OEA - Resolución CP CAAP 4278 de 2026

CONSEJO PERMANENTE DE LA OEA/Ser.G

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS CP/CAAP-4278/26 3 junio 2026

COMISIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Original: inglés

Y PRESUPUESTARIOS

BORRADOR DE POLÍTICA PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS REALIZADOS EN LAS

INSTALACIONES Y EDIFICIOS DE LA SEDE DE LA SECRETARÍA GENERAL

(Nota de la Secretaria General Adjunta)OASG/261/26 2 de junio de 2026

Excmo. señor Embajador Benoni Belli Representante Permanente de Brasil ante la Organización de los Estados Americanos Presidente, Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios Washington, D. C.

Señor Presidente:

La Oficina de la Secretaria General Adjunta saluda atentamente a la Presidencia de la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP) y, por este conducto, se permite presentar a la consideración de esta Comisión, el borrador de Política para la Gestión de Eventos Realizados en las Instalaciones y Edificios de la Sede de la Secretaría General, que se presenta en respuesta al mandato contenido en el párrafo 10(k) de la sección III de la resolución sobre el programa-presupuesto de 2026 en la que los Estados Miembros solicitan a la Secretaría General que establezca una política que rija el uso de las instalaciones de la OEA para eventos especiales, con exclusión de las reuniones o labores cotidianas de los órganos normativos de la Organi zación y de la Secretaría General. En este borrador

uso de las instalaciones de la OEA para eventos especiales, con exclusión de las reuniones o labores cotidianas de los órganos normativos de la Organi zación y de la Secretaría General. En este borrador de Política se definen los principios, entorno, procesos y requisitos aplicables a los eventos celebrados en las instalaciones de la Sede, respetando el uso prioritario de las instalaciones para reuniones y actividades oficiales de la OEA.

Se incluyen directrices claras sobre los usos permitidos y prohibidos de las instalaciones de la OEA, al tiempo que se garantiza que los eventos sean compatibles con los objetivos y la misión de la Organización, incluso con su Carta, y que respete la dignidad, la reputación, la integridad institucional y la conservación de las instalaciones como patrimonio común de los Estados Miembros. Se establecen también controles internos y se incluye tanto una Evaluación de la Alineación con la Misión como una Evaluación de Riesgos de Eventos, con la finalidad de garantizar que cada evento propuesto sea apropiado, factible y coherente con los fines de la Organización.

Se establecen además los requisitos jurídicos, de seguridad, seguros, pagos y procedimientos financieros aplicables a los organizadores de eventos, así como los procedimientos para los contratos para eventos, los estimados de costos, los recorridos, las evaluaciones posteriores a los eventos, cancelaciones y la recuperación de costos. Se prevé asi mismo una distribución razonable de responsabilidades entre las dependencias pertinentes de la Secretaría General, como la Oficina de Protocolo, el Departamento de Servicios Generales, el Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones, el Centro Cultural y de Investigación (Museo de Arte de las Américas y Biblioteca Colón)

Protocolo, el Departamento de Servicios Generales, el Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones, el Centro Cultural y de Investigación (Museo de Arte de las Américas y Biblioteca Colón) y otras oficinas responsables, en función de las instalaciones y recursos que estén a su cargo.

La Oficina de la Secretaria General Adjunta se permite señalar además que algunos de los anexos que acompañan a este borrador de Política siguen en fase de elaboración y están sujetos a una revisión técnica y administrativa. Por consiguiente, esos anexos podrían ser modificados o actualizados tras el examen del borrador de Política por los Estados Miembros y antes de su publicación definitiva y de la correspondiente orden ejecutiva.- 2Aprovecho la ocasión para hacer patente mi sincero agradecimiento a la Oficina del Director Ejecutivo, así como a las distintas dependencias y partes interesadas de la Secretaría General que contribuyeron a la elaboración de este borrador. Su valiosa colab oración, conocimientos técnicos y compromiso a lo largo de todo el proceso han sido decisivos para sentar las bases para la gestión de eventos que se celebren en la Sede de la Organización.

Sin otro particular, aprovecho esta oportunidad para reiterar a la Presidencia de la CAAP las seguridades de su más alta y distinguida consideración.

Laura Gil Secretaria General Adjunta Organización de los Estados AmericanosBORRADOR DE POLÍTICA DE EVENTOS

ANEXOS