OEA - COLOMBIA - Acuerdo bilateral 25 de 2019

ACUERDOS BILATERALES

25-2019

Clasificación: Fecha de Ingreso: 29 de Abril de 2019

Acuerdo” entre el Gobierno de la República de Nombre del Acuerdo: Colombia y la Secretaria General de la Organización de los Estados Americanos (SG/OEA) relativo a la celebración del cuadragésimo noveno periodo ordinario de sesiones de la Asamblea General. Acuerdo relativo a la celebración del cuadragésimo Materia: noveno periodo ordinario de sesiones de la Asamblea General. SG/OEA £ Colombia.

Partes: Colombia.

Referencia: Fecha de Firma: 11 de abril del 2019,

Lugar de Firma: Washington D.C

Unidad Encargada: Persona Encargada: Notas adicionales: els A Más derechos para más gente

ACUERDO ENTRE EL

GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

Y

LA SECRETARÍA GENERAL DE LA

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

RELATIVO A LA CELEBRACIÓN DEL

CUADRAGÉSIMO NOVENO PERÍODO ORDINARIO DE SESIONES

DE LA ASAMBLEA GENERAL

Suscrito en Washington D.C., el 11 de abril, de 2019

ACUERDO ENTRE

EL GOBIERNO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Y

LA SECRETARÍA GENERAL

DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

RELATIVO A LA CELEBRACIÓN DEL

CUADRAGÉSIMO NOVENO PERÍODO ORDINARIO DE SESIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL 26 al 28 de junio de 2019

Las Partes en el presente Acuerdo, el Gobierno de la República de Colombia y la Secretaría

General de la Organización de los Estados Americanos, en adelante denominados el GOBIERNO y la SECRETARÍA GENERAL, respectivamente: Teniendo en cuenta que mediante la Resolución CP/RES. 1114 (2195/18), aprobada por el Consejo Permanente en la sesión extraordinaria celebrada el 28 de noviembre de 2018, agradeció y aceptó el generoso ofrecimiento presentado por el GOBIERNO para ser la sede del Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de sesiones de la Asamblea Genera!, en adelante “la Asamblea General”, el cual se celebrará los días 26, 27 y 28 de junio de 2019, en la ciudad de Medellín, Colombia. Considerando que la Resolución AG/RES. 1847 (XXXI1-0/02), aprobada en la cuarta sesión plenaria de la Asamblea General de la OEA, celebrada el 04 de junio de 2002, en Bridgetown, Barbados, titulada “Apoyo y Seguimiento del Proceso de Cumbres de las Américas”, solicita a la SECRETARÍA GENERAL que continúe brindando el apoyo necesario a las reuniones ministeriales y sectoriales relacionadas con la implementación de los mandatos de las Cumbres en los temas relevantes para la OEA; Considerando además que la Resolución AG/RES. 1915 (XXXI!l-0/03), aprobada en la cuarta sesión plenaria de la Asamblea General de la OEA, celebrada el 10 de junio de 2003, en Santiago de Chile, titulada “Aumento y Fortalecimiento de la Participación de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA”, resuelve en sus párrafos resolutivos 1. y 4. Inciso b, ratificar las

estrategias para incrementar y fortalecer la participación de las Organizaciones de la Sociedad Civil en las actividades de la OEA y exhortar a los Estados Miembros a continuar sus esfuerzos para abrir a las organizaciones de la sociedad civil mayores espacios de participación en las actividades de la OEA, respectivamente; Teniendo en cuenta que la Carta de la OEA, en su Artículo 112, párrafo d), dispone que una de las funciones de la Secretaría General es “proporcionar a la Asamblea General y a los demás órganos servicios permanentes y adecuados de secretaría...”; Teniendo en cuenta también que corresponde al GOBIERNO financiar la diferencia entre el presupuesto calculado para la reunión en la sede y el costo real de ésta en el país anfitrión, además de proporcionar la parte que le corresponda de los requerimientos logísticos y de apoyo que sean necesarios; am

ACUERDAN LO SIGUIENTE:

CAPITULO | FINANCIAMIENTO Artículo 1. — El GOBIERNO aportará la cantidad de trescientos veintitrés mil setecientos sesenta y cuatro dólares de los Estados Unidos de América (US$ 323,764) correspondiente al total estimado de la contribución del GOBIERNO para el financiamiento del traslado y estadía de los servicios de secretaría para la celebración del Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General de la OEA en la ciudad de Medellín, Colombia. El costo de la Asamblea General por concepto de servicios de secretaría citados anteriormente, ha sido estimado en cuatrocientos setenta y dos mil doscientos sesenta y cinco dólares de los Estados

Unidos de América (US$472,265). Para este fin, la SECRETARÍA GENERAL aportará la cantidad de ciento cuarenta y ocho mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (Us$148,500.00) de conformidad con los niveles de financiamiento establecidos en el Programa-Presupuesto del Fondo Regular de la OEA para 2019, especificado en la Resolución AG/RES. 1 (LIN-E/18) Rev. 2), aprobada por la Asamblea General en la sesión extraordinaria celebrada el 30 de octubre de 2018, en Washington, D.C. Artículo 2. El GOBIERNO depositará trescientos veintitrés mil setecientos sesenta y cuatro dólares de los Estados Unidos de América (US$ 323,764) en la cuenta de la SECRETARÍA GENERAL en Washington, DC., a más tardar el 22 de abril de 2019, mediante transferencia electrónica a nombre de la SECRETARÍA GENERAL. Dicho monto corresponde al total estimado de la contribución del GOBIERNO establecido en el artículo anterior para el financiamiento del traslado de los servicios de secretaría, así como los viajes de avanzada que efectuará el personal de la Secretaría General, los cuales están reflejados en el proyecto de presupuesto, necesarios para la celebración del Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General, en Medellín, Colombia que se llevará a cabo el 26, 27 y 28 de junio de 2019, de conformidad con las necesidades operativas y de personal establecidas en los Anexos 1, ll, 111, IV, V, VI, VIL, VII, D<y X del presente Acuerdo. Adicionalmente, el GOBIERNO financiará la totalidad

de los costos de infraestructura, logística y servicios operativos necesarios para la realización de la Asamblea General en Medellín, Colombia, de conformidad con los Anexos ll, II, IV, Y, VI, VII, VII, IX y X, así como otros en los que Colombia como país anfitrión, deseé incurrir, Artículo 3. El GOBIERNO realizará el depósito de su contribución por medio de una transferencia electrónica a nombre de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos, de conformidad con la información que se consigna en el Anexo IX de este Acuerdo, Si el depósito no ha sido efectuado para el 15 de mayo de 2019, el GOBIERNO concuerda en que la SECRETARÍA GENERAL procederá de inmediato a programar la realización de las sesiones de la Asamblea General en la sede de la Secretaría General de la Organización. Artículo 4. La SECRETARÍA GENERAL presentará al GOBIERNO a finales de noviembre de 2019, un informe desglosado de la ejecución presupuestaria correspondiente a la contribución del GOBIERNO al que se refiere el Artículo 2, de conformidad con el proyecto de presupuesto convenido entre las Partes para la realización de la Asamblea General. Este informe deberá reflejar el compromiso asumido por la SECRETARÍA GENERAL en virtud del artículo 22 del presente Acuerdo. ,> el uso exclusivo de la Asamblea General de acuerdo a las necesidades de montaje de las áreas destinadas a las distintas actividades de la Asamblea (Ver Anexo IV, Punto 13) antes del comienzo de la Asamblea General de conformidad con los ANEXOS ll, Ml, IV, V, VI, VII y VIIL, del

presente Acuerdo. b) Las salas para los siguientes dos eventos paralelos dentro del marco de la Asamblea: reunión con la sociedad civil y reunión con los observadores permanentes, c) El personal local de apoyo capacitado para desempeñar funciones relativas a la Asamblea General de conformidad con los números indicados en la columna “Gobierno” (Apoyo), del ANEXO | del presente Acuerdo. En caso de que el GOBIERNO no pueda proporcionar todo el personal indicado, la SECRETARÍA GENERAL podrá cooperar en la obtención del mismo, quedando los gastos que ello demande a cargo del GOBIERNO. Los gastos que para estos efectos lleve a cabo la SECRETARÍA GENERAL estarán sometidos a los trámites dispuestos en los Artículos 2, 3 y 4 de este Acuerdo. d) Los materiales de oficina necesarios, en las cantidades indicadas en el ANEXO II del presente Acuerdo, por lo menos cinco días antes del comienzo de la Asamblea General. e) El transporte necesario de los miembros de las delegaciones y todos los participantes, así como para el uso de la SECRETARÍA GENERAL y del personal de Secretaría, según lo indicado en el ANEXO lIIl del presente Acuerdo. f) Las necesidades técnicas que se encuentran detalladas en los ANEXOS !l al VII! del presente Acuerdo para satisfacer los requisitos de equipos y servicios de computación, sonido, grabación, interpretación e impresión y de los equipos de comunicación y acceso a Internet para la Asamblea General. En caso de que las condiciones técnicas específicas consignadas en el presente Acuerdo no puedan ser cubiertas en su totalidad por parte del GOBIERNO, éste

presentará a la SECRETARÍA GENERAL alternativas que satisfagan las condiciones originales solicitadas. e) El GOBIERNO asegurará que los participantes de la Asamblea General y el personal de la SECRETARÍA GENERAL cuenten con distintas opciones de alojamiento en los principales hoteles de la ciudad. Asimismo, el GOBIERNO requerirá por escrito a cada uno de los hoteles seleccionados para este evento, el precio acordado, la confirmación y la disponibilidad del número de habitaciones reservadas e informará por escrito a la SECRETARÍA GENERAL y a los miembros de las delegaciones y otros participantes. Artículo 8. En coordinación con la SECRETARÍA GENERAL, el GOBIERNO será responsable de contar con los proveedores de servicios y equipos necesarios conforme a este Acuerdo, y suscribirá los instrumentos necesarios con dichos proveedores antes de la fecha de inicio del Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General. Artículo 9. La SECRETARÍA GENERAL establecerá los requisitos técnicos y logísticos de cada una de las actividades de la Asamblea General, tal y como figuran en los Anexos | al VIII de este Acuerdo. Igualmente, coordinará con el GOBIERNO, al menos 2 meses antes del inicio del Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General, el cumplimiento de esos requisitos técnicos y logísticos, lo cual estará previsto en un Cuadro de Seguimiento de Actividades que será suscrito por los representantes de las Partes. Artículo 10. El GOBIERNO tomará las medidas necesarias para facilitar la entrada y salida del territorio de Colombia de los participantes en la Asamblea General. 5 y del traslado del material y equipo necesario según las cantidades indicadas en el ANEXO 1l

del presente Acuerdo. c) Obtener y proporcionar a pedido y por cuenta del GOBIERNO, los materiales, servicios y equipos necesarios que, conforme al ANEXO IV, no estén disponibles en el país. El aumento correspondiente en el costo real total previsto en el Artículo 2 será por cuenta del GOBIERNO. Los gastos que para estos efectos lleve a cabo la SECRETARÍA GENERAL estarán sometidos a los trámites dispuestos en los Artículos 3 y 4 de este Acuerdo, Artículo 15. — El uso de todo material de imagen institucional tales como nombre, logo oficial, eslogan, sello u otros, en relación a la Asamblea General, serán utilizados exclusivamente por el GOBIERNO, de común acuerdo con la Secretaría General. El logo oficial, sello e imágenes institucionales de la OFA son de uso exclusivo, y, por tanto, el uso de los mismos en cualquier material promocional debe ser aprobado previamente por la Coordinación General de la Asamblea General de la SECRETARÍA GENERAL. CAPITULO IN PRIVILEGIOS E INMUNIDADES Artículo 16. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 132 al 136 de la Carta de la OEA y las disposiciones del Acuerdo sobre Privilegios e Inmunidades de la Organización de los Estados Americanos cuyo instrumento de adhesión fue depositado por el Gobierno de Colombia el 17 de junio de 1974 ante la OEA, el GOBIERNO concederá y reconocerá a la OEAy sus órganos, a las delegaciones de los Estados Miembros de la OEA, a los Observadores Permanentes, a las autoridades de la Organización y a los funcionarios de la SECRETARÍA GENERAL, los privilegios e

inmunidades necesarios para el libre desempeño de sus funciones durante la Asamblea General, así como la independencia y autonomía administrativa necesarias para el desempeño de las funciones del personal local asignado a la SECRETARÍA GENERAL durante la Asamblea General en los casos en que resulte aplicable y sólo para los fines de este Artículo, se incluyen en la definición de funcionarios de la OEA a los intérpretes, traductores y otros expertos contratados por la SECRETARÍA GENERAL para prestar servicios al Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General, Con relación a los funcionarios de la OEA que sean nacionales colombianos, estos privilegios e inmunidades de carácter funcional se aplicarán según lo dispuesto en la Constitución y las leyes de la República de Colombia. Artículo 17. Sin perjuicio de lo dispuesto precedentemente, los otros observadores e invitados especiales al Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General gozarán de las cortesías que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Artículo 18. El GOBIERNO permitirá la importación temporal libre de impuestos, de equipos, suministros, materiales de consumo y otros elementos fungibles y la documentación que envíe la SECRETARÍA GENERAL, los cuales serán remitidos a nombre de la OEA, para la celebración de la Asamblea General en Medellín, Colombia desde la sede de la SECRETARÍA GENERAL en Washington, DC, con el fin de satisfacer las necesidades de los servicios de secretaría, conferencias, protocolo, prensa y comunicaciones y otros eventos organizados por la SECRETARÍA GENERAL para la celebración de la Asamblea General. SS El presente Acuerdo podrá ser modificado o adicionado en cualquier momento mediante

acuerdo mutuo de las Partes a través de comunicaciones escritas. Dichas modificaciones entrarán en vigor en la fecha de su firma. EN FE DE LO CUAL, los representantes de las Partes, debidamente autorizados para tal efecto, firman el presente Acuerdo en dos ejemplares originales en idioma español, en la ciudad de Washington, D.C, el 11 de abril de 2019, POR EL GOBIERNO DE LA POR LA SECRETARÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA DE COLOMBIA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS A r o c a

Y A p d a | M A H e d e j r r í i n a a á n n a d e z Viceministra de Asuntos Multilaterales Secretario Genera Ministerio de Relaciones Exteriores ANEXO | - PERSONAL DE LA SECRETARÍA GENERAL ESQUEMA DE PERSONAL DE LA SECRETARÍA GENERAL El Gobierno de la República de Colombia y la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos, en este ANEXO denominados el GOBIERNO y la SECRETARÍA GENERAL, respectivamente, acuerdan el siguiente Esquema de Personal para implementar las actividades de la SECRETARÍA GENERAL en el ámbito del Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos (OEA). 1.. OFICINA DEL SECRETARIO GENERALSecretario General de la OEA 1 ! Jefe de Gabinete del Secretario General 1 1 Asesores del Secretario General 3 Asistente 1 Enlace diplomático 1 Camarero 1

2.. OFICINA DEL SECRETARIO GENERAL ADJUNTO

Secretario General Adjunto de la OEA 1 Jefe de Gabinete del Secretario General Adjunto 1 Asesores del Secretario General Adjunto 3 Asistente 1 Enlace diplomático 1

3. ALTOS FUNCIONARIOS - SECRETARIA GENERAL

Asesor Ppal. Asuntos Estratégicos y Des. 1 Secretaria de Acceso a Derechos y Equidad 1 Secretario para el Fortalecimiento de la Democracia 1 Secretario Ejecutivo para el Desarrollo Integral 1 11 A 7.1 Coordinación Asamblea General Coordinador Asamblea General Especialista a cargo de la Plenaria Especialista a cargo de la Comisión General Especialistas a cargo de los Diálogos y Sociedad Civil Asistente de la Coordinación 7.2. Acreditaciones y Registro Coordinador Oficiales de acreditación 10 7.3 Apoyo Técnico Técnico IT/AV Operador de microfónica 7.4 Servicios de Sala 20 Oficial de servicios de sala 7.5 Idiomas (Interpretación y Traducción) Jefe Servicios de Idiomas Coordinador servicios de interpretación Coordinador traducción de documentos Control y registro de documentos 7.5.1 Servicios de Traducción de Documentos 7.5.1.1 Sección Español TraductorRevisor Corrector 13 A Oficiales de prensa y comunicaciones 4 Fotógrafo Oficial 1 1 Oficial de acreditación de prensa 1 4 (2 turnos) 8.1 Multimedia Coordinador Servicios de Multimedia 1 2 Especialista Web/Información digital 1 Especialista “Webcast” 1 2 Especialistas y Auxiliar para grabación de video 0 4 (2 turnos)

Videografo 1 2 Editor 1

9. SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGIA

S S Coordinador de tecnología 1 Ingenieros de Sistemas 4 Técnico en sistemas de computación 1 22 (2 turnos)

10. SOCIEDAD CIVIL - OBSERVADORES

Especialistas Sociedad Civil 1 4 Oficial Sociedad Civil 1 Oficial de acreditaciones Sociedad Civil 1 Especialista Observadores Permanentes 1 2

11. OTROS FUNCIONARIOS OEA Funcionarios áreas técnicasapoyo negociaciones 3 Por determinar Subtotal 102 23 Por determinar 15 me

ANEXO ll — SALONES, OFICINAS, EQUIPOS Y MATERIALES

ESTÁNDARES PARA LOS SALONES, OFICINAS, EQUIPOS Y MATERIALES El Gobierno de la República de Cotombia y la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos, en este ANEXO denominados el GOBIERNO y la SECRETARÍA GENERAL, respectivamente, acuerdan utilizar los estándares presentados abajo para el montaje de los salones y oficinas, incluyendo sus equipos y materiales, destinados a las actividades de la SECRETARIA GENERAL en el ámbito del Cuadragésimo Noveno Periodo Ordinario de Sesiones de la Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos (OEA): 1.1 1.2 1,3 O Estándares de acceso, seguridad y señales Salas de Reuniones Quioscos informativos general en los hoteles oficiales (horarios de transporte, calendario de actividades, turismo, etc) Materiales para la Plenaria y la Comisión General 0 Oficinas

. 0 . Papel para impresión 0 Servicios Especiales O Estándares de acceso, seguridad y señales: Señales de Seguridad, Protección Civil e Higiene El GOBIERNO será responsable por la instalación y mantenimiento de señales de seguridad, protección civil e higiene en todas las instalaciones de los eventos de la Asamblea General, las cuales deberán ser claras y contar con los criterios y estándares internacionales. Estándares de Accesibilidad En todos los espacios reservados para la Asamblea General, al menos una entrada debe asegurarse para personas con discapacidad. Estos espacios deberán contar con servicios higiénicos que cumplan con las normas internacionales para personas con discapacidad. Acceso Igualitario a los Baños El GOBIERNO debe garantizar acceso apropiado a las facilidades sanitarias para uso de todos los géneros que participan en la Asamblea General. Las instalaciones higiénicas disponibles en los salones y oficinas de la Asamblea General deberán estar preparadas en materia LGTB y deberán estar señalizadas como baños individuales y neutros. 17 Iluminación profesional para cámaras de TV de luz fría; Dos (2) mesas para documentos (1 x 1,80 metros); Conexión de corriente eléctrica en toda la sala (Al menos 100 enchufes para uso de los participantes que necesiten conectar sus laptops. En los planos se mostrará su ubicación). 2,2 Comisión General Una sala de estándar internacional con capacidad mínima de ciento cincuenta (150) personas sentadas. Esta sala deberá estar disponible de acuerdo al cronograma de trabajo de la Asamblea General Esta sala deberá estar disponible dos (2) días antes de la Sesión

Inaugural de la Asamblea General para el montaje e instalación del siguiente equipo y mobiliario: Mesa principal, con capacidad para cinco (5) personas; Mesas y sillas para los 34 Jefes de Delegación y sus respectivos delegados (tres sillas adicionales por delegación), se recomienda el uso de mesas plegables de fácil armado; Cuatro (4) cabinas dobles de tamaño estándar internacional para intérpretes con un monitor de 19” por cabina y dos sillas por cabina; Equipo de interpretación simultánea con sistema de “relay” de los cuatro (4) idiomas en cada cabina, dos (2) consolas por cabina o una consola doble. Las consolas de interpretación deben contar con el sistema de “relay”, no se aceptarán conexiones externas o que implique el uso de otro equipo para generar los “relay”. Cuarenta (40) micrófonos tipo pulsar para hablar (“push to talk”) Ciento veinte (120) radios de interpretación con sus respectivos audífonos (sistema infrarrojo) Equipo de sonido y grabación digital, necesario para la grabación de todas las sesiones de la Comisión General; Dos (2) mesas (1 x 1,80 metros) y cuatro sillas para el relator y personal de la SECRETARÍA GENERAL; Una mesa (1 x 1,80 metros) y dos sillas, con dos PC y una impresora para traducción en sala; Dos (2) mesas para documentos (1 x 1,80 metros); Cordones o separadores para crear zonas de acceso restringido dentro del salón (número por determinar). 2.3 Sala para los Grupos de Trabajo Sala con una mesa rectangular para cuarenta (40) personas para la realización de negociaciones extraordinarias que surjan en el marco de la Asamblea General.

Equipo de interpretación simultánea para dos idiomas (bidireccional). Veinte (20) micrófonos (“push to talk”) Veinte (20) radios de interpretación con sus respectivos audífonos (preferentemente de sistema infrarrojo). 19 e Mesa formato U con 40 alrededor para los Jefes de Delegación y representantes de la sociedad civil y otros actores sociales; e Mesas para 70 personas; e 42 micrófonos para mesa (“push to talk”); e Anivel de piso 800 sillas en formato de auditorio; e Treinta y seis (36) banderas de los países miembros incluyendo OEA; + Cuatrocientos (500) radios de interpretación con sus respectivos audífonos (preferentemente del sistema infrarrojo); e Equipo de grabación de sonido digital en soporte de CD, flash card, o memoria USB, necesario para la grabación de toda la reunión; e Tres (3) plataformas para las cámaras TV matriz; e Una plataforma de mínimo 15 mt x 4 mt x 0.50 mt para fotógrafos y camarógrafos; e Cuatro (4) cabinas dobles de tamaño estándar internacional para intérpretes; e Equipo de interpretación simultánea con sistema de “relay” de los 4 idiomas en cada cabina, 2 consolas por cabina o una consola doble. Las consolas de interpretación deben contar con el sistema de “relay”, no se aceptarán conexiones externas o que implique el uso de otro equipo para generar los “relay”; 2.6 Diálogo de los Jefes de Delegación, el Secretario General y el Secretario General Adjunto con los Jefes de Delegación de los Observadores Permanentes

Salón con capacidad mínima de 200 personas sentadas. Esta sala deberá estar disponible de acuerdo al cronograma de trabajo de la Asamblea General, con el siguiente montaje: e Mesa formato en U con 36 siltas para los Jefes de Delegación, el Secretario General y el Secretario General Adjunto e Mesas para tos 70 países observadores en formato de filas-auditorio + 36 micrófonos para mesa (“push to talk”); e Micrófonos inalámbricos (para quien pida la palabra) e S4Asillas en formato de auditorio; e Treinta y seis (36) banderas de los países miembros incluyendo OEA; e 100 radios de interpretación con sus respectivos audifonos (preferentemente del sistema e infrarrojo); e Equipo de grabación de sonido digital en soporte de CD, flash card, o memoria USB, necesario para la grabación de toda la reunión; e Tres (3) plataformas para las cámaras TV matriz; e Una plataforma de mínimo 15 mt x 4 mt x 0,50 mt para fotógrafos y camarógrafos; e Cuatro (4) cabinas dobles de tamaño estándar internacional para intérpretes; Una (1) sala para la inscripción de delegados, observadores permanentes, representantes 2.10.1 de organismos e invitados especiales, que deberá estar disponible y operativa cuatro (4) días antes de la Sesión Inaugural de la Asamblea General, y equipada con: e Ocho (8) mesas para la acreditación de los participantes: o Dos (2) mesas para inscripción de representantes de Estados Miembros o Una (1) mesa para representantes de los Observadores Permanentes, Organismos Interamericanos, otros Organismos Multilaterales, e Invitados

Especiales o Tres (3) mesas para representantes de la Sociedad Civil, Sector Privado y otros invitados; o Dos (2) mesas para cuatro (4) computadoras (para inscripción en línea); e 60sillas 2.10.2 Una sala para la acreditación de los representantes de los medios de comunicación (prensa, radio, TV, Web y otros medios digitales) que deberá estar disponible y operativa cuatro (4) días antes de la Sesión Inaugural de la Asamblea General y equipada con: e 4 mesas y 20 sillas 2.11 Sala para Conferencias de Prensa Los estándares para el montaje y servicios de la Sala de Conferencias de Prensa y demás áreas relacionadas a los servicios de Prensa y Multimedia están descritos en el Anexo V (Operaciones de Prensa y Multimedia de la SECRETARIA GENERAL). 2.12 Espactos para Reuniones Bilaterales Se necesita un mínimo de cuatro (4) espacios. Los espacios que el GOBIERNO facilite para estas reuniones deben ser ubicados cerca de la Sala Plenaria a fin de facilitar estos encuentros. Los salones deben de ser privados e insonorizados, para que no se oigan las conversaciones de un salón a otro, Deben estar disponibles dos (2) días antes de la Sesión Inaugural.

3. Materiales para la Plenaria y la Comisión General 3.1 La SECRETARIA GENERAL proporcionará el siguiente material: e Dos (2) juegos de placas o letreros de mesa inscritos en ambos lados con los nombres de los Estados Miembros; e Dos juegos de placas o letreros de mesa inscritos por ambos lados con los siguientes títulos: Presidente, Vicepresidente, Secretario General de la OEA, Secretario General

Adjunto, Jefe de Gabinete del Secretario General, Jefa de Gabinete del Secretario General Adjunto, y Secretaría; » Un juego de letreros de mesa inscritos por ambos lados con los siguientes títulos: Secretario SEDI, Secretario de Administración y Finanzas, Secretario de Asuntos Jurídicos, nombres de los países Observadores Permanentes, de los órganos y 23 ,A 6.2 Servicio de Refrigerios El GOBIERNO proveerá: e Personal de la OEA y del GOBIERNO que labore en todas las áreas de trabajo, incluyendo acreditación de Delegados y Prensa: Servicio de café continuo (café, agua, refrescos, galletas, sándwiches), previo y durante los trabajos de la Asamblea, de acuerdo al cronograma de trabajo. e Delegaciones y participantes: Durante la Asamblea General se proveerá de servicio de café continuo, en espacios cercanos al Plenario y la Comisión General, además de los salones VIP y el salón de delegados; e Área de Prensa: Durante la Asamblea General se proveerá de servicio de café continuo para los usuarios del Centro Internacional de Medios, lunch boxes y kits de prensa para los periodistas acreditados. En caso de, por temas de austeridad, tener que escoger una sola de las dos opciones, soto se tendrán lunch Box y no kits de prensa. S S 25 ” ANEXO lll TRANSPORTE LOCAL TRANSPORTE LOCAL El Gobierno de la Republica de Colombia proveerá el transporte, tanto individual como colectivo que se requiera para los Jefes de Delegación de los Estados miembros, así como para los funcionarios de la OFA y demás participantes de la Asamblea General desde su

llegada hasta el día de su partida que se describen a continuación: Jefes de Delegación: Recepción en vehiculos elegación «Vehículos a : Jefes de Deleg o a ehícu individuales a su llegada y salida. Durante la AG de los Estados | individuales (llegada); , A o . o, serán movilizados en minibuses para los Miembros b. Minibuses, eventos protocolares, Secretario General de | Un (1) automóvil ta DEA Secretario General Un (1) automóvil Adjunto de la DEA Jefe de Gabinete del Un (1) automóvil Secretario General Jefe de Gabinete del Secretario General Un (1) automóvil Adjunto Coordinador de la Asamblea General Un (1) automóvil (SECRETARÍA GENERAL) Servicios de Una (1) camioneta Transporte para para los especialistas y Conferencias de la tipo “van” para 12 técnicos de conferencias de la SECRETARÍA OEA pasajeros GENERAL Una (1) camioneta Transporte para los traductores e intérpretes Servicios de tipo “van” para 12 durante los eventos oficiales Conferencias pasajeros Secretarios Ejecutivos | Dos (2) automóviles Protocolo de la Lo Servirá al jefe de Protocolo y su equipo de Un (1) automóvil , Secretaría General trabajo 27 ,ATA ANEXO IV — INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA LA ASAMBLEA GENERAL El Gobierno de la República de Colombia y la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos, en este ANEXO denominados el GOBIERNO y la SECRETARÍA GENERAL,

respectivamente, acuerdan el siguiente esquema para la Infraestructura Tecnológica de la Asamblea General, incluyendo sus equipos de computación, redes, Internet, software, fotocopiadoras y otras consideraciones técnicas, de forma a implementar las actividades de la SECRETARIA GENERAL en el ámbito del Cuadragésimo Noveno Período Ordinario de Sesiones de ta Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos (OEA). La infraestructura tecnológica de la Asamblea General, incluyendo sus equipos de computación, redes, Internet, software, y fotocopiadoras para la Asamblea General serán proporcionados por el GOBIERNO, de acuerdo a los criterios de funcionalidad, seguridad, redundancia de los servicios ofrecidos, y accesibilidad plena para los participantes cuando requerido. A seguir, se detallan los estándares de montaje, equipos y materiales necesarios en la siguiente orden: Servidores Equipos de computación, teléfonos, y fotocopiadoras para las oficinas e n Centro de fotocopiados: Equipos y oficinas A Programas (Software) Suministro de Energía Eléctrica Instalación y Configu