PGN - ACTA DE INFORME DE GESTION - Término para la presentación

INFORME DE GESTIÓN-Contiene las acciones que realiza y los resultados/INFORME DE GESTIÓN-Aplica en el proceso de empalme Las entidades públicas están en la obligación de informar sobre las acciones que realizan así como de presentar los resultados de las mismas, proceso este denominado INFORME DE GESTION aplicable en los proceso de empalme. Es el documento en el que se consigna el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Desarrollo, insumo clave para la formulación del siguiente Plan. Es importante en su contenido:1Señalar los principales logros vs metas de la gestión del sector en cada uno de los ejes de política y las acciones para garantizar su sostenibilidad. 2Señalar los factores que incidieron positiva o negativamente en el logro de resultados y su interrelación entre los ejes de la política ü Identificar los desafíos del sector. 3Identificar las alianzas estratégicas con otros actores que impulsan el desarrollo del sector. Un buen proceso de empalme, respaldado en detallados informes de gestión, favorecerá la continuidad y la armonización de las políticas. Permite a la nueva administración:• Contar con información objetiva sobre fortalezas y debilidades. • Potenciar y hacer sostenibles los resultados. • Retomar la experiencia para conocer lecciones aprendidas. • Reconocer los posibles riesgos. • Enderezar caminos INFORME DE GESTIÓN-Condiciones exitosas del proceso Existen dos condiciones fundamentales para que el proceso sea exitoso: • La voluntad por parte del gobernante saliente de entregar información de manera espontánea, sin esperar ni limitarse a lo que le sea solicitado y, • El interés del nuevo gobernante por conocer, a

partir de datos e informes objetivos la situación real de todos los sectores involucrados en la entidad territorial. INFORME DE GESTIÓN-Definición de estrategia para adelantar el empalme/INFORME DE GESTIÓN-Finaliza con el acta El proceso debe iniciarse en el momento en que es elegido el nuevo mandatario y éste define, de común acuerdo con la Administración saliente, la estrategia para llevar a cabo el empalme –programación de reuniones, entrega de bienes muebles e inmuebles, presentación de informes, etc. El proceso finaliza con la realización de un acto formal en donde las partes firman el Acta de Informe de Gestión (capítulo 2). No obstante, el mandatario saliente debe atender las citaciones que los organismos de control demanden con posterioridad a tal fecha. INFORME DE GESTIÓN-Metodología fijada por la Contraloría General de la República La Contraloría General de la República fijó una metodología para la elaboración de informes que contengan la documentación mínima requerida para llevar a cabo un buen proceso de empalme. Se trata del Acta de Informe de Gestión. Dicha Acta es un documento escrito, el cual debe ser elaborado por todos los representantes legales que Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co administraron fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, tal es el caso de los alcaldes y gobernadores. INFORME DE GESTIÓN-Contenido del acta/INFORME DE GESTIÓN-Regulación

normativa En este documento se debe relacionar la información alusiva a la gestión y estado de los recursos territoriales, tal como lo dispone el Artículo 10 de la Ley 951 de 2005: ACTA DE INFORME DE GESTIÓN-Término para la presentación De acuerdo con la Resolución Orgánica número 5674 de la Contraloría General de la República, los mandatarios salientes están en la obligación de presentar el Acta de Informe de Gestión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a finalización de su Administración. Dicha entrega debe ser realizada mediante un acto formal. ACTA DE INFORME DE GESTIÓN-Terminó para la revisión y verificación El mandatario entrante, está obligado a realizar una revisión y verificación del contenido del Acta de Informe de Gestión, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la entrega y recepción del despacho; período durante el cual el funcionario saliente puede ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor. En el evento de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos, debe de inmediato informar a los órganos de control, para que ejerzan las acciones de su competencia.

Dependencia: procuraduría provincial de Girardot

Radicación IUC No: 2010-218940

IMPLICADO: GILBERTO BUSTAMANTE FLOREZ, DAGOBERTO DIAZ

BARRERA

Cargo Y Entidad: ALCALDE Y EX ALCALDE-ALCALDIA MUNICIPAL DE

CARMEN DE APICALA-TOLIMA Quejoso: HECTOR PEDRO LAMAR LEAL Fecha de queja: 9 de febrero de 2009

Fecha hechos: Vigencia 2008

Asunto: Auto de terminación de la actuación y archivo definitivo (art 73 y 161 ley 734 de 2002)

Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co Girardot, 29-OCTUBRE-2010

AUTO No. 001523

1. QUEJA Al Despacho la queja instaurada por el señor Héctor Pedro Lamar Leal contra el Alcalde de Carmen de Apicala señor GILBERTO BUSTAMANTE FLOREZ, por las presuntas anomalías determinadas a partir del nombramiento de funcionarios en diferentes entidades públicas adscritas a la entidad territorial, violando el régimen de inhabilidades, así como haber nombrado familiares de Concejales en la Empresa DAGUAS de Apicalá, así mismo no haber realizado el proceso de empalme, haber contratado a los señores Luis Pabón Pedreros y Eliezer Herrera como celadores pese a tener una deuda con la entidad, finalmente indicó que se había celebrado una contratación para asesoría jurídica por valor superior a los $200’000.000 millones, eventos estos considerados como irregulares y de los cuales solicitó se investigaran disciplinariamente.

2. DILIGENCIAS PREVIAS Tomando en cuenta los eventos presuntamente irregulares reportados por el señor Lamar Leal, este Despacho mediante auto No. 01082 del 27 de julio de 2009, ordenó la práctica de diligencias previas, a efectos de determinar la posible ocurrencia de los hechos puesto en conocimiento por el quejoso, recaudándose

los siguientes elementos probatorios: Acta de visita especial a la Alcaldía del Carmen de Apicalá donde se verificó y trajo al proceso, copia de los actos de nombramiento y posesión de la señora Adriana Piedrahita como Almacenista, así como la hoja de vida de la servidora pública, donde se denota que cuenta con titulo profesional como Tecnóloga en Gestión Bancaria y Financiera, profesional en Administración Financiera, cursos de informática del SENA de 50 horas cada uno; de otra parte, la señora Piedrahita informó haber laborado como administradora de diferentes establecimientos de comercio de carácter particular. En la misma diligencia se examinó los documentos soporte de la contratación de la asesoría jurídica externa para el municipio de el Carmen de Apicalá, encontrándose que para la vigencia 2008 se celebró el contrato 002 del 11 de enero de 2008, celebrado con el Dr. Willyan Galarraga por valor de $28’072.000 y un plazo de 11 meses, sin que figurara en archivos otros contratos para asesoría jurídica externa de la entidad territorial. Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co Finalmente se verificó los contratos celebrados con los señores Luis Pabón y Eliecer Herrera de quienes se predica en la queja eran deudores de la entidad territorial, motivo por el cual no debían ser contratados, pese a ello se certificó por parte de la Contraloría Departamental el Tolima que no se encontraban reportados como responsables fiscales. De las anteriores diligencias se adjuntó copia de los

documentos verificados y examinados en la misma. (Fol. 1-89)

2. INVESTIGACION DISCIPLINARIA Mediante auto 000039 de enero 15 de 2010 se ordeno el archivo de parte de los eventos causa de reporte, por lo que se siguió la averiguación disciplinaria, quedando entonces por dilucidar los eventos relacionados con el tema del proceso de empalme entre las administraciones entrante y saliente, ello es la obligación que tenía el señor DAGOBERTO DIAZ BARRERA de realizar la verificación y entrega de los bienes muebles, inmuebles, bienes, archivos, ante la llegada de la nueva administración representada por el señor GILBERTO BUSTAMANTE, siendo que ,al parecer y conforme a lo expresado por el señor Lamar Leal, tal proceso no se efectuó en los términos y condiciones de la ley 951 de 2006, por lo que se emitió la apertura de la investigación Disciplinaria, en contra de los señores GILBERTO BUSTAMANTE FLOREZ y DAGOBERTO DIAZ BARRETO, como alcalde y ex alcalde respectivamente, del municipio del Carmen de Apicala, ordenándose la practica de pruebas, allegándose al expediente las siguientes: - -Mediante auto No. 079 del 22 de enero de 2010, se reconoce personería al señor WILLYAN GALARRAGA GUZMAN como apoderado del implicado GILBERTO BUSTAMENTE FLOREZ (Fol. 166) - -Mediante oficio 116 se solicito a la oficina de personal de la Alcaldía del Carmen de Apicala, copia de los actos de nombramiento y

elección, actas de posesión y constancia sobre antecedentes laborales. - Por oficio del 23 de enero de 2010, la Secretaría de Gobierno, Educación y Salud, allegó las certificaciones de servicio de los implicados DAGOBERTO DIAZ BARRETO y GILBERTO BUSTAMANTE FLOREZ y copia del manual de funciones aplicable a la época de los hechos. (Fol. 169-182) Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co - Mediante oficio de fecha 19 de marzo de 2010, la Secretaría de Gobierno, Educación y Salud, allegó al expediente los documentos soporte de la remisión de las observaciones presentadas por las diferentes dependencias municipales, frente al informe de gestión entregados por la administración saliente, así como la copia del mismo. (Fol. 183-384) - Por escrito de fecha 29 de abril de 2010, el señor DAGOBERTO DIAZ BARRETO señala que presentó el informe de gestión acorde a los términos y condiciones de la ley 951 de 2005, adjuntado como prueba de ello, fotocopia de los oficios por los cuales se radicó ante la entidad territorial y el ente de control fiscal, el cual, a la fecha de radicación del memorial, no había recibido requerimiento alguno de la Contraloría. Aclara que si bien la administración pudo haber hecho observaciones al Informe de gestión, él nunca lo recibió, dado que, dadas sus condiciones de seguridad, al momento de entregar el

cargo, tuvo que exiliarse fuera del país. (Fol. 385-387) - Por oficio del 30 de marzo de 2010, el implicado Gilberto Bustamante Flóres, solicito nueva fecha para recepcionar versión libre, a lo cual se explicó que era de su voluntad presentarla, acorde a los términos y condiciones del art. 92 del C.D.U. (Fol. 288,389) CONSIDERACIONES DEL DESPACHO Las entidades públicas están en la obligación de informar sobre las acciones que realizan así como de presentar los resultados de las mismas, proceso este denominado INFORME DE GESTION aplicable en los proceso de empalme. Es el documento en el que se consigna el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Desarrollo, insumo clave para la formulación del siguiente Plan. Es importante en su contenido: 1Señalar los principales logros vs metas de la gestión del sector en cada uno de los ejes de política y las acciones para garantizar su sostenibilidad 2Señalar los factores que incidieron positiva o negativamente en el logro de resultados y su interrelación entre los ejes de la política ü Identificar los desafíos del sector. 3Identificar las alianzas estratégicas con otros actores que impulsan el desarrollo del sector. Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co Un buen proceso de empalme, respaldado en detallados informes de gestión, favorecerá la continuidad y la armonización de las políticas. Permite a la nueva administración: • Contar con información objetiva sobre fortalezas y debilidades.

• Potenciar y hacer sostenibles los resultados • Retomar la experiencia para conocer lecciones aprendidas • Reconocer los posibles riesgos • Enderezar caminos Existen dos condiciones fundamentales para que el proceso sea exitoso: • La voluntad por parte del gobernante saliente de entregar información de manera espontánea, sin esperar ni limitarse a lo que le sea solicitado y, • El interés del nuevo gobernante por conocer, a partir de datos e informes objetivos la situación real de todos los sectores involucrados en la entidad territorial.

El proceso debe iniciarse en el momento en que es elegido el nuevo mandatario y éste define, de común acuerdo con la Administración saliente, la estrategia para llevar a cabo el empalme –programación de reuniones, entrega de bienes muebles e inmuebles, presentación de informes, etc. El proceso finaliza con la realización de un acto formal en donde las partes firman el Acta de Informe de Gestión (capítulo 2). No obstante, el mandatario saliente debe atender las citaciones que los organismos de control demanden con posterioridad a tal fecha. La Contraloría General de la República fijó una metodología para la elaboración de informes que contengan la documentación mínima requerida para llevar a cabo un buen proceso de empalme. Se trata del Acta de Informe de Gestión. Dicha Acta es un documento escrito, el cual debe ser elaborado por todos los representantes legales que administraron fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, tal es el caso de los alcaldes y gobernadores. En este documento se debe relacionar la información alusiva a la gestión y estado

de los recursos territoriales, tal como lo dispone el Artículo 10 de la Ley 951 de 2005: Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co Recursos materiales y financieros: Se refiere al inventario de bienes muebles e inmuebles y al reporte de información financiera, presupuestal y contable de la entidad territorial.

Recursos humanos: Se refiere a la composición de la planta de personal en relación con la estructura organizacional de la entidad territorial. Por ello, no sólo se trata de identificar el número de empleados, su tipo de vinculación y sus calidades profesionales, sino también, evaluar sus respectivos manuales de responsabilidades y procedimientos.

Recursos administrativos: Se refiere a la disponibilidad de instrumentos técnicos y procedimientos para facilitar no sólo la gestión administrativa y fiscal, sino también, procurar mecanismos de control sobre los procesos jurídicos, los trámites de contratación y el seguimiento a proyectos de desarrollo de la entidad territorial.

De acuerdo con la Resolución Orgánica número 5674 de la Contraloría General de la República, los mandatarios salientes están en la obligación de presentar el Acta de Informe de Gestión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a finalización de su Administración. Dicha entrega debe ser realizada mediante un acto formal. El mandatario entrante, está obligado a realizar una revisión y verificación del contenido del Acta de Informe de Gestión, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la entrega y recepción del despacho; período durante el cual el funcionario saliente puede ser requerido para que haga las aclaraciones y

proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor. En el evento de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos, debe de inmediato informar a los órganos de control, para que ejerzan las acciones de su competencia. Para el caso que nos ocupa, señala el quejoso que hubo irregularidades en el proceso de empalme e informe de gestión, sin embargo, vistos los documentos soporte del mismo, visto a folios 186 a 384, el informe presentado se acoge a las condiciones y requisitos de la ley 951 de 2005 ya descritos. Por otra parte, si bien se presentaron observaciones a dicho informe, los cuales fueran enviados al señor Dagoberto Díaz Barreto según oficio del 29 de febrero de 2008, es pertinente clarificar algunos aspectos: Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co - Establece el procedimiento inicialmente citado, que dentro de los 30 días hábiles siguientes a la radicación del informe de gestión, se debía realizar la comunicación de incongruencias, observaciones o requerimientos, por parte de la administración entrante, lo cual, según el oficio indicado, se presume fue comunicado al ex Alcalde, sin embargo, dicho oficio no reporte dirección de entrega, ni se adjuntó o se conoce constancia de haber sido realmente dado a conocer al ex Alcalde Díaz Barreto para su sustentación. - Por otra parte, y en gracia de discusión, si este hubiese sido remitido

al señor Díaz Barreto, no era factible la emisión de respuesta a las observaciones, habida consideración que el ex funcionario, no conservaba su lugar de residencia en el país, bajo el eventual suceso de una fuerza mayor, pues por sus condiciones de seguridad, debió ser trasladado fuera de la territorialidad nacional, de donde, como lo expresa el instructivo “el funcionario saliente puede ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor”, de donde ante la preeminencia de conservar sus condiciones de seguridad, no pudo haber tenido oportunidad de acceder a la información a efectos de resolver las inquietudes planteadas, prevaleciendo la ocurrencias de la fuerza mayor causada por la condiciones de exilio. Acorde a los eventos ya narrados y analizados, considera este Despacho que, en aplicación del art. 73 del C.D.U., sea pertinente ordenar el archivo de las presentes diligencias, ante la ausencia de conducta disciplinable endilgable a los servidores públicos implicados. Por ende y afianzando la decisión, no solo en el acervo probatorio, sino en las facultades otorgadas por el artículo 73 de la Ley 734 de 2002, que preceptúa: “En cualquier etapa de la actuación disciplinaria en que aparezca plenamente demostrado que el hecho atribuido no existió, (…), el funcionario del conocimiento, mediante decisión motivada, así lo declarará y ordenará el archivo definitivo de las diligencias”, se concluye que, ante la inexistencia de responsabilidad disciplinaria no es viable proseguir con la presente investigación, de tal manera que se siga

desgastando la justicia disciplinaria, en un asunto de poca relevancia y trascendencia, siendo precedente el archivo definitivo de las presentes diligencias en el actual estado en que se encuentran, toda vez que con su actuar no contravino el orden legal y por ende no se infringió deber legal. Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co Por lo anteriormente expuesto, el Procurador Provincial de Girardot ( E), RESUELVE PRIMERO : Ordenar la terminación de la actuación y en consecuencia disponer el archivo definitivo del proceso adelantado contra en contra de los señores GILBERTO BUSTAMANTE FLOREZ y DAGOBERTO DIAZ BARRETO, como alcalde y ex alcalde respectivamente, del municipio del Carmen de Apicala, para la época de los hechos, con fundamento en la parte motiva del presente proveído.

SEGUNDO : Por tratarse de queja, dese cumplimiento a lo dispuesto en los Artículos 102 y 109 de la Ley 734 de 2002.

NOTIFIQUESE Y CÚMPLASE GERMAN ALEXANDER ALMARIO DIAZ Procurador Provincial de Girardot ( E )

IUC 218940-2009/ LMBI P. U. G-17

Procuraduría Provincial de Girardot – Calle 19 No.10-61Teléfonos 0918335205 - 0918312321 Fax-lmbecerra@procuraduria.gov.co