Oficio SIB
Superintendencia de Bancos
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Detalles
- Título
- Oficio SIB
- Autor
- Superintendencia de Bancos
- Categoría
- Infralegal
- Área del derecho
- Financiero
- Año
- —
Instructivo sobre Medidas de Prevención contra el Lavado de Dinero u Otros Activos
Oficio IVE No. 247-2003
19 de mayo de 2003
OFICIO ENVIADO A LAS PERSONAS OBLIGADAS
(BANCOS, FINANCIERAS, ALMACENADORAS, ASEGURADORAS,
AFIANZADORAS, OTRAS INSTITUCIONES, TARJETAS DE CRÉDITO, CASA DE
CAMBIO, CASAS DE BOLSA, ARRENDADORAS Y COOPERATIVAS DE AHORRO
Y CRÉDITO)
Señor Gerente General:
Hacemos de su apreciable conocimiento, el "INSTRUCTIVO SOBRE MEDIDAS DE PREVENCIÓN CONTRA EL LAVADO DE DINERO U OTROS ACTIVOS" contenido en anexo, el cual recoge las obligaciones, plazos y procedimientos que en materia de lavado de dinero u otros activos deben ser observados por la entidad que usted representa en su calidad de persona obligada.
El presente oficio y su anexo se trasladan en ejercicio de las facultades atribuidas a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia de Verificación Especial -IVE- , de conformidad con los artículos 28 de la Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos, Decreto Número 67 -2001 del Congreso de la República y 18 del Reglamento de la misma, Acuerdo Gubernativo Número 118 -2002 del Presidente de la República. En virtud de dichas disposiciones legales, las p ersonas obligadas deben atender las solicitudes de la Superintendencia de Bancos, en el plazo y en la forma que ésta determine.
En virtud de dichas disposiciones legales, las p ersonas obligadas deben atender las solicitudes de la Superintendencia de Bancos, en el plazo y en la forma que ésta determine.
Este instructivo será de observancia general para todas las personas obligadas. Por lo anterior y con base en las disposiciones legales citadas, solicitamos se proceda a su efectivo cumplimiento a partir de la presente fecha.
Atentamente,
Lic. Douglas O. Borja Vielman Superintendente de BancosInstructivo sobre Medidas de Prevención contra el Lavado de dinero u Otros Activos
ANEXO Oficio IVE No. 247-2003
ANEXO
OFICIO IVE NO. 247-2003
INSTRUCTIVO SOBRE MEDIDAS DE PREVENCIÓN
CONTRA EL LAVADO DE DINERO U OTROS ACTIVOS
1. Inscripción y/o registro de personas obligadas . Para efecto del cumplimiento de la obligación de registro de personas obligadas en la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia de Verificación Especial (la Intendencia), de conformidad con los artículos 18 de la Ley Contra el Lavado de Dine ro u Otros Activos (la Ley), y 7 del Reglamento de la Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos (el Reglamento), se aplicarán los plazos y procedimientos siguientes:
a) Nuevas personas obligadas. Quienes de conformidad con la Ley y el Reglamento sean personas obligadas, y hayan sido creadas o autorizadas con posterioridad a la entrada en vigencia de la citada normativa, deben proceder a su inscripción y/o registro, dentro del plazo de quince (15) días contados a
Reglamento sean personas obligadas, y hayan sido creadas o autorizadas con posterioridad a la entrada en vigencia de la citada normativa, deben proceder a su inscripción y/o registro, dentro del plazo de quince (15) días contados a partir del inicio de sus operaciones.
Para efecto de lo anterior, es requisito indispensable qu e la inscripción y/o registro se realice utilizando el FORMULARIO IVE -R-01 INFORMACION GENERAL DE PERSONAS OBLIGADAS, al cual se deberá adjuntar, como mínimo, la documentación siguiente: Copia del doc umento que acredite su creación, autorización y registro (escritura pública, acta de constitución, patente de comercio, acuerdo gubernativo, u otro), copia de la cédula de vecindad y del nombramiento del representante legal debidamente registrado donde corresponda; en caso que éste último sea extranjero, deberá presentar copia de su pasaporte, o del documento de identificación personal respectivo con el que acredite su condición migratoria.
Los documentos indicados con anterioridad deberán presentarse en fotocopia debidamente legalizada por Notario.
b) Incorporación de otras personas obligadas. Cuando en aplicación de la literal g) del numeral 5 del artículo 18 de la Ley, y artículo 8 de su Reglamento, se acuerde la incorporación de otras actividades como personas obligadas, la inscripción y/o registro de las mismas deberá efectuarse dentro del plazo un (1) mes calendario contado a partir de la entrada en vigencia de la disposición legal que establezca dicha incorporación, salvo que la misma amplíe a restrinja este plazo.
La inscripción y/o registro deberá efectuarse como se indica en el segundo párrafo de la literal anterior.
legal que establezca dicha incorporación, salvo que la misma amplíe a restrinja este plazo.
La inscripción y/o registro deberá efectuarse como se indica en el segundo párrafo de la literal anterior.
c) Modificaciones. Cuando haya modificaciones en los datos generales reportados, las personas obligadas deberán hacerlo del conocimi ento de la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, dentro del plazo de quince (15) días después de efectuado el cambio correspondiente.
2. Programas de cumplimiento. Los programas, normas, procedimientos y controles internos a que se refiere el artículo 19 de la Ley, deben enviarse a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, debidamente aprobados por el órgano de dirección superior correspondiente, dentro de los plazos siguientes:
a) En el caso de las personas obligadas que se indican en los incisos a) y b) del numeral anterior, en un plazo no mayor de tres (3) meses calendario contados a partir de que haya sido efectuada la inscripción y/o registro, o q ue haya entrado en vigencia la disposición legal que estableció la incorporación;Instructivo sobre Medidas de Prevención contra el Lavado de dinero u Otros Activos
ANEXO Oficio IVE No. 247-2003
b) En el caso de ampliaciones o modificaciones a los programas, normas, procedimientos y controles internos referidos, deben hacerse del conocimiento de la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, en un plazo no mayor a un (1) mes calendario después de su aprobación por el órgano de dirección superior correspondiente.
3. Oficiales de cumplimiento. Para efecto de la designación del Oficial de
mayor a un (1) mes calendario después de su aprobación por el órgano de dirección superior correspondiente.
3. Oficiales de cumplimiento. Para efecto de la designación del Oficial de Cumplimiento, que establece el segundo párrafo del artículo 19 de la Ley, y el artículo 21 del Reglamento, deben aplicarse los plazos siguientes:
a) En el caso de las personas obligadas que se indican en los incisos a) y b) del numeral 1 del presente anexo, en un plazo no mayor a dos (2) meses calendario, contados a partir de que haya sido efectuada la inscripción y/o registro o que haya entrado en vigencia la disposición legal que estableció la incorporación;
b) Cuando tuviere lugar el reemplazo del Oficial de Cumplimiento, las p ersonas obligadas deben comunicarlo a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, dentro del plazo de diez (10) días contados a partir de la aprobación del nuevo nombramiento por parte del órgano de dirección superior correspondiente, de conformidad con el segundo párrafo del artículo 21 del Reglamento;
c) Los Oficiales de Cumplimiento de las personas obligadas que forman parte del grupo "A" a que se refiere el numeral 1 del artículo 5 del Reglamento, deben dedicarse con exclusividad al cumplimiento de sus funciones.
4. Conservación de Registros. Las personas obligadas deberán informar a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, como mínimo con un (1) mes de anticipaci ón a la fecha en que se llevará a cabo la destrucción de los registros, por haber transcurrido el plazo mínimo de conservación, de conformidad con el artículo 23 de la Ley, y segundo párrafo del artículo 13 del Reglamento.
mes de anticipaci ón a la fecha en que se llevará a cabo la destrucción de los registros, por haber transcurrido el plazo mínimo de conservación, de conformidad con el artículo 23 de la Ley, y segundo párrafo del artículo 13 del Reglamento.
5. Registro de empleados. Para efecto del cumplimiento de lo establecido en la literal a) del artículo 19 de la Ley, y artículo 10 del Reglamento, las personas obligadas deben llevar un registro de cada uno de sus empleados, el cual deberá ser actualizado, en sus aspectos más relevantes, c omo mínimo en forma anual, plazo que se contará a partir de la fecha del inicio de la relación laboral.
6. Programas de auditoría. Para efecto del cumplimiento de lo establecido en la literal c) del artículo 19 de la Ley, y artículo 11 del Reglamento, las personas obligadas que cuenten con auditoría interna, deben ejecutar dicho programa en forma permanente, debiendo informar semestralmente de los resultados obtenidos al órgano de dirección superior correspondiente, dentro del mes inmediato siguiente de terminado cada semestre. Lo anterior, sin perjuicio de que la auditoría interna pueda presentar en cualquier momento los informes que estime pertinentes a dicho órgano.
Si como resultado de la revisión efectuada por la auditoría interna se detectan deficiencias, deberá informarse de ello a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, dentro del plazo de diez (10) días, contados a partir de la fecha de entrega del informe respectivo.
Asimismo, cuando contraten auditoría externa, deberá estipularse en el contrato que suscriban, que en el dictamen correspondiente se emita opinión acerca del cumplimiento de la normativa contra el lavado de dinero u otros activos.
Asimismo, cuando contraten auditoría externa, deberá estipularse en el contrato que suscriban, que en el dictamen correspondiente se emita opinión acerca del cumplimiento de la normativa contra el lavado de dinero u otros activos.
7. Capacitación. Para efecto del cumplimiento de lo establecido en la literal b) del artículo 19 de la Ley, y literal f) del artículo 22 del Reglamento, se aplicarán los plazos siguientes:Instructivo sobre Medidas de Prevención contra el Lavado de dinero u Otros
Activos
ANEXO Oficio IVE No. 247-2003
a) El programa de capacitación deberá ser anual, y será actualizad o en el mes de enero de cada año, previa aprobación del órgano de dirección superior correspondiente;
b) El reporte semestral de capacitación deberá remitirse a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, dentro del mes inmediato siguiente de finalizado cada semestre.
8. Comunicación de Transacciones Sospechosas. Para efecto del cumplimiento del artículo 26 de la Ley y 16 del Reglamento, relativos a la comunicación de transacciones sospechosas a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, se aplicarán los plazos y procedimientos siguientes:
a) Los funcionarios o empleados que detecten una transacción inusual, deberán hacerla del conocimiento del oficial de cumplimiento o de quien haga sus veces, utilizando los canales que internamente se establezcan en la institución;
b) El oficial de cumplimient o o quien haga sus veces, será el encargado de determinar si la transacción inusual tiene el carácter de sospechosa, extremo
veces, utilizando los canales que internamente se establezcan en la institución;
b) El oficial de cumplimient o o quien haga sus veces, será el encargado de determinar si la transacción inusual tiene el carácter de sospechosa, extremo que deberá realizar en un plazo no mayor de quince (15) días, contado a partir de que tenga conocimiento de dicha transacción;
c) Una vez transcurrido el plazo indicado en la literal anterior, el oficial de cumplimiento o quien haga sus veces, anotará en el expediente respectivo, de manera resumida, sus observaciones y las del funcionario o empleado que detectó la operación. Dichas anotaciones deberán realizarse a más tardar el día hábil inmediato siguiente después de transcurrido el plazo que se indica en la literal anterior;
d) El oficial de cumplimiento o quien haga sus veces, dentro de los diez (10) días siguientes a la anotación rel acionada en la literal anterior, notificará la operación sospechosa a la Superintendenc ia de Bancos, a través de la Intendencia, en el formulario REPORTE DE TRANSACCIÓN SOSPECHOSA, acompañando la documentación que en el mismo se indica;
e) Agregar al expediente respectivo, copia del formulario anteriormente indicado.
9. Informe trimestral de no detección de transacciones sospechosas. Las personas obligadas que en un trimestre calendario no detecten transacciones sospechosas, deben informarlo, por medio del Oficial de Cumplimiento o quien haga sus veces, a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, dentro del mes inmediato siguiente del vencimiento del trimestre que corresponda.
10. Reporte mensual de transacciones en efectivo superiores a diez mil dólares
sus veces, a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, dentro del mes inmediato siguiente del vencimiento del trimestre que corresponda.
10. Reporte mensual de transacciones en efectivo superiores a diez mil dólares
(US$10,000.00) de los Estados Unidos de América o su equivalente en moneda nacional. Para efecto del cumplimiento de lo establecido en los artículos 24 de la Ley, y 14 del Reglamento, se aplicarán los siguientes plazos y procedimientos: a) El reporte deberá presentarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes inmediato siguiente al que corresponda; b) Si durante un mes no se realizan transacciones en efectivo por el monto indicado, deberá informarse de ello a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia, en el plazo señalado en la literal anterior.
11. Registro de transacciones inusuales. Las personas obligadas, a través del Oficial de Cumplimiento, deberán examinar las transacciones inusuales para determinar si las mismas ti enen carácter de sospechosas, y abrirán expedientes, que podrán constar en documentos, medios magnéticos, o cualquier otro dispositivo electrónico,Instructivo sobre Medidas de Prevención contra el Lavado de dinero u Otros
Activos
ANEXO Oficio IVE No. 247-2003
asignándoles números que servirán de identificación para trámites posteriores. En el expediente se conservará toda la documentación de soporte, independientemente de que se determine que la transacción no tiene la calidad de sospechosa y que no es necesario reportarla a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia.
12. Solicitud de prórroga. La solicitud de prórroga a que se refiere el segundo párrafo
es necesario reportarla a la Superintendencia de Bancos, a través de la Intendencia.
