PGN - OFICIO CIRCULAR MEDIDAS DE SEGURIDAD - Mitigar los riesgos de hurto y pérdida de ele

OFICIO C I R C U L A R N° 02 3

DE: DIVISIÓN DE SEGURIDAD

PARA: SERVIDORES DE LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN

ASUNTO: ADOPCIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD DURANTE LAS

LABORES DE ADECUACION Y REMODELACION EN EL NIVEL

CENTRAL Y TERRITORIAL

FECHA: Bogotá D.C., 29 de mayo de 2023

Respetados servidores (as): Teniendo en cuenta las obras de adecuación locativa y remodelación que adelantará la División Administrativa a nivel nacional, la División de Seguridad, comparte el presente documento como un insumo orientador y de prevención, con el fin de mitigar los riesgos de hurto y pérdida de elementos en las sedes donde se realizarán las obras, además para exhortar el efectivo cumplimento de los Protocolos de Seguridad implementados para el ingreso/salida de personas y elementos, mitigación de riesgos y transverzalizar las directrices en materia de seguridad procedentes del Despacho de la señora Procuradora General de la Nación, entre otras:

1. Para las obras que se van a ejecutar tanto en el nivel central como territorial, la División Administrativa deberá comunicar de manera formal y con anticipación a los jefes de la dependencia a intervenir, las fechas establecidas de duración de los trabajos, con el fin de coordinar oportunamente la adecuación y almacenamiento de equipos de cómputo, expedientes, objetos personales de los funcionarios y algunos otros elementos que requieran seguridad.

2. Es importante reiterar, que los equipos de cómputo y expedientes, deben de estar almacenados en lugares o sitios que ofrezcan seguridad, por tal

motivo, se recomienda que el manejo de las llaves de estos lugares sea única y exclusivamente direccionado por los jefes de dependencia, con el fin de minimizar riesgos.

3. Para las obras adelantadas en el nivel central y requieran de la custodia exclusiva para equipos de cómputo y/o expedientes, se deberá informar con antelación a la División de Seguridad, señalando en lugar de reubicación de los referidos elementos, con el propósito de transferir la custodia a la empresa de vigilancia y seguridad privada.

Nota Aclaratoria: Es importante precisar que, para realizar este procedimiento, la empresa de vigilancia y seguridad privada, debe recibir inventariado los elementos y/o expedientes que van a quedar bajo custodia, los cuales deberán ser verificados por un funcionario de la dependencia que entrega y el coordinador de la empresa de vigilancia tanto al cierre como a la apertura de las oficinas donde queden almacenados (serán cerradas y aseguradas con sellos de seguridad).

4. Los supervisores de los contratos de la Entidad que tienen bajo su control a contratistas que disponen de equipos o elementos susceptibles de hurto o pérdida, deben instruir y dar las respectivas recomendaciones de

DIVISIÓN DE SEGURIDAD 1

Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10222 – 10295 – 10244 Celular +57 350 6944929

Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co; seguridad.secretaria@procuraduria.gov.co seguridad para el cuidado, almacenamiento y custodia de los mismos, en caso de dejarlos bajo el amparo de la empresa de vigilancia y seguridad privada a través de la División de Seguridad.

5. Cabe recordar que, las medidas de autocuidado y autoprotección dadas a conocer en reiteradas oportunidades desde la División de Seguridad, en concordancia con la cultura de la seguridad, donde se invita a promover la conciencia colectiva sobre la importancia de aplicar la medida preventiva denominada «Escritorio Limpio», consistente en que, al finalizar la jornada de trabajo y también en las actividades de obras de adecuación locativa, los funcionarios deben guardar en un lugar seguro los documentos y medios que contengan información de uso interno, pública clasificada o pública reservada, así como objetos personales (celulares, tablets, joyas, dinero, entre otros), además de bloquear o apagar los equipos de cómputo.

6. Por último, se debe tener en cuenta lo emitido en la circular N° 005 del 31 de enero del 2023 sobre las “medidas de seguridad física para el desarrollo de obras de remodelación a la infraestructura o el retiro de basuras y

escombros”: Retiro de Escombros Desarrollo de obras de infraestructura ▪ A través de correo electrónico enviado a las casillas divisiondeseguridad@procuraduria.gov.co y centrodecontrol@procuraduria.gov.co, se deberá informar las fechas de inicio y finalización de las intervenciones, a fin de que se emitan las recomendaciones de seguridad y se realicen las coordinaciones pertinentes con el personal de Vigilantes de Seguridad. ▪ Adjunto al referido correo, deberá incluir el listado de personas involucradas en la actividad a realizar, en el cual se relacione (nombre completo, número de cédula y número de celular), solicitando la autorización de ingreso del personal de ingenieros, arquitectos ayudantes y obreros que

estarán efectuando los trabajos. Del mismo modo informar sobre cualquier cambio del personal que se presente. ▪ Informar al ingeniero (contratista) responsable de la obra que todo equipo de cómputo o herramienta que ingrese a las instalaciones de la PGN, debe quedar registrado en las recepciones (donde aplique) de ingreso a las instalaciones de la Entidad. ▪ Todo el personal que realice los trabajos de adecuación debe permitir que el personal de vigilancia inspeccione las maletas, bolsos, maletines y bolsas que ingresen o salgan de las instalaciones. Retiro de escombros generados por las obras que se realicen en las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación. ▪ A través de correo electrónico enviado a las casillas divisiondeseguridad@procuraduria.gov.co y centrodecontrol@procuraduria.gov.co, se deberá informar a la División de Seguridad la fecha en que se realizará el retiro de escombros generados por las obras, a fin de que se emitan las recomendaciones de seguridad y se realicen las coordinaciones pertinentes con el personal de Vigilantes de Seguridad.

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Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co; seguridad.secretaria@procuraduria.gov.co ▪ Adjunto al referido correo, deberá incluir el listado de personas involucradas en la actividad, en el cual se relacione (nombre completo, número de cédula y número de celular), de la (s) persona (s) que realizará (n)

esta actividad, indicando hora, fecha y placas de los vehículos que utilizaran para dicha actividad. ▪ El contratista deberá separar o clasificar los escombros que se generan por la intervención o desarrollo de las obras y empacarlos en bolsas o lonas teniendo en cuenta la siguiente clasificación: escombros, vidrios, cartón, icopor o según corresponda el material. ▪ Se deberá designar a una persona de la obra para que realice el acompañamiento al personal de vigilancia mientras éste realiza la inspección y verificación de dicho material. Actividades que realiza el personal de vigilancia y seguridad en el retiro de escombros ▪ Con base en el listado, el personal de vigilancia y seguridad deberá verificar la relación de las personas autorizadas para realizar la obra en las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación o retirar escombros. ▪ Realizar la revisión a todas las personas que va a realizar la obra o va a retirar escombro, respecto al ingreso o salida de las instalaciones, haciendo uso del detector manual de metales. ▪ Realizar revisión de bolsos, maletas, maletines y equipaje a todo el personal que se encuentre laborando o que va a retirar escombro en las diferentes obras que se lleven a cabo en las sedes de la Entidad. ▪ Efectuar el acompañamiento al personal de la obra o que va a retirar escombro encargado de retirar los escombros. ▪ Realizar la inspección de todo el material de escombros que se vaya a retirar de las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación. ▪ Para la inspección de los escombros debe utilizar los elementos de protección (guantes y tapabocas, gafas industriales) y perforar con un elemento metálico

todas las lonas en las cuales se retire el escombro. ▪ Dejar el registro por minuta de la cantidad de lonas inspeccionadas para retirar el escombro, a su vez registrar las placas del vehículo en el cual se hará dicho traslado. ▪ Informar al centro de control la fecha, hora y cantidad de escombros que retiran de las instalaciones de la Entidad, y registrar en el libro de minuta el nombre de la persona encargada del retiro de los escombros. Retiro de Basuras ▪ Las basuras serán depositadas en los lugares establecidos para este fin, y a su vez, el retiro de las mismas deberá ser efectuada por las personas designadas para esta tarea, con el acompañamiento de personal de Vigilantes de Seguridad.

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Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co; seguridad.secretaria@procuraduria.gov.co Actividades que realiza el personal de vigilancia y seguridad para el retiro de basuras ▪ Tener control sobre los días y horarios en los cuales se efectúa la recolección de las basuras en el sector. ▪ Informar al Centro de Control la llegada de los camiones recolectores para que se realice el acompañamiento de la actividad mediante las cámaras de videovigilancia (donde aplique). ▪ Realizar el acompañamiento al personal que retira las bolsas de basura hasta el vehículo recolector. ▪ Inspeccionar todas las bolsas de basura que van a ser retiradas con un elemento metálico, perforándolas, a fin de verificar si éstas contienen

elementos diferentes al material que hace parte de la basura o desechos. ▪ Dejar registro de las placas de los vehículos recolectores que realizan el retiro de las basuras de las instalaciones de la Entidad en la minuta de servicio.

Nota aclaratoria: Las actividades y adopción de medidas que realiza el personal de vigilantes de seguridad, están soportadas en cumplimiento de los protocolos de seguridad definidos en las Guías Operativas: Seguridad Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada, código AR-G-01 y Protocolo de Seguridad de las Instalaciones, código AR-G-03.

Atentamente,

Coronel (RP) CARLOS ALBERTO VARGAS RODRÍGUEZ

Jefatura División de Seguridad

Proyecto: As. Astolfo Rivas/ Pu Wilmar Cataño/ As. José Marin

Reviso: Asesor Grado 24 John André Puentes Rojas

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