OEA - Publicación CP CAAP 4117 25 de 2025

CONSEJO PERMANENTE DE LA OEA/Ser.G

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS CP/CAAP-4117/25

4 agosto 2025

COMISIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Original: inglés

Y PRESUPUESTARIOS

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INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO DE REDISEÑO DE LA HERRAMIENTA DE PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

(Período: 6 de mayo al 14 de julio de 2025)

1. INTRODUCCIÓN

Este informe de avance se presenta a los Estados Miembros en cumplimiento del párrafo operativo 5 de la resolución del Consejo Permanente CP/RES. 1262 (2509/24), “Proyecto de rediseño de la herramienta de producción, distribución y publicación de documentos de la Organización de los Estados Americanos”.

1. INFORME DE EJECUCIÓN

Al 14 de julio de 2025 se han completado diecinueve etapas. Este informe abarca las etapas 18 y 19, centradas en la implementación de funcionalidades clave relacionadas con accesibilidad, experiencia de usuario (UI/UX) y configuración, como preparación para las pruebas de aceptación por parte de usuarios (UAT) y la eventual puesta en marcha. Cabe destacar en especial lo siguiente:

• - Desarrollo de desplazamiento infinito y botones de acción en los resultados de búsqueda. - Adecuación del sitio web de búsqueda de documentos a los criterios de accesibilidad. - Implementación de precios configurables en facturas y actualización de los flujos de coordinación de traducciones. - Preparación de manuales y herramientas de capacitación para usuarios finales.

La coordinación entre los equipos de la OEA y de DMI se ha mantenido constante. Si bien no se han registrado retrasos formales, se observaron algunas limitaciones de recursos debido a la ausencia temporal de un miembro del equipo durante el período que abarca este informe.

#### Resumen de situación

| | | | | --- | --- | --- | | Preguntas clave | Sí/No | Breve resumen | | 1. ¿Ha cambiado el ámbito del proyecto? | No | - No | | 1. ¿Se incumplirán los plazos previstos? | No | - No | | 1. ¿Hay problemas de recursos? | No | - No | | 1. ¿Algún problema técnico? | No | - No | | 1. ¿Algún problema de revisión y aprobación? | No | - No | | 1. ¿Han cambiado los supuestos? | No | - Sin cambios |

#### Trabajos completados

1. Desarrollo técnico

#### Trabajos completados

1. Desarrollo técnico

• Se actualizó el campo de nivel de sensibilidad y se garantizó la visibilidad basada en roles. - Se desarrolló la funcionalidad para que los administradores puedan actualizar las tarifas de traducción. - Se construyó una cuadrícula de cuatro columnas con botones de acción y desplazamiento infinito para la búsqueda de documentos. - Se implementaron opciones para compartir los resultados de búsqueda (código QR, correo electrónico, copiar enlace). - Se crearon y anotaron los diseños en Figma conforme a los criterios de accesibilidad (ADA). - Se finalizó la página de detalles del documento, incluyendo metadatos y botones de acción. - Se desarrolló el sistema de notificaciones y los disparadores por correo electrónico. - Se elaboró el manual de capacitación y el flujo de preregistro para nuevos usuarios.

1. Investigación y análisis

• Se continuó con la evaluación del volumen de documentos del acervo para la migración. - Se definieron métricas para los informes mensuales de traducción por clasificación.

1. Coordinación y diseño de usuarios

• Se incorporaron descripciones de interfaz compatibles con lectores de pantalla. - Se mejoraron los nombres y etiquetas de tareas para mayor claridad en los flujos de trabajo de traducción. - Se actualizaron las descripciones de tareas y los campos de las facturas.

1. Obstáculos

| Obstáculo | Responsable | Estado | | --- | --- | --- | | NINGUNO | | |

1. Riesgos

1. Obstáculos

| Obstáculo | Responsable | Estado | | --- | --- | --- | | NINGUNO | | |

1. Riesgos

| | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | Descripción | Responsable | Plan de mitigación | Estado | Descripción | | El trabajo pendiente en el backend forma parte de la ruta crítica para las pruebas de aceptación por parte de usuarios (UAT) y el lanzamiento de la herramienta (Go Live). | DMI | Se ha establecido un plan hasta el lanzamiento de la herramienta. . | 7/31 | En curso | | Es posible que haya más documentos del acervo por migrar de lo estimado originalmente, lo cual podría requerir tiempo adicional para completar la migración.. | DMI | La cantidad de documentos resultó ser mayor a la esperada, aunque el volumen total debería ser manejable. El plan contempla migrar primero los documentos más recientes y posteriormente los más antiguos. También será necesaria una migración incremental en el momento del lanzamiento de la herramienta. | 4/7/25 | Monitoreando |

#### Muestras de trabajo

Gráfico 1: Roles de usuario:

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Gráfico 2: Inicio de sesión en DocuVera

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Gráfico 3: Inicio rápido

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Gráfico 4: Navegación y controles

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Gráfico 4.1: Navegación y controles (continuación)

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Gráfico 5: Enviar una solicitud de documento

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Gráfico 6: Coordinación de ingreso

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Gráfico 5: Enviar una solicitud de documento

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Gráfico 6: Coordinación de ingreso

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Gráfico 6.1: Coordinación de ingreso (continuación)

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Gráfico 7: Tareas de traducción

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Gráfico 8: Tareas de formato

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Gráfico 9: Facturación

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Gráfico 10: Prototipo de página web (versión escritorio)

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Gráfico 11: Prototipo de página web - Detalles del documento

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Gráfico 12: Prototipo de vista móvil

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Gráfico 13: Prototipo móvil - Compartir documento

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Gráfico 14: Prototipo móvil - Detalles del documento

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Gráfico 15: Configuración de notificaciones por correo

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| 1. PLAN DE EJECUCIÓN | | --- |

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1. ESTADO DE LOS RECURSOS AUTORIZADOS

| | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | Fecha | Descripción | Pagadero a | Monto (USD) | Saldo (USD) | | 10/28/2024 | Creation of five accounts DOITS CORE and Cloud services for DMI consultants (accounts and cloud access) | Costos comunes de DOITS | 1,935.00 | 748,065.00 | | 11/05/2024 | D365 Customer Service Sub Per User (5 users x 13 months) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 1,901.90 | 746,163.10 | | 11/05/2024 | Az Repos and Boards (Basic)-Basic-1 User (5 users x 13 months) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 331.50 | 745,831.60 | | 11/06/2024 | Payment Sprint 1 | DMI | 38,000 | 707,831.60 | | 11/20/2024 | Payment Sprint 2 | DMI | 38,000 | 669,831.60 | | 12/02/2024 | Payment Sprint 3 | DMI | 38,000 | 631,831.60 | | 12/18/2024 | Payment Sprint 4 | DMI | 38,000 | 593,831.60 | | 01/13/2025 | Payment Sprint 5 (12/17-12/30) and Sprint 6 (12/31/24-01/12/25) | DMI | 76,000 | 517,831.60 | | 01/28/2025 | Testing licenses (E5 Licenses \ 4) ($4,444.48) + Master license (DOITS Core: $335 p/user +DOITS Cloud: $425 per user + Power Automate Premium Sub Per $110.88 Year/user) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 5,315.36 | 512,516.24 |

| 02/05/2025 | Payment Sprint 7 | DMI | 38,000 | 474,516.24 | | 02/12/2025 | Cloud PC access to DMI to access legacy documents | COSTOS COMUNES DE DOITS | 650 | 473,866.24 | | 02/14/2025 | Payment Sprint 8 | DMI | 38,000 | 435,866.24 | | 03/03/2025 | Renewal of licenses for DMI team for 2025 | COSTOS COMUNES DE DOITS | 4,425 | 431,441.24 | | 03/20/2025 | Payment Sprint 9 | DMI | 38,000 | 393,441.24 | | 3/20/2025 | Payment Sprint 10 | DMI | 38,000 | 355,441.24 | | 4/1/2025 | Payment Sprint 11 | DMI | 38,000 | 317,441.24 | | 4/16/2025 | Payment Sprint 12 | DMI | 38,000 | 279,441.20 | | 4/25/2025 | DOITS Core $335 + DOITS Cloud $550 + Az Repos and Boards (Basic)-Basic-1 User $35.7 Total: $920.7 | COSTOS COMUNES DE DOITS | 920.70 | 278,520.50 | | 5/6/2025 | Payment Sprint 13 | DMI | 38,000 | 240,520.50 |

| | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | 5/13/2025 | Payment Sprint 14 | DMI | 38,000 | 202,520.50 | | 6/2/2025 | Payment Sprint 15 | DMI | 38,000 | 164,520.50 | | 6/17/2025 | Payment Sprint 16 | DMI | 38,000 | 126,520.50 | | 7/10/2025 | Costos de DOITS asociados a las pruebas de los entornos de producción (julio a septiembre de 2025) | COSTOS COMUNES DE DOITS | 7,240 | 119,280.50 | | 7/25/2025 | Payment Sprint 17 | DMI | 38,000 | 81,280.50 | | 7/25/2025 | Payment Sprint 18 | DMI | 38,000 | 43,280.50 |

CP52122S01