OEA - Documento CP CAAP SA 788 25 de 2025

CONSEJO PERMANENTE DE LA OEA/Ser.G

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS CP/CAAP/SA.788/25

25 marzo 2025

COMISIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Original: español

Y PRESUPUESTARIOS

# Síntesis de la sesión celebrada el 20 y 24 de febrero de 2025

Esta sesión formal de la CAAP fue presidida por el Embajador Sebastián Kraljevich Chadwick, Representante Permanente de Chile ante la OEA, en su calidad de Presidente de esta Comisión.

El quórum reglamentario quedó establecido con la asistencia de los Representantes de Argentina, Bahamas, Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Estados Unidos, Grenada, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Jamaica, México, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Saint Kitts y Nevis, Santa Lucía, San Vicente y las Granadinas, Suriname, Trinidad y Tobago y Uruguay.

El registro en audio de la sesión se encuentra en los siguientes enlaces:

<http://scm.oas.org/audios/2025/CAAP_02-20-2025.mp3>

<http://scm.oas.org/audios/2025/CAAP-4050_02-24-2025.mp3>

1. Aprobación del orden del día

La Presidencia aclaró que la presentación de la estrategia de activos físicos fue retirada del orden del día en tanto no había sido aún distribuida a las delegaciones.

La situación de los programas afectados por la situación de los fondos específicos fue integrada al orden del día sin cumplir las 72 horas correspondientes, incluyendo el proyecto de resolución distribuido por la Presidencia, a partir de lo que señala el artículo 42 del reglamento del Consejo Permanente, considerando que la situación de esos programas constituye una “circunstancia excepcional”.

El orden del día (documento CP/CAAP-4050/25 rev. 2) fue aprobado sin modificaciones.

2. Programa de Modernización de la Plataforma Empresarial OASCORE

El Presidente comentó que en sesiones anteriores ya había sido informado que la Secretaría de Administración y Finanzas contrató el pasado diciembre los servicios de la compañía Achurch Consulting para ayudarles a identificar posibles obstáculos a la implementación de OASCORE y para elaborar una propuesta de plan y cronograma para su implementación.

La Sra. Rebecca Achurch, Directora de dicha firma cuenta con más de dos décadas de experiencia en gestión y tecnología, ayudando a las organizaciones a optimizar el uso de la tecnología, alinear sus objetivos estratégicos y ejecutar un plan para alcanzarlos. Tiene experiencia en metodologías de gestión de proyectos ágiles y en “cascada” y cuenta con las siguientes certificaciones: Ejecutiva Certificada de Asociaciones (CAE); Profesional en Gestión de Programas (Certificado por PgMP y PMP), y un Certificado de Scrum Máster (CSM).

El Presidente informó a la Comisión que la Sra. Achurch presentó su evaluación en una reunión con la Junta Directiva de la CAAP el pasado 27 de enero, y se le extendió la invitación para presentar su análisis, incluyendo posibles escenarios y sus respectivos costos, directamente a todos los miembros de la CAAP.

La CAAP escuchó la presentación de la evaluación y las recomendaciones por parte de la representante de Achurch Consulting que fue distribuida a las delegaciones como CP/CAAP-4051/25.

Las delegaciones de las Bahamas, Canada, Guatemala, Colombia, Argentina, Bolivia, Saint Kitts y Nevis, Brasil y de la República Dominicana formularon consultas para entender el estado de los avances realizados en el programa de modernización de OASCORE, evaluar las recomendaciones hechas y recibir información detalladas sobre los costos adicionales requeridos para el lanzamiento del programa.

Luego del intercambio de las delegaciones con la consultora y con la SAF, la CAAP acordó posponer la aprobación del proyecto de resolución distribuido como CP/CAAP-4049/25, hasta tanto se reciba un informe detallado sobre los costos que permita que los Estados Miembros tomen una decisión informada sobre uso de los fondos restantes en el fondo de tecnología y soluciones futuras.

3. Escala de cuotas para el financiamiento del Fondo Regular

El Presidente recordó a las delegaciones que la Asamblea General, mediante la resolución “Programa-presupuesto de la Organización para 2025”, párrafo resolutivo IV.31 mandata: “Solicitar a la CAAP que, durante el primer trimestre de 2025, inicie las discusiones encaminadas a definir la escala de cuotas, que entrará en vigor en 2026.”

En cumplimiento con el mandato, la CAAP inició la consideración de este tema en la reunión celebrada el pasado 4 de febrero con una presentación de la SAF sobre la metodología de acuerdo con los mandatos vigentes distribuida como CP/CAAP-4044/25.

En esa ocasión, la Comisión tomó nota de la presentación y considerando las discusiones, la CAAP acordó dar un espacio de dos semanas, para que los Estados Miembros hicieran consultas con sus capitales y realizaran propuestas concretas sobre la metodología.

La Delegación de Canadá propuso en sala un posible cambio en la metodología sobre el plazo de aplicación de la fórmula de tres a cada cuatro años.

Luego de escuchar intervenciones de las delegaciones de Bahamas y Brasil. la CAAP acordó extender el tiempo para consultas y presentación de propuestas hasta el 7 de marzo de 2025.

1. Consideración de los términos de referencia propuestos para la contratación de servicios para la definición y aplicación de un calendario de conservación de registros, restauración, digitalización y preservación de los archivos de la organización

La Asamblea General mediante la resolución “Programa-Presupuesto de la Organización para 2025” mandato con respecto a este tema en su párrafo resolutivo IV.26.b:

“Solicitar a la Secretaría General que estudie y prepare un borrador de términos de referencia para la contratación de servicios tales como definición y aplicación de un calendario de conservación de registros, restauración, digitalización y preservación de los archivos de la Organización, con miras a administrar y gestionar sus documentos archivados de conformidad con las normas modernas, que se presentará a la CAAP a más tardar el 15 de febrero de 2025.”

En cumplimiento con ello, la Secretaría General preparó el documento CP/CAAP-4048/25.

Luego de la presentación del Sr. Giovanni Facchin, Jefe de la Biblioteca Colón y de la intervención de la Delegación de Canadá,la CAAP tomó nota de la presentación y de los comentarios y aprobó los temas de referencia tal como fueron presentados.

1. Consideración de los términos de referencia propuestos para el Comité de Supervisión e Implementación Interna (CP/CAAP-4031/25 rev. 1 add. 2)

El Presidente recordó a las delegaciones que la Asamblea General mediante la resolución “Programa-Presupuesto de la Organización para 2025” decidió, en relación con las recomendaciones derivadas de la evaluación integral por un tercero:

“Encomendar a la Secretaría General que establezca un Comité de Supervisión e Implementación Interna (CSII) para supervisar la implementación de las medidas resultado de la revisión de las recomendaciones por parte del Consejo Permanente y que prepare un informe anual a la Asamblea General en su quincuagésimo quinto período ordinario de sesiones.”

El “Project Steering Committee” liderado por el Embajador Chet Neymour, en su calidad de Presidente de la CAAP, presentó a consideración de los Estados Miembros un proyecto de términos de referencia que fue previamente compartido con la Secretaría General.

Dichos términos de referencia fueron considerados por la CAAP en la reunión celebrada el 16 de diciembre de 2024 y el 4 de febrero de 2025. Tal como fue acordado por los Estados, se dio plazo para que las delegaciones presentaran nuevas propuestas además de las ya recibidas por tres delegaciones que fueron compiladas en un documento máster distribuido como (CP/CAAP-4031/24 rev. 1).

Posterior a la decisión de la Comisión, la Delegación de México envió una nota (CP/CAAP/INF. 477/25) solicitando: “suspender la consideración de este documento y remitirlo a la Secretaría General para su análisis y posible aprovechamiento”.

El día previo a esta reunión, se recibieron comentarios adicionales por parte del Departamento de Asesoría Legal. La CAAP acordó postergar la consideración del asunto para darle oportunidad a los Estados de considerar el documento en los idiomas correspondientes.

1. Consideración de la plantilla estándar para que las Secretarías presenten información a la CAAP sobre los efectos de las propuestas presupuestarias en sus áreas

La Asamblea General decidió mediante la resolución “Programa-Presupuesto para 2025”:

“Encomendar a la Secretaría General que continúe utilizando la plantilla estándar aprobada por los Estados Miembros (CP/CAAP-4023/24) cuando las Secretarías presenten información a la CAAP sobre los efectos de las propuestas presupuestarias preparadas por la SAF en sus áreas. Las plantillas completas con información de las Secretarías deberán ser revisadas por la SAF antes de presentarlas a la CAAP junto el proyecto de programa-presupuesto de la Organización.”

Durante la reunión celebrada el 4 de febrero, la CAAP solicitó a la Secretaría presentar y formalizar por escrito las instrucciones del proceso que acompañará la plantilla y una vez hecho eso volver a considerar el tema. En respuesta a ello, la Secretaría distribuyó el documento CP/CAAP-4023/24 rev. 1).

Luego de recibir los comentarios del Departamento de Servicios Financieros y escuchado los comentarios de la delegación de Brasil, la CAAP acordó postergar el acuerdo de este punto para una reunión posterior una vez la Secretaría incorpore las modificaciones en respuesta a los comentarios recibidos.

1. Consideración de los términos de referencia para la contratación del webmaster como parte del proyecto de modernización del sitio web de la OEA, portales y sitio web de la sociedad civil

La Asamblea General encomendó a la Secretaría General que contrate los servicios de una consultoría para implementar una modernización integral del sitio web principal y de los portales de la Organización, además del sitio web de la sociedad civil. Como parte del mandato, la CAAP recibirá informes mensuales para su consideración y la adopción de medidas adicionales.

Antes de invitar, solicitar, promover o contratar dichos servicios, la Secretaría General deberá presentar un borrador de términos de referencia y del ámbito de trabajo/servicio para revisión por la CAAP y remitidos al Consejo Permanente para su aprobación.

En cumplimiento con el mandato, durante la reunión de la Comisión celebrada el 4 de febrero, el Departamento de Prensa y Comunicaciones presentó la propuesta de términos de referencia para consideración de los Estados, documento distribuido como CP/CAAP-4040/25.

La Comisión solicitó a la Secretaría información con respecto a la sustentabilidad y seguimiento que se dará después de finalizado el proyecto y acordó continuar la consideración del tema en una futura reunión una vez que se incorpore la proyección a futuro del proyecto.

En respuesta a ello, la Secretaría distribuyó el documento CP/CAAP-4040/25 add. 1. La CAAP acordó los términos de referencia y transmitirlos al Consejo Permanente con la recomendación de aprobarlos.

1. Situación de los programas financiados con Fondos Específicos

El Presidente recordó a las delegaciones que, conforme a lo discutido en las reuniones informales, se solicitó a la SAF trabajar sobre los distintos escenarios presentados, considerando que la preocupación principal de los Estados, según lo discutido en ambas sesiones informales, sería:

1. conservar las capacidades ejecutivas sobre aquellos mandatos afectados por la suspensión de contribuciones voluntarias; 2. proteger a las personas que trabajan en los mandatos generados por los Estados; 3. reducir los riesgos jurídicos y financieros que podría enfrentar la Organización y los Estados miembros; y 4. financiar los gastos de personal que no hayan sido reducidos o reasignados

Al respecto, con base en primer borrador preparado por la SAF, la Presidencia circuló un proyecto de resolución que permitiría recurrir al Subfondo de Reserva del Fondo de Recuperación de Costos Indirectos para responder a estas circunstancias excepcionales.

El Presidente continuó explicando los cuatro aspectos que la presidencia modificó sobre el borrador propuesto por la SAF.

1. incluir en la propuesta al programa AICMA. 2. incorporar que la Secretaría General deberá notificar a cada persona involucrada que los vínculos se entenderán por finalizados si el financiamiento del programa correspondiente no es normalizado luego de esta suspensión de 90 días. 3. delimitar del modo más explícito que el financiamiento considerado en este mecanismo es única y exclusivamente para financiar los gastos de personal que no hayan sido reducidos o reasignados. 4. esta crisis pone en evidencia que se tiene personal a nivel de jefatura de departamento o relatores especiales financiados al margen del Fondo regular, lo que parece razonable empezar a pensar en corregir.

Luego de la presentación de la SAF, se inició un proceso de negociación párrafo por párrafo del proyecto de resolución presentado por la Presidencia contenido en documento CP/CAAP-4052/25 rev. 1.

Debido a la limitante del tiempo, la reunión se suspendió a la 1:23 p.m. reanudando la discusión el siguiente lunes 24 de febrero de 2025 a las 10:30 a.m. y continuando con la negociación del proyecto de resolución hasta que se levantó la sesión a la 1:27 p.m.

La Presidencia anunció que se continuaría con de la negociación del proyecto de resolución durante la siguiente reunión programada para el 27 de febrero a las 2:30 p.m.

1. Consideración del proyecto de respuesta a las recomendaciones del Comité de Auditoría

No fue considerado.

1. Otros asuntos

No fue considerado.

CP51302S01