OEA - COLOMBIA - Acuerdo bilateral 96 de 2009

ACUERDOS BILATERALES

Clasificación: 96-2009

Fecha de Ingreso: 29 de septiembre de 2009

Nombre del Acuerdo: Acuerdo entre el Gobierno de la República de Colombia y la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos relativo a la celebración de la Reunión Especializada del CIDI de Altas Autoridades de

Cooperación Materia: Celebración de la Reunión Especializada del CIDI de

Altas Autoridades de Cooperación

Partes: SG/OEA £ Colombia Referencia: Colombia Fecha de Firma: 2 de septiembre de 2009

Fecha de Inicio: Fecha de Terminación:

Lugar de Firma: Washingion, D. C.

Unidad Encargada: Persona Encargada:

Original: Claves:

Cierre del proceso: Notas adicionales:

ACUERDO ENTRE EL GOBIERNO DE

LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

Y LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS RELATIVO A LA CELEBRACIÓN DE LA REUNIÓN ESPECIALIZADA DEL CIDI DE ALTAS AUTORIDADES DE COOPERACIÓN A realizarse en la Ciudad de Bogotá, Colombia, del 26 al 27 de Octubre de 2009. Suscrito en Washington, DC el 2 de septiembre de 2009 Las partes de este Acuerdo, la República de Colombia y la Secretaría Genera) de la Organización de los Estados Americanos, en adelante denominados el GOBIERNO COLOMBIANO y la SG/OEA, respectivamente, y actuando conjuntamente; Pe acuerdo con la resolución CIDVRES, 222 (XIV-0/09) “Reunión Especializada del CIDI de Altas Autoridades de Cooperación” resuelve en su párrafo dispositivo 1 “Agradecer y aceptar el

ofrecimiento del Gobierno de la República Colombia para ser sede de la de la Reunión Especializada del CIDI de Altas Autoridades de Cooperación, a celebrase en Bogotá, Colombia, los días 26 y 27 de octubre de 2009”; Teniendo presente así mismo que el Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (C1DD, mediante la resolución CIDVRES. 222 (XIV-0/09) resuelve, en su párrafo resolutivo 3, “ENCOMENDAR que se asigne de los fondos disponibles previstos en el Capítulo 7, Subprograma 72H del programa-presupuesto de la Organización para 2009, la suma de $36,683 para la preparación y celebración de la Reunión Especializada del CIDI de Altas Autoridades de Cooperación”, y en el penúltimo párrafo, “Instruir a la Secrotaría General, a través de la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral, que apoye los preparativos y seguimiento de la reunión, y que mantenga a la Comisión Ejecutiva Permanente del CIDI (CEPCIDD al tanto de lo que suceda sobre este respecto”; Teniendo presente también que la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral dispone de u fondo específico que cuenta con los recursos necesarios complementarios para la realización de la Reunión. mismos que son complementarios a los que la CEPCIDI ha asignado con cargo al Fondo Regular; Recordando también que por medio de la nota CIDVTNF 77/09, la Misión Permanente de la República Colombia ante la OEA, PROPUSO ser la sede en la que se celebrará la Reunión Especializada del CIDI de Altas Autoridades de Cooperación denominada en este acuerdo la Reunión, que tendrá lugar

en la ciudad de Bogotá, Colombia de! 26 al 27 de Octubre de 2009; Considerando que la Resolución AG/RES. 1847 (XXXIT-0/02) “Apoyo y Seguimiento del Proceso de Cumbres de las Américas” solicita a la SG/OEA que continúe brindando el apoyo necesario a las reuniones ministeriales y sectoriales relacionadas con la implementación de los mandatos de las Cumbres en los temas relevantos para la OEA; Teniendo en cuenta que la Carta de la Organización de los Estados Americanos, en su Artículo 112, párrafo d), dispone que una de las funciones de la Secretaría General es “proporcionar a la Asamblea General y a los demás órganos servicios permanentes y adecuados de secretaría...”; Teniendo en cuenta también que la Asamblea General, mediante Resolución AG/RES. 3 (XXVE/98) “Pago de Cuotas,” párrafo resolutivo 6, encomienda al Consejo Permanente que autorice fondos provenientes del Fondo Regular para la realización de conferencias y reuniones de la OEA fuera de la sede, si considera que el pais anfitrión está en situación regular respecto del pago de cuotas al Fondo Regular o si ha establecido un calendario de pagos con la Secretaría General y está cumpliendo con dicho calendario de conformidad con el punto 2 de esa misma Resolución; Teniendo en cuenta además que la Resolución AG/RES. 1757 (XXX-0/00), “Medidas destinadas a alentar el pago oportuno de las cuotas”, Anexo A, Párrafo B.2, dispone que, “ sólo los Estados miembros que estén en “situación regular” o “sean considerados en situación regular”, son

elegibles para ser anfitriones de reuniones de la Organización (incluyendo, pero no limitándose a conferencias, reuniones de ministros y expertos, talleres y seminarios) directamente financiadas, en forma total o parcial, por el Fondo Regular”; Conscientes de que la resolución CP/RES. 872 (1459/04) “Actualización de Costos de Conferencias y Reuniones financiadas por el Fondo Regular,” reitera en su párrafo dispositivo No. 1. Que “El Fondo Regular solo sufragará gastos de conferencias y reuniones cuyos costos ya estén incluidos en el programa-presupuesto de la Organización”, y que “el costo adicional o no previsto en el Fondo Regular deberá ser sufragado por el pais anfitrión con fondos especificos”, y en el párrafo No. 7. Literal e, establece que, “La Secretaría General no transferirá ni asignará la ejecución de los fondos a autoridades 0 instituciones del país anfitrión”; Conscientes también de que la Asamblea General, mediante Resolución AG/RES. 2202 (XXXVI-0/06), “Reuniones de la OEA, Criterios de Financiamiento y Directrices Presupuestarias”, en su )05( Anexo lI, Sección HL, “Criterios para la Aprobación de Financiamiento para Reuniones no Programadas”, establece que de acuerdo con la Resolución AG/RES. 1757 (XXX-0-00), con las enmiendas introducidas por la Resolución AG/RES. 2157 (XXXV/05/05) “sólo los Estados Miembros en situación “Regular A.”, “Regular B” o “Considerados en situación regular” serán elegibles para ser sede de reuniones (incluidas,

aunque no de manera exclusiva, las conferencias, las reuniones de ministros y expertos, los talleres y los seminarios) de la Organización directamente financiadas, total o parcialmente, por el Fondo Regular. El pais anfitrión debe permanecer en esas condiciones desde el momento de aprobarse el financiamiento de la misma hasta su celebración”: Reconociendo que EL GOBIERNO COLOMBIANO está dispuesto a sufragar los costos adicionales o no previstos para la Reunión en el presupuesto regular, incluyendo los que resultasen necesarios para el traslado de servicios de Secretaría y de Conferencias para la celebración de la Reunión, más aquellos derivados por concepto de infraestructura necesaria, servicios logísticos y servicios de apoyo y seguridad necesarios para la realización de la misma”;

ACUERDAN:

CAPÍTULO 1

FINANCIAMIENTO Artículo 1. El GOBIERNO COLOMBIANO aportará la cantidad de treinta mil setecientos veintiocho dólares estadounidenses (US$30,728), denominada en este acuerdo como su Contribución, para el financiamiento del traslado de los servicios de secretaría, conferencias, protocolo, prensa y comunicaciones necesarios para la celebración de la Reunión, cuyo costo total por concepto de servicios de Secretaría y Conferencias se ha estimado en la suma de sesenta y siete mil cuatrocientos once dólares estadounidenses (US$67,411). Con este mismo fin la SG/OEA aportará la cantidad de treinta y seis mil seiscientos ochenta y tres dólares estadounidenses (US$36,683) para la financiación parcial de los costos

por servicios de conferencias para la realización de la Reunión; 3 Artículo 2. El GOBIERNO COLOMBIANO depositará a nombre de la SG/OEA en Washington, DC por lo menos con sesenta (60) días de anterioridad de la fecha de inicio de la Reunión, la cantidad de treinta mil setecientos veintiocho dólares estadounidenses (US$30,728), es decir el total presupuestado de su Contribución, para financiar el traslado de los servicios citados en el Artículo 1 del presente Acuerdo y los servicios de Conferencias que requerirá la Reunión, de conformidad con la Resolución CP/RES.872 (1459/04). Estos recursos serán contratados y coordinados por la SG/OEA. El GOBIERNO COLOMBIANO podrá realizar el depósito de su Contribución por vía electrónica a nombre de la SG/OEA, de conformidad con la información que se consigna en el AN EXO V de este Acuerdo; Articulo 3. No obstante lo dispuesto en los articulos anteriores y de conformidad con lo previsto en el párrafo dispositivo No. 6 de la Resolución CP/RES. 872 (1459/04), si circunstancias especiales O imprevistas impiden que el GOBIERNO COLOMBIANO cumpla con los plazos establecidos en el Artículo 2 para el depósito de su Contribución o si surgiesen otros inconvenientes no previstos, €l GOBIERNO COLOMBIANO informará de ello en forma inmediata y por escrito a la SG/OEA. A su vez la SG/OEA, informará de ello al Consejo Permanente, tras lo cual. la Reunión podrá reprogramarse en la Sede de la SG/OEA, o en fecha posterior en La República Colombia, si así lo decide el Consejo

Permanente; Artículo 4. La SG/OEA presentará al GOBIERNO COLOMBIANO, en un plazo no mayor de sesenta (60), días a partir de la clausura de la Reunión, un informe financiero de los gastos realizados a cargo al GOBIERNO COLOMBIANO, de conformidad con el proyecto de presupuesto convenido entre las Partes, para la realización de la Reunión; Artículo 5. Una vez cumplido el plazo de sesenta (60) días posteriores a la clausura de la Reunión, si el monto depositado por el GOBIERNO COLOMBIANO de conformidad con el Artículo 2 de este documento fuese superior al necesario para cubrir tos gastos de la Reunión en los que incurriera la SG/OEA, ésta informará al GOBIERNO COLOMBIANO sobre el saldo disponible y efectuará el reembolso del saldo correspondiente antes del 15 de diciembre de 2009. CAPÍTULO Il INSTALACIONES, PERSONAL, MATERIALES, SERVICIOS Y EQUIPO Artículo 6. De acuerdo con las necesidades de la Reunión, el GOBIERNO COLOMBIANO proporcionará — las instalaciones, transporte local, personal, seguridad, materiales, equipos do comunicación/Internet necesarios además de los contemplados en el Capítulo L, Artículo 2 de este acuerdo, así como los que se indican a continuación: a) Salas de sesiones y oficinas: Una sala para la sosión inaugural y plenarias; así como también oficinas para la SG/OEA, para el Secretario General o el Director del SEDI. Los referidos locales serán los adecuados y debidamente acondicionados para ese tipo de

eventos y serán reservados para uso exclusivo de la Reunión. Igualmente deberán estar debidamente equipados y funcionando por lo menos un (D) día hábil antes del comienzo de las sesiones de la Reunión, con los muebles adecuados, equipo de computación e impresión y los medios de comunicación y acceso a Internet necesarios, de conformidad con las cantidades y especificaciones que se describen en los ANEXOS Ll, H y IM del presente Acuerdo. b) Personal: El personal local de secretaría, será determinado de común acuerdo con la SG/OEA, de conformidad con los números indicados en la columna “PS” (país sede), del ANEXO l del presente Acuerdo. En caso de que el GOBIERNO COLOMBIANO no pueda proporcionar todo el personal indicado, la SG/OEA podrá cooperar en la obtención del mismo, quedando los gastos que ello demande a cargo del GOBIERNO

COLOMBIANO.

Materiales y Equipos: De los locales, materiales y equipos necesarios según las cantidades indicadas en el ANEXO II del presente Acuerdo. d) Transporte: El servicio de transporte local para uso de la SG/OEA, según lo indicado en el ANEXO IV del presente Acuerdo. e) Alojamiento: Los servicios adecuados para la reserva de alojamiento de los participantes y del personal de la 3G/OEA. Para este fin, el GOBIERNO COLOMBIANO gestionará un hotel con sede en la ciudad de Bogotá, en la que se garantice el mínimo requerido de las habitaciones.

Artículo 7. El GOBIERNO COLOMBIANO será el responsable exclusivo de la seguridad en los sitios de la reunión de los participantes, observadores, invitados y del personal de la SG/OEA, durante el

transcurso de La Reunión, para lo cual deberá asignar el personal idóneo, además de destinar los medios necesarios a fin de asegurar el normal desarrollo de las deliberaciones y la debida custodia de todos los materiales y equipos necesarios para la realización de la Reunión. Artículo 8. La SG/OÉEA se encargará de: a) Proporcionar el siguiente personal de secretaría para la Reunión: (1) El indicado en la columna denominada “SG/OEA” en el ANEXO l del presente Acuerdo; qu) El indicado en la columna denominada “C.SGIORA” (contratados por la SG/OEA), del ANEXO 1 del presente Acuerdo, el que será contratado de conformidad con los procedimientos establecidos para el efecto por la SG/OEA; b) Pagar con cargo a los recursos de la contribución del GOBIERNO COLOMBIANO, los costos del transporte de ida y vuelta a la ciudad de Bogotá, Colombia: 0) Del personal indicado en las columnas “SG/OEA” y “C-SG/OEA” Del ANEXO 1 del presente Acuerdo, así como los gastos, y VÍáticos correspondientes; (1) La documentación referente a los temas que tratará la Reunión; 6 (11) Los materiales y equipos utilizados conforme se indica en el ANEXO [Il del presente Acuerdo. CAPÍTULO IM PRIVILEGIOS E INMUNIDADES Artículo 9. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 132 al 136 de la Carta de la OEA y, en especial, al Acuerdo sobre Privilegios e Inmunidades de la SG/OEA adoptado el 15 de mayo de 1949, del

cual es parte la República de Colombia, al depositar EL GOBIERNO COLOMBIANO su instrumento de adhesión el 17 de Junio de 1974. EL GOBIERNO COLOMBIANO reconocerá a la OEA, sus órganos, y a las delegaciones de los Estados Miembros de la OEA, Observadores Permanentes, autoridades de la Organización y funcionarios de la SG/OEA, los privilegios e inmunidades necesarios para el libre desempeño de sus funciones con ocasión de la Reunión objeto de este acuerdo. Sin perjuicio de lo dispuesto precedentemente, los otros observadores e invitados especiales a la reunión, gozarán de las cortesías que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Artículo 10. Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en los instrumentos a que se refiere el Artículo anterior, el GOBIERNO COLOMBIANO, para satisfacer las necesidades de la Reunión, autorizará, exentas de impuestos, la entrada y salida del país de la documentación, materiales y equipo, remitidos a nombre de la SG/OEA. CAPÍTULO IV COORDINADORES Artículo 11. La organización, administración y funcionamiento de la reunión estarán, de acuerdo con el Artículo 112 (d) de la Carta, a cargo de la SG/OEA, la cual designará una persona con el cargo de Coordinador de la SG/OEA (CSG) para tal efecto. Artículo 12, El GOBIERNO COLOMBIANO designará, a su vez, una persona con el cargo de Coordinador Nactonal de Servicios del país sede (CNS), quien coordinará conjuntamente con el CSG las actividades propias del país sede en materia de instalaciones, seguridad, personal, materiales, servicios y

equipo necesarios para el buen funcionamiento de la Reunión. Artículo 13. El coordinador CNS, en consulta con el CSG, será responsable de los servicios que proporcione el país sede, según lo estipulado en el presente Acuerdo, incluyendo los espacios y el apoyo necesarios para la realización de la Reunión, así como de los servicios de administración, protocolo, guardia, alojamiento, instalaciones, transporte, instalación y operación de equipos. Artículo 14, El coordinador CNS deberá establecer los sistemas debidos de control y coordinará los esquemas de seguridad en la custodia de equipos, materiales y suministros que se requieran especificamente para el desarrollo de la Reunión. Sin perjuicio de esta responsabilidad económica por parte del GOBIERNO COLOMBIANO sobre los mismos, los Coordinadores podrán autorizar a uno O más miembros de su personal para certificar el recibo de materiales o equipos destinados a la otra parte. En tal caso, el personal asi autorizado y la parte que lo haya designado, quedarán liberados de responsabilidad por el recibo certificado, desde el momento en que se efectúe la entrega de los materiales o equipos a la parte a quien estuviesen destinados. CAPÍTULO V DISPOSICIONES FINALES Artículo 15. Los ANEXOS 1, IL Il, IV, Y y VI constituyen parte integral de este Acuerdo y sólo podrán ser modificados por escrito acordado y firmado por los Representantes legales de las partes. Dichas modificaciones serán incorporadas como parte integral del presente Acuerdo. Artículo 16. Las Partes resolverán preferiblemente y amigablemente cualquier controversia que surja entre ellas, relacionada con la ejecución o interpretación del presente Acuerdo. Si ello no fuera viable, las

diferencias serán resueltas mediante un procedimiento acordado entre las Partes. 8 Artículo 17. El presente Acuerdo entra en vigor el día de su firma y sus efectos continuarán hasta que se hayan cumplido las obligaciones en él pactadas. En testimonio de lo eual, los representantes de las Partes de mutuo acuerdo en cuanto a la forma y contenido del presente Acuerdo, y debidamente autorizados para hacerlo, lo firman en señal de aceptación en dos originales igualmente válidos, en la Sede principal de la SG/OEA a los 2 dias del mes de septiembre de dos mil nueve.

POR EL GOBIERNO: POR LA SECRETARÍA GENERAL: AS - deLuis Alfonso Hoyos Aristizábal —o — Mig Th isulza Embajador Secretario General Representante Permanente de la de la República de Colombia Organización de los Estados Americanos ante la Organización de los Estados Americanos

ANEXO [

REUNIÓN ESPECIALIZADA DEL CIDI DE ALTAS AUTORIDADES DE COOPERACIÓN 26-27 de octubre de 2009

Bogotá, Colombia

ESQUEMA DE PERSONAL DE SECRETARÍA

PERSONAL DE SECRETARÍA DE LA REUNIÓN SG/OEA C-SG/OEA PS OFICINA SEC. GENERAL O SEC, GENERAL ADJUNTO Secretario Geney/o rSeacreltar io General Adjunto Asesor del Seerctario General y/o SGA Secretaria SECRETARÍA TÉCNICA _Secretario Ejecutivo del CIDI Director Departamento CIDI Jefe de la Sección de Políticas Especialistas de CIDI OFICINA DE CONFERENCIAS Y REUNIONES Coordinador de la Reunión Especialista de Documentos Supervisor de Servicios de Informática de la ORA

“Supervisor de Servicios en Sala de la OEA Asistentes de Servicios en Sala Supervisor de Audio y Grabación Asistente de Audio y Grabación Operadores de grabación Intérpretes (4 idiomas) para las sesiones inaugural y plenarias Revisor/Traductor (Españob Revisor/Traductor (Inglés) Revisor/Traductor (Francés) Revisor/Traductor (Portugués) Supervisor de Servicios de Reproducción y Distribución de Documentos _Operade dFootorcoepiasdo ras y Compaginadores yU¿ Mensajeros 0 Supervisor de Acreditaciones 10 Personal de apoyo para el Servicio de Acreditaciones SUBTOTAL 12 11 20 ESQUEMA DE PERSONAL DE LA COORDINACIÓN NACIONAL PERSONAL DE LA COORDINACIÓN NACIONAL SG/OFA | C-SG/OEA PS Coordinador Nacional de Servicios (CNS) l Personal Nacional de Apoyo al CNS de acuerdo con las necesidades 20+ Ñ Ñ “TOTAL 12 11 21 El número de personas de apoyo que la Coordinación Nacional requerirá para la realización de la reunión está sujeta a la discreción del GOBIERNO y a la definición de las necesidades que deben satisfacerse para el evento. El personal de apoyo mínimo que requiere la Secretaría General se consigna al final del Cuadro de “Personal de Secretaría de la Reunión”. El detalle de las necesidades adicionales del GOBIERNO no se han especificado y quedan indicadas con el signo (+). 11

ANEXO Il

REUNIÓN ESPECIALIZADA DEL CIDI DE ALTAS AUTORIDADES DE COOPERACIÓN 26-27 de octubre de 2009

Bogotá, Colombia

DESPACHOS/OFICINAS/ÁREAS Y/O LOCALES

l. Oficina para el Secretario General o Secretario General Adjunto y Asesor Oficina para el Secretario Ejecutivo del SEDI » o Oficina para la secretaría técnica del Departamento de (SEDI) con capacidad para 4 personas » o Oficina para Servicios de Conferencias y Supervisor de Sistemas Operativos de OEA con a capacidad para 3 personas ()

5. Oficina o salón para | fotocopiadora y 3 mesas para compaginado con suficiente espacio para compaginar y guardar cajas de papel de fotocopiado

6. Área amplia para la acreditación de los delegados

7. Salón / área amplia para delegados con servicios de Internet, computadoras e Impresoras 8. — Salón para la inauguración con capacidad para 150 personas que tenga espacio suficiente para las cuatro (4) cabinas de interpretación simultánea, el equipo de grabación y control de sonido

9. Salón para las sesiones plenarias (esta sala puede ser la misma que se utilizará para la inauguración), con capacidad para 150 personas que tenga espacio suficiente para las cuatro (4) cabinas de interpretación simultánea, el equipo de grabación y control de sonido, mesas para distribución de documentos y espacio para los observadores permanentes, Órganos y organismos de la OEA, invitados especiales y prensa () Las oficinas y/o espacios señalados deben ser amplios y permitir la instalación y operación de los equipos que se detallan en los anexos y deben estar ubicadas una al lado de la otra, pero en espacios independientes para que los equipos de computación estén en red (grupo de trabajo).

12

ANEXO MI

REUNIÓN ESPECIALIZADA DEL CIDI DE ALTAS AUTORIDADES DE COOPERACIÓN 26-27 de octubre de 2009

Bogotá, Colombia LOCALES, EQUIPOS Y MATERIALES Se calcula que participarán afrededor de 230 personas. Se requerirán los locales, equipos y materiales que a continuación se indican:

T. SALA DE SESIONES Una sala para la Sesión Inaugural de la reunión con capacidad para 150 personas, la cual también será utilizada para las sesiones plenarias de la Reunión.

A. Esta sala debe tener instalado el siguiente equipo y mobiliario:

l. Mesas y sillas para los 34 Jefes de Delegación y dos sillas extras para los delegados (68 sillas) - Mesa dispuesta en forma de U

2. Mesa y sillas para la Mesa Directiva con capacidad para 10 personas — Mesa Directiva es la base de la U

3. Mesa y sillas para 10 observadores permanentes

4. Mesa para documentos

5. Sillas y mesas tipo escuela para los representantes de los órganos, organismos y entidades del Sistema Interamericano

6. Sillas para invitados especiales y público en general

7. Cuatro cabinas y equipo de interpretación simultánea para cuatro idiomas con 100 receptores y 40 micrófonos

8. Equipo de grabación y altoparlantes; los CDs o cassettes deben estar cuidadosamente identificados con la sesión, día y hora

9. Plataforma para prensa (['V y fotografía) durante la inauguración

10. Dos pantallas de proyección para PowerPoint y dos proyectores, cables VGA y sus correspondientes adaptadores

11. Un cronómetro de tiempo (reloj)

B. Una sala o espacio para inscripción de participantes (esta sala debe prepararse para comenzar la inscripción un día antes del comienzo de la reunión). En la misma debe haber:

13 Dos mesas de inscripción

A Cuatro (4) sillas para el personal de inscripción A Cuatro (4) sillas para los delegados N P Dos (2) computadoras E H Una (1) impresora

C. Útiles para el servicio de sala:

IT, TT. nu RS Un juego de banderas de los treinta y cinco Estados miembros de la Organización de los Estados Americanos para la Plenaria. Dos banderas de Colombia y dos banderas de OEA para colocar en la Oficina del Secretario General y en área de prensa. Dos (2) juegosde placa o letreros de mesa inscritos en ambos lados con los nombres de los siguientes países para la Plenaria: Antigua y Barbuda, Colombia, Bahamas, Barbados, Belice, Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estados Unidos de América, Grenada, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Jamaica, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, San Kitts y Nevis, Santa Lucía, San Vicente y las Granadinas, Suriname, Trinidad y Fobago, Uruguay y Venezuela? Un juego de placas o letreros de mesa inscritos en ambos lados con los nombres que estarán presidiendo la mesa directiva, Observadores Permanentes, oradores, órganos, organismos y entidades del Sistema Interamericano y organismos internacionales en la Plenaria. Dos (2) malletes o campanillas para la mesa directiva. Jarras y vasos para agua para el salón de las plenarias. Blocs de papel y lápices para apuntes para ser distribuidos en el salón donde se realizara la Reunión

DESPACHOS Y LOCALES DE OFICINA

Oficinas y locales para la Secretaría, con el equipo y muebles necesarios de conformidad con la distribución indicada en el ANEXO Il sobre personal del presente acuerdo. La iluminación en las oficinas de trabajo deberá ser reforzada para funcionar en horas de la noche y deberá contar con suficientes tomacorrientes para las computadoras/impresoras y telefaxes donde corresponda.

EQUIPO Y MATERIAL

A. Equipo de interpretación simultánea L Sistema interpretación para la inauguración y las sesiones plenarias, en cuatro idiomas y el equipo correspondiente. La SG los proporcionará las handeras el día del montaje de los salones/oficinas, para ser utilizados durante la reunión y de conformidad con los estándares de la OEA. 2 idem

14 Computadoras

L. Instalación y configuración de una RED de veintiuna (21) computadoras, con conexiones correspondientes para Internet, incluyendo racks, hubs, switches, y distribución del cableado (Cat-5). La configuración de la Red será para distribuir el Internet y el sistema de Administración de documentos de la OEA (IDMS). Para la conexión del IDMS, la OEA proveerá un servidor portátil, el cual se conectará a la RED local como un Grupo de trabajo. Una conexión de DSL exclusiva, o de mayor velocidad para la distribución del Internet en la RED (vía cable) SOFTWARE: Windows XP (idioma Inglés), Microsoft Office XP (idioma Inglés) con Service Pack 2; NO Microsoft Office 2007 Diccionarios de idiomas (español/inglés/francés/portugués); Norton 2005 o mejor, Anti-virus, actualizado (última definición).

HARDWARE: Diecinueve (19) computadoras, tres portátiles y 16

DESKTOP con procesadores Pentium IVY de 3.0 GHz (o mejores) | GB RAM, 40 GB IID o mejor, CD-ROM-RW. Monitores de 17”5VGA. Los teclados tienen que tener las teclas en idioma Inglés, Ocho (8) impresoras láser Hewleti-Packard Laser-Jet 5 o similares de 16 p.p.m. (todas las impresoras deben ser de un mismo modelo). Una impresora por cada dos computadoras y compartidas en RED. Dos (2) proyectores de datos (data projection equipment for PowerPoint), las dos (2) portátiles para presentación con Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) y Adobe Acrobat 7.0 Reader (PDFs), 2 pantallas (6'x 8”) y un puntero láser. Grabadoras de audio para CD's (preferente) o de cassettes (no debe haber interrupciones en la grabación al cambiarse los cassettes). Una (1) máquina fotocopiadora (analoga) para el servicio de imprenta, con promedio de 120 páginas por minuto cada una, con compaginador (sorter), engrapadora automática para papel tamaño carta (8 Y x 11”) y capacidad para imprimir por los dos lados. Este servicio debe ser suministrado por el proveedor junto con un técnico permanente. Letreros para identificación de oficinas de acuerdo con la distribución de las mismas que aparecen en el ANEXO Il de este Acuerdo. Servicio de agua y café (coffee break) 15 A continuación se incluye una tabla con el listado de los equipos de computación necesarios distribuidos por área de trabajo:

UBICACIÓN PC Impr. LAN

OFICINA DEL SECRETARIO GENERAL |

Secretario General 1

Asesor o : 1 1

OFICINA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA |

Secretario Ejecutivo SEDI — Director Departamento CID] |> s ÁR Jefe División Políticas ÁR Espectalistas de CIDI y m Especialista de Documentos am OFICINA DE SERVICIOS DE CONFERENCIA Coordinador de la Conferencia 1] 1 1

Administrador de Sistemas : 1 E 1

OTRAS OFICINAS: Area de Registro 2 l SALÓN DE DELEGADOS 5 2 5

Portátiles para presentaciones de PowerPoint en plenaria 2

TOTAL - 19 8 15

Cc. Útiles y equipo de oficina para la Secretaría General l. Material especial CD's para las grabadoras de audio y cintas cassettes de 30 minutos c/u para 24 horas de grabación como back-up

2. Material para impresión o Dos (2) máquinas fotocopiadoras con capacidad de 120 páginas por minuto cada una, con compaginador y engrapadora automática para reproducción de documentos, para el personal de secretaría y otra para ser instalada en el salón de delegados. (Este servicio debe ser suministrado por el proveedor junto con un técnico permanente). o Papel tamaño carta 8.5 x 11” (216 x 279 mm.) para fotocopiadora, 25 resmas (25.000 hojas) o 5engrapadoras tamaño mediano para la imprenta

3. Útiles de escritorio para las oficinas de OEA o Blocs de papel rayado para apuntes (50) o Carpetas de cartulina con presillas (12) o Lápices (50)

16 o Cinta adhesiva plástica tipo “Scotch Tape” (5 rollos) o Cajas de presillas/clips (10) o Lapiceros (30) o Engrapadoras pequeñas (10), grapas (7 cajas) y (10) desengrapadoras o Sobres de Manila tamaño oficio (20) o Canastos papeleros para las oficinas y salones (15), tamaño industrial (2) para la imprenta o Perforadora de dos (5) y tres huecos (5) o Tijeras (6) o Sacapuntas eléctricos (3) o Marcadores amarillos fluorescentes (20 unidades) o Post-it (15 unidades)

D. Otros equipos

Teléfonos/telefax: a) Tres teléfono-telefax con línea internacional, una (1) para el Secretario General, una (1) para la Secretaría del SEDI y una (1) para el Coordinador de conferencias (DDM. b) Lineas internas derivadas de la central telefónica de acuerdo con la distribución de oficinas. e) 5 computadoras y 2 impresoras para uso de los Delegados, con acceso al Internet.

E. Otros Servicios Servicio médico y enfermería

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ANEXO IY

REUNIÓN ESPECIALIZADA DEL CIDI DE ALTAS AUTORIDADES DE COOPERACIÓN 26-27 de octubre de 2009

Bogotá, Colombia

TRANSPORTE LOCAT?

Servicio de transporte de dos (2) vehículos con sus respectivos conductores, a saber: = Un automóvil para el Secretario General. = Una automóvPiol. para uso de los coordi,n adores de la rcuni.ó n 4 3 Estos servicios no incluyen transporte para cubrir el recibimiento de las Delegaciones en el aeropuerto ni