 y de la Ley 1712 de 2014, los cuales serán objeto de aplicación de criterios de armonización, ante la duda de su aplicabilidad o conflicto entre los mismos, en el caso concreto. a. Principio de legalidad: El tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones normativas que se desarrollen. b. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular. c. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en los casos que establezca la ley. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se debe dar tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error. e. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del

responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Los sujetos obligados están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la información en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales o legales. f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. g. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas quesean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el

tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.

1. Principio de buena fe. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo harán con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.

j. Principio de facilitación. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional deberá facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo. k. Principio de no discriminación. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud. l. Principio de gratuidad. El acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información. m. Principio de celeridad. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional propenderá por la agilidad en los trámites y la gestión administrativa para atender los requerimientos de información. n. Principio de eficacia. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional facilitará el ejercicio de los derechos colectivos e individuales relacionados con el acceso a información pública

mediante el establecimiento de resultados mínimos en relación con las responsabilidades que les atañen. o. Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental. p. Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.ARTÍCULO 5o. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de estos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el artículo 9 de la presente resolución, y sobre la base de la ley y la normativa vigente. A continuación, se presentan los datos de identificación del responsable del tratamiento: a. Nombre: Ministerio de Defensa Nacional

b. NIT: 899.999.003-1

c. Dirección: Bogotá - Colombia - Avenida El Dorado carrera 54 núm. 26-25 CAN Edificio Fortaleza d. Sitio web: http://www.mindefensa.gov.co e. Correo electrónico: usuarios@mindefensa.gov.co f. Teléfono: PBX: (571) 3150111 g. Línea gratuita de atención al cliente: 01-800-0913022

Canales de servicio: Escrito

Dirección: Bogotá - Colombia - Avenida El Dorado Carrera 57 núm. 43-28 (CAN), puerta 8.

Correo electrónico: usuarios@mindefensa.gov.co Mecanismo de interacción: Formulario PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) ubicado en el portal

www.mindefensa.gov.co Presencial

Dirección: Bogotá - Colombia - Avenida El Dorado Carrera 54 núm. 26-25 CAN Edificio Fortaleza.

Horario de atención: De lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

ARTÍCULO 6o. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Los encargados del tratamiento de los datos personales son el personal civil y uniformado al servicio de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, así como las personas naturales o jurídicas vinculadas a través de cualquier tipo de contratación, que en cumplimiento de sus funciones o del objeto contractual realicen operaciones sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior es extensible a estudiantes en prácticas que realicen o apoyen este tipo de funciones. Los encargados del tratamiento de los datos personales deben cumplir con los deberes establecidos por el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, definidos en la Directiva

en prácticas que realicen o apoyen este tipo de funciones. Los encargados del tratamiento de los datos personales deben cumplir con los deberes establecidos por el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, definidos en la Directiva Permanente número 03 de 23 de enero de 2019: Numeral 3 - Ejecución b. Misiones Particulares, III Funcionarios y contratistas de las unidades ejecutoras/dependencias del Ministerio de Defensa Nacionaly la Policía Nacional como encargados del tratamiento de datos personales. ARTÍCULO 7o. DERECHOS DE LOS TITULARES. El titular de los datos personales recolectados por la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional tiene los siguientes derechos, establecidos en la Directiva Ministerial número 03 de 23 de enero de 2019: Numeral 2Información Literal c. Lineamientos para la definición de la Política de Tratamiento de Datos Personales por parte de las unidades ejecutoras del MDN, la Policía Nacional y las entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de Defensa Nacional, Punto VI. Derechos de los Titulares de Datos Personales. a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante el responsable del tratamiento de datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o que no haya sido autorizado por el titular. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de datos personales, salvo

en los casos expresamente exceptuados en la ley. c. Ser informado por responsable del tratamiento de datos personales, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o encargado. ARTÍCULO 8o. PERSONAS LEGITIMADAS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES DE DATOS PERSONALES. Los derechos establecidos en el artículo 7 de la presente resolución podrán ser ejercidos por las siguientes personas: a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional le ponga a disposición. b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. c. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro. e. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por sus representantes legales o tutores. ARTÍCULO 9o. TRATAMIENTO AL CUAL SON SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, como responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos y/o archivos que

ARTÍCULO 9o. TRATAMIENTO AL CUAL SON SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD. La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, como responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos y/o archivos que gestiona, realizará la recolección a través de medios físicos o digitales, almacenamiento eninfraestructura tecnológica o archivos físicos, haciendo uso para las finalidades específicas en diferentes medios, circulación permitida en el marco normativo y administración de los mismos de acuerdo a las políticas de operación, sin permitir en ningún caso el acceso a la información por terceros, salvo en casos expresamente previstos en la ley, sin permitir la violación de derechos de los titulares, con el fin de: a. Permitir el desarrollo del objeto de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, en los términos de los artículos 5o del Decreto número 1512 de 2000 y el artículo 59 de la Ley 489 de 1998, o las normas que los modifiquen, subroguen o deroguen. b. Desarrollar los estudios previos y procesos de selección para la contratación oficial de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional destinada a garantizar el funcionamiento de la entidad y la ejecución de proyectos y el desarrollo de esquemas de gerencia de proyectos. c. Realizar la selección, contratación y/o vinculación de servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la entidad. d. Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional y planes de atención a emergencias.

e. Mantener actualizada la historia laboral y registros de nómina de funcionarios de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. f. Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias. g. Conservar evidencia de los eventos realizados, audiencias de adjudicación de contratos, reuniones internas y externas. h. Atender requerimientos de información de entes de control tanto internos como externos.

1. Efectuar la convocatoria y generar evidencia de la realización de sesiones de rendición de cuentas y participación ciudadana.

j. Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, a través de encuestas. k. Registrar y/o autorizar el ingreso a las instalaciones principales o cualquier edificación que sea utilizada para cumplir la misión de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. l. Realizar análisis de seguridad para garantizar la protección de las personas y los bienes materiales que se encuentren en las instalaciones referidas en el literal k de este numeral. m. Realizar monitoreo a través de sistemas de videovigilancia para mitigar riesgos de seguridad física y del entorno en el perímetro e instalaciones principales o cualquier edificación que sea utilizada para cumplir la misión de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. ARTÍCULO 10. Transmisión, transferencia e interoperabilidad de datos personales. Complementario a lo establecido en la Directiva Permanente número 03 de 23 de enero de 2019: Numeral 2 - Información Literal c. Lineamientos para la definición de la Política de Tratamiento deDatos Personales por parte de las unidades ejecutoras del MDN, la Policía Nacional y las entidades

adscritas y vinculadas al Ministerio de Defensa Nacional Punto XV. Transferencia y transmisión de datos personales e información personal, la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, exclusivamente para el desarrollo de sus objetivos y funciones legales, podrá transmitir a los operadores de los distintos programas e iniciativas, datos personales que haya recolectado y tenga bajo su custodia, quienes suscribirán un contrato de transmisión de datos personales en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto número 1074 de 2015, o la norma que lo modifique, subrogue o derogue, así como realizar las transferencias de información a los entes de control o aquellos estipulados en la ley o cualquiera que indique un mandato judicial, de igual manera, aportando a la transformación digital del Estado. Así mismo, se podrá realizar intercambio de información en el marco de la interoperabilidad con otras entidades, previa suscripción de un documento tipo acuerdo entre las partes que lo formalice.

ARTÍCULO 11. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE GESTIONAR LAS SOLICITUDES.

La Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, a través de la Oficina de Relación con el Ciudadano o el que haga sus veces y de acuerdo con el procedimiento interno vigente, es responsable de la recepción, radicación y reparto de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias del titular de la información para que pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales y/o revocar la autorización conferida a la Unidad de Gestión

General del Ministerio de Defensa Nacional para el tratamiento de los mismos. Por su parte, el funcionario que ejerza las funciones de Oficial de Seguridad y privacidad de la información es responsable de realizar el monitoreo periódico a la atención y respuesta que efectúen los encargados del tratamiento a los requerimientos de dicha naturaleza, en complemento a las establecidas en la Directiva Permanente número 03