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DOCUMENTO DE USO INTERNO DOCUMENTO DE USO INTERNO TABLA DE CONTENIDO CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................... 4 1.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA PREVISORA S.A. ........................................................................................ 4 1.2. RÉGIMEN LEGAL DE CONTRATACIÓN. ..................................................................................................... 4 1.3. OBJETIVO DEL MANUAL .......................................................................................................................... 5 1.4. APLICABILIDAD DEL MANUAL .................................................................................................................. 5 1.5. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ......................................................................................................... 6 1.5.1. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL. ..................................................................................................... 7 1.5.2. PRINCIPIOS DEL DERECHO PRIVADO .................................................................................................... 7 1.5.3. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA .................................................................................... 8 1.6. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERÉS .............................. 10 1.7. BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL ............................................................................. 11 1.8. CÓDIGOS, POLÍTICAS Y SISTEMAS .......................................................................................................... 11 1.9. CLÁUSULA DE RESPONSABILIDAD ......................................................................................................... 14 CAPÍTULO II. RESPONSABILIDADES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL, ROLES Y DEPENDENCIAS ........................ 15 2.1. ORDENADOR DEL GASTO ....................................................................................................................... 15

1.9. CLÁUSULA DE RESPONSABILIDAD ......................................................................................................... 14 CAPÍTULO II. RESPONSABILIDADES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL, ROLES Y DEPENDENCIAS ........................ 15 2.1. ORDENADOR DEL GASTO ....................................................................................................................... 15 2.2. ÁREA DE LA NECESIDAD ......................................................................................................................... 15 2.3. ÁREA FINANCIERA ................................................................................................................................. 15 2.4. GERENCIA DE RIESGOS ........................................................................................................................... 15 2.5. CONTROL INTERNO ............................................................................................................................... 15 2.6. SUBGERENCIA DE RECURSOS FÍSICOS .................................................................................................... 16 2.7. GERENCIA DE CONTRATACIÓN .............................................................................................................. 16 2.8. SUPERVISOR O INTERVENTOR ................................................................................................................ 16 2.9. ÁREA DE TECNOLOGÍA ........................................................................................................................... 16 2.10. ÁREA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................................................................................. 16 2.11. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN .......................................................................................................... 16 CAPÍTULO III. COMITÉS .................................................................................................................................... 17 3.1. COMITÉ DE CONTRATACIÓN .................................................................................................................. 17 3.1.1. INTEGRACIÓN .................................................................................................................................... 17 3.1.2. FUNCIONES........................................................................................................................................ 18 3.1.2.1. DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN .................................................................................................. 18 3.1.2.2. DEL(LA) PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN .................................................................. 19 3.1.2.3. DE LA SECRETARÍA DEL COMITÉ ..................................................................................................... 20 3.1.3. SESIONES ........................................................................................................................................... 20 3.1.3.1. SESIONES ELECTRÓNICAS .............................................................................................................. 21 3.1.4. ACTAS DEL COMITÉ ........................................................................................................................... 23

3.1.3. SESIONES ........................................................................................................................................... 20 3.1.3.1. SESIONES ELECTRÓNICAS .............................................................................................................. 21 3.1.4. ACTAS DEL COMITÉ ........................................................................................................................... 23 3.1.5. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN ........................................................................................................ 23Versión: 9

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DOCUMENTO DE USO INTERNO DOCUMENTO DE USO INTERNO 3.2. COMITÉ VERIFICADOR Y EVALUADOR DE PROPUESTAS ......................................................................... 23 CAPÍTULO IV. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ......................................................................................... 24 4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ........................................................................................................... 24 4.1.1. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ..................................................................... 25 4.1.2. PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ......................................................................... 25 4.2. ESTUDIO DE SECTOR Y DE MERCADO ...................................................................................................... 25 4.3. ANÁLISIS DE RIESGOS ............................................................................................................................. 26 4.4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ................................................................................ 27 CAPÍTULO V. GESTIÓN CONTRACTUAL ............................................................................................................ 28 5.1. ETAPA PRECONTRACTUAL ..................................................................................................................... 28 5.1.1. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN............................................................................................... 28 5.1.2. GENERALIDADES ................................................................................................................................ 30 5.1.2.1. CALIDAD DE LOS PROPONENTES ................................................................................................... 30 5.1.2.2. DE LAS COTIZACIONES Y PROPUESTAS .......................................................................................... 33

5.1.2. GENERALIDADES ................................................................................................................................ 30 5.1.2.1. CALIDAD DE LOS PROPONENTES ................................................................................................... 30 5.1.2.2. DE LAS COTIZACIONES Y PROPUESTAS .......................................................................................... 33 5.1.2.3. SUSPENSIÓN O CANCELACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN ........................................................ 33 5.1.2.4. CRITERIOS DE DESEMPATE. ........................................................................................................... 34 5.1.2.5. NEGOCIACIÓN ............................................................................................................................... 34 5.1.2.6. DECLARACIÓN DE PROCESO DE SELECCIÓN FALLIDO. ................................................................... 34 5.1.2.7. EXPEDIENTE CONTRACTUAL ......................................................................................................... 35 5.1.2.8. RESTRICCIÓN DURANTE LA CAMPAÑA ELECTORAL ...................................................................... 35 5.1.3. MODALIDADES DE SELECCIÓN .......................................................................................................... 35 5.1.3.1. INVITACIÓN ABIERTA .................................................................................................................... 36 5.1.3.2. INVITACIÓN CERRADA ................................................................................................................... 36 5.1.3.3. CONTRATACIÓN DIRECTA ............................................................................................................. 37 5.1.3.4. CONTRATACIÓN SIMPLIFICADA ..................................................................................................... 39 5.1.3.5. SUBASTA INVERSA PRESENCIAL O ELECTRÓNICA ......................................................................... 40 5.1.3.6. BOLSA MERCANTIL ....................................................................................................................... 40 5.1.3.7. ACUERDO MARCO DE PRECIOS ..................................................................................................... 41 5.1.3.8. GRANDES SUPERFICIES ................................................................................................................. 41 5.2. ETAPA CONTRACTUAL ........................................................................................................................... 41 5.2.1. EL CONTRATO .................................................................................................................................... 41 5.2.2. GARANTÍAS ....................................................................................................................................... 41

5.1.3.8. GRANDES SUPERFICIES ................................................................................................................. 41 5.2. ETAPA CONTRACTUAL ........................................................................................................................... 41 5.2.1. EL CONTRATO .................................................................................................................................... 41 5.2.2. GARANTÍAS ....................................................................................................................................... 41 5.2.3. SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA DEL CONTRATO ............................................................................ 44 5.2.4. MODIFICACIONES CONTRACTUALES ................................................................................................. 44 5.2.4.1. ADICIÓN ........................................................................................................................................ 45 5.2.4.2. PRÓRROGA ................................................................................................................................... 45 5.2.4.3. MODIFICACIÓN ............................................................................................................................. 45 5.2.4.4. SUSPENSIÓN ................................................................................................................................. 45 5.3. ETAPA POSTCONTRACTUAL ................................................................................................................... 46 5.3.1. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO...................................................................................... 46Versión: 9

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DOCUMENTO DE USO INTERNO DOCUMENTO DE USO INTERNO 5.3.2. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ........................................................................................................... 47 CAPÍTULO VI. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Y LOS MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS .................................................................................................................................................... 48

CAPÍTULO VII. GESTIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ............................................................ 49

CAPÍTULO VIII. VIGENCIA DEL MANUAL, MECANISMOS DE REFORMA Y ESTANDARIZACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................................................................................................... 49

CAPÍTULO VII. GESTIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ............................................................ 49

CAPÍTULO VIII. VIGENCIA DEL MANUAL, MECANISMOS DE REFORMA Y ESTANDARIZACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................................................................................................... 49 CAPÍTULO IX. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN ......................................................................................................... 50 GLOSARIO ....................................................................................................................................................... 50

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: ...................................................................................................................... 55Versión:

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CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES

1.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA PREVISORA S.A.

LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS, en adelante LA PREVISORA S.A., es una Sociedad Anónima de Economía Mixta, del orden nacional, perteneciente al sector financiero, constituida mediante Escritura Pública número 2146 del seis (06) de agosto de mil novecientos cincuenta y cuatro (1.954), otorgada en la Notaría Sexta (6ta) del círculo de Bogotá D.C., identificada con el NIT 860.002.4002, con domicilio principal en esta ciudad, sometida al régimen de las empresas comerciales e industriales del Estado, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente. Se encuentra vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad

industriales del Estado, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente. Se encuentra vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con el Decreto 1133 del veintinueve (29) de junio de mil novecientos noventa y nueve (1.999), bajo el control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, entidad que autorizó su funcionamiento mediante Resolución SB 514 del veintiséis (26) de agosto de mil novecientos cincuenta y cuatro (1.954).

1.2. RÉGIMEN LEGAL DE CONTRATACIÓN.

De conformidad con lo establecido en los artículos 13, 14 y 15 de la Ley 1150 de 2007, LA PREVISORA S.A. se rige por las disposiciones de derecho privado que le son aplicables en razón a su condición de entidad financiera estatal y por prestar servicios que se encuentran en competencia con el sector privado; en consecuencia, no se rige por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Los contratos que celebre LA PREVISORA S.A. se rigen por las disposiciones aquí previstas y en lo no regulado por el presente Manual, se aplicarán las normas de derecho civil y comercial pertinentes.

No obstante, a pesar de tener un régimen especial de contratación, acogerá las mejores prácticas de control y seguimiento de sus procesos contractuales, también está sujeta a los Códigos de Integridad y Buen Gobierno Corporativo, y a los principios de la función administrativa, de la gestión fiscal y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, conforme a lo previsto en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia.Versión: 9

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régimen de inhabilidades e incompatibilidades, conforme a lo previsto en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia.Versión: 9

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1.3. OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer las normas, principios, políticas, modalidades y demás reglas bajo las cuales se adelantará la selección de proveedores de bienes, obras y/o servicios necesarios para el funcionamiento y operación de LA PREVISORA S.A. cuando esta actúe en calidad de contratante de bienes, obras y/o servicios para la compañía y está orientado a garantizar el cumplimiento de los principios y buenas prácticas en materia de contratación, en cuanto a eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgo, sostenibilidad del negocio y transparencia.

LA PREVISORA S.A. busca a través del presente Manual de Contratación asegurar que la contratación de bienes, obras y/o servicios cuente con una estrategia que le permita satisfacer las necesidades en el menor tiempo posible, con la mejor calidad y cumpliendo los principios en que se enmarca su gestión contractual, maximizando el uso de los recursos asignados en todas las etapas del proceso de contratación para la adquisición de bienes , obras y/o servicios, mediante la definición de las modalidades que regirán los procesos de contratación de LA PREVISORA S.A. y e standarizando las

contratación para la adquisición de bienes , obras y/o servicios, mediante la definición de las modalidades que regirán los procesos de contratación de LA PREVISORA S.A. y e standarizando las actividades contractuales, de tal manera que todos los partícipes del proceso conozcan la forma en la que opera la gestión contractual interna.

Las disposiciones contenidas en el presente manual constituyen la materialización de los principios que rigen la gestión contractual de LA PREVISORA S.A., de conformidad con el régimen de excepción que le es aplicable.

Los procesos de contratación se caracterizarán por la selección objetiva de los proveedores, la exigencia de los requisitos estrictamente señalados por la ley, la agilidad y eficiencia, la planeación, programación, conveniencia y oportunidad en la adquisición de los bienes, obras y/o servicios.

El presente Manual establece los aspectos generales para la contratación de los bienes, obras y/o servicios que requiera LA PREVISORA S.A. en casa matriz y sucursales a través de los diferentes procesos de contratación.

1.4. APLICABILIDAD DEL MANUAL

En virtud de su naturaleza y por estar sometidos a reglas especiales, están excluidos de la aplicación del presente Manual todo lo relacionado con los siguientes contratos: • Los contratos laborales. • La contratación de servicios públicos domiciliarios, telefonía celular e internet, de conformidad con las condiciones contractuales definidas por cada prestador del servicio y/u operador.Versión: 9

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DOCUMENTO DE USO INTERNO DOCUMENTO DE USO INTERNO • Contratos que se requieren para la operación de inversiones , así como los que reglamentan la inversión del capital y reservas de LA PREVISORA S.A., conforme a lo establecido en las normas, políticas y directrices de inversión de LA PREVISORA S.A. • Los contratos que legal o estatutariamente sean de competencia de la asamblea general de accionistas. • Los contratos de seguros, coaseguro, reaseguro e intermediación de seguros, incluyendo corredores, agentes y agencias, y los servicios conexos a las pólizas expedidas por la Compañía. Así mismo, los contratos para el cumplimiento de obligaciones legales o reglamentarias los cuales se regirán por las normas civiles, comerciales aplicables a dichas actividades y serán gestionados por cada uno de los procesos misionales dentro del ámbito de su respectiva competencia. • Los acuerdos de voluntades, cooperación o colaboración para la realización de actividades de interés común a las partes y de impacto comercial. LA PREVISORA S.A. podrá suscribir convenios de conformidad con la normatividad que resulte aplicable, así como las necesidades particulares de cada una de las partes interesadas. • Los contratos relacionados y/o derivados del giro ordinario del negocio, tales como ajustadores, talleres, firmas de investigación, suministro de repuestos, tramitadores de tránsito y demás que se encuentren incluidos en el rubro de siniestros.

• Los contratos relacionados y/o derivados del giro ordinario del negocio, tales como ajustadores, talleres, firmas de investigación, suministro de repuestos, tramitadores de tránsito y demás que se encuentren incluidos en el rubro de siniestros.

1.5. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN

La actividad contractual adelantada por LA PREVISORA S.A. debe sujetarse a los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal; los principios serán el marco de la contratación que se maneje con recursos de naturaleza pública aportados por LA PREVISORA S.A.

Cualquier actuación que comprometa el nombre de LA PREVISORA S.A., deberá sujetarse a las normas éticas que ha adoptado la compañía, independientemente de si a la misma le es o no aplicable el régimen de contratación previsto en este documento, y que un eventual desconocimiento de estas supondría un incumplimiento de este Manual. Estas normas éticas han sido definidas por la Compañía en el Código de Ética, el Código de Buen Gobierno y los Estatutos Sociales. Algunos de los principios que resultan aplicables, son los siguientes:Versión: 9

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1.5.1. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL.

Los principios rectores del control fiscal establecidos en la Constitución de 1991 tienen la función

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1.5.1. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL.

Los principios rectores del control fiscal establecidos en la Constitución de 1991 tienen la función de guiar la gestión fiscal tanto de instituciones públicas como de privados que administren recursos de la nación, para que esta se realice de manera econó mica, eficaz, eficiente, por ello estos deben guiar su actividad contractual.

Economía: Las normas consignadas en este Manual se interpretarán y aplicarán de manera que los trámites regulados se surtan conforme está previsto, sin dilaciones y retardos; los procedimientos serán establecidos por escrito al interior de LA PREVISORA S.A., procurando los más altos estándares en la contratación. Los recursos destinados para la contratación deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.

Eficacia: Los procedimientos de selección previstos en este Manual deben lograr el fin pretendido; los defectos de forma de la propuesta o la omisión en ésta de condiciones habilitantes que el proponente tenía al momento de presentación de la misma , podrán subsanarse en el término previsto en el cronograma establecido en el documento de condiciones definitivas y/o sus adendas.

Eficiencia: Quienes intervengan en la contratación, acatarán las estrategias que se definan para cumplir las condiciones económicas del proceso de contratación de LA PREVISORA S.A. en condiciones de oportunidad, calidad y costo. Bajo este principio, es imperioso que el plan anual de adquisicionesPAA-, se elabore con responsabilidad, alineado a una adecuada planeación presupuestal para cumplirlo.

condiciones de oportunidad, calidad y costo. Bajo este principio, es imperioso que el plan anual de adquisicionesPAA-, se elabore con responsabilidad, alineado a una adecuada planeación presupuestal para cumplirlo.

1.5.2. PRINCIPIOS DEL DERECHO PRIVADO

Los principios fundamentales del derecho privado corresponden a aquellos encaminados a demostrar la autonomía de voluntad y la igualdad, esto es que los sujetos intervinientes se encuentran en un plano de igualdad de condiciones frente al marco de los actos que se ejecutan: buena fe, conmutatividad y voluntad.

Buena fe: La buena fe se presume en todas las actuaciones que se lleven a cabo durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual. En virtud de este postulado, las partes se obligan a cumplir con los siguientes deberes a lo largo de todas las etapas:

• Suministrar toda la información relevante de manera previa, clara y suficiente. • Actuar con transparencia durante todas las etapas del proceso contractual.Versión:

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DOCUMENTO DE USO INTERNO DOCUMENTO DE USO INTERNO • No defraudar la confianza legítima generada en virtud del comportamiento desplegado para con la otra parte y todas aquellas que se enmarcan en este postulado.

Conmutatividad: La conmutatividad del contrato se edifica sobre la base del equilibrio, de la igualdad o equivalencia proporcional y objetiva de las prestaciones económicas y por consiguiente,

con la otra parte y todas aquellas que se enmarcan en este postulado.

Conmutatividad: La conmutatividad del contrato se edifica sobre la base del equilibrio, de la igualdad o equivalencia proporcional y objetiva de las prestaciones económicas y por consiguiente, las condiciones existentes al momento de la presentación de la propuesta y de la celebración del contrato deben permanecer durante su ejecución, e incluso su liquidación, manteniéndose en estas etapas las obligaciones y derechos originales, así como las contingencias y riesgos previsibles que asumieron las partes.

Voluntad: La autonomía de la voluntad es la facultad reconocida a las personas para disponer de sus intereses con efecto vinculante y, por tanto, para crear derechos y obligaciones, con los límites generales del orden público y las buenas costumbres, para el interca mbio de bienes y servicios o el desarrollo de actividades de cooperación.

1.5.3. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales establecidos por el artículo 209 de la Constitución Política, así como los atinentes a la equidad, responsabilidad y transparencia.

Celeridad: Las normas establecidas en este Manual deberán ser utilizadas por LA PREVISORA S.A. como un medio para agilizar las decisiones, y para que los trámites de contratación se cumplan oportunamente, con eficiencia y eficacia.

Equidad: Las decisiones que se tomen por los intervinientes en cada etapa del contrato deben garantizar una justa distribución de responsabilidades o cargas y beneficios en condiciones de igualdad.

Igualdad e Imparcialidad: Las personas que intervienen en la contratación de LA PREVISORA S.A.

garantizar una justa distribución de responsabilidades o cargas y beneficios en condiciones de igualdad.

Igualdad e Imparcialidad: Las personas que intervienen en la contratación de LA PREVISORA S.A. respetarán los derechos de todos los proponentes o participantes en los procesos de selección o en los trámites contractuales previstos en este Manual, sin ninguna discriminación.

Moralidad: Las personas que intervienen en la contratación de LA PREVISORA S.A. deben actuar con probidad, rectitud, lealtad y honestidad, persiguiendo los fines de la contratación y defendiendo los intereses colectivos que la misma demanda.

Publicidad: LA PREVISORA S.A. utilizará prácticas de divulgación de información oportuna y verazVersión:

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DOCUMENTO DE USO INTERNO DOCUMENTO DE USO INTERNO sobre sus procesos de contratación.

Responsabilidad: Las personas que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución, terminación y liquidación de un contrato , están obligadas a proteger los derechos de LA PREVISORA S.A., del proveedor , contratista y de terce