OEA - Documento CAAP GT RVPP- 548 25 rev. 1 de 2025

CONSEJO PERMANENTE DE LA OEA/Ser.G

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS CAAP/GT/RVPP-548/25 rev. 1

21 febrero 2025

COMISIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Original: inglés

Y PRESUPUESTARIOS

Grupo de Trabajo sobre la Revisión

de los Programas de la OEA

PLAN DE TRABAJO 2025

(Aprobado por el Grupo de Trabajo en la reunión celebrada el 18 de febrero de 2025)

| GRUPO DE TRABAJO SOBRE LA REVISIÓN DE LOS PROGRAMAS DE LA OEA PLAN DE TRABAJO | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | N.° | TEMA | MANDATOS | OBJETIVO/ ÁREA RESPONSABLE | FECHA DE SESIÓN | | IV. DISPOSICIONES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y PRESUPUESTARIO | | | | | | | Rendición de cuentas ante los Estados Miembros (cont.) | d) Solicitar a la Secretaría General que presente anualmente a la CAAP un informe sobre los avances en la implementación de la Estrategia Integral de Activos Físicos a largo plazo, que será presentada a los Estados miembros. | Objetivo: Recibir un informe sobre la situación de la estrategia de activos físicos para remitirlo a la Secretaría General. Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas | Por determinar | | | Rendición de cuentas ante los Estados Miembros (cont.) | e) Solicitar a la Secretaría General que presente un informe trimestral de la cuenta del Salón de las Américas y del Fondo de Activos Físicos, que incluya un análisis costo-beneficio e informes sobre todos los movimientos, ingresos y gastos y las razones por las que se realizaron, durante el período en cuestión. | Objetivo: Recibir el informe en cumplimiento del mandato. Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas | Trimestral |

| | Recursos humanos (cont.) | b) Encomendar a la Secretaría que certifique que los términos de referencia de los contratos por resultados financiados por el Fondo Regular o el Fondo de la RCI sean pertinentes y estén dentro del ámbito de acción de la Secretaría que financia su contrato. Encomendar además a la Oficina del Inspector General que realice una revisión anual de dichos términos de referencia, que habrá de presentar a la CAAP, a fin de garantizar su cumplimiento. | Objetivo: Recibir el informe de la OIG sobre la revisión anual en cumplimiento del mandato. Áreas responsables: Oficina del Inspector General | Por determinar | | | Recursos humanos (cont.) | c) Encomendar al Consejo Permanente que, a través de la CAAP, haga una revisión del capítulo III, subcapítulo C de las Normas Generales y normas relacionadas de la Secretaría General con miras a mejorar el Sistema de Evaluación del Desempeño de la OEA y que ofrezca una propuesta para ello, a más tardar el cuarto trimestre de 2025. | Objetivo: Analizar la propuesta de la SAF/DHR para mejorar el Sistema de Evaluación del Desempeño. Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas | Cuarto trimestre |

| | Recursos humanos (cont.) | d) Solicitar a la Oficina del Inspector General que, antes del 30 de junio de cada año, prepare un informe anual sobre las transferencias de personal realizadas, asegurando que las descripciones de puestos sean pertinentes y estén dentro del ámbito de acción de la Secretaría a la cual el personal ha sido asignado. El informe debe incluir concursos concluidos, así como las reclasificaciones que se incluyen en este programa-presupuesto, y que demuestre que todo lo anterior fue efectuado con estricto apego a la normativa aplicable. | Objetivo: Recibir el informe anual de la OIG en cumplimiento del mandato. Áreas responsables: Oficina del Inspector General | Junio de 2025 | | | Recursos humanos (cont.) | f) Encomendar a la Secretaría General que elabore una propuesta de actualización del Código de Ética de la Organización vigente, que incluya un enfoque de género, definiciones claras sobre conductas a evaluar, normas de conducta claras del Secretario General y del Secretario General Adjunto, procedimientos en casos de conflicto de interés en el marco de una investigación, definición de las conductas que pueden catalogarse en cada grado, así como cualquier otro asunto que se considere relevante, con miras a su adopción por el Consejo Permanente, por conducto de la CAAP, antes del 30 de septiembre de 2025. | Objetivo: Recibir y revisar la propuesta de la SG/OEA para la actualización del Código de Ética de la Organización. Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas | Cuarto trimestre |

| | Recursos humanos (cont.) | g) Solicitar a la Oficina del Inspector General que, en colaboración con el Departamento de Departamento de Asesoría Legal y el Departamento de Recursos Humanos, que realice un estudio comparativo de organizaciones internacionales similares sobre sus procedimientos integrales de manejo e investigación de casos, así como sobre las acciones disciplinarias aplicables al Secretario General y al Secretario General Adjunto, y que presente los resultados al Consejo Permanente, a través de la CAAP, a más tardar el 15 de febrero de 2025 | Objetivo: Iniciar el debate sobre los procedimientos completos y detallados de tramitación e investigación de casos, así como sobre las medidas disciplinarias aplicables al Secretario General y al Secretario General Adjunto, basándose en la evaluación comparativa con otras organizaciones internacionales. Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas/Oficina del Inspector General/Departamento de Asesoría Legal | Primer trimestre (Marzo) |

| | Seguro médico | 1. Encomendar a la Secretaría General que lleve a cabo cuanto antes una auditoría operativa del plan de seguro médico en relación con familiares a cargo, reclamos del seguro médico, reclamos de exceso de siniestros y reclamos de medicamentos recetados, así como de la bonificación por renuncia al plan de seguro médico. 2. Solicitar a la Secretaría General que someta a la consideración de la CAAP, antes del 31 de marzo de 2025, un borrador de los términos de referencia para un llamado a licitación relacionado con el plan de seguro médico de 2026. 3. Solicitar a la Secretaría General que presente a la consideración de la CAAP todo contrato relacionado con el plan de seguro médico para el año 2026 antes de su aceptación. 4. Solicitar a la Secretaría General que consulte a la CAAP anualmente sobre la formulación del plan, un estudio actuarial de los ajustes de la elegibilidad de futuros jubilados y personas con nombramiento continuo, las opciones y el diseño del plan, las diferentes tarifas, aportes de los empleados y mejora de la salud de los participantes, y que presente a la CAAP un cronograma para la implementación de las recomendaciones relativas al seguro médico a más tardar el 31 de marzo de 2025. 5. Solicitar a la Secretaría General que durante el primer trimestre de 2025 presente al Consejo Permanente, a través de la CAAP, alternativas jurídicamente viables para permitir la participación de los Estados Miembros en los mecanismos de administración, planeación y formulación de políticas del Plan de Beneficios Médicos. | Objetivo: Recibir los proyectos de términos de referencia, analizarlos y remitirlos a la CAAP con una recomendación. Recibir el calendario de diseño e implementación del plan relativo a las recomendaciones y remitirlo a la CAAP con una recomendación. Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas | Primer trimestre (Marzo) |

| | Decisión oportuna para tramitar los puestos vacantes | a) Solicitar a la Secretaría General que presente una propuesta de modificación de los procesos de selección y contratación en el primer trimestre de 2025, con el fin de garantizar que los puestos vacantes sean cubiertos con mayor celeridad. b) Solicitar a la Secretaría General que se asegure de que las recomendaciones del Comité Asesor de Selección y Ascensos para los puestos vacantes sean consideradas y atendidas dentro de los dos meses posteriores a la realización de las verificaciones de antecedentes y que demoras adicionales se justifiquen por escrito ante el Consejo Permanente, a través de la CAAP. d) La Secretaría General le enviará un informe detallado a la CAAP sobre el estado de todos los puestos vacantes financiados por el Fondo Regular. Si un puesto vacante no ha sido anunciado públicamente, la Secretaría General proporcionará una explicación detallada del motivo de la demora, con la salvedad de que el flujo de efectivo no podrá ser una justificación adecuada para el retraso del anuncio. El informe sobre los puestos vacantes con cargo al Fondo Regular y el estado del proceso de selección deberá ser presentado trimestralmente. | Objetivo: Recibir y considerar la propuesta de SAF/DRH y brindar comentarios a la Secretaría (a) Escuchar una presentación del DRH sobre cumplimiento (b) Recibir los informes correspondientes (d) en cumplimiento del mandato. Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas | Primer trimestre (Marzo) |

| | Consideración de propuesta para modificar el Capítulo III de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General . | Analizar la propuesta de la Misión Permanente de Canadá que tiene por objeto garantizar que el personal nombrado en puestos de confianza cuente con la experiencia y la competencia necesarias para desempeñar sus funciones, con la plena confianza de la Secretaría General y de los Estados Miembros. | Objetivo: Recibir y analizar la propuesta y emitir una recomendación a la CAAP | Marzo |

| | Sistema de Gestión de Mandatos | - 1. Encomendar a la Secretaría General que presente los resultados del ejercicio de priorización de mandatos aprobados por la Asamblea General durante su quincuagésimo cuarto período ordinario de sesiones al Consejo Permanente y al CIDI a más tardar en febrero de 2025, de tal manera que sirvan de base para elaborar los proyectos de resolución del siguiente período ordinario de sesiones. 2. Encomendar a los órganos políticos y a las áreas de la Secretaría General que concluyan el proceso de cálculo de costos de nuevos mandatos antes de cualquier período ordinario de sesiones de la Asamblea General, o en un plazo no mayor de cinco días después su conclusión, y para dicho fin, encomendar a la SAF que lleve a cabo actividades de difusión, formación y divulgación sobre el proceso y el sistema utilizado entre las secretarías y secretarías ejecutivas, así como entre las comisiones permanentes del Consejo Permanente y el CIDI. La implementación de los mandatos aprobados dependerá de que se cuente con los recursos para ello. Si su implementación no inicia en el plazo de dos años o no se presenta el cálculo de costos correspondiente en el plazo establecido, el mandato expirará y deberá ser sometido nuevamente a la consideración de los Estados Miembros, si los proponentes así lo desean. 3. Recordar, de conformidad con el artículo 55 del Estatuto del Consejo Permanente, que al considerar propuestas que requieran gastos por parte de la Organización, el Consejo Permanente tendrá en cuenta las estimaciones financieras preparadas por la Secretaría General; e instar a los Estados Miembros a que continúen contribuyendo

al cumplimiento de los mandatos mediante la presentación de propuestas que incluyan la plantilla para nuevos mandatos, de conformidad con el “Acuerdo alcanzado por los Estados Miembros en relación con los criterios para la clasificación de los mandatos, la plantilla para los nuevos mandatos y los criterios para el uso de la plantilla“, aprobado por el Consejo Permanente en su sesión ordinaria en formato virtual celebrado el 6 de octubre de 2021, y ratificado mediante la resolución AG/RES. 4. Encomendar a la Secretaría General que actualice el Sistema de Gestión de Mandatos (SIGMA) con los mandatos del quincuagésimo quinto período ordinario de sesiones de la Asamblea General, depurando el inventario general y llevando a cabo la actualización de todos los módulos incluyendo priorización y costeo, y que realice una evaluación del SIGMA a fin de identificar posibles acciones de mejora y presentarlo a la consideración de la CAAP a más tardar en octubre de 2025. 5. Aprobar la definición de mandato como “Decisiones de la Asamblea General sobre políticas públicas relativas a los cuatro pilares más las áreas de soporte de la Organización que implican instrucciones a la órganos, organismos y entidades de la Organización para su implementación que no están comprendidas dentro de sus funciones rutinarias delimitadas en su respectiva normativa”. | Objetivo: Recibir los resultados de la priorización y brindar comentarios a la Secretaría. Dar seguimiento al proceso y cumplimiento del mandato (b) (c) (d) (e) Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas | Marzo |

| | Estrategia de activos físicos | b) Solicitar a la Secretaría General que la Estrategia Integral de Activos Físicos a largo plazo incluya lo siguiente: i. Elaborar un plan de acción a largo plazo que se presentará a la CAAP a más tardar el 15 de febrero de 2025; ii. Trabajar conjuntamente con la Junta Interamericana de Defensa (JID) respecto a su sede (Casa del Soldado), incorporándola a la Estrategia de Activos Físicos de la OEA; iii. Solicitar a la Secretaría General que presente a la JID y al Consejo de Delegados los resultados de la Estrategia de Activos Físicos, así como la Evaluación de las Condiciones Existentes y una propuesta para el traslado de la sede de la JID; iv. Identificar y presentar a la CAAP, a más tardar el 15 de febrero de 2025, alternativas de espacios adecuados para reubicar la Biblioteca Colón y los archivos con miras a optimizar su uso y preservar sus colecciones de riesgos prevenibles como incendios, inundaciones y altos niveles de humedad; Identificar y presentar a la CAAP, a más tardar el 15 de febrero de 2025, alternativas para la conversión de espacios de oficinas subutilizados en salas de reuniones y conferencias, de acuerdo con un estudio que se llevará a cabo simultáneamente de los cuellos de botella existentes para dichos espacios, en particular durante los eventos más grandes de la Organización; vi. Elaborar y presentar a la CAAP, a más tardar el 15 de febrero de 2025, un plan para exponer permanentemente parte de la colección del Museo de Arte de las Américas en todos los espacios utilizados por la Organización, con vistas a promover la misión del Museo y minimizar la colección de arte que se mantiene en depósito; vii. Dejar de utilizar las propiedades situadas en 2944 University Terrace, Washington, D. C.

Museo de Arte de las Américas en todos los espacios utilizados por la Organización, con vistas a promover la misión del Museo y minimizar la colección de arte que se mantiene en depósito; vii. Dejar de utilizar las propiedades situadas en 2944 University Terrace, Washington, D. C. 20016 como residencia del Secretario General. Esta disposición entrará en vigor cuando la nueva persona asuma el cargo de Secretario General en 2025; viii. Poner a la venta la residencia del Secretario General antes del 30 de abril de 2025 a un precio que se determine mediante un análisis profesional del mercado y que la venta no tenga lugar antes de que finalice el mandato del actual Secretario General, a menos que en la Estrategia de Activos Fijos se identifique una posibilidad alternativa que proporcione un mayor o igual beneficio financiero a la OEA, en cuyo caso esta decisión será reconsiderada por el Consejo Permanente antes del 4 de abril de 2025. ix. Elaborar y presentar a la CAAP una propuesta, a más tardar el 31 de marzo de 2025, con alternativas para maximizar el valor patrimonial del las propiedades situadas en 2944 University Terrace, Washington, D. C. 20016; x. Preparar y presentar a la CAAP, a más tardar el 5 de noviembre de 2024, un proyecto de orden ejecutiva del Secretario General que establezca una política para la administración de las instalaciones y edificios de la Secretaría General en la Sede para eventos especiales. Esto excluye las reuniones o trabajos rutinarios de los órganos políticos de la OEA y de la Secretaría General. El proyecto de política deberá incluir: (a) Directrices claras respecto a los propósitos limitados de los eventos, asegurando que respeten la dignidad de las instalaciones y su conservación como patrimonio común de los Estados Miembros; (b) Controles internos apropiados para garantizar que los eventos sean compatibles con la misión y el propósito de la OEA; (c)

limitados de los eventos, asegurando que respeten la dignidad de las instalaciones y su conservación como patrimonio común de los Estados Miembros; (b) Controles internos apropiados para garantizar que los eventos sean compatibles con la misión y el propósito de la OEA; (c) Requisitos legales y financieros mínimos que deben cumplir los organizadores de los eventos; (d) Una distribución razonable de funciones entre las dependencias de la Secretaría General, incluida la Oficina de Protocolo, el Departamento de Servicios Generales, el Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones y el Museo de Arte de las Américas; (e) Una estructura de tarifas para los usuarios de las instalaciones y directrices para determinar el importe de dichas tarifas, que deberá seguir la dependencia responsable de la Secretaría General; y (f) Una propuesta de tarifa de alquiler de instalaciones para los Estados Miembros a un costo fijo nominal que será presentado y acordado por la CAAP. Estas tarifas deben diferir del alquiler a terceros. xi. Continuar todos los esfuerzos para arrendar los espacios subutilizados en el Edificio GSB, asegurando que cualquier arrendamiento no comprometa los privilegios e inmunidades, integridad, independencia y reputación de la OEA. xii. Encomendar a la Secretaría General que al presentar el borrador de la Estrategia de Activos Físicos incluya la creación de un fondo de capital separado para recaudar los recursos movilizados a través de la venta y/o enajenación de los activos inmobiliarios de la Organización. La propuesta debería incluir lo siguiente: (a) Establecimiento de directivas claras sobre el uso del fondo que serán aprobadas por el Consejo Permanente; (b) Establecimiento de un órgano rector para el uso y las inversiones del fondo, que serán aprobadas por el Consejo Permanente; y (c) Estrategias alternativas para el crecimiento y la

claras sobre el uso del fondo que serán aprobadas por el Consejo Permanente; (b) Establecimiento de un órgano rector para el uso y las inversiones del fondo, que serán aprobadas por el Consejo Permanente; y (c) Estrategias alternativas para el crecimiento y la protección del fondo. | Objetivo: Una vez que la CAAP considere la estrategia, el Grupo de Trabajo evaluará y, en colaboración con las áreas correspondientes, recomendará decisiones sobre la Estrategia de Activos Físicos Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas JID Museo de Arte de las Américas Biblioteca Colón | La consideración de este tema comenzará durante el primer trimestre. |

| | Estrategia de Activos Físicos (cont.) | c) Tomar las medidas necesarias para preparar la venta de la Casa del Soldado, con la intención de ponerla en venta antes del 30 de abril de 2025, a un precio determinado por un análisis profesional de mercado. Sin embargo, la venta estará supeditada a la Evaluación de Condiciones de la OEA y a la Evaluación de Condiciones Existentes por parte del Consejo de Delegados de la JID y solo procederá si no se identifica una posibilidad alternativa que pueda proporcionar un beneficio financiero igual o mayor a la OEA. En tal caso, la decisión será discutida por el Consejo Permanente antes del 4 de abril de 2025. Si finalmente se decide poner en venta la Casa del Soldado, se deberían realizar las siguientes acciones: i. Solicitar a la JID y a la CSH que, después de haber encontrado una nueva sede para la JID, presenten conjuntamente una resolución a la Asamblea General en su quincuagésimo quinto período ordinario de sesiones con la finalidad de enmendar el artículo 32.1 del Estatuto de la JID que adoptó la Asamblea General mediante su resolución AG/RES. 1 (XXXII-E/06). ii. Autorizar que, tras la puesta en venta de la Casa del Soldado, se asignen US$251,000 del Subfondo de Reserva del Fondo Regular a la JID para apoyar sus operaciones y el cumplimiento de los mandatos de la Asamblea General; iii. Al ponerse en venta la Casa del Soldado, autorizar la transferencia de los fondos no utilizados asignados a “JID - Mantenimiento de la Casa del Soldado” del capítulo 3 del programa-presupuesto 2025 al presupuesto del Fondo Regular de la JID para apoyar sus operaciones y el cumplimiento de los mandatos de la Asamblea General. | Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas JID | Por determinar |

| | Estrategia de Activos Físicos (cont.) | d) Todos los gastos relacionados con la venta de cualquier bien inmueble de la Secretaría General, así como la reubicación de sus ocupantes, deberá pagarse con parte del producto de esas ventas. i. Encomendar a la SAF que, en un plazo máximo de 90 días a partir de la venta de cualquier bien inmueble, informe a la CAAP sobre el destino de los bienes muebles ubicados en dichos inmuebles, de conformidad con la Política de Gestión de Activos Fijos de la Secretaría General, aprobada mediante Memorando Administrativo N.º 123 rev. 2. ii. ii. Encomendar a la Secretaría General que presente a la CAAP un informe sobre la venta de cualquier propiedad en el que se detallen todos los costos incurridos, una copia del contrato de venta, los ingresos recibidos y los planes de reintegro de cualquier costo relacionado con la venta, a más tardar 90 días después de la venta de cualquier propiedad. | Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas | Por determinar | | | Estrategia de Activos Físicos (cont.) | e) Encomendar a la SAF que elabore un plan por etapas para consolidar la plantilla de funcionarios en oficinas centralizadas como parte de una estrategia integral de bienes inmuebles a fin de optimizar el uso del espacio disponible. | Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas JID | Por determinar | | | Estrategia de Activos Físicos (cont.) | f) Establecer un plan anual de mantenimiento de las propiedades de la Organización tomando en cuenta su vida útil, procurando, de esta manera, saber anticipadamente los montos que se destinarán para este propósito. | Áreas responsables: Secretaría de Administración y Finanzas JID | Por determinar |

| | Biblioteca Colón | a) Solicitar a la Biblioteca Colón que informe a la CAAP semestralmente sobre el estado de sus actividades. Esta disposición permanecerá vigente aun después de la expiración de la presente resolución. b) Solicitar a la Secretaría General que estudie y prepare un borrador de términos de referencia para la contratación de servicios tales como definición y aplicación de un calendario de conservación de registros, restauración, digitalización y preservación de los archivos de la Organización, con miras a administrar y gestionar sus documentos archivados de conformidad con las normas modernas, que se presentará a la CAAP a más tardar el 15 de febrero de 2025. | Objetivo: Recibir el informe y, en su caso, formular una recomendación a la CAAP sobre los pasos a seguir. Una vez que la CAAP apruebe los términos de referencia, el Grupo de Trabajo continuará dando seguimiento al mandato. Áreas responsables: Biblioteca Colón | Segundo trimestre |

CP51010S04

CP51084S01