PGN - Memorando 10 de 2022

PROCURADURIA

GENERAL DE LA NICION

MEMORAN00010

DE:(cid:9) SECRETARIA GENERAL

PARA:(cid:9) SUPERVISORES Y RESPONSABLES DE PUBLICACIÓN EN SECOP II

ASUNTO: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS SUPERVISORES Y RESPONSABLES

DE PUBLICACIÓN EN SECOP II.

(cid:9) 29 ABR ?fin FECHA: De manera atenta, y en virtud de las competencias que me asisten como Secretario General, en el marco del proceso de mejoramiento continuo de la Entidad y con el objetivo de fortalecer la gestión contractual de la Procuraduría General de la Nación, por medio de la presente comunicación les recuerdo las funciones y responsabilidades que, en virtud de su designación somo supervisores, les corresponde. Sea lo primero recordar que el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 establece que la supervisión contractual consiste "en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. (... )". Así mismo, de acuerdo con lo dispuesto en el artibulo 84 de la referida norma, "La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista". Para tal efecto "Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal

incumplimiento se presente". Al respecto, la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, en cumplimiento de sus funciones (Artículo 3 Decreto 4170 de 2011), expidió la Gula para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventorla de los contratos del Estado, dentro de la cual señaló que "Es obligatorio para el interventor o supervisor entregar sus órdenes por escrito y los requerimientos o informes que realice deben publicarse en el SECOP" y consagró, entre otras, las siguientes funciones relacionadas con la expedición, suscripción y publicación de documentos: Velar porque exista un expediente del contrato que esté completo, actualizado y que cumpla las normas en materia de archivo. Entregar los informes que estén previstos y los que soliciten los organismos de control. Garantizar la publicación de los documentos del contrato, de acuerdo con la ley. Página 1 de 2 SECRETARIA GENERAL, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Linea gratuita para todo el pais: 018000 910 315 (571)5878750 Ext.: Exts.: 10703-10701-10709-10723 A 10729— Fax: 10794, Email: quejas©procuraduria.gov.co, www.procuraduda.gov.coNIT. 899999119-7 0 1 0(cid:9) PROCU DURIA (cid:9) 29 ABR 2022 GENERAL DE LA NACION Suscribir las actas que se generen durante la ejecución del contrato para dejar documentadas diversas situaciones y entre las que se encuentran: actas de actas parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.

Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del mismo. Aprobar o rechazar por escrito, de forma oportuna y motivada la entrega de los bienes o servicios, cuando éstos no se ajustan a lo requerido en el contrato, especificaciones técnicas, condiciones y/o calidades acordadas. Informar a la Entidad Estatal cuando se presente incumplimiento contractual; así como entregar los soportes necesarios para que la Entidad Estatal desarrolle las actividades correspondientes. Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la liquidación del contrato y entregar los documentos soporte que le correspondan para efectuada. Considerando que la Procuraduría General de la Nación implementó el uso del SECOP II a partir de la vigencia 2020, siendo esta una plataforma transaccional, a la cual tienen acceso todos los supervisores de contratos que suscribe la PGN, el cumplimiento de las funciones citadas anteriormente debe realizarse a través de la referida plataforma, dando cumplimiento del término señalado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, esto es, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. Por otra parte, en relación con la información generada durante el proceso de selección de contratistas y celebración de contrato (documentación precontractual'), se precisa que la responsabilidad de expedir y publicar dicha documentación en el SECOP, radica en cabeza de las dependencias solicitantes del proceso y en el Grupo de Contratación, por lo que las funciones anteriormente referidas versan únicamente sobre los documentos que se generen una vez perfeccionado el contrato, es decir para su ejecución.

Finalmente, frente a las responsabilidades antes mencionadas, sobre todo en lo concerniente a la publicación, se informa que al interior del Grupo de Contratación el Auxiliar Administrativo verifica de manera periódica y aleatoria la completitud y oportunidad de la publicación, así como también, remitirá mensajes de alertas cuando identifica falencias para que estas sean corregidas lo más pronto. Cualquier inquietud sobre el particular estaremos atentos. Cordialmente, CARLOS ALBE(cid:9) NOS ARAÚJO Sec no eneral Anexos: Gula para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoria de los contratos del Estado expedida por Colombia Compra Eficiente.

Proyectó: Andrés Francisco Zapata Sossa — Profesional Grupo de Contratación Revisó: Lorena Patricia Sánchez Huertas— Coordinadora Grupo de Contratació 1 Estudios previos, CDP, CEA PAA, Pliego de condiciones, Adendas, respuestas a las observaciones, etc.

Página 2 de 2 SECRETARIA GENERAL, Carreras No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Linea gratuita para todo el pais: 018000 910 315 (571)5878750 Ext.: Exts.: 10703-10701-10709-10723A 10729— Fax: 10794, Email: quejas©procuraduria.gov.co, www.procuraduda.gov.coNIT. 899999119-7