PGN - RECEPCION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS - Horario dentro de los días y horarios de atenc

CONSULTA DISCIPLINARIA PARA ADOPTAR TECNOLOGIAS EN PROCESOS DISCIPLINARIOS-Sobre trámites que se adelantan en las distintas procuradurías delegadas DERECHO DE PETICION-Solicitud de información en consultas/CONSULTA DISCIPLINARIA-Competencia de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios PROCURADURIA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS-Función restrictiva/PROCURADURIA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOSCarece de competencia por que la materia consultada recae sobre aspectos de índole operativo de cada dependencia disciplinaria La función consultiva disciplinaria atribuida a esta oficina es de naturaleza restrictiva: desde el punto de vista de la calidad del interesado, comoquiera que solo puede ser solicitada por quienes ejerzan la potestad disciplinaria en la Procuraduría General de la Nación, en las personerías (distritales y municipales) y en las oficinas de control interno disciplinario (OCID); y en consideración a la naturaleza del asunto, pues se limita a resolver inquietudes sobre la materia disciplinaria en forma abstracta Por consiguiente, además de que nos encontramos ante una modalidad de derecho de petición que no es consulta, la Auxiliar Disciplinaria carece de competencia para pronunciarse sobre el tema por el cual se indaga, toda vez que la materia consultada recae sobre aspectos de índole operativo que son del resorte de cada dependencia disciplinaria de la Procuraduría General de la Nación INCORPORACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS A EXPEDIENTE DISCIPLINARIO-Debe hacerse de manera física de conformidad con la norma disciplinaria y el CPACA

Comoquiera que a la fecha, la Procuraduría General de la Nación no ha implementado el expediente electrónico, y, por ende, todos los procesos disciplinarios que cursan en la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios constan en expediente físico, los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, y que deban formar parte del expediente son incorporados de manera física, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 96 del CDU, que remite a los artículos 53 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo COPIA DIGITAL DE EXPEDIENTE DISCIPLINARIO-Se entregan en el medio que se solicite acreditando el costo/COPIA DIGITAL DE EXPEDIENTE DISCIPLINARIO EN PANDEMIA-La entrega se envía escaneada al correo electrónico del solicitante Dentro de las facultades de los sujetos procesales y de los derechos del investigado se encuentra precisamente el obtener copias de la actuación; por ende, en la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5 n.° 15–80, piso 23, PBX 5878750, ext. 12335 www.procuraduria.gov.co Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios las copias siempre se suministran en el medio en que se solicite, tan pronto como se acredite el valor de las copias o de la reproducción de los documentos físicos, según el formato o medio de almacenamiento, en los términos consignados en el artículo 10 del CDU y en la Resolución 247 de 2016, expedida por el señor procurador general de la nación

Ahora bien, debido a las actuales condiciones de salubridad y salud pública del país, con ocasión de la pandemia generada por el COVID-19, y en cumplimiento de las directrices de la autoridad sanitaria, la modalidad de entrega ha variado, en la medida en que las copias se envían escaneadas al correo electrónico del solicitante MEDIOS DIGITALES Y USO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION-Criterios de aplicación en procesos disciplinarios REMISION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS A PROCESO DISCIPLINARIO-Debe tener riguroso aseguramiento para la garantía del debido proceso RESOLUCION FUNCION DISCIPLINARIA EN EMERGENCIA SANITARIA POR CORONAVIRUS COVID 19-Uso de tecnologías de la información y de la comunicación para la gestión y trámite de los procesos disciplinarios/RESOLUCION FUNCION DISCIPLINARIA EN EMERGENCIA SANITARIA POR CORONAVIRUS COVID 19-Cuenta de correo electrónico institucional por dependencia para notificaciones y/o comunicaciones por medios electrónicos CONSTITUCION DE PODERES ELECTRONICOS EN PROCESO DISCIPLINARIO POR PANDEMIA-Debe coincidir dirección de correo electrónico del apoderado que se consigne dentro de dicho poder y la inscrita en el Registro Nacional de Abogados De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.°, el citado decreto «tiene por objeto implementar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo

contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como, las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales, durante el término de vigencia del presente decreto. Adicionalmente, este decreto pretende flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y contribuir a la pronta reactivación de las actividades económicas que dependen de este» Sin embargo, según lo indicado en los considerandos de la Resolución 216 ya citada, que persiguen promover el uso de mecanismos alternativos y complementarios para que el ejercicio de la función disciplinaria a cargo de la Procuraduría General de la Nación, se preste con sujeción a las normas y directrices de la autoridad sanitaria del país, y mientras esté vigente la declaratoria de emergencia sanitaria, la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios verificará que en los poderes que se alleguen al correo electrónico de la dependencia, haya coincidencia entre la dirección de correo electrónico del 2 apoderado que se consigne dentro de dicho poder y la inscrita en el Registro Nacional de Abogados RECEPCION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS-Horario dentro de los días y horarios de atención institucionales/RECEPCION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS-Se consideran extemporáneos los enviados fuera del horario de atención institucional La susodicha Resolución 216 prevé en el artículo segundo, numeral 2.4., en cuanto a la recepción de solicitudes y recursos que «[l]os sujetos o intervinientes procesales, conforme las facultades que les otorga el Código Disciplinario Único, podrán realizar solicitudes o interponer recursos a través de la cuenta o buzón de

correo electrónico que cada una de las dependencias de la Procuraduría General de la Nación establezca para tal fin y dentro de los días y horarios de atención institucionales (Se resalta) De manera que como los memoriales, incluidos los mensajes de datos, deben remitirse dentro de los términos consagrados para el efecto por la ley disciplinaria, atendiendo los horarios establecidos en la Procuraduría General de la Nación, la Auxiliar Disciplinaria considerará extemporáneos todos aquellos que sean enviados por fuera de dichos horarios 3 Bogotá, D. C., 16/10/2020 C-162 – 2020

SALIDA 16/10/2020

Doctora ADRIANA HERRERA BELTRÁN Viceprocuradora general de la nación viceprocuraduria@procuraduria.gov.co Ref.: Respuesta petición rad. E-2020-539374 del 16/10/2020 (C-2020-1615860) Respetada doctora: En atención a su solicitud de la referencia1, mediante la cual acude a este despacho con el fin de que se absuelvan los interrogantes que una ciudadana plantea en torno a los trámites de los procesos disciplinarios que se adelantan en las distintas procuradurías delegadas, a la luz de lo establecido en la Resolución 216, del 25 de mayo de 2020, proferida por el procurador general de la nación, me permito manifestarle lo siguiente: Sin perjuicio de la diferencia que existe entre dos de las modalidades del derecho de petición: la petición de información (como la que presenta la ciudadana) y la petición mediante la cual se eleva una consulta a las

autoridades en relación con las materias a su cargo, debe resaltarse que el artículo 9.º del Decreto 262 de 20002 prevé en su numeral 3.° que la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios tiene como función absolver las consultas que en materia disciplinaria formulen los funcionarios de la Procuraduría, los personeros y los organismos de control interno disciplinario. A su vez, el artículo 13 de la Resolución 9 del 13 de enero de 20173, precisa la competencia para absolver consultas4 entre las diferentes dependencias, así: «bA la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, respecto de las consultas que en materia disciplinaria formulen los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, los personeros y los organismos de control interno disciplinario, conforme lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 9º del Decreto 262 de 2000». Colígese, entonces, que la función consultiva disciplinaria atribuida a esta oficina es de naturaleza restrictiva: desde el punto de vista de la calidad del 1 Enviada hoy, 16 de octubre de 2020, por la funcionaria MARÍA UBALDINA BRICEÑO CASTELLANOS al correo institucional de la secretaria de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios mrios@procuraduria.gov.co. 2 «Por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público; el régimen de competencias interno de la Procuraduría General; se dictan normas para su funcionamiento; se modifica el régimen de carrera de la Procuraduría General de la Nación, el de

inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren sujetos». 3 «Por la cual se reglamenta el ejercicio del derecho de petición ante la Procuraduría General de la Nación». 4 Según la definición adoptada en el artículo 2.° de la citada resolución, la consulta es aquella «[s]olicitud presentada a las autoridades para que emitan un concepto o expongan su criterio respecto a materias relacionadas con el ejercicio de sus funciones». 4 interesado, comoquiera que solo puede ser solicitada por quienes ejerzan la potestad disciplinaria en la Procuraduría General de la Nación, en las personerías (distritales y municipales) y en las oficinas de control interno disciplinario (OCID); y en consideración a la naturaleza del asunto, pues se limita a resolver inquietudes sobre la materia disciplinaria en forma abstracta. Por consiguiente, además de que nos encontramos ante una modalidad de derecho de petición que no es consulta, la Auxiliar Disciplinaria carece de competencia para pronunciarse sobre el tema por el cual se indaga, toda vez que la materia consultada recae sobre aspectos de índole operativo que son del resorte de cada dependencia disciplinaria de la Procuraduría General de la Nación. Así las cosas, a continuación, se dará respuesta a la petición de información respecto cada uno de los interrogantes, pero circunscrita al funcionamiento interno de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios: 1. ¿Cada correo electrónico y los documentos anexos al mismo [sic] que se remiten con destino a un proceso disciplinario deben ser incorporados al

expediente de manera física? Comoquiera que a la fecha, la Procuraduría General de la Nación no ha implementado el expediente electrónico, y, por ende, todos los procesos disciplinarios que cursan en la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios constan en expediente físico, los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, y que deban formar parte del expediente son incorporados de manera física, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 96 del CDU, que remite a los artículos 53 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 2. ¿Si se solicita copia digital de un expediente disciplinario, la PGN está en la obligación de suministrarla de esta manera en las actuales circunstancias o en cualquier circunstancia? Según lo previsto en los artículos 90-4 y 92-7 del CDU, dentro de las facultades de los sujetos procesales y de los derechos del investigado se encuentra precisamente el obtener copias de la actuación; por ende, en la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios las copias siempre se suministran en el medio en que se solicite, tan pronto como se acredite el valor de las copias o de la reproducción de los documentos físicos, según el formato o medio de almacenamiento, en los términos consignados en el artículo 10 del CDU y en la Resolución 247 de 2016, expedida por el señor procurador general de la nación. Ahora bien, debido a las actuales condiciones de salubridad y salud pública del país, con ocasión de la pandemia generada por el COVID-19, y en

cumplimiento de las directrices de la autoridad sanitaria, la modalidad de entrega ha variado, en la medida en que las copias se envían escaneadas al correo electrónico del solicitante.

3. Respecto de la recepción de documentos electrónicos, en los artículos 61 y 62 de la Ley 1437 de 2011, se establece lo siguiente:

5 Para la recepción de mensajes de datos dentro de la actuación administrativa las autoridades deberán: // 1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de información incluyendo la fecha y hora de recepción. // 2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información. // 3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha la misma [sic] y el número de radicado asignado. Con base en esa norma, y la posibilidad de que cada operador disciplinario reciba solicitudes y recursos, ¿cómo se debe llevar el control y la trazabilidad de los memoriales, pruebas, documentos, o cualquier tipo de información que se dirija por correo electrónico a un determinado proceso disciplinario o cualquier otro tipo de actuación administrativa que se adelante ante el órgano de control como para que los sujetos procesales tengan la plena confianza de que lo que se remite vía electrónica sí tiene riguroso aseguramiento para la garantía del debido proceso. (Art. 29 Constitucional)? Sobre el particular, es importante resaltar que el artículo cuarto de la Resolución 216, del 25 de mayo de 2020, por la cual se fijan criterios para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones al trámite de procesos disciplinarios, prevé que «[l]a autoridad disciplinaria de cada

dependencia de la Procuraduría General de la Nación determinará la cuenta de correo o de buzón de correo electrónico institucional, a través de las cuales se surtirán las notificaciones o comunicaciones por medios electrónicos y por las que se recibirán las solicitudes y recursos de los sujetos e intervinientes procesales; así mismo designará el funcionario que esté encargado de su administración […]». Pues bien, en cumplimiento de lo allí dispuesto, la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios estableció la cuenta de correo electrónico institucional a través de la cual se surten todas las notificaciones y/o comunicaciones por medios electrónicos, se reciben todas las solicitudes y recursos de los sujetos procesales e intervinientes en la actuación; así mismo, designó un funcionario, quien se encarga de administrar el correo de la dependencia: revisa permanentemente los mensajes recibidos, los direcciona a los abogados a los que se les ha asignado el respectivo proceso para que procedan de conformidad, emite la respectiva respuesta en caso de que lo solicitado no requiera de la intervención del abogado que está conociendo del proceso, asegura y guarda la trazabilidad del mensaje, depura el correo diariamente y, con ello, verifica que cuente con capacidad suficiente.

4. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5.° del Decreto 806 del 4 de junio de 2020 se pueden constituir poderes “mediante mensajes de datos, sin firma manuscrita digital, con la sola antefirma” y esto “se presumirán auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento”. Con base en lo anterior ¿esta norma podría aplicarse para los poderes que se otorguen dentro de los procesos disciplinarios?

Cabe señalar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.°, el citado decreto «tiene por objeto implementar el uso de las tecnologías de la 6 información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como, las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales, durante el término de vigencia del presente decreto. Adicionalmente, este decreto pretende flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y contribuir a la pronta reactivación de las actividades económicas que dependen de este». Sin embargo, según lo indicado en los considerandos de la Resolución 216 ya citada, que persiguen promover el uso de mecanismos alternativos y complementarios para que el ejercicio de la función disciplinaria a cargo de la Procuraduría General de la Nación, se preste con sujeción a las normas y directrices de la autoridad sanitaria del país, y mientras esté vigente la declaratoria de emergencia sanitaria, la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios verificará que en los poderes que se alleguen al correo electrónico de la dependencia, haya coincidencia entre la dirección de correo electrónico del apoderado que se consigne dentro de dicho poder y la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

5. Para la presentación de memoriales, pruebas, documentos o cualquier tipo de información que se dirija por correo electrónico a un determinado proceso disciplinario ¿se entenderá la radicación hecha en término siempre que hubiese

sido recibido el correo electrónico hasta antes de las doce de la noche del último día correspondiente al vencimiento de un determinado plazo establecido por la PGN? 6. ¿La Procuraduría está en la obligación, sí o no, de recibir, tramitar y dar el curso normal a los memoriales, pruebas, documentos o cualquier tipo de información que se dirija por correo electrónico a un determinado proceso disciplinario o cualquier otro tipo de actuación administrativa que se adelante ante la PGN sin importar la hora o si es día hábil o no?

7. De ser negativa la respuesta anterior, ¿significa que solo se puede enviar memoriales, pruebas, documentos o cualquier otro tipo de información que se dirija por correo electrónico a un determinado proceso disciplinario o cualquier otro tipo de actuación administrativa que se adelante ante la PGN los días hábiles y dentro del horario (8:00 a.m. a 5:00 p.m.)?

8. La remisión por vía electrónica de memoriales, pruebas, documentos o cualquier tipo de información que se dirija a un determinado proceso disciplinario que se adelante en la PGN el sábado, domingo o festivo ¿se entenderá radicado el día hábil siguiente?

9. La remisión por vía electrónica de memoriales, pruebas, documentos o cualquier tipo de información que se dirija a un determinado proceso disciplinario o cualquier otro tipo de actuación administrativa que se adelante en la PGN entre las 5 p.m. y las 12:00 de la noche, ¿se entenderá radicado el mismo día o el día hábil siguiente?

7 Respecto a los puntos 5 al 9, la susodicha Resolución 216 prevé en el artículo segundo, numeral 2.4., en cuanto a la recepción de solicitudes y

recursos que «[l]os sujetos o intervinientes procesales, conforme las facultades que les otorga el Código Disciplinario Único, podrán realizar solicitudes o interponer recursos a través de la cuenta o buzón de correo electrónico que cada una de las dependencias de la Procuraduría General de la Nación establezca para tal fin y dentro de los días y horarios de atención institucionales» (Se resalta). De manera que como los memoriales, incluidos los mensajes de datos, deben remitirse dentro de los términos consagrados para el efecto por la ley disciplinaria, atendiendo los horarios establecidos en la Procuraduría General de la Nación, la Auxiliar Disciplinaria considerará extemporáneos todos aquellos que sean enviados por fuera de dichos horarios. Resta agregar que esta respuesta, expedida a instancia de la consultante, reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la Ley 1437 de 20115 y 12 de la Resolución 9 de 20176. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR NASLY TERESA HOYOS AGÁMEZ Procuradora auxiliar para asuntos disciplinarios Proyectó XPGH C-162 – 2020

E-2020-539374 (C-2020-1615860) 5 «ARTÍCULO 28. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. <Artículo modificado por el artículo 1.° de la Ley 1755 de 2015 ―Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo―. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo disposición legal en contrario,

los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución». 6 «ARTÍCULO 12. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. Los conceptos emitidos como respuesta a las consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el servidor público o particular, ni comprometerán la responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación». 8