OEA - Publicación CP CAAP 4071 25 de 2025

CONSEJO PERMANENTE DE LA OEA/Ser.G

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS CP/CAAP-4071/25

31 marzo 2025

COMISIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Original: inglés

Y PRESUPUESTARIOS

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INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO DE REDISEÑO DE

LA HERRAMIENTA DE PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y PUBLICACIÓN

DE DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

(Período: del 14 de enero al 10 de marzo de 2025)

1. INTRODUCCIÓN

Este informe de avance se presenta a los Estados Miembros en cumplimiento del párrafo operativo #5 de la resolución del Consejo Permanente CP/RES. 1262 (2509/24), “Proyecto de rediseño de la herramienta de producción, distribución y publicación de documentos de la Organización de los Estados Americanos”,

1. INFORME DE EJECUCIÓN

Al 10 de marzo de 2025 se han completado satisfactoriamente nueve etapas. En este informe de avance se da cuenta de las cuatro últimas etapas, durante las cuales el equipo se ha centrado en diseñar y refinar los componentes esenciales de la herramienta de gestión de documentos. En particular, se lograron avances significativos en las siguientes áreas:

• Diseño del formulario para el coordinador de recepción de documentos con los comentarios invaluables de las personas que preparan y solicitan documentos; se mejoró la clasificación de documentos y se verificó que la funcionalidad del formulario se ajusta a las solicitudes de los/las secretarios/as de comisión. - Se inició el trabajo en el formulario de coordinación de traducción, se configuraron las diferentes etapas que conforman la elaboración de documentos y se definieron las vistas relevantes para mejorar la experiencia del usuario. - Se implementaron las herramientas de automatización a través de Power Automate Flow y se agilizaron diversas acciones y procesos en el sistema. - Se hicieron pruebas para mejorar el proceso de solicitud de traducción asistida por IA y se aseguró una perfecta integración con el flujo de trabajo general.

Estos avances se detallan más adelante en la sección “Trabajos completados”. Cabe hacer notar que el estado de estas actividades sigue cambiando día tras día a medida que los equipos de la OEA y de DMI superan obstáculos y abordan cuestiones pendientes. Los avances mencionados en este informe reflejan la situación al 10 de marzo de 2025.

#### Resumen de situación

| | | | | --- | --- | --- | | Preguntas clave | Sí/No | Breve resumen | | 1. ¿Ha cambiado el ámbito del proyecto? | No | - No | | 1. ¿Se in cumplirán los plazos previstos? | No | - No | | 1. ¿Hay problemas de recursos? | No | - No | | 1. ¿Algún problema técnico? | No | - No | | 1. ¿Algún problema de revisión y aprobación? | No | - No | | 1. ¿Han cambiado los supuestos? | No | - Sin cambios |

#### Trabajos completados

Desarrollo técnico y configuración del sistema

#### Trabajos completados

Desarrollo técnico y configuración del sistema

1. Se crearon múltiples vistas de proyectos para el coordinador de recepción de solicitudes y se diseñó un formulario para facilitar las interacciones en el proyecto desde su perspectiva.

2. Se introdujo un botón que permite al coordinador de recepción de solicitudes indicar cuándo está listo para iniciar el proceso de traducción.

3. Se introdujo un botón que permite al coordinador de recepción de solicitudes indicar que puede iniciarse el proceso de publicación de aquellos documentos que no requieren traducción.

4. Se crearon acciones para lo siguiente:

1. Crear un proyecto para cada solicitud recibida

2. Agregar campos de metadatos a los documentos antes de que un proyecto esté listo para su recepción

3. Generar las encomiendas de traducción pertinentes para proyectos de nueva creación en función de las solicitudes recibidas.

5. Se creó una acción para lo siguiente:

1. Asignar un número de proyecto en función de la serie y la clasificación

2. Rellenar el campo de idioma de destino con una lista concatenada de los idiomas de destino solicitados

3. Iniciar el proceso de traducción por IA una vez que el/la coordinador/a de recepción de solicitudes confirme que una encomienda está lista para su traducción.

6. Se configuraron e implementaron actividades.

7. Se creó un Power Automate flow para acciones específicas.

8. Se configuró la funcionalidad de conteo de palabras.

9. Se diseñó la funcionalidad de facturación.

10. Se depuraron las visualizaciones y datos de prueba.

11. Se crearon datos de prueba.

Reuniones y coordinación

1. Reunión con coordinadores de traducción

2. Se conversó sobre el sitio web con el equipo de la OEA.

Investigación y análisis

Reuniones y coordinación

1. Reunión con coordinadores de traducción

2. Se conversó sobre el sitio web con el equipo de la OEA.

Investigación y análisis

1. Se hizo un análisis para determinar la manera de configurar los roles del Active Directory.

2. Se investigó la forma en que la misma interfaz puede ser utilizada por traductores tanto internos como externos

3. Se investigaron los errores duplicados durante la creación de solicitud de documento.

Flujo de trabajo y configuración de procesos

1. Se agregaron campos y flujos de procesos para realizar el seguimiento de proyectos.

2. Se crearon las etapas del flujo de proceso.

3. Se implementó la fase de facturación.

4. Se coordinó la definición de vistas específicas para el/la coordinador/a de traducción.

5. El sistema creará un proyecto cuando se introduzca un número de proyecto existente en el formulario de recepción.

Funciones adicionales

1. El/la coordinador/a de recepción puede solicitar que se ponga en espera un documento para traducir hasta que se reciba la cotización del/al coordinador/a de traducción.

2. El/la coordinador/a de recepción puede elegir el nivel de traducción requerido.

3. El/la coordinador/a de traducción puede seleccionar de una lista de traductores internos y externos.

4. Se reunieron los componentes para la estructura básica y disposición de la búsqueda en el sitio web.

5. Obstáculos

| Obstáculo | Responsable | Estado | | --- | --- | --- | | | | | --- | | Se solicitó acceso al archivo de documentos para empezar a planificar la migración. | | OEA | En curso |

1. Riesgos

| Obstáculo | Responsable | Estado | | --- | --- | --- | | | | | --- | | Se solicitó acceso al archivo de documentos para empezar a planificar la migración. | | OEA | En curso |

1. Riesgos

| | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | Descripción | Responsable | Plan de mitigación | Fecha de entrega | Estado | | Es posible que haya que migrar más documentos del archivo de lo que se estimó en un principio, lo cual podría dar lugar a que se requiera más tiempo para la migración de documentos. | Equipo DMI | 1. DMI ha solicitado acceso al archivo de documentos para obtener detalles del volumen. 2. Crear un plan de migración que tenga en cuenta todos los documentos. | 30/01/25 | En curso |

Gráficos 1, 1.1 y 1.2: Formulario de solicitud de recepción y capturas de pantalla

Gráfico 1: Formulario de solicitud de traducción y publicación de documento

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Gráfico 1.1: Formulario presentado con un nuevo proyecto de documento

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Gráfico 1.1: Vista de documento cargado para su procesamiento

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Gráfico 1.2: Cola de proyectos de coordinación de recepción

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Gráficos 2 y 2.1: Solicitud de traducción asistida de documento y captura de pantalla de avance del proceso

Gráfico 2: Solicitud de traducción asistida de documento

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Gráfico 2.1: Vista de avance de traducción

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Gráfico 2: Solicitud de traducción asistida de documento

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Gráfico 2.1: Vista de avance de traducción

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Gráfico 3: Detalles de proyectos de coordinación de recepción

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Gráfico 4: Detalles de proyectos de coordinación de recepción - opciones de traducción

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Gráfico 5: Colas de trabajos de coordinación de traducción

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Gráfico 6: Detalles de trabajos de coordinación de traducción

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Gráfico 7: Colas de trabajos de traducción

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Gráfico 8: Detalles de trabajos de traducción

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| 1. PLAN DE EJECUCIÓN | | --- |

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1. ESTADO DE LOS RECURSOS AUTORIZADOS

| | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | Fecha | Descripción | Pagadero a | Monto (USD) | Saldo (USD) | | 28/10/24 | Creación de cinco cuentas DOITS CORE y servicios en la nube para consultores DMI (cuentas y acceso a la nube) | Costos comunes de DOITS | 1,935.00 | 748,065.00 | | 05/11/24 | Suscripción servicio D365 por usuario (5 usuarios x 13 meses) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 1,901.90 | 746,163.10 | | 05/11/24 | Azure Repos y Azure Boards (Basic)-Basic-1 usuario (5 usuarios x 13 meses) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 331.50 | 745,831.60 | | 06/11/24 | Pago etapa 1 | DMI | 38,000 | 707,831.60 | | 20/11/24 | Pago etapa 2 | DMI | 38,000 | 669,831.60 | | 02/12/24 | Pago etapa 3 | DMI | 38,000 | 631,831.60 | | 18/12/24 | Pago etapa 4 | DMI | 38,000 | 593,831.60 | | 13/01/25 | Pago etapa 5 (17-30/12) y etapa 6 (31/12/24-12/1/25) | DMI | 76,000 | 517,831.60 | | 28/01/25 | Licencias de prueba (Licencias E5 \ 4) ($4,444.48) + Licencia Master (DOITS Core: $335 p/usuario +DOITS Nube: $425 por usuario + Power Automate Premium Sub por $110.88 año/usuario) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 5,315.36 | 512,516.24 |

| 05/02/25 | Pago etapa 7 | DMI | 38,000 | 474,516.24 | | 12/02/25 | Acceso PC en nube a DMI para acceder a archivo de documentos | COSTOS COMUNES DE DOITS | 650 | 473,866.24 | | 14/02/25 | Pago etapa 8 | DMI | 38,000 | 435,866.24 | | 3/3/25 | Renovación de licencias del equipo DMI para 2025 | COSTOS COMUNES DE DOITS | 4,425 | 431,441.24 | | 20/3/25 | Pago etapa 9 | DMI | 38,000 | 393,441.24 |

CP51354S01