MINVIVIENDA - Resolución 5037 de 2021

RESOLUCIÓN 5037 DE 2021

(noviembre 26) Diario Oficial No. 51.870 de 26 de noviembre de 2021 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Por la cual se expide el nuevo Reglamento lnterno de recaudo de cartera y pago de las obligaciones del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares, Policía Nacional y se deroga la resolución No 546 del 14 de febrero de 2007, y aquellas que la modifiquen. EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL En ejercido de sus facultades legales y en especial las consagradas en el numeral 1 del artículo 2o y 5o de la Ley 1066 de 2006, artículo 1o y 2o del Decreto 4473 de 2006, artículos 3.1.1 . y 3.1.2 . del Decreto 1625 de 2016, y CONSIDERANDO: Que el procedimiento administrativo de cobro coactivo encuentra sustento en los artículos 2o , 116 , 189 numeral 20 y 209 de la Constitución Política, en los que se autoriza a la administración para que adelante en forma autónoma el cobro de las obligaciones a favor de la Nación, sin necesidad de acudir a los jueces, a través del procedimiento administrativo de cobro coactivo de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna. Que dando cumplimiento a lo consagrado en la Ley 1066 del 29 de julio de 2006 y en el Decreto 4473 del 15 de diciembre de 2006 (Compilado en el Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016), este Ministerio mediante la Resolución No. 546 del 14 de febrero de 2007, expidió el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las obligaciones del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares,

del 11 de octubre de 2016), este Ministerio mediante la Resolución No. 546 del 14 de febrero de 2007, expidió el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las obligaciones del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares, Policía Nacional. Que el procedimiento administrativo de cobro coactivo está consagrado en los artículos 823 y siguientes del Estatuto Tributario, el cual faculta a ciertas entidades para hacer efectivos directamente los créditos a su favor, sin necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria. Que existe la necesidad de derogar la Resolución No. 546 del 14 de febrero de 2007, en respuesta a los cambios que introdujo: La Ley 1437 del 18 de enero de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificada por la Ley 2080 del 25 de enero de 2021 Por medio de la cual se Reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. La Ley 1564 del 12 de julio de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, al regular la actividad procesal en cuanto funciones jurisdiccionales y administrativos que no estén regulados expresamente en otras leyes. El Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, buscósuprimir aquellos procedimientos innecesarios y que los requisitos exigidos para estos sean racionales y proporcionales a los objetivos que se requieren cumplir en la Administración Pública. La Ley 1739 del 23 de diciembre de 2014, por medio de la cual se modifica el Estatuto Tributario, crea

proporcionales a los objetivos que se requieren cumplir en la Administración Pública. La Ley 1739 del 23 de diciembre de 2014, por medio de la cual se modifica el Estatuto Tributario, crea mecanismos de lucha contra la evasión, y se dictan otras disposiciones. La Ley 1819 del 29 de diciembre de 2016, por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones. La Ley 2080 del 25 de enero de 2021, por medio de la cual se reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 1437 de 2011y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción, y el Decreto 806 del 4 de junio de 2020, por el cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica. Que la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en su título IV, artículos 98 a 101 , reviste a las entidades públicas de la prerrogativa especial de cobro coactivo y establece las reglas de procedimiento para el recaudo de las obligaciones creadas en su favor, que consten en documentos que presten mérito ejecutivo. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 100 de la Ley 1437 de 2011, para los procedimientos de cobro coactivo se deben aplicar las siguientes reglas:

obligaciones creadas en su favor, que consten en documentos que presten mérito ejecutivo. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 100 de la Ley 1437 de 2011, para los procedimientos de cobro coactivo se deben aplicar las siguientes reglas: "1. Los que tengan reglas especiales se regirán por ellas.

2. Los que no tengan reglas especiales se regirán por lo dispuesto en este título y en el Estatuto

Tributario.

3. A aquellos relativos al cobro de obligaciones de carácter tributario se aplicarán las disposiciones del

Estatuto Tributario. En todo caso, para los aspectos no previstos en el Estatuto Tributario o en las respectivas normas especiales, en cuanto fueren compatibles con esos regímenes, se aplicarán las reglas de procedimiento establecidas en la Parte Primera de este Código y, en su defecto, el Código de Procedimiento Civil en lo relativo al proceso ejecutivo singular.". Que la Ley 1564 de 2012 "Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones", tiene por objeto regular la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia, agrarios y todos los asuntos de cualquier jurisdicción o especialidad, así como las actuaciones de particulares y autoridades administrativas, cuando ejerzan funciones jurisdiccionales, en cuanto no estén regulados expresamente en otras leyes. Que la Ley 1739 del 23 de diciembre de 2014 "Por medio de la cual se modifica el Estatuto Tributario, la Ley 1607 de 2012, se crean mecanismos de lucha contra la evasión y se dictan otras disposiciones", en su artículo 54 modificó el artículo 820 del Estatuto Tributario, en lo que correspondiente alprocedimiento para la remisión de las deudas. Que el Decreto Único No 1068

en su artículo 54 modificó el artículo 820 del Estatuto Tributario, en lo que correspondiente alprocedimiento para la remisión de las deudas. Que el Decreto Único No 1068 de 2015 "Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público", adicionado por el Decreto 445 de 2017 "Por el cual se adiciona el Titulo 6 a la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público y reglamenta el parágrafo 4 del artículo 163 de la Ley 1753 de 2015, sobre depuración definitiva de la cartera de imposible recaudo de las entidades públicas del orden nacional, aplicable ante la necesidad de depurar la cartera de imposible recaudo. Que en fallo proferido el 25 de junio de 2014, dentro del proceso No. 25000233600020120039501 (49.299), el Consejo de Estado - Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, al analizó la entrada en vigencia de la Ley 1564 de 2012, precisó que: "... a partir de la entrada en vigencia del Código General del Proceso, esto es, el primero de enero de 2014, en los eventos de remisión al Código de Procedimiento Civil, se entenderá que las normas aplicables serán las dispuestas en la nueva legislación procesal.. ", esto es, en el Código General del Proceso. Que es necesario expedir un Reglamento Interno de Recaudo de Cartera y Pago de las obligaciones del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares, Policía Nacional derogando todas las normas legales sobre el tema, como lo es la Resolución No 5907 de noviembre 18 de 2011 "Manual de Cobro Coactivo" como quiera que éste reglamento contiene todos los fundamentos y procedimientos del Cobro

legales sobre el tema, como lo es la Resolución No 5907 de noviembre 18 de 2011 "Manual de Cobro Coactivo" como quiera que éste reglamento contiene todos los fundamentos y procedimientos del Cobro Coactivo. Que en virtud de los cambios normativos aplicables a la función administrativa de cobro coactivo, se hace necesario derogar la Resolución No 546 del 14 de febrero de 2007 y adoptar el nuevo Reglamento Interno de Recaudo de Cartera de las obligaciones a favor del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares, Policía Nacional. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. Adóptese Reglamento Interno de Recaudo de Cartera y Pago de las obligaciones del Ministerio de Defensa Nacional - Fuerzas Militares Policía Nacional, así:

TITULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

CAPITULO I.

OBJETO, GARANTÍAS, NATURALEZA, CARTERA OBJETO DE COBRO.

ARTÍCULO 2o. OBJETO. Establecer las reglas y el procedimiento que se debe seguir en el Ministerio de Defensa Nacional - Fuerzas Militares - Policía Nacional, para realizar en forma eficiente y oportuna el recaudo de cartera, a la Constitución Política y conforme las leyes, decretos y demás disposiciones que lo regulan.ARTÍCULO 3o. GARANTÍAS. La función del recaudo de cartera bajo el procedimiento administrativo de cobro coactivo del Ministerio de Defensa Nacional - Fuerzas Militares - Policía Nacional, se rige por los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, transparencia, equidad, eficiencia, progresividad y se fundamenta en las garantías constitucionales de legalidad, debido proceso, derecho a la defensa y contradicción, contemplados en los artículos 29 y 209

transparencia, equidad, eficiencia, progresividad y se fundamenta en las garantías constitucionales de legalidad, debido proceso, derecho a la defensa y contradicción, contemplados en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política, en el artículo 3o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o normas que los modifiquen, aclaren o adicionen. ARTÍCULO 4o. NATURALEZA. El procedimiento de cobro coactivo es de naturaleza administrativa por cuanto constituye el ejercicio de una función de la administración. ARTÍCULO 5o. CARTERA OBJETO DE COBRO. Serán objeto de cobro coactivo el conjunto de acreencias a favor del Tesoro Nacional - Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Gestión GeneralDirección General de Sanidad Militar - Dirección General Marítima - Dirección Centro de Rehabilitación Inclusiva), Comando General, Fuerzas Militares de Colombia, (Ejército NacionalFuerza Aérea Colombiana - Armada Nacional) y Policía Nacional, o de los fondos internos de cada una de las Unidades cuando corresponda a responsabilidades administrativas, consignadas en títulos ejecutivos que contengan obligaciones dineradas de manera clara, expresa y actualmente exigibles.

CAPITULO II.

PROCEDIMIENTO.

ARTÍCULO 6o. PROCEDIMIENTO. Para el cobro de las obligaciones de que trata la Ley 1066 de 2006, se aplicará el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario y en lo no regulado en este ordenamiento, se aplicarán las normas del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y del Código General del Proceso. ARTÍCULO 7o. CARÁCTER OFICIOSO. El procedimiento administrativo de cobro persuasivo y coactivo será iniciado e Impulsado de oficio en todas sus etapas.

Administrativo, y del Código General del Proceso. ARTÍCULO 7o. CARÁCTER OFICIOSO. El procedimiento administrativo de cobro persuasivo y coactivo será iniciado e Impulsado de oficio en todas sus etapas. ARTÍCULO 8o. TÉRMINOS PROCESALES. Los términos y oportunidades para la realización de los actos procesales de las partes y los auxiliares de la justicia son perentorios e Improrrogables y renunciables total o parcialmente por los interesados en cuyo favor se concedan, lo cual deberá constar por escrito, de acuerdo con las reglas previstas en el artículo 117 del Código General del Proceso y demás normas que lo modifiquen, aclaren o adicionen. ARTÍCULO 9o. CÓMPUTO DE TÉRMINOS. Los términos comenzarán a correr desde el día siguiente hábil al de la notificación del acto administrativo que lo concede, conforme lo consagrado en el artículo 118 del Código General del Proceso y demás normas que lo modifiquen, aclaren o adicionen. ARTÍCULO 10. IRREGULARIDADES PROCESALES. Las irregularidades procesales pueden ser subsanadas en cualquier tiempo, hasta antes de proferirse el acto administrativo que aprueba el rematesegún el Estatuto Tributario artículo 849-1 y demás normas que lo modifiquen, aclaren o adicionen. La irregularidad se considera saneada cuando el deudor actúa en el proceso y no la alega, cuando el acto cumplió su finalidad garantizando el derecho de defensa. ARTÍCULO 11. INTERPRETACIÓN DE LAS NORMAS PROCESALES. Las dudas que surjan en la interpretación de las normas procesales deberán aclararse mediante la aplicación de los principios generales del derecho procesal, de manera que se cumpla la garantía constitucional del debido proceso y

ARTÍCULO 11. INTERPRETACIÓN DE LAS NORMAS PROCESALES. Las dudas que surjan en la interpretación de las normas procesales deberán aclararse mediante la aplicación de los principios generales del derecho procesal, de manera que se cumpla la garantía constitucional del debido proceso y se respete el derecho de defensa.

TITULO II.

CAPITULO ÚNICO.

DEL TÍTULO EJECUTIVO.

ARTÍCULO 12. DOCUMENTOS QUE PRESTAN MÉRITO EJECUTIVO. Prestan mérito ejecutivo para su cobro bajo el procedimiento administrativo de cobro coactivo, siempre que en ellos conste una obligación clara, expresa, exigible, y debidamente ejecutoriada y en firme, los siguientes documentos:

1. Todo acto administrativo ejecutoriado que imponga a favor del Tesoro Nacional y/o Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Gestión General - Dirección General de Sanidad Militar - Dirección General Marítima - Dirección Centro de Rehabilitación Inclusiva), Comando General, Fuerzas Militares de Colombia (Ejército Nacional - Fuerza Aérea Colombiana - Armada Nacional) y Policía Nacional, la obligación de pagar una suma líquida de dinero, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente.

2. Obligaciones por concepto de multas impuestas dentro de investigaciones jurisdiccionales por siniestro marítimo, administrativas por construcciones indebidas o no autorizadas y/o ocupación en bienes de uso público de la Nación, infracción a normas de marina mercante y obligaciones generadas por servicios de SEMAR Y FONDEO.

3. Sanciones disciplinarias impuestas por la Oficina de Control Disciplinario Interno del Ministerio de

Defensa Nacional (Unidad Gestión General - Dirección General de Sanidad Militar - Dirección General Marítima - Dirección Centro de Rehabilitación Inclusiva), Comando General, Fuerzas Militares de Colombia (Ejército Nacional - Fuerza Aérea Colombiana - Armada Nacional) y la Policía Nacional.

4. Fallo de responsabilidad administrativa, previsto en la Ley 1476 del 2011 y demás normas que la modifiquen, aclaren o adicionen.

5. Multas por concepto de cuotas de Compensación Militar previstas en la Ley 1861 del 2017, y aquellas que la modifiquen, aclaren o adicionen.

6. Cuotas partes pensiónales a favor de la Entidad que consten en las respectivas resoluciones de reconocimiento de pensión de jubilación y a cargo de las entidades concurrentes, de conformidad con lo establecido en la Ley vigente que regule la materia.7. Sentencias y demás decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas que impongan a favor del Tesoro Nacional - Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Gestión General - Dirección General de Sanidad Militar - Dirección General Marítima - Dirección Centro de Rehabilitación Inclusiva), Comando General, Fuerzas Militares de Colombia (Ejército Nacional - Fuerza Aérea Colombiana - Armada Nacional) y Policía Nacional, la obligación de pagar una suma líquida de dinero.

8. Contratos, Cláusula Penal y Multas pactadas en actuaciones contractuales, impuestas mediante acto administrativo, debidamente ejecutoriado y en firme de conformidad con el artículo 99 numeral 2 de Ley 1437 de 2011 CPACA, y aquellas que la modifiquen, aclaren o adicionen.

9. Para la Policía Nacional: Multas impuestas por el ICBF en desarrollo de la Ley 1918 del 2018, cuya fase persuasiva desarrollará la DUIN.

Ley 1437 de 2011 CPACA, y aquellas que la modifiquen, aclaren o adicionen.

9. Para la Policía Nacional: Multas impuestas por el ICBF en desarrollo de la Ley 1918 del 2018, cuya fase persuasiva desarrollará la DUIN.

10. Los títulos valores de acuerdo con lo dispuesto por el Código de Comercio.

11. Los demás que consten en un título ejecutivo (acto administrativo o título valor) que cumpla las condiciones de ser claro, expreso y actualmente exigible.

TITULO III.

ETAPAS DEL PROCESO DE COBRO.

CAPITULO I.

COBRO PERSUASIVO.

ARTÍCULO 13. DEFINICIÓN. La etapa de cobro persuasivo es una etapa previa al inicio del cobro de la obligación de forma coactiva, constituye la oportunidad de establecer contacto con el deudor e invitarlo a realizar el pago efectivo de una obligación reconocida en un título ejecutivo que contenga una obligación clara, expresa y actualmente exigible. Inicia con el requerimiento a pagar en forma voluntaria las obligaciones a su cargo, bien de manera inmediata o a través de la concertación de fórmulas de arreglo con facilidades de pago, y termina una vez se surtan los requisitos descritos en el artículo 23 de esta resolución, entre ellos las invitaciones formales al pago, previamente al envió de los documentos constitutivos del título ejecutivo para dar inicio al proceso administrativo de cobro coactivo, a fin de evitar el desgaste y los costos que conlleva adelantar todo un proceso, resolviendo el pago de las obligaciones de manera consensual y beneficiosa para las partes. ARTÍCULO 14. NATURALEZA. La etapa de cobro persuasivo es de naturaleza administrativa y de carácter conciliatorio, en la cual, una vez concertada con el deudor y cancelada la obligación, se dará

ARTÍCULO 14. NATURALEZA. La etapa de cobro persuasivo es de naturaleza administrativa y de carácter conciliatorio, en la cual, una vez concertada con el deudor y cancelada la obligación, se dará por terminada la actuación. ARTÍCULO 15. COMPETENCIA. Son competentes para adelantar la etapa de cobro persuasivo el Director, Jefe o Coordinador de la Dependencia o Unidad Ejecutora donde se originó la obligación y/o funcionarios que adelanten acciones administrativas que puedan dar origen a obligaciones a favor del Ministerio de Defensa - Fuerzas Militares - Policía Nacional.PARÁGRAFO: Las Unidades Ejecutoras implementarán un área a nivel central que se encargue de verificar la adecuada aplicación de los procedimientos en etapa persuasiva, y de cada una de sus dependencias, antes de ser enviados al Ministerio de Defensa Nacional. ARTÍCULO 16. OBLIGACIONES. El funcionario competente para adelantar el cobro persuasivo deberá cumplir las actuaciones y tomar las decisiones que se relacionan a continuación:

1. Constituir y/o verificar el título que preste mérito ejecutivo, que sea claro expreso y actualmente exigible, y que contenga la constancia de ejecutoria.

2. Surtir las actuaciones correspondientes a la etapa de cobro persuasivo conformando el expediente con los siguiente documentos; copia del trámite de notificación del título ejecutivo (citación para la notificación personal realizada al obligado a la última dirección registrada en el expediente administrativo, folio u hoja de vida, o al lugar de trabajo cuando se trate de funcionarios activos), copia

del acta de notificación personal en la que conste la fecha y hora de la misma, así como la entrega del respectivo acto administrativo, o en su defecto, los documentos en que conste la notificación subsidiaria conforme a las normas legales vigentes.

3. Agotar todos los medios necesarios para la ubicación del deudor, solicitando Información a las entidades públicas y/o privadas que puedan contener registros del domicilio o residencia y demás datos personales de los deudores.

4. Realizar mínimo dos (2) requerimientos escritos invitando al obligado para que en forma voluntaria efectúe el pago, suministrando el número de la cuenta bancaria en la cual debe efectuar la cancelación de la obligación, e informando que las obligaciones a favor del estado generan Intereses moratorios desde la fecha de su exigibilidad hasta el pago total de la obligación.

5. Surtir y aportar los documentos en que conste que se ha agotado el trámite de cobro persuasivo

(primer y segundo requerimiento de pago, enviados a la última dirección que registra el obligado, o a la dependencia o unidad en la que se encuentre laborando, cuando se trate de funcionarios activos).

6. En los casos en que el deudor haya fallecido el responsable del cobro persuasivo identificará los herederos y constituirá el título ejecutivo a su nombre. Igualmente debe realizar la consulta a la DIAN para verificar la existencia o no del proceso de sucesión y constituirse como parte dentro del respectivo proceso sucesoral ya sea judicial o notarial, cuando a ello hubiere lugar.

7. En el evento que la acción de cobro realizada en etapa persuasiva supere los seis meses y cuya

cuantía de la obligación supere los 5 SMMLV, deberá reportar al obligado (persona natural o jurídica) como deudor moroso del Estado ante la Contaduría General de la Nación; lo anterior de conformidad con la Ley No 1066 de 2006 y demás normas que la modifiquen, aclaren o adicionen, o en su defecto, certificar por parte del funcionario competente (Director Financiero de la Unidad Ejecutora), que el deudor no cumple con los requisitos para ser reportado de acuerdo a lo señalado en el inciso 3 del parágrafo 3 del artículo 4o de la Ley 716 de 2001, modificado y adicionado por el artículo 20 de la Ley 901 de 2004 y el artículo 4o parágrafo 2 y artículo 5o de la Resolución No. 037 de fecha 5 de febrero de 2018 de la Contaduría General de la Nación) y demás normas que la modifiquen, aclaren o adicionen.8. Informar al jefe o Director Financiero de la respectiva Unidad Ejecutora donde se originó la obligación pendiente por cobrar para que esta sea registrada en sus estados financieros, previo al traslado a cobro coactivo debe otra certificación escrita del registro.

9. Las dependencias generadoras de actos administrativos que den lugar a derechos a favor de la entidad y/o realicen las gestiones de cobro persuasivo deben conciliar en forma periódica con al área financiera de la respectiva Unidad, las obligaciones pendientes de cobro frente a los registros contables, para

garantizar que los mismos se encuentren reconocidos en los estados financieros.

10. Mediante acto administrativo motivado declarará la terminación de la actuación de cobro persuasivo por pago de la obligación con indicación de que el deudor ha quedado a paz y salvo con el Tesoro Nacional, cuando ello ocurra; e informar al área financiera respectiva para que realice el registro contable a que haya lugar, para lo cual le remitirá copla del respectivo acto administrativo.

11. En el evento en que el obligado se encuentre en servicio activo o dentro de una novedad administrativa (privado de la libertad, u otros), deberá allegarse certificación expedida por Talento Humano o la oficina de personal de la respectiva fuerza donde se registre el cargo que ostenta, dependencia a la cual se encuentra prestando sus servicios y/o sitio de reclusión u otros.

12. Recibir y remitir a cobro coactivo la solicitud de conferir facilidades para el pago diferido de la obligación con el correspondiente título ejecutivo debidamente ejecutoriado y demás documentos que conforme el cobro persuasivo.

13. Conformar el título ejecutivo completo, junto con sus anexos. En los casos de cuotas partes pensiónales debe conformarse con la resolución de reconocimiento pensional con la constancia de la consulta a la entidad que deba concurrir con el pago, o en su defecto, la constancia del silencio administrativo, así como los documentos en donde conste que ha sido agotado el procedimiento previsto en el artículo 357 de la Ley 1819 del 2016 y demás normas que la modifiquen, aclaren o adicionen. En

caso de presentarse el recobro a una entidad distinta a la inicialmente consultada, deberá aportarse el acto administrativo en el que se motiven sus razones. En ambos casos con la correspondiente constancia de notificación y ejecutoria.

14. En el evento que la entidad se encuentre en acuerdo de reestructuración de pasivos (Ley 550 de 1999), o reorganización empresarial o liquidación judicial o cualquier otro mecanismo que implique la exigencia de la obligación dentro de ese proceso, se deberá aportar constancia que acredite haberse hecho parte dentro del respectivo proceso.

15. Declarar de oficio o a petición de parte la prescripción de la acción de cobro si el término previsto por la ley para ello se cumple en esta etapa, de conformidad con los postulados establecidos en la normatividad vigente, informando a la respectiva autoridad.

16. Conformar el expediente de manera ordenada y foliando los documentos en forma cronológica (de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Archivo - Ley 594 de 2000, en concordancia con las reglas de gestión documental del Ministerio de Defensa, Fuerzas Militares, Policía Nacional, y demás normas que las modifiquen aclaren o adicionen).17. Remitir el expediente cumpliendo los requisitos establecidos en este reglamento a la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional o a la Secretaría General de la Policía Nacional, según sea el caso, para adelantar el procedimiento administrativo de cobro coactivo, cuando una vez agotada la etapa de cobro persuasivo, el deudor se mantenga renuente al pago.

18. En el evento que la entidad deudora inicie un acuerdo de reestructuración de pasivos (Ley 550 de 1999), o reorganización empresarial o liquidación judicial o cualquier otro mecanismo que implique la

18. En el evento que la entidad deudora inicie un acuerdo de reestructuración de pasivos (Ley 550 de 1999), o reorganización empresarial o liquidación judicial o cualquier otro mecanismo que implique la exigencia de la obligación, dentro de ese proceso debe hacerse parte y exigir el reconocimiento y pago de la obligación objeto de cobro persuasivo y realizar el respectivo seguimiento. En dado caso de no ser reconocido recabar la solicitud a la Entidad conforme lo consagrado en la Ley 550 de 1999.

19. En caso que el título ejecutivo esté a menos de un (1) año de su prescripción, deberá ser acompañado de un informe detallado donde se registren las actuaciones efectuadas en etapa persuasiva y las razones de la extemporaneidad en el traslado.

ARTÍCULO 17. MEDIOS UTILIZADOS PARA EJERCER EL COBRO PERSUASIVO. Se podrán utilizar los siguientes medios teniendo en cuenta las dificultades de acceso de muchos municipios del país y las condiciones socioeconómicas de los mismos, debiendo dejar constancia en el expediente de las actividades que se realicen, las cuales pueden ser: a) Invitación formal a través de dos (2) requerimientos de pago escritos que deberán ser enviados por correo certificado (o mediante estafeta) a la dirección del deudor o a través del correo electrónico que registre en el expediente. b) Llamada telefónica para el contacto Inicial. c) Entrevistas al obligado. d) Comunicación radial. e) Mensajes de datos. ARTÍCULO 18. TÉRMINO. La etapa de cobro persuasivo debe desarrollarse dentro de los ocho (8) meses siguientes a la fecha en que el título ejecutivo se hace exigible.

PARÁGRAFO: Dentro de esta etapa se podrán acumular gestiones de cobro de varias obligaciones,

(8) meses siguientes a la fecha en que el título ejecutivo se hace exigible.

PARÁGRAFO: Dentro de esta etapa se podrán acumular gestiones de cobro de varias obligaciones, siempre que concurran los siguientes requisitos: 1. Que se trate del mismo deudor. 2. Que las obligaciones tengan la misma naturaleza. 3. Que todas las obligaciones puedan ser objeto del proceso administrativo de cobro coactivo. Conforme lo consagrado en el artículo 825 del Estatuto Tributario y demás normas que lo adicionen o modifiquen.

ARTÍCULO 19. UNIDAD EJECUTORA. Entiéndase como Unidad Ejecutora la dependencia que hace parte de la estructura organizacional del Ministerio de Defensa con delegación de competencia administrativa y financiera para su funcionamiento o grupo donde se origina la obligación encargada de surtir la etapa de cobro persuasivo. Una vez surtido el cobro persuasivo remitirá conforme la organización de la Fuerza el proceso para que sea remitido a la Dirección de Asuntos LegalesGrupode Cobro Coactivo.

CAPÍTULO II.

COBRO COACTIVO.

ARTÍCULO 20. DEFINICIÓN. El cobro coactivo es la facultad de la administración de realizar directamente el cobro de las obligaciones o acreencias a su favor, representadas en títulos ejecutivos exigibles, sin que medie intervención judicial. ARTÍCULO 21. COMPETENCIA. Son competentes para adelantar la etapa de cobro coactivo, el funcionario abogado del Ministerio de Defensa Nacional que designe con ese propósito el Director de Asuntos Legales, conforme la Resolución No 8615 de 24 de diciembre de 2012 y aquellas que la modifiquen. La Policía Nacional Conforme la Resolución No 3969 de noviembre 30 de 2006, seguirá

Asuntos Legales, conforme la Resolución No 8615 de 24 de diciembre de 2012 y aquellas que la modifiquen. La Policía Nacional Conforme la Resolución No 3969 de noviembre 30 de 2006, seguirá su procedimiento interno designando funcionario abogado de la Policía Nacional que elija con dicha finalidad el Secretario General de la Policía Nacional, quien tendrá la potestad de adelantar el procedimiento de cobro persuasivo y coactivo desde su inicio hasta su terminación. ART