PGN - OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS - Cancelación de anotaciones

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO-No tiene competencia para expedir certificaciones de antecedentes disciplinarios PROCURADURIA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS-Su función es consultiva es general y abstracta Este despacho recibió su consulta radicada en la fecha de la referencia, en la cual solicita se emita concepto sobre la competencia que tienen las Oficinas de Control Interno Disciplinario para que «se expidan certificaciones de antecedentes disciplinarios». Tratándose de un tema que incumbe a la hermenéutica del Derecho Disciplinario se procederá a su resolución haciendo una abstracción de la cuestión fáctica particular y se concretará en resolver el interrogante planteado en forma genérica. PROCURADURIA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS-Su función es consultiva y no le compete resolver casos particulares y concretos Lo anterior obedece a que en cumplimiento de la función establecida por el artículo 9º, numeral 3°, del Decreto Ley 262 de 2000, que en desarrollo de la función consultiva le ha sido asignada a esta oficina, no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares. ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS-Solo de registran las condenas proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva/ ANTECEDENTES DISCIPLINARIOSTodos los entes públicos están obligados a reportarlas a fin de que se registren

Para la resolución del concepto pedido es necesario abordar el tema del deber de registrar las sanciones disciplinarias por parte de la autoridad disciplinaria, ello en atención a que el concepto de «antecedentes disciplinarios» tiene su origen y norte en la Carta Política en su artículo 148, cuando señala que «únicamente las condenas proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva tienen la calidad de antecedentes penales y contravencionales en todos los órdenes legales». Ha dicho esta oficina en pasada oportunidad, a través de la Consulta PAD C147 de 2014, al respecto que: En este sentido, es la ley disciplinaria general la que dispone que todo tipo de sanciones de la administración deben ser registradas en la Procuraduría General de la Nación, motivo por el que sería inapropiado interpretar que la autonomía universitaria da lugar a que las sanciones disciplinarias emitidas por los entes universitarios no deben ser reportadas, porque, entre otras cosas, esto atentaría contra el derecho de acceso a la información que debe garantizar el Estado. El artículo 174 de la Ley 734 de 2002 es bastante elocuente al señalar el deber que le asiste a todos los entes públicos de reportar las sanciones de diferente índole, con lo que se buscaba unificar estos registros y darles universalidad a estos, bajo la coordinación y administración de la Procuraduría General de la Nación. La norma en comento dice: … Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12335. www.procuraduria.gov.co ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS-La administración en el registro de sanciones

corresponde a la Procuraduría General de la Nación En la Consulta PAD C024 del 16 de febrero de 2017 se indicó en forma especial sobre la autoridad a cargo del registro y administración del certificado de antecedentes disciplinarios, bajo la preceptiva contenida en el mencionado artículo 174 del C.D.U., que: … ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS-no existe competencia en las Oficinas de Control Interno Disciplinario para llevar registro de los mismos/ ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS-Solo los puede certificar la Procuraduría General de la Nación/ OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO-Solo puede certificar sobre la información de sus archivos dentro del deber general de información Es así, que no existe competencia en las Oficinas de Control Interno Disciplinario para llevar registro de antecedentes disciplinarios ni expedir certificaciones de tal índole. De otra parte, en relación con la expedición de certificaciones o información sobre el decurso de actuaciones a su cargo, propias o cuyo archivo físico se hayan recibido de otra autoridad, dicho acto se circunscribe a brindar la información que reposen en sus archivos dentro del deber general de información que tiene todas las autoridades públicas consagrado en la Ley 1712 de 2014, en consonancia con la Ley 594 de 2000 denominada Ley General de Archivo. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 2 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12335. www.procuraduria.gov.co Bogotá D.C., 12 de octubre de 2017 PAD 133943 C124 – 2017 Doctor

WILLIAM YESID ARCHILA CÁRDENAS

Jefe Oficina Control Interno Disciplinario Gobernación de Boyacá Calle 20 N.° 990. Tunja. Departamento de Boyacá.

Ref.: Su consulta del 14 de julio de 2017

Respetado doctor Archila: Este despacho recibió su consulta radicada en la fecha de la referencia, en la cual solicita se emita concepto sobre la competencia que tienen las Oficinas de Control Interno Disciplinario para que «se expidan certificaciones de antecedentes disciplinarios». Tratándose de un tema que incumbe a la hermenéutica del Derecho Disciplinario se procederá a su resolución haciendo una abstracción de la cuestión fáctica particular y se concretará en resolver el interrogante planteado en forma genérica.

Lo anterior obedece a que en cumplimiento de la función establecida por el artículo 9º, numeral 3°, del Decreto Ley 262 de 2000, que en desarrollo de la función consultiva le ha sido asignada a esta oficina, no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares. Por tanto, se reitera, en el presente caso esta oficina se limitará solamente a suministrar elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema que ocupa la consulta, sin que ello se entienda como resolución a un caso particular. Para el efecto el interrogante presentado es si es procedente por parte de las Oficinas de Control Interno Disciplinario la expedición de certificaciones de antecedentes

disciplinarios. Para la resolución del concepto pedido es necesario abordar el tema del deber de registrar las sanciones disciplinarias por parte de la autoridad disciplinaria, ello en atención a que el concepto de «antecedentes disciplinarios» tiene su origen y norte en la Carta Política en su artículo 148, cuando señala que «únicamente las condenas proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva tienen la calidad de antecedentes penales y contravencionales en todos los órdenes legales». Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 3 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12335. www.procuraduria.gov.co Ha dicho esta oficina en pasada oportunidad, a través de la Consulta PAD C147 de 2014, al respecto que: En este sentido, es la ley disciplinaria general la que dispone que todo tipo de sanciones de la administración deben ser registradas en la Procuraduría General de la Nación, motivo por el que sería inapropiado interpretar que la autonomía universitaria da lugar a que las sanciones disciplinarias emitidas por los entes universitarios no deben ser reportadas, porque, entre otras cosas, esto atentaría contra el derecho de acceso a la información que debe garantizar el Estado. El artículo 174 de la Ley 734 de 2002 es bastante elocuente al señalar el deber que le asiste a todos los entes públicos de reportar las sanciones de diferente índole, con lo que se buscaba unificar estos registros y darles universalidad a estos, bajo la coordinación y administración de la Procuraduría General de la Nación. La norma en comento dice: Artículo 174. Registro de sanciones. Las sanciones penales y

disciplinarias, las inhabilidades que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de las decisiones de pérdida de investidura y de las condenas proferidas contra servidores, ex servidores públicos y particulares que desempeñen funciones públicas en ejercicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía, deberán ser registradas en la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación, para efectos de la expedición del certificado de antecedentes. En la Consulta PAD C024 del 16 de febrero de 2017 se indicó en forma especial sobre la autoridad a cargo del registro y administración del certificado de antecedentes disciplinarios, bajo la preceptiva contenida en el mencionado artículo 174 del C.D.U., que: Ahora bien, en atención a que el anterior mandato normativo se encuentra inserto dentro del Título X del Código Disciplinario Único “Ejecución y registro de las sanciones”, es necesario colegir que el registro en mención versa sobre decisiones disciplinarias sancionatorias debidamente ejecutoriadas, en atención a la preceptiva contenida en el artículo 248 de la Carta Política1 y tratándose del manejo de información de los ciudadanos en banco de datos, cuya administración se le ha conferido a la Procuraduría General de la Nación, exige tal requisito de ejecutoriedad. (Subrayado propio) Es así, que no existe competencia en las Oficinas de Control Interno Disciplinario para llevar registro de antecedentes disciplinarios ni expedir certificaciones de tal índole. De otra parte, en relación con la expedición de certificaciones o información

sobre el decurso de actuaciones a su cargo, propias o cuyo archivo físico se hayan recibido de otra autoridad, dicho acto se circunscribe a brindar la información que reposen en sus archivos dentro del deber general de información que tiene todas las autoridades públicas consagrado en la Ley 1712 de 2014, en consonancia con la Ley 594 de 2000 denominada Ley General de Archivo. 1 ARTICULO 248. Únicamente las condenas proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva tienen la calidad de antecedentes penales y contravencionales en todos los órdenes legales. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 4 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12335. www.procuraduria.gov.co En estos términos se deja rendido el concepto y se precisa que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la Ley 1437 de 2011 de la forma modificada por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015. Atentamente,

CAMILO ANDRÉS GARCÍA GIL

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios C124 - 2017 Proyecto GACC Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 5 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12335. www.procuraduria.gov.co