OEA - COLOMBIA - Acuerdo bilateral 11 de 2019

ACUERDOS BILATERALES

11-2019

Clasificación: Fecha de Ingreso: 29 de abril de 2019

Nombre del Acuerdo: Acuerdo de Cooperación entre la Secretaria General de . la Organización de los Estados Americanos (SG/OEA) y la Registraduría Nacional del Estado Civil (Colombia)

(RNEC) para la ejecución del Proyecto de Asistencia Técnica de implementación de un Sistema de Gestión de Calidad Electoral bajo ISO/TS 17582, Este acuerdo tiene por objeto establecer un marco Materia: regulatorio para la ejecución del Proyecto denominado: “Implementación de un sistema de Gestión de Calidad Electoral y Certificación bajo a Especificación Técnica ISO/TS 17592en la Registraduría Nacional del Estado Civil de la Republica de Colombia” (en adelante el Proyecto) por parte de la SG/OEA, de conformidad con el Plan Operativo que se adjunta como Anexo | y forma parte integrante de este Acuerdo. SG/OEA £ Registraduría Nacional de Estado Civil.

Partes: Colombia. |

Referencia: Fecha de Firma: 8 de febrero del 2019

Washington D,C

Lugar de Firma: Unidad Encargada:

Oficina del Órgano Internacional de Acreditación Electoral.

Persona Encargada: Maria F. Mellenkamp Notas adicionales: A, coco, a

ORGANIZACIÓN ELECTORAL, l

E T S I G E R s o h c e r e d s á M | s o l e d n ó i c a z i n a g r O A s o n a

L A s c O N o i D O A L d r I I e T a C L V t e S I n A E t a s E C m D r e N á s a g m A p | E

ACUERDO DE COOPERACIÓN ENTRE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS Y

LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL (COLOMBIA)

PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA DE

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ELECTORAL

BAJO ISO/TS 17582

LAS PARTES EN ESTE ACUERDO, la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos (en adelante la SG/OEA), organización internacional de carácter público, con sede en 1889 F Street, N.W., Washington, D.C. 20006, representada por el Secretario General, señor Luis Almagro y la Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia (en adelante la RNEC), organización del Estado colombiano de carácter público, con dirección en Avenida Calle 26 + 51-50 — CAN, Bogotá, Colombia, representada por el Registrador Nacional del Estado Civil, señor Juan Carlos Galindo Vácha, en calidad de representante legal de la RNEC.

CONSIDERANDO: Que conforme al Artículo 2(b) de la Carta de la Organización de los Estados Americanos (OEA), uno de los propósitos esenciales de la OEA es "Promover y consolidar la democracia representativa dentro del respeto al principio de no intervención"; ;

E o JE

Que de conformidad con el Artículo 3(d) de la Carta de la OEA "La solidaridad de los Estados Americanos y tos altos fines que con ella se persiguen, requieren la organización política de los mismos sobre la base del ejercicio efectivo de la democracia representativa"; Que conforme al Plan de Acción de Québec, emanado de la Tercera Cumbre de las Américas (Québec, Canadá, abril de 2001), los Jefes de Estado y de Gobierno decidieron que: "Continuarán fortaleciendo los mecanismos electorales, utilizando tecnologías de información y comunicación, cuando sea posible, a fin de garantizar efectivamente la imparcialidad, prontitud e independencia de las instituciones, tribunales y demás entidades responsables de organizar, supervisar y verificar las elecciones a nivel nacional y local, y fortalecerán y facilitarán, con el apoyo de la Organización de los -1Estados Americanos (OEA) y otros organismos regionales e internacionales, la cooperación hemisférica y el intercambio de experiencias en materia de legislación y tecnología en esas áreas y el envío de observadores electorales cuando sea solicitado”; Que en virtud del Artículo 3 de la Carta Democrática Interamericana “Son elementos esenciales de la democracia representativa, entre otros, el respeto a los derechos humanos y las libertades fundamentales, el acceso al poder y su ejercicio con sujeción al estado de derecho; la celebración de elecciones periódicas, libres, justas ybasadas en el sufragio universal y secreto, como expresión de la soberanía del pueblo; el régimen plural de partidos y organizaciones políticas; y la separación e independencia de los poderes públicos”; .

Qué en similar sentido, se cita la Resolución AG/RES. 2254 (XXXVI-0/06) sobre “MODERNIZACIÓN Y USO DE LAS TECNOLOGÍAS ELECTORALES EN EL HEMISFERIO”, aprobada en la cuarta sesión plenaria, celebrada el 6 de junio de 2006, en la que la OEA resolvió, entre otras, “1, Destacar los esfuerzos que las autoridades electorales de los Estados Miembros llevan a cabo, en la organización y administración electorales, con la finalidad de aumentar la calidad y transparencia de sus procesos electorales, incluyendo la incorporación de nuevas tecnologías electorales” y “4.- Encomendar a la Secretaría General que, a través de la Subsecretaría de Asuntos Políticos, estimule en mayor grado la generación de mecanismos de cooperación horizontal en materia de organización de procesos electorales, incluyendo la incorporación de nuevas tecnologías, para asistir a los Estados Miembros que así lo soliciten”. o Que la RNEC, es un órgano de creación Constitucional, con autonomía administrativa, contractual y presupuestal, organizada de manera desconcentrada, que tiene a su cargo la dirección y organización de las elecciones y los mecanismos de participación ciudadana, con plenas garantías para los Colombianos. Que la RNEC contactó a la SG/OEA a fin de conocer los aspectos relativos a la implementación de sistemas de gestión de calidad electoral; Que la RNEC solicitó a la SG/OEA la cooperación técnica para apoyar a las autoridades electorales locales en la implementación y certificación de procesos electorales bajo la ISO/TS 17582;

Que la SG/OEA es el órgano central y permanente de la OEA y tiene la facultad de establecer y fomentar relaciones de cooperación conforme con el artículo 112 (h) de la Carta de la OEA, ratificada por el Estado Colombiano, y con la Resolución de su Asamblea General AG/RES. 57 (I-0/71); y Que las partes coinciden en la necesidad de trabajar en conjunto para incrementar los esfuerzos que conduzcan al fortalecimiento de los mecanismos electorales. en la República de Colombia y para ello la implementación en la Registraduría Nacional del Estado Civil de un Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los requisitos de la Especificación Técnica ISO/TS 17582. -2HAN CONVENIDO en suscribir este Acuerdo de Cooperación:

ARTÍCULO 1

OBJETO 1.1. Este Acuerdo tiene por objeto establecer un marco regulatorio para la ejecución del Proyecto denominado: “Implementación de un sistema de Gestión de Calidad Electoral y Certificación bajo la Especificación Técnica 1S0/TS17592 en la Registraduría Nacional del Estado Civil de la República de Colombia” (en adelante el Proyecto) por parte de la SG/OEA, de conformidad con el Plan Operativo que se adjunta como Ánexo | y forma parte integrante de este Acuerdo. ARTÍCULO Il OBLIGACIONES DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 21. — Suministrar la información, documentación, así como los recursos humanos, técnicos, administrativos y financieros programados, autorizados y pertinentes para el adecuado desarrollo del proyecto y cumplimiento del objeto del presente Acuerdo, de conformidad con las condiciones y especificaciones señaladas en el Plan Operativo. .

2.2. Entregar a la SG/OEA el valor comprometido por concepto de contribución al que hace referencia el artículo 4.2.1 del presente Acuerdo, de conformidad con las disposiciones fi inancieras de los artículos 4.2.1 y 4.3 del presente Acuerdo. - 2.3. La RNEC cooperará con la SG/OEA, con su personal, consultores. y contratistas en todo aquello que sea requerido para brindar una asesoría efectiva durante la ejecución del Proyecto, conforme al Plan Operativo. 2.4 La RNEC asignará el personal guía que acompañe al personal, consultores y/o contratistas de la SG/COEA durante la implementación de actividades del Proyecto en los diferentes sitios del alcance del mismo. El personal guía de la RNEC funcionará como facilitadodre las entrevistas y formara parte del equipo de enlace de la RENC. El personal guía que designe la RENC deberá tener conocimiento de los procesos electorales que desarrolla la RNEC. 2.5 La Alta Dirección de la RNEC, compuesta por el Representante Legal y los, Directores de procesos clave/sustantivos, de Dirección y de Apoyo de la RNEC, asistirá alas Reuniones de Inicio/Apertura y de Presentación de Resultados y Entregables, toda vez que es la plataforma base donde se definirán las responsabilidades, roles, actividades, recursos requeridos y tiempos del plan para el establecimiento, documentación, mantenimiento y la mejora del Sistema de Gestión de Calidad ISO/TS 17582 de la RNEC. 2.6. Las demás obligaciones que correspondan a la naturaleza de la Entidad y al objeto del Acuerdo suscrito y el marco normativo aplicable.

-3ARTÍCULO 11!

OBLIGACIONES DE LA SG/OEA 3.1. La SG/OEA será responsable de ejecutar el Proyecto con la Contribución que reciba de la RNEC en virtud del artículo 2.2 de este Acuerdo. 3.2. La SG/OEA asignará el personal y contratará los expertos que sean necesarios para la ejecución del Proyecto, de conformidad con sus normas, procedimientos y el Plan Operativo aprobado por la RNEC. 3.3. La SG/OEA presentará a la RNEC un informe financiero en el plazo de 60 días luego de finalizar la ejecución del Proyecto. Asimismo, dentro de los dos meses de la terminación del Proyecto, conforme al Cronograma establecido en el Anexo l, la SG/OEA presentará a la RNEC un informe técnico final. 3.4. (La SG/OEA deberá reembolsar a la RNEC los recursos financieros de la Contribución que no hayan sido gastados hasta 30 días después de la emisión del estado financiero final requerido en el artículo 3.3, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 9.5. de este Acuerdo. El reembolso se efectuará mediante transferencia bancaria o depósito en la cuenta bancaria que indique el Coordinador de la RNEC - . señalado en el artículo 5.2 de este Acuerdo. ARTÍCULO 1V DISPOSICIONES FINANCIERAS 41, Para la ejecución del presente Acuerdo, la RNEC declara que ha programado recursos financieros que ascienden a DOSCIENTOS CUATRO MILLONES CIENTO SETENTA Y DOS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y NUEVE PESOS M/TE ($204'172.649,00). Este. valor será asumido con cargo a los recursos del Fondo

Rotatorio y amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.37819 del 6 de febrero de 2019, correspondiente a recursos de la vigencia del año 2019. 4.2. La RNEC se compromete a distribuir los recursos financieros del artículo 4.1 de la siguiente forma: . 4.2.1.Entregar a la SG/OEA la suma de CIENTO TREINTA Y CINCO MILLONES NOVECIENTOS "TREINTA Y TRES MIL SEISCIENTOS PESOS, M/TE ($135'933.600), valor equivalente a la suma de CUARENTA Y CUATRO MIL DÓLARES AMERICANOS - USD 44.000, establecido a partir de la TRM oficial a fecha 5 de febrero de 2019, tasada en la suma de $3.089,40 /Dólares americanos. (en adelante ta Contribución), dentro de los 30 días siguientes a la suscripción de este Acuerdo, mediante un único desembolso conforme a lo dispuesto en el artículo 4.3. 4.2.2. En cumplimiento de las normas legales, la RNEC retendrá los siguientes valores por concepto de costos asociados: i) Impuesto al Valor Agregado, equivalente al 19%, por valor de TREINTA Y DOS MILLONES SEISCIENTOS SETENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS VEITICINCO PESOS M/TE ($32.678.825), ¡¡) Retención en la Fuente a Título de Renta, equivalente al 20%, por valor de TREINTA Y CUATRO

MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y OCHO MIL SETECIENTOS SESENTA Y

CUATRO PESOS M/fTE ($34.398.764), ¡i) Impuesto de Industria y Comercio

equivalente al 9.66 por mil, por valor de UN MILLON CIENTO SESENTA Y UN MIL CUATROCIENTOS SESENTA PESOS M/TE ($1.161.460). 4.3. El desembolso de la Contribución se efectuará mediante el depósito de cheques o por medio de transferencias bancarias. 4.3.1. El desembolso de la Contribución mediante el depósito de cheques se - efectuará enviando el cheque o los cheques a nombre de OAS General Secretariat a la siguiente dirección: OAS General Secretariat Department of Financial Services GSB 4" Floor

Attention: DFS Director/Treasurer,

1889 F St, NW,

Washington, DC 20006 4.3.2. El desembolso de la Contribución por medio de transferencias bancarias desde fuera de los Estados Unidos y Canadá se efectuará conforme a los siguientes datos: Bank full name: Bank of America Bank short name: Bank of America ABA/Routing +: 0260-0959-3

Swift Code: bofaus3n

Bank's address: 222 BROADWAY NEW YORK NEW YORK 10038, USA Account number: 002080125354

Account name: OAS General Secretariat Nombre del proyecto: Implementación de un SGC en la RNEC. 4.3.3. El desembolso de la Contribución por medio de transferencias bancarias desde dentro de los Estados Unidos y Canadá se efectuará conforme a los siguientes datos: Bank full name: Bank of America Bank short name: Bank of America ABA/Routing +: 054001204

Swift Code: bofaus3n

Bank's address: 222 BROADWAY NEW YORK NEW YORK 10038, USA Account number: 002080125354

Account name: OAS General Secretariat

-5Nombre del proyecto: Implementación de un SGC en la RNEC. 4.3.4, En caso de que la SG/OEA cambie su cuenta bancaria durante el plazo de vigencia de este Acuerdo, el Tesorero de la SG/OEA notificará por escrito a laRNEC, por medio del Coordinador de la. RNEC señalado en el artículo 5.2 de este Acuerdo, y efectuará las transferencias bancarias a esa nueva cuenta bancaria a partir del recibo de la notificación. 44 La SG/OEA administrará la Contribución segúnsus normas y procedimientos. La actividad financiera asociada con la Contribución estará sujeta a auditoría interna y/o externa de la SG/OEA. Estas auditorías se llevarán a cabo en el contexto de la revisión general de las operaciones financieras de la SG/OEA. El costo de cualquier auditoría adicional solicitada por la RNEC estará previsto expresamente en el Presupuesto contenidoen el Anexo | de este Acuerdo o, en su defecto, será cargado como gasto directo del Proyecto o sufragado directamente por la RNEC. Las auditorías . adicionales solicitadas serán coordinadas por la dependencia pertinente de la SG/OEA. 4.5. En cumplimiento de sus normas, la SG/OEA retendrá el trece por ciento (13%) de la Contribución por concepto de coordinación del Proyecto de Asistencia técnica. : 4.6. — Los intereses que deriven de la Contribución se destinarán a sufragar los costos asociados con la ejecución del Proyecto. 4.7, En caso de prórroga de la vigencia de este Acuerdo, las Partes acordarán los porcentajes o pagos que correspondan por concepto de costos indirectos

como resultado de esa prórroga.

48. En caso que la RNEC solicite por escrito que la Contribución sea depositada en el! sistema financiero nacional, el Director del Departamento de Servicios Financieros de la SG/OEA designará el banco o institución financiera en que sé depositará. El costo relacionado con el mantenimiento de la Contribución en el sistema financiero nacional estará previsto expresamente en el Presupuesto contenido en el anexo | de este Acuerdo o, en su defecto, será imputado tomo gasto directo del Proyecto o será cubierto directamente por la RNEC a indicación oportuna del Coordinador de la SG/OEA señalado en el artículo 5.1 de este Acuerdo. La RNEC acepta la responsabilidad total en caso el banco o. institución financiera incumpla sus obligaciones con respecto a la cuenta y a la Contribución, incluyéndose los casos de quiebra o falencia del banco o institución financiera respectiva. 4.9. Cualquier reducción de los recursos financieros de la Contribución con respecto a! Presupuesto contenido en el anexo | de este Acuerdo, como consecuencia de una devaluación de la moneda en que se haya efectuado la Contribución, será - cubierta directamente por la RNEC a indicación oportuna del Coordinador de la SG/OEA señalado en el artículo 5.1 de este Acuerdo. 4.10. Si por cualquier circunstancia ajena a su voluntad, la SG/OEA se viera imposibilitada de disponer de la Contribución por un período mayor a treinta días, la -6am SG/OEA podrá dar por terminado este Acuerdo, siendo de aplicación lo dispuesto en los artículos 9.4 y 9.5, sin responsabilidad alguna para la SG/OEA.

ARTÍCULO V COORDINACIÓN Y NOTIFICACIONES 5.1. La dependencia responsable dentro de la SG/OEA de coordinar las actividades de la SG/OEA según este Acuerdo es la Oficina del Órgano Internacional de Acreditación Electoral (IEAB) y su Coordinadoría es la señora María T. Mellenkamp, Oficial a cargo del lEAB. Las notificaciones y comunicaciones deberán dirigirse a dicha Coordinadora a la siguiente dirección, teléfono, y correo electrónico: Secretaría General de la OEA María T. Mellenkamp 1889 F Street, N.W. Washington, D.C. 20006 ; Estados Unidos de América

Tel.: (1-202) 370-4527

Correo electrónico: mmellenkamp(Woas.org 5.2. La dependencia responsable dentro de la RNEC de coordinar las actividades del Proyecto según este Acuerdo es la Oficina de Planeación, y su Jefe es el señor Cástulo Morales Payares de la RNEC. Las notificaciones y comunicaciones deberán dirigirse a dichafoCoordinadoría a la siguiente dirección, fax y correo

electrónico: Nombre: Cástulo Morales Payares Cargo: Jefe de la Oficina de Planeación

Ciudad: Bogotá D.C., Colombia

Tel.: (571 )220 2880 ext: 1353-1350

Correo electrónico: cmoralespQregistraduria. gov.co 5.3. Todas las comunicaciones y notificaciones que se deriven de este Acuerdo tendrán validez únicamente cuando sean remitidas por correo, vía: facsimil o por correo electrónico y estén dirigidas a los coordinadores en las direcciones indicadas en los artículos 5.1 y 5.2 de este Acuerdo. Cuando las comunicaciones y notificaciones sean transmitidas por correo electrónico tendrán validez siempre y cuando se efectúen

directamente de la dirección electrónica del Coordinador de una de las Partes a la dirección electrónica del Coordinador de la otra. 5.4, Cualquiera de las Partes podrá cambiar la dependencia responsable, el Coordinador designado, la dirección, teléfono, fax o correo electrónico indicados, notificándolo así a la otra Parte por escrito. ARTÍCULO VI ] RESPONSABILIDAD CIVIL E INDEMNIZACIÓN 6.1. — Las Partes asumen plena responsabilidad por los daños y perjuicios que sean consecuencia de las acciones u omisiones de sus respectivos representantes, funcionarios, empleados y contratistas vinculados al Proyecto. 6.2. Si por cualquier circunstancia, un tercero efectuare alguna reclamación a una de las Partes “vinculada a alguna acción u omisión de la otra o de sus representantes, funcionarios, empleados o contratistas, vinculada con la ejecución del Proyecto, la parte responsable se constituirá frente al reclamante en principal y único obligado a responder, obligándose además a indemnizar a la otra parte por los daños y perjuicios que ésta sufriera debido a esos reclamos, incluyendo las costas procesales y los honorarios de abogados. En su caso, la SG/OEA podrá usar los recursos financieros de la Contribución para sufragar los costos de su defensa. ARTÍCULO VII PRIVILEGIOS E INMUNIDADES 7.1. — Ninguna de las disposiciones de este Acuerdo constituye una renuncia expresa o tácita a los privilegios e inmunidades que goza la OEA, la SG/OEA, sus órganos, su personal y sus bienes y haberes, de conformidad con la Carta de la OEA del 30 de abril de 1948, cuyo instrumento de ratificación fue depositado por el Gobierno

de Colombia el 13 de diciembre de 1951, el Acuerdo sobre Privilegios e Inmunidades de la OEA, cuyo instrumento de adhesiófnue depositado por el Gobierno el 17 de junio de 1974, los demás acuerdos y las leyes sobre la materia, y los principios y prácticas que inspiran el derecho internacional. ARTÍCULO VII SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 8.1. Cualquier controversia que surja con motivo de la aplicación o interpretación de este Acuerdo o de la ejecución del Proyecto deberá resolverse mediante negociación directa entre las Partes. De no llegar a una solución satisfactoria para ambas, éstas someterán sus diferencias al procedimiento arbitral de acuerdo con el Reglamento de Arbitraje vigente de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil internacional (UNCITRAL). La sede del arbitraje será la ciudad de Washington, D.C. El arbitraje se celebrará en inglés y español simultáneamente. Los tres árbitros o, en su caso, el arbitro único podrán resolver la controversia como amiable compositeur o ex aequo et bono. La decisión arbitral será final, inapelable y obligatoria. 8.2. La ley aplicable del presente Acuerdo y al procedimiento arbitral es la ley del Distrito de Columbia, Estados Unidos de América. ARTÍCULO IX DISPOSICIONES GENERALES 9.1. Las Partes se comprometen a observar los más altos estándares éticos y de transparencia administrativa en todas las acciones y actividades vinculadas al ' Proyecto. Asimismo, la SG/OEA, en la.medida que sea aplicable y sin perjuicio de sus privilegios e inmunidades, mencionados en el artículo VII, y la RNEC se comprometen a

cumplir lo dispuesto en la Convención Interamericana contra la Corrupción y en las normas aplicables de Colombia. El incumplimiento de esta disposición constituirá causal suficiente para la terminación anticipada de este Acuerdo, siendo de aplicación lo dispuesto en el artículo 9.4. 9.2. Las modificaciones a este Acuerdo sólo podrán hacerse de común acuerdo expresado por escrito por los representantes de las Partes debidamente autorizados. Los instrumentos en los que consten las modificaciones se agregarán como anexos a este Acuerdo y pasarán a formar parte del mismo. 9.3. Este Acuerdo entrará en vigencia a: partir de su firma por los representantes autorizados de las Partes, permaneciendo en vigor durante la ejecución del Proyecto, hasta el 31 de diciembre de 2019. No obstante, las -Partes podrán prorrogar la vigencia de este Acuerdo de mutuo consentimiento expresado por escrito por sus representantes debidamente autorizados. 9,4. Este Acuerdo podrá terminarse de mutuo consentimiento o podrá darse por terminado por cualquiera de las Partes mediante notificación escrita a la otra con una antelación no menor a los treinta días. No obstante, las actividades del Proyecto que se encuentren debidamente financiadas podrán continuar hasta :s u conclusión salvo que las Partes decidan lo contrario. 9.5. La terminación de este Acuerdo no afectará las obligaciones irrevocables contraídas por la SG/OEA con respecto al Proyecto, con anterioridad al recibo de la notificación de terminación. En tal sentido, dichas obligaciones deberán ser respetadas y cumplidas con los recursos financieros de la Contribución, incluyendo los gastos que deba efectuar la SG/OEA para la cancelación anticipada de sus servicios. o

9.6. La vigencia de los artículos VI, VII y VIII sobrevivirá la expiración o laterminación de este Acuerdo. EN FE DE LO CUAL, los representantes de las Partes, debidamente autorizados al efecto, firman este Acuerdo en dos originales igualmente válidos, en los lugares yfechas que se indican a continuación:

A GENERAL

POR LA REGIS[RADURÍA NACIONAL

LOS ESTADOS

DEL ESTADO CFVIL DE LA

R PÚBLICA DEICOLÁMBIA: Juah Carlos Galindd Vácha' - Re strador Naciona] del Esgido 4 -10Más derechos | para más gente Cal . yl

Tonau na EELCrORS1]

REGISTRADURÍA

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

| PLAN OPERATIVO

• ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO PARA EL PROYECTO: "Implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia bajo la ISO/TS 17582” 8 de febrero de 2019 mm Contenido PI PARANA AI IA q Aa ARA IRE IIA re rr nr rre nr rana AA EAN G ANI rre rrd rr ra ARE ARA III IIA GR Ap rd rre ra ra AIRE ran AR Ade ra ara E GRUA AA ESA ACABA reed rra rra ra

PLAN OPERATIVO

1.- Antecedentes, Objetivos y Alcance 1.1 Antecedentes: La Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) ya tiene certificado su Sistema de Gestión de Calidad en la Norma 150 9001:2015 para los procesos de registro civil e identificación, y a nivel documental se tienen los

requisitos ISO 9001:2015 en los procesos de electoral. Esta implementación se constituye en avances de la especificación técnica ISO/TS 17582 para su despliegue a nivel oficinas centrales en Bogotá, la Registraduría Distrital con sus 23 registradurías auxiliares, las 32 Delegaciones Departamentales y las 45 Registradurías Especiales, que geográficamente se ubican en las ciudades capitales y principales ciudades del país. 1.2 Objetivo y Alcance de la Propuesta: Objetivo: Servicios de asistencia técnica para la Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los requisitos de la Especificación Técnica ISO/TS 17582 en la Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia.

Alcance: > Procesos: Todos los procesos electorales atribuibles por ley al órgano electoral en el alcance de su

gestión: o Procesos Electorales: = Censo Electoral (Registro Electoral) = Inscripción de Candidatos (Registro de Candidatos) = Logística Electoral (Logística Electoral) = Derecho al Voto (Emisión de Sufragio) = Pedagogía Electoral (Logística Electoral / Capacitación Electoral) o Procesos Gobernantes (Alta Administración) o Procesos de Soporte y Apoyo (Recursos) 7 Sitios: Sitio Sede del órgano electoral: Oficina Central de la Registraduría Nacional del Estado Civil y delegaciones departamentales en el alcance de las actividades descritas en esta propuesta técnicaeconómica. El replicar el sistema de gestión de calidad a las delegacionales departamentales del órgano electoral, en caso de aplicar, es responsabilidad del mismo órgano. Los servicios no incluyen la Auditoría de Certificación, la cual se realizará por intermedio de un Organismo

Certificador legalmente acreditado, quedando fuera del alcance de la asistencia técnica, 2.- Recursos 2.1 Recursos requeridos para el proyecto: A) Recursos de Contrapartida que debe proporcionar el órgano electoral (Registraduría) en adición a la Contribución: A.1) HUMANOS: 44 1 coordinador técnico del Proyecto. Tiempo parcial 50 % 4 1 Equipo Responsable de proyecto; tiempo parcial 20 — 30 %; formado por: o 1lLíder de Proyecto. o Directores de los procesos de dirección, sustantivos y de apoyo. 4 lenlace por cada proceso en el alcance. Tiempo completo 100%. 2 lenlace por cada proceso en el alcance. Tiempo completo 100%. A.2) CURSOS / ENTRENAMIENTOS: 4 Reproducir los Manuales de los Participantes de los Cursos de acuerdo a cada uno de los diferentes temas de cursos y numero de participantes. 4 Salones, proyector, el salón, pantalla rotafolio, hojas, plumones; pintaron y materiales para la escritura de los participantes. 2 Los coffee breaks (café, snacks y/o alimentos) durante los descansos de los cursos. A.3) INFRAESTRUCTURA: £ Oficina equipada con el equipo necesario para el trabajo de los expertos: Escritorios, papelería, teléfono, impresoras, internet. Lo básico para la comunicación y operación del proyecto. A.4) TRANSPORTE: £ Transporte para los expertos/instructores técnicos asignados al proyecto, foráneo cuando se requiera asistir a las delegaciones departamentales en caso de aplicar de acuerdo a las actividades de esta propuesta técnica-económica. B) Recursos de la Asistencia Técnica para el proyecto.

B.1) Expertos / Instructores: 4 1 Experto Técnico ISO/TS 17582 — 150 9001:2015/ Líder del Proyecto 4 1 Experto ISO/TS 17582 — ISO 9001:2015 / Apoyo 4 1 Supervisor de SG/OEA. B.2) Materiales Entrenamientos: “4% Proporcionar un original en medio electrónico del manual del participante por cada tipo de curso para su reproducción por parte del órgano electoral, 3.- Propuesta Técnica / Económica del Proyecto 3.1 Actividades del Proyecto para establecer y/o adecuar, implementar y preparar para la certificación el Sistema de Gestión de Calidad Electoral iSO/TS 17582 + 150 9001:2015 en la Registraduría Nacional del

Estado Civil de Colombia: Actividad No. 1: Sesión de Trabajo Inicial para Acuerdos de Operación del Proyecto Act. 1.1 Establecer los acuerdos, directrices de trabajo, el personal y su rol para con el proyecto de la

Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia. a ] 4 Productos / Entregables de la Actividad No. 1

Se entregarán: a) Informe de Sesión de Trabajo y Acuerdos Actividad 2: Elaboración / Adecuación del Plan de Desarrollo del Servicio Electoral (PDSE)

Productos / Entregables de la Actividad No. 2

Se entregarán: a) Plan de Desarrollo del Servicio Electoral, sobre la base de la ISO/TS 17582, elaborado y en condiciones de ser revisado, aprobado y distribuido.

Actividad 3: Elaboración / Adecuación del Procedimiento Maestro para la Elaboración de Planes Operativos de Elecciones, y Coordinar la elaboración /Adecuación de un Plan Operativo de

Elecciones para un Servicio Electoral (Elección) específico Productos / Entregables de la Actividad No. 3

Se entregarán: a) Procedimiento Maestro para Elaboración de Planes Operativos de Elecciones elaborado y en: condiciones de ser revisado, aprobado, distribuido y socializado/aplicado. b) Plan Operativo de Elecciones para una elección (Servicio Electoral en particular), elaborado y en condiciones de ser revisado.

Actividad 4: Evaluación del Desempeño / Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación - Revisión Documental del Estado del SGCE : Revisión documental general del estado de la información documentada actua! del SGCE de la Registraduría Nacional del Estado Civil de Colombia y requerimientos de la especificación técnica

ISO/TS 17582,

Productos / Entregables de la Actividad No. 4

Se entregarán: a) Reporte de Revisión Documental realizada Actividad 5: Evaluación del Desempeño / Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación - Auditoría intérna / No Conformidades / Acciones Correctivas Auditoría Documental y de Procesos (Auditoría interna) ya con el Sistema de Gestión Electoral de Calidad en operación; una auditoría interna incluyendo cada uno de los Procesos Electorales Sustantivos, de Apoyo y de Dirección.

Coordinar el planteamiento y ejecución de las acciones correctivas para el tratamiento de las no conformidades de