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DOCUMENTO DE USO INTERNO Tabla de contenido CAPÍTULO I. GENERALIDADES ....................................................................................................... 4 1.1. FUENTE NORMATIVA .................................................................................................................. 4 1.2. OBJETIVO DEL MANUAL .............................................................................................................. 4 1.3. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ........................................... 5 1.4. COMPARATIVO - SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ...................................................................... 5 1.5. CONCURRENCIA .......................................................................................................................... 6 CAPTULO II. SUPERVISIÓN ............................................................................................................ 7 2.1. DEFINICIÓN ................................................................................................................................. 7 2.2. PERFIL ......................................................................................................................................... 7 CAPÍTULO III. INTERVENTORÍA .................................................................................................... 11 3.1. DEFINICIÓN ................................................................................................................................... 11 3.2. PERFIL ....................................................................................................................................... 11 3.3. CONTRATACIÓN ........................................................................................................................ 12 3.4. DURACIÓN ................................................................................................................................ 12 3.5. RESPONSABILIDAD ................................................................................................................... 13 CAPÍTULO IV. FACULTADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR .................................................... 13 4.1. CONTROLAR .............................................................................................................................. 13 4.2. PREVENIR .................................................................................................................................. 14 4.3. EXIGIR ....................................................................................................................................... 14Versión: 3

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4.3. EXIGIR ....................................................................................................................................... 14Versión: 3

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DOCUMENTO DE USO INTERNO 4.4. SUGERIR ................................................................................................................................... 14 4.5. INFORMAR ................................................................................................................................ 14 1.1 EVALUAR .................................................................................................................................. 15 4.6. ABSOLVER ................................................................................................................................. 15 CAPÍTULO V. ETAPAS DE LA LABOR DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA .................................... 16 5.1. ETAPA DE CONOCIMIENTO PRECONTRACTUAL .......................................................................... 16 5.2. ETAPA DE SEGUIMIENTO CONTRACTUAL .................................................................................. 16 5.3. ETAPA DE SEGUIMIENTO POST CONTRACTUAL ......................................................................... 16

CAPÍTULO VI. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR ....................... 17

A continuación, se relacionan una serie de actividades que deben cumplir los supervisores o interventores designados para cada contrato, sin perjuicio de incluir cualquier otra actividad que se considere necesaria para la correcta vigilancia, gestión, control y seguimiento del contrato principal. ................................................................................................................................................... 17 6.1. ADMINISTRATIVO ..................................................................................................................... 17 6.2. TÉCNICO ........................................................................................................................... 21 6.3. FINANCIERO Y CONTABLE ................................................................................................. 24 6.4. JURÍDICA .......................................................................................................................... 27

7. PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR ........................................................... 30

8. RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR ................................................... 31

6.4. JURÍDICA .......................................................................................................................... 27

7. PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR ........................................................... 30

8. RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR ................................................... 31 8.2. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA ............................................................................................ 32 8.3. RESPONSABILIDAD PENAL ......................................................................................................... 33 8.4. RESPONSABILIDAD FISCAL ......................................................................................................... 33Versión: 3

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9. VIGENCIA DEL MANUAL, MECANISMOS DE REFORMA Y ESTANDARIZACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................ 34Versión: 3

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CAPÍTULO I. GENERALIDADES

1.1. FUENTE NORMATIVA

De conformidad con lo señalado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, se insta a las entidades públicas, en materia de supervisión e Interventoría en los contratos , a proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad

públicas, en materia de supervisión e Interventoría en los contratos , a proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual. En cumplimiento de ello, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del contrato y el cumplimiento de todas y cada una de sus obligaciones y cláusulas, a través de un Supervisor o un Interventor, según corresponda.

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL

En desarrollo de lo anterior, el objetivo del presente manual es convertirse en un instrumento práctico para facilitar, unificar, simplificar y divulgar los alcances, obligaciones y responsabilidades a cargo de los Supervisores o Interventores de los contratos que LA PREVISORA S.A. celebre y suscriba en calidad de contratante, durante la ejecución de estos y hasta su terminación y liquidación, si a esto último hubiere lugar, constituyéndose este en el marco de actuación establecido para el desempeño de sus funciones u obligaciones.

Aplicar este manual en debida forma contribuye a garantizar la calidad de los productos, bienes, obras y/o servicios contratados por LA PREVISORA S.A., protegiendo la moralidad administrativa, previniendo la ocurrencia de actos de corrupción y de tutela ndo la transparencia de la actividad contractual, para lo cual se designa para cada contrato celebrado , un supervisor o un interventor, según corresponda, para vigilar permanentemente su correcta ejecución.Versión: 3

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DOCUMENTO DE USO INTERNO 1.3. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Conforme a lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, las acciones desarrolladas en la supervisión e Interventoría descritas en este manual se sujetarán, entre otros, a los principios de economía, celeridad, eficacia, eficiencia, publicidad y todos aquellos descritos en el Manual de Contratación de Previsora S.A. Así mismo, las conductas y actuaciones de los supervisores o interventores deberán ceñirse a la imparcialidad, asegurando y garantizando los derechos de todas las personas de manera objetiva y equitativa, sin lugar a discriminación, prejuicios, preferencias o intereses particulares. El supervisor o interventor deberá garantizar en todo momento, el cumplimiento de las formalidades propias establecidas en el contrato y/o en los diferentes manuales o documentos internos de la PREVISORA S.A., especialmente en lo referente a procedimientos relacionados con el envío de comunicaciones, citaciones a reuniones, presentación de informes, entregables, aplicaciones de cláusulas penales, acuerdos de servicios (ANS), reclamaciones ante aseguradoras, seguimientos contractuales en general, entre otros , garantizando el derecho a ser escuchado y a ejercer el principio de contradicción.

1.4. COMPARATIVO - SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

CONCEPTO SUPERVISIÓN INTERVENTORÍA

seguimientos contractuales en general, entre otros , garantizando el derecho a ser escuchado y a ejercer el principio de contradicción.

1.4. COMPARATIVO - SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

CONCEPTO SUPERVISIÓN INTERVENTORÍA

ACTIVIDAD Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y legal del cumplimiento del contrato. Seguimiento técnico especializado del cumplimiento del contrato.Versión: 3

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PRINCIPAL

CARACTERÍSTICA

No se requieren conocimientos especializados. Se requiere conocimientos especializados en el objeto del contrato, o cuando la complejidad o la extensión del objeto contractual lo justifiquen. TITULAR Es ejercida por funcionarios de planta (directivos y/o convencionados) Es ejercida por una persona natural o jurídica contratada para tal fin.

DESIGNACIÓN

El(La) ordenador(a) del gasto designará a él o los funcionarios que considere idóneos para adelantar funciones de control y vigilancia del contrato. La decisión sobre la necesidad de contratar la Interventoría la determinará el(la) ordenador(a) del gasto del área contratante, para lo cual deberá atender el procedimiento que aplique a la

vigilancia del contrato. La decisión sobre la necesidad de contratar la Interventoría la determinará el(la) ordenador(a) del gasto del área contratante, para lo cual deberá atender el procedimiento que aplique a la modalidad de selección correspondiente.

1.5. CONCURRENCIA Con el objetivo de salvaguardar la responsabilidad que asume la supervisión y la interventoría dentro de la ejecución del contrato, no será procedente la designación de supervisión cuando el contrato necesite de interventoría en virtud de los conocimientos especializados que se requieran para su ejecución, o cuando por su complejidad o extensión del objeto contractual se haga necesario. Así las cosas, la interventoría deberá contratarse para el seguimiento técnico especializado, financiero, contable, administrativo y jurídico, es decir, se contratará un seguimiento y control integral del contrato.Versión: 3

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CAPTULO II. SUPERVISIÓN

2.1. DEFINICIÓN

Es el conjunto de actividades desempeñadas por un servidor de LA PREVISORA S.A. designado dentro del contrato, como responsable de efectuar en representación de LA PREVISORA S.A. el seguimiento de su objeto y del cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones pactadas, que le permitan obtener la información requerida para establecer el estado administrativo, técnico,

dentro del contrato, como responsable de efectuar en representación de LA PREVISORA S.A. el seguimiento de su objeto y del cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones pactadas, que le permitan obtener la información requerida para establecer el estado administrativo, técnico, contable, jurídico y financiero respecto de la ejecución del mismo, y en caso de ser necesario, le faculta para solicitar oportunamente al contratista, las aclaraciones o ajustes que considere pertinentes, así como la adopción de medidas preventivas y/o correctivas a que haya lugar para evitar un incumplimiento que pueda llegar a ocasionar un eventual perjuicio a LA PREVISORA S.A.

2.2. PERFIL El perfil para la selección del servidor que ejercerá la supervisión de un contrato se debe considerar el nivel de responsabilidad, idoneidad, conocimiento, experiencia y criterio para evaluar y verificar continuamente la calidad del bien, servicio u obra contratado, frente a la necesidad requerida por el área, buscando que se dé el cumplimiento del contrato en su objeto y obligaciones. Adicionalmente, el(la) ordenador(a) del gasto deberá tener en cuenta el perfil del funcionario, para la designación de la supervisión conforme a la cuantía del contrato, en virtud de la siguiente información:Versión: 3

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PERFIL

VALOR DEL CONTRATO

EN SMMLV

DESDE HASTA

TÉCNICO O

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

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PERFIL

VALOR DEL CONTRATO

EN SMMLV

DESDE HASTA

TÉCNICO O

ASISTENTE ADMINISTRATIVO Cero (0) (Convenios, comodatos, etc) Cincuenta (50) SMMLV PROFESIONAL O ESPECIALISTA Superior a cincuenta (50) SMMLV Quinientos (500) SMLMV DIRECTIVOS Superior a Quinientos (500) SMLMV ORDENADOR DEL GASTO El(La) ordenador(a) del gasto podrá supervisar los contratos que por su naturaleza, cuantía o por requerimiento de cualquiera de los órganos de contratación (Presidente de La Previsora S.A., Comité de Contratación, Junta Directiva) así se estime conveniente.

2.3. DESIGNACIÓN

La designación de la supervisión deberá efectuarse por el(la) ordenador(a) del gasto, quien deberá tener en cuenta el cargo y el perfil de l (de los) funcionario(s) que ejercerá (n) las actividades de supervisión, siempre que dicho (a) funcionario(a) se encuentre bajo el(las) área(s) de su responsabilidad.

Todas las designaciones deberán ser informadas por escrito del(de la) ordenador(a) del gasto al(aVersión: 3

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DOCUMENTO DE USO INTERNO los) funcionario(s) que se haya(n) seleccionado, mediante la justificación de la necesidad radicada ante la gerencia de contratación, permitiendo con ello que el (los) funcionario(s) designado(s) manifieste(n) y justifique(n) si existe alguna causal de incompatibilidad o conflicto de interés, sin que pueda limitarse el momento de manifestarlo, ya que en virtud de la selección del contratista, en las diferentes modalidades de contratación que así lo permitan, el(la) supervisor(a) designado(a) podrá informar y justificar su imposibilidad de ejercer la supervisión.

Cabe precisar que la designación de la supervisión recae sobre el cargo y en consecuencia sobre el funcionario que ejerce dicho cargo, conforme al perfil y condiciones que se describen en el presente manual.

El(La) ordenador(a) del gasto podrá s upervisar los contratos que por su naturaleza, cuantía o por requerimiento de cualquiera de los órganos de contratación (Presidente de La Previsora S.A., Comité de Contratación, Junta Directiva) así se estime conveniente.

En caso de ausencia temporal o permanente del (de la) supervisor(a), el superior jerárquico asumirá la supervisión, dejando constancia de ello en los informes y documentos contractuales que se elaboren durante el periodo de la ausencia. En el caso frente al cual, la supervisión se encuentre ejercida por el(la) ordenador(a) del gasto y se encuentre en ausencia temporal o definitiva, la

elaboren durante el periodo de la ausencia. En el caso frente al cual, la supervisión se encuentre ejercida por el(la) ordenador(a) del gasto y se encuentre en ausencia temporal o definitiva, la supervisión será asumida por el(la) ordenador(a) del gasto que se designe en el encargo pertinente. El ordenador del gasto conserva la facultad de retomar las funciones y/o actividades de supervisión y de volver a designarlas, así como de realizar el respectivo monitoreo y vigilancia debida a los contratos pertenecientes a su área. Así las cosas, el(la) ordenador(a) del gasto, en ningún caso quedará exonerado de su deber de control y vigilancia de las actividades precontractuales, contractuales y post contractuales por virtud de la delegación. Siempre que se presente cambio de superv isión en el desarrollo del contrato , entendido como cambio del cargo que efectuará la supervisión, se nombrará un(a) nuevo(a) supervisor(a) medianteVersión: 3

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DOCUMENTO DE USO INTERNO memorando o documento idóneo expedido por el(la) ordenador(a) del gasto, se deberá efectuar el trámite correspondiente para la expedición del otrosí modificatorio del contrato y el(la) supervisor(a) recién designado(a) deberá respaldarse en la documentación soporte de ejecución recopilada por el anterior supervisor y en sus informes periódicos, de existir, y dejará constancia de

supervisor(a) recién designado(a) deberá respaldarse en la documentación soporte de ejecución recopilada por el anterior supervisor y en sus informes periódicos, de existir, y dejará constancia de la fecha en que asumió la misma, en las condiciones en que recibió el contrato y su supervisión, y la documentación existente en ese momento. En caso de que la supervisión deba ser compartida con otros funcionarios en virtud de los conocimientos técnicos que se requieran para la correcta supervisión del contrato, el(la) ordenador(a) del gasto del área contratante deberá coordinar y analizar con el(la) ordenador(a) del gasto del área que se requiere como cosupervisión, la designación del funcionario idóneo que ejercerá la supervisión de manera compartida. En este caso, en la justificación de la necesidad, así como en el contrato, deberán quedar completamente relacionadas las actividades que ejercerá cada uno de los supervisores.

2.4. DURACIÓN

La supervisión de un contrato y la labor de quien sea designado(a), se extiende desde la designación por parte del(la) ordenador(a) del gasto, hasta la firma del acta de liquidación del contrato, o hasta el vencimiento del plazo de ejecución, en caso de que se trate de contratos que no requieran liquidación. Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones que por su naturaleza se extiendan más allá de estos límites y para lo cual deberán presentarse los informes y documentación que les sean requeridos, con el fin de verificar el cabal cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales, realizando su función hasta cuando sea necesario.Versión: 3

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contractuales, realizando su función hasta cuando sea necesario.Versión: 3

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CAPÍTULO III. INTERVENTORÍA

3.1. DEFINICIÓN Es el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento de un contrato realiza una persona natural o jurídica, contratada para tal fin por LA PREVISORA S.A., en aquellos casos en los que se requiera un conocimiento especializado en la materia y no se cuente dentro de LA PREVISORA S.A. con personal de planta especializado en la materia sobre la cual versa el objeto de la contratación , o cuando la complejidad o la extensión del objeto del contrato lo justifiquen. La complejidad sobre la especialidad que demanda el objeto del contrato y la necesidad que justifique la contratación de un interventor, debe ser determinada por el(la) ordenador(a) del gasto del área que realiza la contratación y quien deberá señalarlo en el respectivo documento de justificación de la necesidad.

3.2. PERFIL

La interventoría podrá ser ejercida por una persona natural o jurídica especializada, con capacidad para verificar el cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos en las diferentes etapas contractuales, contando principalmente con la disciplina o el conocimiento técnico especializado del contrato que debe vigilar.

La persona natural o jurídica que vaya a ser seleccionada como interventor de un contrato debe

jurídicos en las diferentes etapas contractuales, contando principalmente con la disciplina o el conocimiento técnico especializado del contrato que debe vigilar.

La persona natural o jurídica que vaya a ser seleccionada como interventor de un contrato debe cumplir con los requerimientos técnicos y de especialidad señalados por el área de la necesida d en la justificación de la contratación de la interventoría, los cuales debe estar soportados con la experiencia relacionada con los temas objeto del contrato a vigilar; que le permita evaluar y verificar continuamente el cumplimiento de la calidad del bien o servicio contratado frente a la necesidad requerida por el área, buscando obtener el cumplimiento del contrato en su objeto y obligaciones.Versión: 3

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DOCUMENTO DE USO INTERNO Los candidatos deben cumplir con la disponibilidad, infraestructura, logística necesaria y especificaciones técnicas requeridas en cada caso, para desarrollar las actividades y labores propias de la interventoría.

3.3. CONTRATACIÓN El(La) ordenador(a) del gasto del contrato que requiere la asignación de una interventoría para su seguimiento y control, deberá pronunciarse sobre la necesidad de contar con la interventoría dentro de la justificación de dicha contratación. El proceso de contratación para la interventoría deberá desarrollarse mediante la modalidad abierta o cerrada, con la justificación de la contratación en la que el(la) ordenador(a) del gasto establezca

de la justificación de dicha contratación. El proceso de contratación para la interventoría deberá desarrollarse mediante la modalidad abierta o cerrada, con la justificación de la contratación en la que el(la) ordenador(a) del gasto establezca plenamente los conocimientos y requerimientos técnicos con los que debe cumplir la futura interventoría, e incluir la(s) garantía(s) necesaria(s) conforme a su naturaleza, debiendo surtir el trámite pertinente con todos los requisitos establecidos en el manual de contratación, el manual de procedimientos de contratación y el presente manual , incluyendo la asignación del supervisor del contrato de interventoría.

3.4. DURACIÓN

En la planeación del contrato que requiera interventoría, el(la) ordenador(a) del gasto, deberá identificar la etapa desde la cual requiere de la interventoría, pudiendo garantizar la existencia de la interventoría durante la selección del contratista principal o desde el inicio del contrato principal o desde el momento en el que inicie la ejecución de las obligaciones que requieren del conocimiento especializado.

Conforme a lo anterior, la duración del contrato de interventoría tendrá la vigencia que se considere pertinente, siempre que cumpla con las condiciones para las que fue contratada, pudiendo prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado la vigencia del contrato objeto de vigilancia,Versión: 3

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DOCUMENTO DE USO INTERNO en cuyo caso, el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría.

Sin perjuicio de lo anterior, el Interventor debe efectuar el acompañamiento a LA PREVISORA S.A. hasta la liquidación del contrato objeto de interventoría.

3.5. RESPONSABILIDAD

La interventoría responderá civil, fiscal, disciplinaria y penalmente, por el incumplimiento de las actividades y obligaciones dispuestas en el contrato de interventoría, así como por hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a la PREVISORA S.A. y que le sean imputables, en virtud de la ejecución del contrato sobre el cual ejerce o haya ejercido la interventoría. CAPÍTULO IV. FACULTADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR Las facultades que a continuación se describen, deberán ser atendidas tanto por el Supervisor como por el Interventor, dentro de la gestión de sus actividades y conforme a sus competencias.

4.1. CONTROLAR Adelantar actividades periódicas de inspección, seguimiento, direccionamiento y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución contractual se ajusta a lo pactado. El control se orienta a verificar que el contratista cumpla con el objeto y con todas las obligaciones pactadas, de acuerdo con las especificaciones técnicas, administrativas, legales, presupuestales y financieras establecidas en el contrato, para lo cual , el supervisor o interventor podrán asistir periódicamente al lugar donde se ejecuta el contrato, así como solicitar la documentación necesaria , informes de ejecución,

contrato, para lo cual , el supervisor o interventor podrán asistir periódicamente al lugar donde se ejecuta el contrato, así como solicitar la documentación necesaria , informes de ejecución, aclaraciones y explicaciones que le permitan advertir cualquier situación específica; de igual forma, deberán realizar una valoración permanente del nivel de c umplimiento de cada una de las obligaciones contractuales, así como de su calidad y eficiencia. Estas actividades deben soportarse a través del diligenciamiento periódico de informes de supervisión o interventoría y deberán ser cargados por parte del supervisor del contrato, en el aplicativo dispuesto para tal fin.Versión: 3

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4.2. PREVENIR Con base en el desarrollo de las actividades de control, el supervisor o interventor deberá n identificar situaciones que puedan afectar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales, teniendo la posibilidad de poder advertir con anticipación situaciones que denoten un posible incumplimiento del contrato, estableciendo correctivos tempranos a situaciones de alerta que se detecten o impidiendo que los incumplimientos ya presentados se extiendan. Tanto Supervisor como Interventor deben dar ALERTAS TEMPRANAS al ordenador del gasto que suscribió el contrato.

4.3. EXIGIR En el desarrollo de la ejecución contractual el supervisor o interventor deberá requerir de manera permanente y oportuna la realización de las actividades necesarias para obtener el cumplimiento de

el contrato.

4.3. EXIGIR En el desarrollo de la ejecución contractual el supervisor o interventor deberá requerir de manera permanente y oportuna la realización de las actividades necesarias para obtener el cumplimiento de cada una de las obligaciones del contrato. Dichos requerimientos deberán realizarse por escrito siempre que su incidencia sea alta o determinante dentro de la ejecución contractual, y podrán realizarse de manera verbal, cuando se trate de solicitudes menores o del desarrollo habitual del contrato. Tanto los supervisores como los interventores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.

4.4. SUGERIR A manera preventiva y correctiva, el supervi