OEA - Publicación CP CAAP 4096 25 de 2025

CONSEJO PERMANENTE DE LA OEA/Ser.G

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS CP/CAAP-4096/25 23 mayo 2025

COMISIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Original: inglés Y PRESUPUESTARIOS INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO DE REDISEÑO DE LA HERRAMIENTA DE PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS (Período: 11 de marzo al 5 de mayo de 2025)

1. INTRODUCCIÓN Este informe de avance se presenta a los Estados Miembros en cumplimiento del párrafo operativo #5 de la resolución del Consejo Permanente CP/RES. 1262 (2509/24), “Proyecto de rediseño de la herramienta de producción, distribución y publicación de documentos de la Organización de los Estados Americanos”.

1. INFORME DE EJECUCIÓN Al 5 de mayo de 2025 se han completado satisfactoriamente 14 etapas. Este informe abarca las etapas 12 a 14, en las cuales se avanzó considerablemente en la arquitectura central y las funcionalidades de la nueva herramienta. Cabe destacar en especial lo siguiente:

• Se finalizó el plan de pruebas y se le incorporó a la wiki del proyecto. - Se implementaron los flujos de trabajo de coordinación de traducciones, lo cual incluye las funciones de asignación de tareas, generación y revisión de facturas y mejoras en la interfaz para traductores/as. - Se completaron los prototipos de página web, incluidas las vistas que responden a dispositivos móviles. - Se desarrollaron e integraron un tablero de trabajo y la sección “Mis facturas” para usuarios externos. - Se estableció la infraestructura para archivo de documentos, con imágenes y guiones para el archivo inicial.

No se visto interrumpida la coordinación entre los equipos de la OEA y de DMI y no se han detectado retrasos ni cambios en el alcance del proyecto durante el período que abarca este informe. #### Resumen de situación | | | | | --- | --- | --- | | Preguntas clave | Sí/No | Breve resumen | | 1. ¿Ha cambiado el ámbito del proyecto? | No | - No | | 1. ¿Se incumplirán los plazos previstos? | No | - No | | 1. ¿Hay problemas de recursos? | No | - No | | 1. ¿Algún problema técnico? | No | - No | | 1. ¿Algún problema de revisión y aprobación? | No | - No | | 1. ¿Han cambiado los supuestos? | No | - Sin cambios | #### Trabajos completados 1. Desarrollo técnico - Se han elaborado los flujos de trabajo para asignación de tareas y validación. - Se ha mejorado el proceso de generación de facturas, lo cual incluye revisión y visibilidad para usuarios externos. - Se ha finalizado el panel de traducción, el tablero de trabajo y los formularios de facturación. - Se ha creado la infraestructura de archivo y diagramas. - Se ha continuado con el desarrollo del Power Automate Flow y de la funcionalidad integrada de metadatos. 1. Investigación y análisis - Se concluyó el análisis del archivo de documentos que servirá de base para la estrategia de migración. - Se han definido las especificaciones técnicas para las funciones del Active Directory y gestión de acceso para traductores/as. 1. Coordinación y diseño de usuarios - Se concluyó el análisis del archivo de documentos que servirá de base para la estrategia de migración. - Se han definido las especificaciones técnicas para las funciones del Active Directory y gestión de acceso para traductores/as. 1. Coordinación y diseño de usuarios - Se elaboró el prototipo para el portal de distribución, que incluye formatos móviles y de escritorio. - Se trabajó con los equipos de la OEA para ajustar vistas, permisos y la interfaz y experiencia de usuarios (UI/UX) internos y externos.

1. Obstáculos | Obstáculo | Responsable | Estado | | --- | --- | --- | | | | | --- | | NINGUNO | | | |

1. Riesgos | | | | | | --- | --- | --- | --- | | Descripción | Responsable | Plan de mitigación | Estado | | El volumen de documentos seleccionados del acervo puede ser mayor de lo previsto, lo que podría afectar el plan de migración. | Equipo DMI | Dar prioridad a la migración de documentos recientes y programar la migración “delta” en el momento de la puesta en marcha. Seguir controlando y evaluando las necesidades de almacenamiento. | En curso | #### Muestras de trabajo

Gráfico 1: Documentación del plan de pruebas Se ha creado un plan de pruebas y se ha almacenado en la wiki del proyecto en DevOps. [image: A screenshot of a test plan AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 2: Análisis del acervo de documentos [image: A screenshot of a phone AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 2.1: Número de documentos del acervo por idioma [image: A screenshot of a graph AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 2.2: Número de documentos del acervo por año [image: A screenshot of a spreadsheet AI-generated content may be incorrect., Picture] [image: A screenshot of a graph AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 2.2: Número de documentos del acervo por año [image: A screenshot of a spreadsheet AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 2.3: Migración de documentos del acervo [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 3: Prototipo de la página web (desktop) [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 4: Crear el flujo de precios [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 5: Crear o modificar el flujo que genera la factura [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 5.1: Crear o modificar el flujo que genera la factura [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 6: Prototipo de interfaz de usuario para traductores externos [image: A building with arched doorways AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 6.1: Prototipo de interfaz de usuario para traductores externos [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 6.2: Prototipo de interfaz de usuario para traductores externos [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 7: Diseños de pantalla para dispositivos móviles de la página web de distribución [image: Screens screenshot of a phone AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 7.1: Diseños de pantalla para dispositivos móviles de la página web de distribución [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 7.2: Diseños de pantalla para dispositivos móviles de la página web de distribución Gráfico 7.1: Diseños de pantalla para dispositivos móviles de la página web de distribución [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 7.2: Diseños de pantalla para dispositivos móviles de la página web de distribución [image: Screens screenshot of a phone AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 8: Tarea creada por el coordinador de traducción para la persona o grupo seleccionado [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 8.1: Tarea creada por el coordinador de traducción para el/la traductor/a seleccionado/a [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 8.2: El coordinador de traducción asigna el trabajo al/a la traductor/a interno/a seleccionado/a [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 9: Se crearán facturas sólo cuando se asigne una tarea de “traducción”. [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 9.1: Debe crearse una “tarea de revisión de facturas” cuando un/a traductor/a externo/a concluye una “tarea de traducción”. [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 10: Crear un menú principal de navegación para el/la Coordinador/a de Traducción llamado “panel de control”. [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 10.1: “Mis tareas” debería ser una vista de las “tareas de traducción” asignadas al/la usuario/a actual. [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 10.1: “Mis tareas” debería ser una vista de las “tareas de traducción” asignadas al/la usuario/a actual. [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 10.2: En el enlace “Mis facturas” del portal externo debería mostrarse al/la usuario/a las “tareas de revisión de facturas”. [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture] Gráfico 10.3: El formulario de revisión de facturas debería mostrar la factura correspondiente y el texto adicional. [image: A screen shot of a computer AI-generated content may be incorrect., Picture]

Gráfico 11: Diagrama de archivo Haga clic en el enlace para acceder al Portal de archivo y búsqueda de Documentos y diagrama

Gráfico 11.1: Crear archivo [image: A computer screen shot of a chat AI-generated content may be incorrect.] Gráfico 12: El coordinador de traducción debe asignar el trabajo de traducción de un documento a un/a traductor/a externo/a [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.]

Gráfico 12.1: Crear una Tarea cuando sea aceptada [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.] Gráfico 12.2: Formulario de tarea de revisión de facturas y conclusión del proceso [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.] Gráfico 12.3: Verificar y añadir campos al formulario de factura y asegurar que se copien en el flujo de trabajo. [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.] [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.] Gráfico 12.3: Verificar y añadir campos al formulario de factura y asegurar que se copien en el flujo de trabajo. [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.]

Gráfico 13: Traductor/a externo/a - crear página de acceso al perfil [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.]

Gráfico 13.1: Formulario de “Tarea” [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.] Gráfico 13.2: Traductor/a externo/a - Agrega formularios y vistas a Power Pages [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.] | 1. PLAN DE EJECUCIÓN | | --- | [image: A screenshot of a computer AI-generated content may be incorrect.]

1. ESTADO DE LOS RECURSOS AUTORIZADOS | | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | Fecha | Descripción | Pagadero a | Monto (USD) | Saldo (USD) | | 28/10/24 | Creación de cinco cuentas DOITS CORE y servicios en la nube para consultores DMI (cuentas y acceso a la nube) | Costos comunes de DOITS | 1,935.00 | 748,065.00 | | 5/11/24 | Suscripción servicio D365 por usuario (5 usuarios x 13 meses) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 1,901.90 | 746,163.10 | | 5/11/24 | Azure Repos y Azure Boards (Basic)-Basic-1 usuario (5 usuarios x 13 meses) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 331.50 | 745,831.60 | | 6/11/24 | Pago etapa 1 | DMI | 38,000 | 707,831.60 | | 20/11/24 | Pago etapa 2 | DMI | 38,000 | 669,831.60 | | 2/12/24 | Pago etapa 3 | DMI | 38,000 | 631,831.60 | | 18/12/24 | Pago etapa 4 | DMI | 38,000 | 593,831.60 | | 13/1/25 | Pago etapa 5 (17-30/12) y etapa 6 (31/12/24-12/1/25) | DMI | 76,000 | 517,831.60 | | 28/1/25 | Licencias de prueba (Licencias E5 \ 4) ($4,444.48) + Licencia Master (DOITS Core: $335 p/usuario +DOITS Nube: $425 por usuario + Power Automate Premium Sub por $110.88 año/usuario) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 5,315.36 | 512,516.24 | | 5/2/25 | Pago etapa 7 | DMI | 38,000 | 474,516.24 | | 12/2/25 | Acceso PC en nube a DMI para acceder a archivo de documentos | COSTOS COMUNES DE DOITS | 650 | 473,866.24 | | 14/2/25 | Pago etapa 8 | DMI | 38,000 | 435,866.24 | | 3/3/25 | Renovación de licencias del equipo DMI para 2025 | COSTOS COMUNES DE DOITS | 4,425 | 431,441.24 | | 20/3/25 | Pago etapa 9 | DMI | 38,000 | 393,441.24 | | 20/3/25 | Pago etapa 10 | DMI | 38,000 | 355,441.24 | | 1/4/25 | Pago etapa 11 | DMI | 38,000 | 317,441.24 | | 16/4/25 | Pago etapa 12 | DMI | 38,000 | 279,441.2 | | 25/4/25 | DOITS Core $335 + DOITS nube $550 + Az Repos y Boards (Basic)-Basic-1 usuario $35.7 Total: $920.7 | COSTOS COMUNES DE DOITS | 920.70 | 278,520.5 | | 6/5/25 | Pago etapa 13 | DMI | 38,000 | 240,520.5 |

CP51746S01