OEA - Resolución 2024 50264s03

OEA/Ser.G CP/RES. 1262 (2509/24) 22 agosto 2024

Original: español CP/RES. 1262 (2509/24)

PROYECTO DE REDISEÑO DE LA HERRAMIENTA DE PRODUCCIÓN,

DISTRIBUCIÓN Y PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS DE

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

(Aprobada por el Consejo Permanente en la sesión ordinaria celebrada el 22 de agosto de 2024)

EL CONSEJO PERMANENTE DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS

AMERICANOS, CONSIDERANDO: Que de conformidad con al artículo 112 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos es función de la Secretaría General proporcionar a la Asamblea General y a los demás órganos servicios adecuados de secretaría, así como custodiar los documentos y archivos; Que la eficacia en la gestión documental es esencial para el cumplimiento efectivo de las funciones de la Organización y para el mantenimiento de la transparencia y la integridad en sus operaciones; y que para ello es fundamental contar con una herramienta que permita el adecuado manejo, el registro, y el archivo de los documentos oficiales que garantice la continuidad de los temas y preserve la memoria institucional de la Organización de los Estados Americanos (OEA); Que el actual sistema de gestión de documentos de la OEA, construido hace más de 30 años, enfrenta un problema significativo debido a que ya no es compatible con los sistemas de la Organización; TOMANDO EN CUENTA: Que la Secretaría del Consejo Permanente presentó una propuesta para el rediseño de la herramienta actual, destinada a transformar los puntos críticos en oportunidades de mejora y

Organización; TOMANDO EN CUENTA: Que la Secretaría del Consejo Permanente presentó una propuesta para el rediseño de la herramienta actual, destinada a transformar los puntos críticos en oportunidades de mejora y eficiencia que permitan prestar un servicio eficiente a los Estados Miembros (CP/CAAP-3953/24 rev. 2 y CP/CAAP-3953/24 rev. 2 add. 1 rev. 1 ); Que la propuesta de solución aborda los requisitos establecidos por el Departamento de Servicios de Información y Tecnología en cuanto a la base tecnológica, y que también se enfoca en optimizar el proceso de traducción, reduciendo así los costos asociados con traducciones externas;2 Que, de acuerdo con el diagnóstico presentado por la Secretaría General, la propuesta consiste en integrar las herramientas disponibles en Office 365 y aprovechar aplicaciones complementarias que potencian el ecosistema necesario para optimizar el flujo de documentos, garantizando una gestión más eficiente y costo-efectiva; TENIENDO PRESENTE que, de conformidad con el artículo 86.n.ii de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, el Consejo Permanente podrá autorizar el financiamiento, con cargo al Subfondo de Reserva para la Recuperación de Costos Indirectos (SRRCI), de proyectos o iniciativas estratégicas no contempladas en el programa-presupuesto, previa opinión de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios; y TENIENDO PRESENTE TAMBIÉN que en el Informe Preliminar sobre Aspectos de

opinión de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios; y TENIENDO PRESENTE TAMBIÉN que en el Informe Preliminar sobre Aspectos de Gobernanza elaborado por Alvarez & Marsal Public Sector Services del 25 de julio de 2024, se destaca que el sistema de gestión de documentos del Consejo Permanente y sus Comisiones está excepcionalmente anticuado, lo que provoca ineficiencias y riesgos de seguridad, y se recomienda invertir en una nueva herramienta,

RESUELVE:

1. Autorizar a la Secretaría General a que utilice hasta US$ 750,000 del Subfondo de Reserva para la Recuperación de Costos Indirectos (SRRCI) para financiar el “Proyecto de Rediseño de la Herramienta de Producción, Distribución y Publicación de Documentos de la Organización de

los Estados Americanos”.

2. Instruir a la Secretaría General a que, de conformidad con su regulación interna, seleccione y contrate al proveedor más idóneo para que se encargue de desarrollar el proyecto arriba mencionado.

3. Solicitar a la Secretaría General que presente su propuesta de selección a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP) antes de formalizar una relación contractual.

4. Solicitar a la Secretaría General que, dentro de los términos del contrato, se incluya un calendario de ejecución detallado que será compartido con los Estados Miembros. Dicho contrato deberá prever la posibilidad de que la CAAP pueda solicitar la participación de la compañía en la presentación de los informes a la Comisión. El método de pago deberá estar sujeto a la presentación de evidencia de trabajo completado o alcance de las metas según el calendario acordado.

presentación de los informes a la Comisión. El método de pago deberá estar sujeto a la presentación de evidencia de trabajo completado o alcance de las metas según el calendario acordado.

5. Instruir a la Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y sus Órganos Subsidiarios, en su calidad de gestor de proyecto, que presente un informe mensual a la CAAP sobre el avance del proyecto, el estado de los recursos aquí autorizados y del calendario de ejecución, al igual que cualquier modificación al mismo, de tal manera que los Estados Miembros estén informados del proceso de una manera transparente y eficiente.

6. Instruir a la Secretaría General para que los recursos procedentes de esta asignación que no se utilicen para la ejecución del proyecto antes mencionado sean reembolsados al SRRCI, en plazo no mayor a dos meses tras la finalización del proyecto. upload_678d4d1fb0a4a.docx