OEA - Documento CP doc. 6168 25 de 2025

OEA/Ser.G CP/doc. 6168/25 18 diciembre 2025

Original: español/inglés

PROPUESTA DE DESARROLLO DEL NUEVO SITIO WEB DE LA OEA EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTENIDOS DRUPAL Y LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE REGISTRO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA

SOCIEDAD CIVIL, ÓRGANOS POLÍTICOS Y COMUNICACIONES EXTERNAS

(Aprobada por el Consejo Permanente en la sesión ordinaria celebrada el 17 de diciembre de 2025)

CONSEJO PERMANENTEPropuesta de desarrollo del nuevo Website de la OEA en el CMS Drupal y los términos de referencia para llamado a licitación para el desarrollo de los sistemas de registro de las organizaciones de la sociedad civil, Organos Políticos, y comunicaciones externas. Por la presente y los documentos de soporte adjuntos, y como parte del cumplimiento del mandato recibido en la resolución del presupuesto para 2025 (AG/Res. (LV-E/24), el Departamento de Prensa y Comunicaciones solicita autorización a la CAAP y ulteriormente al Consejo Permanente para: - Subscribir los servicios por 1 año de la compañía Pantheon para el alojamiento y su mantenimiento para el Sistema de Gestión de Contenidos (CMS por su sigla en inglés) Drupal, por valor de US$24,500. Este gasto de infraestructura es recurrente y deberá ser

incorporado al presupuesto de la Organización a partir de 2027. - Contratar, previa licitación (o licitaciones) pública de acuerdo con las normas y procedimientos internos de la Organización, una empresa consultora externa para el desarrollo y la implementación en el CMS Drupal de los módulos web para (a) el registro y gestión de las organizaciones de la sociedad civil, (b) los órganos políticos y (c) los productos de comunicación externa de la Organización, por un valor máximo de hasta US$ 125,000. Antecedentes La presente propuesta forma parte del cumplimiento del mandato recibido por el Departamento de Prensa y Comunicaciones (DPC) para la "Modernización del sitio web principal y de los portales de la OEA y del sitio web de la Sociedad Civil", aprobado en la resolución del presupuesto para 2025 (AG/Res. (LV-E/24) 1 español, inglés). Previo a la aprobación del mandato, a solicitud de los Estados Miembros, DPC estimó en US$510,000 la construcción del nuevo sitio Web de la OEA. La consultora Alvarez y Marsal estimó US$500,000. La Asamblea General aprobó en 2024 una primera partida por la mitad de ese monto para la primera parte del proyecto, con US$25,000 adicionales para el registro de organizaciones de la sociedad civil. El gasto realizado y los fondos obligados en el proyecto de los fondos asignados por la resolución (AG/Res. (LV-E/24), por un total de US$ 275,000, es por el momento: US$ 75,800. El detalle es el siguiente: US$60,000 - CPR Webmaster por 10 meses, de agosto de 2025 a mayo de 2026 (Total de

fondos desembolsados y fondos obligados) US$15,800 - Contrato Legal para la resolución de errores e incidencias en el Sistema de Gestión de Contenidos legacy (DNN).- 2 -

• 2Con la participación técnica esencial de la Webmaster, DPC preparó el plan que se presenta a continuación. Este plan no contiene solicitudes adicionales de fondos.

Objetivo del plan Mediante este plan, se busca continuar avanzando en el camino emprendido hacia un sitio Web moderno, amigable, fácil de actualizar, atractivo y eficiente para la búsqueda de información, con un modelo descentralizado para que las áreas puedan manejar, actualizar y corregir sus contenidos. DPC establecerá la infraestructura, gestión y procedimientos necesarios para operar, mantener y escalar los sitios web de la OEA, asegurando: · Independencia operativa del DPC en la gestión de los portales web basados en Drupal. · Seguridad, continuidad y disponibilidad. · Escalabilidad para proyectos nuevos y futura migración gradual a Drupal de páginas web adicionales actualmente en diferentes tecnologías. · Uso de módulos "out of the box", o prediseñados, con el mínimo posible de programación personalizada, de manera de garantizar que cualquier cambio de personal no afecte el funcionamiento. Etapas del Plan a partir de la aprobación por parte del Consejo Permanente

1. Establecimiento de la infraestructura y del sistema de gestión de contenidos

2. Llamado a licitación para el desarrollo de tres aplicaciones:

a. Sistema de registro de Organizaciones de la Sociedad Civil.

b. Sistema integral de Órganos Políticos (Asamblea General, Consejo Permanente, Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral, Comisiones, Órganos Subsidiarios.) c. Sistema integral de comunicaciones externas (productos existentescomunicados, alertas

3. Selección y contratación de la empresa para el desarrollo de las aplicaciones.

4. Desarrollo, prueba e instalación de las aplicaciones.

Etapa 1: Establecimiento de la infraestructura y del sistema de gestión de contenidos Desde 2020, el DPC ha avanzado en la modernización del sitio institucional utilizando el CMS DNN, entonces el único autorizado por DOITS. Sin embargo, las limitaciones técnicas y operativas de esa plataforma, y la especificidad de los Estados Miembros al solicitar en el mandato al DPC que la modernización incluya "la mejora de la infraestructura tecnológica, la optimización de los sistemas de gestión de contenidos" llevaron a DPC a solicitar exitosamente la autorización de DOITS para la migración completa al CMS Drupal, una3 -

• 3herramienta abierta, ampliamente utilizada por gobiernos y organismos internacionales, flexible y con una gran comunidad de desarrolladores.

Para garantizar que Drupal opere con autonomía, seguridad y tiempos de respuesta adecuados, se propone alojarlo en la nube mediante una suscripción a Pantheon. Esta opción fue evaluada conjuntamente por DPC y DOITS, y resultó ser la alternativa más eficiente y económica, además de estar alineada con las recomendaciones oficiales de Drupal. Pantheon proporciona

alojamiento, seguridad, actualizaciones, copias de respaldo y soporte especializado, permitiendo al DPC gestionar directamente la plataforma sin depender de la infraestructura interna. El documento adjunto "Selección de Drupal y solicitud de autorización para la suscripción a Pantheon" presenta el detalle técnico y los comparativos que sustentan esta elección. La suscripción a Pantheon constituye el paso inicial para montar la infraestructura necesaria y comenzar el desarrollo de los nuevos portales. El primer año estaría cubierto con los fondos aquí solicitados; a partir del segundo año, el costo deberá incorporarse al presupuesto regular de infraestructura de la Organización. El establecimiento de la infraestructura y del sistema de gestión de contenidos será responsabilidad de la Webmaster. Pasos Duración Estimada Suscripción a 3 semanas Pantheon Configuración inicial del portal institucional 2 semanas Desarrollo de las plantillas (skins) 3 semanas Actividades Consulta con el Departamento de Servicios Legales y gestión del pago de la suscripción Verificación y activación del entorno provisto por Pantheon (Dev/Test/Live, seguridad, backups) y configuración inicial del CMS Drupal por parte del DPC. Configuración de los estándares institucionales de estructura del portal inicial (layout, navegación, idiomas). A cargo de la Webmaster.- 4 -

• 4Desarrollo de páginas clave como la página de inicio, páginas por temas que trabaja la OEA, páginas por pilares, entre

otras 5 semanas A cargo de la Webmaster. Etapa 2: Llamado a licitación La siguiente etapa es el llamado a licitación para el desarrollo del sistema de registro de Organizaciones de la Sociedad Civil, el sistema integral de páginas de los Órganos Políticos, y el sistema integral de prensa y comunicaciones. Los documentos adjuntos contienen los términos de referencia para el llamado a licitación. El Departamento de Compras y Supervisión de la Gestión, que está encargado de coordinar los procesos de licitación, informó a DPC que dichos procesos toman una duración de entre 2 meses y medio hasta 1 año, dependiendo de factores como posibles ampliaciones, coordinación con el Comité de Adquisiciones Contractuales, tiempos de evaluación de las propuestas, subsanación y elaboración de documentos, revisión y aprobación por parte del Comité, entre otros. En el proceso intervienen además de DPMO el Departamento de Servicios Legales, el Departamento de Servicios Financieros, el Comité de Adjudicación de Contratos y la Oficina del Director Ejecutivo. Los términos de referencia del registro de organizaciones de la sociedad civil fueron elaborados en coordinación y colaboración con la Sección de Relaciones con Sociedad Civil y todas sus observaciones fueron incorporadas. De ser necesario, los términos de referencia serán ajustados antes del llamado a licitación para acomodar las necesidades web que la Oficina de Relaciones con la Sociedad Civil determine una vez se le incorpore la gestión de las relaciones con las organizaciones de la sociedad civil en el proceso de Cumbres de las Américas, como

mandatado por Orden Ejecutiva. Igualmente, los términos de referencia del sistema de órganos políticos fueron elaborados en coordinación y colaboración con la Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, de la Reunión de Consulta, del Consejo Permanente y de los órganos Subsidiarios (OSAG). Estas conversaciones continúan a fin de integrar todas las necesidades técnicas del área en los términos de referencia para el desarrollo del sistema integral de páginas de los Órganos Políticos.- 5 -

• 5Los términos de referencia del sistema integral de prensa y comunicaciones fueron desarrollados por DPC a partir de sus conocimientos, experiencia y, además, de las necesidades comunicacionales futuras identificadas a partir del plan para incrementar la visibilidad de los proyectos y actividades de la Organización actualmente en implementación, con el input esencial de la Webmaster.

De surgir nuevas necesidades técnicas -identificadas en conjunto con las áreas sustantivas mencionadas anteriormentehasta el momento de la publicación de la licitación, los términos de referencia serán ajustados apropiadamente. Pasos Duración Estimada Actividades Llamado a licitación Tiempos dependen de DPC y de otras cinco dependencias de la Secretaría General. El Departamento de Compras y Supervisión de la Gestión informó que el proceso puede tomar entre 2 meses y medio y 1 año. Coordinación de DPC con el Departamento de Compras y Supervisión de la Gestión, el Departamento de Servicios Legales, el Departamento de Servicios

Financieros, Comité de Adjudicación de Contratos y Oficina del Director Ejecutivo. DPC iniciará este proceso inmediatamente después de la aprobación por parte del CP a fin de que se realice en paralelo al trabajo con Pantheon y Drupal. Etapa 3: Selección y contratación de la empresa para el desarrollo de las aplicaciones. Una vez concluido el proceso de licitación, el DPC procederá a la etapa de evaluación, selección y contratación de la empresa consultora responsable del desarrollo de las tres aplicaciones, tomando en cuenta el precio y los detalles de las ofertas y el tope de precio establecido por los Estados Miembros de acuerdo con la presente propuesta (hasta un máximo de US$125,000). Durante esta etapa, el DPC, en su calidad de instancia técnica rectora del proyecto y conforme a sus atribuciones, verificará que las propuestas cumplan con los términos de referencia elaborados y validados con las áreas sustantivas respectivas. La evaluación considerará la solidez técnica de las propuestas, la experiencia previa de las empresas en desarrollos basados en Drupal, la capacidad para trabajar con entornos gestionados en Pantheon y el cumplimiento de los requerimientos funcionales definidos para cada sistema, proceso en el cual la participación de la Webmaster es indispensable.- 6 -

• 6El DPC será responsable de validar los perfiles de la empresa ganadora, revisar los entregables propuestos y asegurar que la contratación se ajuste a los requerimientos de calidad, seguridad, escalabilidad y mantenimiento estipulados en la planificación técnica general del proyecto.

Asimismo, garantizará que los cronogramas presentados sean compatibles con los tiempos definidos para la implementación de la infraestructura en Pantheon y la configuración del CMS Drupal. Concluida la selección, se procederá a la formalización contractual, tras lo cual iniciará la fase de desarrollo, pruebas e instalación de las aplicaciones, según los plazos establecidos en la Etapa 4 del presente plan. Pasos Duración Estimada Actividades Llamado a licitación Tiempos dependen de DPC y de otras cinco dependencias de la Secretaría General. El Departamento de Compras y Supervisión de la Gestión informó que el proceso puede tomar entre 2 meses y medio y 1 año. DPC iniciará este proceso inmediatamente después de la aprobación por parte del CP a fin de que se realice en paralelo al trabajo con Pantheon y Drupal. Coordinación de DPC con el Departamento de Compras y Supervisión de la Gestión, el Departamento de Servicios Legales, el Departamento de Servicios Financieros, Comité de Adjudicación de Contratos y Oficina del Director Ejecutivo. Etapa 4: Desarrollo, prueba e instalación de las aplicaciones. En esta etapa, el DPC iniciará el desarrollo, la prueba y la instalación de las aplicaciones licitadas. Estos desarrollos se realizarán bajo la conducción técnica de la Webmaster, responsable de la arquitectura de Drupal, de la supervisión funcional y de la integración final de los sistemas dentro del ecosistema Pantheon/Drupal institucional. El proceso tendrá como base la infraestructura previamente establecida y los estándares de diseño, navegación, seguridad, modelado de contenidos y flujos editoriales ya definidos en las etapas anteriores. Todas las aplicaciones deberán cumplir con los lineamientos institucionales7 -

• 7diseño, navegación, seguridad, modelado de contenidos y flujos editoriales ya definidos en las etapas anteriores. Todas las aplicaciones deberán cumplir con los lineamientos institucionales7 -

• 7de interoperabilidad, facilidad de edición, escalabilidad y mantenimiento, así como con los requisitos operativos de las áreas sustantivas involucradas.

Asimismo, durante esta etapa la Webmaster garantizará la correcta articulación entre los módulos desarrollados por la empresa consultora externa y los componentes ya construidos directamente por ella -incluyendo el Sistema Integral de Órganos Políticos-para asegurar una experiencia de usuario coherente, una estructura transversal de metadatos y taxonomías, y una operación integrada del portal institucional. Pasos Duración Estimada Actividades Implementación en Drupal para registro de Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) 10-12 semanas Desarrollo e implementación del sistema de registro y aprobación de OSC. Implementación en Drupal para órganos políticos (Asamblea General, Consejo Permanente y sus comisiones) 5-6 semanas Desarrollo e implementación de portales y secciones para órganos políticos. Implementación en Drupal para Sistema de Prensa y comunicaciones externas 6-7 semanas Desarrollo e implementación del sistema de prensa. Documentación y procedimientos 2 semanas Manuales de operación, mantenimiento, respaldo (backup) y seguridad. Capacitación personal OEA 5 semanas Capacitación para el uso adecuado y gestión de infraestructura, así como para uso de sistema de registro de OSC. Duración total estimada 28 a 32 semanas8 -

• 8Siguientes Etapas (Fuera del alcance específico de esta propuesta)

adecuado y gestión de infraestructura, así como para uso de sistema de registro de OSC. Duración total estimada 28 a 32 semanas8 -

• 8Siguientes Etapas (Fuera del alcance específico de esta propuesta) La webmaster está actualmente contratada bajo el sistema de CPR, financiado con una parte de los fondos aprobados para este proyecto por la Asamblea General de 2024. El DPC solicitará la creación del puesto fijo (staff) de Webmaster, ya que no es posible gestionar el Website de la OEA sin este puesto.

Las empresas externas pueden desarrollar módulos o sistemas específicos, pero no administran ni operan el portal institucional. Su participación finaliza con la entrega de productos y documentación; no gestionan usuarios, seguridad, respaldos, flujos editoriales ni el soporte cotidiano. El sitio web institucional es una operación diaria, no un proyecto temporal, y su continuidad no puede depender de contratos limitados en el tiempo. Los proveedores trabajan por hitos, no brindan soporte 24/7, no atienden incidencias internas y no mantienen el CMS una vez cerrados los contratos. Sin un propietario técnico interno, la Organización perdería control, capacidad de reacción y estabilidad sobre su principal herramienta de comunicación pública. El puesto de Webmaster garantiza la gobernanza, la seguridad y el control de calidad del CMS: administra roles y permisos, valida contenido, supervisa actualizaciones y vulnerabilidades, estandariza criterios técnicos y revisa que los desarrollos externos cumplan los TDR y las normas institucionales. Ninguna empresa externa desempeña este rol de autoridad técnica. Además, es

responsable de la administración diaria del portal -creación y corrección de páginas, soporte a áreas, carga de materiales, coordinación de campañas y mantenimiento continuotareas que no forman parte de ningún contrato de desarrollo. Asimismo, el puesto de Webmaster actúa como contraparte técnica obligatoria en todos los contratos externos: verifica entregables, supervisa calidad y emite las conformidades exigidas por el Reglamento de Adquisiciones. Sin esta figura, ningún contrato podría ejecutarse adecuadamente. La modernización del sitio implica, además, una migración progresiva de todo el ecosistema web de la OEA hacia Drupal. A medida que nuevas áreas se integren, será necesaria una dirección técnica permanente que supervise la expansión y asegure coherencia, seguridad y escalabilidad. Finalmente, DOITS y DPC han acordado que la operación de Drupal es responsabilidad del DPC; sin un Webmaster, la Organización perdería la autonomía operativa que se le otorgó para gestionar su propio CMS.- 9 -

• 9La contratación de proveedores externos no sustituye la necesidad de un cargo de Webmaster; por el contrario, la hace indispensable para garantizar continuidad operativa, seguridad, calidad técnica y control institucional del portal web de la OEA.

Incorporación de un puesto staff La OEA necesita crear un puesto fijo de fondo regular para el Webmaster Presentación de la solicitud a la CAAP. permanente para a fin de garantizar de manera Webmaster de la permanente la estabilidad, Organización continuidad y calidad técnica de su presencia digital institucional. Planificación de migraciones

adicionales de otros portales y páginas en diferentes tecnologías a Drupal. Al finalizar las etapas descriptas supra, planificar la etapa para el año 2027 Presentación del Plan a la CAAP Evaluación de presupuesto y consultoras externas. Roles y Responsabilidades · DPC (Webmaster): Responsable de definir los lineamientos técnicos informáticos de contratación y coordinación para el servicio de hosting en Pantheon, supervisar la administración de Drupal, revisar despliegues y seguridad a nivel de CMS, así como gestionar los roles y permisos de usuarios. Encargada de elaborar términos de referencia para contratos y bases para llamados a licitación, y apoyar en la contratación de empresas externas cuando se requieran desarrollos o migraciones específicas, validando los perfiles de las empresas o consultores a contratar, así como los entregables contra requerimientos, asegurando un adecuado control de calidad. Desarrollo de páginas nuevas (como la página de inicio), migración de páginas existentes en otros sistemas, atención a las necesidades de las áreas y asesoramiento técnico.- 10 -

• 10 - · DOITS: Responsable de la administración central de EntraID (creación de cuentas de edición para Drupal con correos OAS.org) y de establecer lineamientos generales de seguridad corporativa. (DOITS informó a DPC que estas son las funciones que permanecerán con ese Departamento). · Consultoras externas: Encargadas de ejecutar migraciones de ciertos portales y aplicaciones específicas actualmente en ASP, DNN y otras tecnologías a

Drupal, realizar auditorías de seguridad y desempeño, y desarrollar funcionalidades avanzadas o personalizadas, bajo la coordinación y supervisión de DPC. Documentos adjuntos EI DPC somete a consideración de la CAAP y el Consejo Permanente la solicitud de aprobación de la contratación de Pantheon y los términos de referencia para el llamado a licitación para el desarrollo de:

1. Sistema de registro de las organizaciones de la sociedad civil.

2. Órganos políticos (Asamblea General, Consejo Permanente, CIDI, Comisiones).

3. Sistema integral de noticias y prensa.- 11ANEXOS:

• Plan Integral de Infraestructura y Migración Web - Justificación de Selección de Pantheon - Bases para la licitación del Sistema Integral de Órganos Políticos - Bases para la licitación del Sistema Integral de Prensa y Comunicaciones - Bases para la licitación del Sistema Integral de Sociedad Civil