OEA - Documento CAAP GT RTPP 289 25 rev. 1 de 2025

CONSEJO PERMANENTE DE LA OEA/Ser.G

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS CAAP/GT/RTPP-289/25 rev. 1

21 febrero 2025

COMISIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Original: español

Y PRESUPUESTARIOS

Grupo de Trabajo Encargado de la Revisión

Técnica del Programa-Presupuesto

PLAN DE TRABAJO PARA EL AÑO 2025

(Aprobado por el Grupo de Trabajo en su reunión celebrada el 18 de febrero de 2025)

GRUPO DE TRABAJO ENCARGADO DE LA REVISIÓN TÉCNICA DEL PROGRAMA-PRESUPUESTO

PLAN DE TRABAJO

| N.° | TEMA | MANDATOS | OBJETIVO ÁREA RESPONSABLE | FECHA DE REUNIÓN | | --- | --- | --- | --- | --- | | I. FINANCIAMIENTO DE LAS APROPIACIONES PRESUPUESTARIAS | | | | | | 1. | Autorización para el préstamo interno del Fondo de Tesorería | Autorizar a la Secretaría General a que en el ejercicio fiscal 2025 utilice, en calidad de préstamo interno, hasta un 30% de las cuotas anuales (US$27,664,890) del Fondo de Tesorería, que le permita hacer frente a los gastos corrientes ya presupuestados del Fondo Regular correspondientes al ejercicio fiscal 2025. No se originarán intereses por el uso temporal de estos recursos. La Secretaría General deberá reembolsar, sin demora, el saldo del préstamo interno de los recursos utilizados del Fondo de Tesorería en el ejercicio fiscal 2025, tan pronto se vayan recibiendo en el Fondo Regular las cuotas de los Estados Miembros. La Secretaría General comunicará por escrito al Consejo Permanente cada vez que se haga uso de los recursos del Fondo de Tesorería y presentará a la CAAP informes mensuales sobre el estado de dicho fondo. | Objetivo: Recibir los informes mensuales y continuar examinando el uso de los recursos del Fondo de Tesorería y el estado de dicho fondo en cumplimiento con el mandato. Área responsable: Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) | 18 de febrero de 2025 | | IV. DISPOSICIONES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y PRESUPUESTARIO | | | | |

| IV. DISPOSICIONES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y PRESUPUESTARIO | | | | | | 2. | Rendición de cuentas ante los Estados Miembros (cont.) | - - 1. La Secretaría General seguirá publicando la siguiente información actualizada en el sitio web de la Organización: 1. Estructura orgánica de cada unidad organizacional. 2. Anualmente, el informe “Funcionamiento y cumplimiento del Plan Estratégico Integral de la Organización de los Estados Americanos para 2023-2025 (CP/doc. 5852/23 rev. 1)”. 3. Los resultados de evaluaciones, monitoreo y auditorías a programas y operaciones. 4. La estructura de personal por unidad organizacional y puestos vacantes, incluida además la escala salarial, que deberá contener el salario y beneficios de los puestos del Secretario General y Secretario General Adjunto. 5. Las contrataciones por resultados hechas, tanto de personas físicas como jurídicas para la prestación de servicios o para la realización de un trabajo o producto específico, en los términos de la normativa aplicable. 6. Los informes relativos a viajes oficiales y las actividades fuera de la sede. 7. Informe sobre el progreso en la implementación de un plan estratégico para lograr obtener el apoyo y financiamiento externos necesarios para la implementación de los mandatos de los Estados Miembros y las prioridades de la Organización. | Objetivo: Recibir el informe de cumplimiento y proponer mejoras si así fuera necesario. Área responsable: Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) | 18 de febrero de 2025 |

| 3. | Recuperación de costos directos e indirectos | Solicitar a la Secretaría General que realice un análisis de las repercusiones de la implementación del nuevo Sistema de Recuperación de Costos, aprobado mediante la resolución CP/RES. 1204 (2391/22), y que informe a la CAAP sobre los resultados a más tardar a finales del tercer trimestre de cada año, durante tres años después de su implementación. En ese análisis deberán destacarse los resultados alcanzados; el impacto financiero en aquellas áreas que antes recibían recursos de la RCI para cubrir una parte considerable de los costos de puestos de trabajo o actividades; deberá cubrir, entre otras cosas, el impacto de la nueva política sobre el nivel de fondos voluntarios recibidos y sobre la naturaleza y alcance de proyectos financiados por donantes; y deberá incluir los resultados de las consultas con donantes y gestores de proyecto/organismos ejecutores de la OEA e identificar áreas de mejora, para la consideración de los Estados Miembros. | Objetivo: Recibir el análisis y el informe sobre los resultados del nuevo sistema para proponer mejoras y recomendaciones a consideración por la CAAP. Área responsable: Secretaría de Administración y Finan (SAF) | Tercer trimestre |

| 4. | Recomendaciones del Comité de Auditoría | a) Después de la presentación del Informe Anual del Comité de Auditoría, la CAAP deberá preparar una respuesta formal por escrito a las recomendaciones del Comité, las cuales remitirá al Consejo Permanente a más tardar el 1 de marzo. El Consejo Permanente le remitirá la respuesta aprobada a Comité de Auditoría a más tardar el 31 de marzo. b) La respuesta será preparada en colaboración con la Secretaría General e incluirá la situación actual, las medidas adoptadas y los próximos pasos, además de identificar a los responsables principales. | Objetivo: Considerar el proyecto de respuesta sobre el estado de implementación de las recomendaciones del Comité de Auditoría correspondientes a 2023, para consideración de la CAAP y posterior aprobación por parte del Consejo Permanente. Área responsable: Secretaría de Administración y Finanzas y GT/RTPP | 18 de febrero de 2025 |

| 5. | Proyecto de programa-presupuesto para el ciclo presupuestario 2026 (cont.) | d) Encomendar al Consejo Permanente que, a través de la CAAP y con apoyo de la Secretaría General, continúe analizando opciones para establecer un proceso presupuestario separado e independiente para la Oficina del Ombudsperson, la Oficina del Inspector General, el Tribunal Administrativo (TRIBAD) y el Comité de Auditoría. El Consejo Permanente queda autorizado para que, tomando en cuenta las recomendaciones de la CAAP, pueda adoptar las medidas sobre esta materia. | Objetivo: Continuar con el análisis de los temas pendientes parte de la propuesta presentada por los Órganos de Control y Supervisión de la OEA, y presentar las recomendaciones pertinentes a consideración de la CAAP con miras a ser elevados al Consejo Permanente. Áreas responsables: TRIBAD, Oficinal del Inspector General, Oficina de la Ombudsperson, y la Secretaría de Administración y Finanzas Documentos de referencia distribuidos en años pasados: CP/CAAP-3978/24 CAAP/GT/RTPP-235/21 Observaciones del Juez T. Michael Peay sobre el presupuesto separado e Independiente para los Órganos de Control de la OEA en la reunión celebrada el 21 de septiembre de 2021 CAAP/GT/RTPP-221/21 Nota de los Cuerpos de Control y Supervisión a la Presidencia del Grupo de Trabajo Encargado de la Revisión Técnica del Programa-Presupuesto. | Tercer trimestre (Julio) |

| 6. | Proyecto de programa-presupuesto para el ciclo presupuestario 2026 (cont.) | f) Encomendar al Consejo Permanente que, por intermedio de la CAAP, estudie opciones para que los Estados Miembros paguen a tiempo sus cuotas en el primer trimestre de 2025. | Objetivo: Retomar la consideración de opciones para incentivar el pago oportuno de las cuotas. Área responsable: SAF | Primer trimestre | | 7. | Proyecto de programa-presupuesto para el ciclo presupuestario 2026 (cont.) | g) Encomendar a la Secretaría General que prepare una propuesta para ser considerada en el presupuesto 2026 para la creación de una plataforma en línea de acceso restringido para uso exclusivo de las misiones para coordinar el trabajo en relación con los procesos de negociación, seguir los acontecimientos diarios, acceder a documentos, calendarización de actividades, así como información relativa a la gestión de la Organización. | Objetivo: Analizar la propuesta a ser presentada por la Secretaría General para que se incluya su financiamiento en el presupuesto 2026. Área responsable: Departamento de Prensa y Comunicación y SAF. | Primer trimestre |

| 8. | Movilización de recursos externos | a) Encomendar a la CAAP que continúe considerando el plan presentado por la Secretaría General para mejorar la movilización de recursos externos y determine su viabilidad. b) Encomendar a la Secretaría General y a The Trust for the Americas que identifiquen oportunidades de financiamiento para los mandatos aprobados por los órganos, organismos y entidades de la OEA, incluidos los de la Asamblea General, particularmente aquellos que no cuentan con financiamiento o están parcialmente financiados, así como los que beneficien directamente a las poblaciones vulnerables. c) Solicitar a la Secretaría General y a la Fundación para las Américas que, durante el primer trimestre de cada año, presenten al Consejo Permanente un informe sobre la implementación de los programas conjuntos, incluida la medición de resultados. d) Encomendar a la Secretaría General que implemente procedimientos que mejoren la comunicación y coordinación entre las oficinas encargadas de atraer fondos de donantes y aprobar proyectos, utilizando los recursos e infraestructura existentes, y que dichos procedimientos y su implementación sean presentados a la consideración de la CAAP a más tardar en abril de 2025. | Objetivo: Continuar la consideración del plan presentado que busca mejorar la movilización de recursos externos incluyendo sector privado. Recibir presentación por parte la Secretaría de Administración y Finanzas sobre la Comisión de Evaluación de Proyectos y su funcionamiento Recibir un informe sobre el estado de los esfuerzos realizados por las áreas encaminados a mejorar la comunicación y coordinación interna. Área responsable: Departamento de Relaciones Externas e Institucionales, SAF, Trust for the Americas | Primer trimestre (marzo) |

| 9. | Fondo Interamericano de Asistencia para Situaciones de Emergencia | Solicitar a la Secretaría General que en el primer trimestre de 2025 presente opciones para el fortalecimiento de la sostenibilidad e impacto del Fondo Interamericano de Asistencia para Situaciones de Emergencia para la consideración de la CAAP. | Objetivo: Recibir y considerar las propuestas de la Secretaría General y enviar a la CAAP una recomendación para su posible adopción. Área responsable: Secretaría de Administración y Finanzas | Primer trimestre | | 10. | Consejo Permanente | b) Solicitar a la Secretaría General que presente a la CAAP un informe trimestral de la Oficina del Secretario General Adjunto sobre el estado de la ejecución presupuestaria para las reuniones del Consejo Permanente. d) Encomendar a la Secretaría General que presente al Consejo Permanente alternativas técnicas y sus costos asociados para hacer operativo el artículo 46 del Reglamento del Consejo Permanente. | Objetivo: Recibir y analizar el informe trimestral y si fuera necesario transmitir a la CAAP recomendaciones con el objetivo de tomar medidas dirigidas a una mejor planeación presupuestaria y evitar sobreejecución. Área responsable: Oficina del Secretario General Adjunto-Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones. | Primer informe a presentarse en abril 2025 (b) Febrero (b) |

| 11. | Costos de traducción e interpretación | a) Encomendar a la Secretaría General que presente al Consejo Permanente, a través de la CAAP, en el primer trimestre de 2025, un informe sobre los procesos de prestación de servicios de traducción e interpretación para apoyar las funciones de la Organización, que incluya una propuesta de actualización de la resolución CP/RES. 982 (1797/11) para su consideración a más tardar en el segundo trimestre de 2025. b) Encomendar a la Secretaría General que, en el tercer trimestre de 2025, presente un informe a la CAAP en el que se describa el proceso de la Organización para el uso de herramientas de traducción por inteligencia artificial, preservando al mismo tiempo la calidad e integridad de los servicios de traducción proporcionados a la Organización. | Objetivo: Una vez que se reciba de la Secretaría el informe sobre los procesos de prestación de servicios de traducción e interpretación, estudiar la propuesta y presentar recomendaciones a la CAAP. Analizar el proceso para el uso de IA y estudiar las opciones con el objetivo de reducir costos. Área responsable: Secretario General Adjunto/Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones | Primer trimestre [(marzo (a)] Tercer trimestre (b) |

| 12. | Fondo de Capital | a) Encomendar a la Secretaría General que cree un fondo de reserva, que será denominado Fondo de Capital, el cual deberá ser financiado a partir de un subprograma del programa-presupuesto y otros recursos que el Consejo Permanente, a través de la CAAP, determine y cuyos recursos deberán ser utilizados para la realización de inversiones en proyectos de capital y mejoras de la Organización. b) Encomendar a la Secretaría General a que presente una propuesta de reforma a las Normas Generales, para aprobación del Consejo Permanente ad referendum de la Asamblea General, con el fin de crear el Fondo de Capital, en el que se establezcan los mecanismos para su utilización, que deberá incluir la aprobación de los Estados Miembros para cualquier inversión que se pretenda realizar. | Objetivo: Recibir confirmación porparte de la SAF de que el fondo ha sido creado. Analizar la propuesta de modificación a las Normas Generales y hacer las recomendaciones necesarias con miras a su aprobación por parte del Consejo Permanente. Área responsable: Secretaría de Administración y Finanzas | Primer trimestre (finales de febrero principios de marzo) |

| 13. | Cobros internos | a) Solicitar a la Secretaría General que en el Informe Semestral sobre la Administración de los Recursos y el Desempeño incorpore información sobre los cobros entre áreas que incluya el concepto de cada pago, así como el uso de los fondos derivados de dicha práctica. b) Encomendar a la Secretaría General que contrate los servicios de una empresa externa para realizar un análisis detallado y una evaluación/auditoría de los cobros internos (sistema de chargeback) entre las distintas áreas de la Secretaría General de la Organización. Dicha evaluación/auditoría debería comenzar en el primer trimestre de 2025 y las recomendaciones que de ella se deriven deberían implementarse lo antes posible, pero a más tardar el 1 de enero de 2026. c) Los fondos para la contratación de la empresa externa deberán provenir del SRRCI y ser aprobados por el Consejo Permanente una vez finalizado el proceso de selección por concurso. | Objetivo: Analizar el informe que presente la Secretaría General y hacer seguimiento a los resultados de las evaluaciones sobre este sistema de cobro. Área responsable: Secretaría de Administración y Finanzas en colaboración con otras áreas, CEDORG, Departmento de Conferencias y Reuniones | Primer trimestre [Finales de febrero (a)] | | 14. | Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público | Encomendar a la SAF que presente al Consejo Permanente, a través de la CAAP, un proyecto para la implementación de las IPSAS, que será financiado a través del SRRCI, una vez que se haya estabilizado la implementación del sistema OASCORE. | Objetivo: (A la espera de la implementación del sistema OASCORE) Analizar la propuesta que presentará la Secretaría con miras a la aprobación del financiamiento necesario por parte del Consejo Permanente. Área responsable: Secretaría de Administración y Finanzas | Cuarto trimestre |

| 15. | Viáticos | a) Solicitar a la Secretaría General que presente una propuesta de estrategia y política que regule los pagos por gastos relacionados con viajes dentro de los seis meses siguientes a la implementación del sistema OASCORE. b) Una vez implementado el proceso de gestión de viajes del sistema OASCORE, la Secretaría General realizará una comparación de tarifas, analizará qué beneficios, si los hubiera, surgirían de la presentación de facturas y recibos de ciertos componentes de los viáticos aplicables, y presentará una propuesta de gastos relacionados con los viajes a la CAAP para su consideración. | Objetivo: (A la espera de la implementación del sistema OASCORE) Una vez la Secretaría presente la propuesta de política que regule los pagos para los gastos de viajes, considerarla y evaluarla con base en mejores prácticas de otras organizaciones internacionales. Analizar la propuesta que presentará la Secretaría luego de la comparación de tarifas y beneficios o no de la presentación de facturas y recibos de componentes de las tasas de subsidios aplicables. Área responsable: Secretaría de Administración y Finanzas | Cuarto trimestre |

CP51083S01