PGN - Resolución 387 de 2020

RESOLUCIÓN No. 0 3 87 ( 2 1 S E P 2 0 2 0 ) "Por la cual se adoptan instrumentos archivísticos para la gestión documental de la Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución 10 de 2017” EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6°, 7° y 41 del artículo 7° del Decreto Ley 262 de 2000, y CONSIDERANDO: Que el artículo 209 de la Constitución Política estableció que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que el artículo 3° de la Ley 594 del 20001, define la Gestión Documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” Que el artículo 21 ibídem consagra el deber de las entidades públicas de elaborar Programas de Gestión Documental, contemplando la posibilidad del uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Que el Decreto 2609 de 20122, en su artículo 8° fijó como Instrumentos Archivísticos para la gestión documental en las entidades públicas, los siguientes: el Cuadro de

Clasificación Documental - (CCD), la Tabla de Retención Documental - (TRD), el Programa de Gestión Documental - (PGD), el Plan Institucional de Archivos de la Entidad - (PINAR), el Inventario Documental, un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad y Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. 1 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones 2 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado 1 RESOLUCIÓN No. 0 3 87 ( 2 1 S E P 2 0 2 0 ) "Por la cual se adoptan instrumentos archivísticos para la gestión documental de la Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución 10 de 2017” Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 20143, establece la obligación de adoptar un Programa de Gestión Documental, en el cual se determinen los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos, atendiendo los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. Que el artículo 16 ibídem establece que los sujetos obligados deben asegurar dentro de

sus entidades la existencia de procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Que el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto Nacional 1080 de 2015, establece los componentes de la política de gestión documental, la cual está constituida, entre otros, por los siguientes: “(…) d). Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e). La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información. (…)”. Que el artículo 2.8.2.5.8 íd., establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental en las entidades públicas, contemplando, entre otros, el PGD, MOREQ, Banco Terminológico, Tablas de Control de Acceso y el Plan institucional de archivos de la entidad - PINAR. Que el artículo 2.8.2.5.10 ibíd., establece la obligatoriedad del Programa de Gestión Documental, por lo que todas las entidades del Estado deben formularlo, a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de acción anual. Que mediante Resolución 229 del 10 de junio de 2015, se implementó el Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo de la Procuraduría General de la Nación, con el fin de garantizar la integridad, confiabilidad, autenticidad, disponibilidad y trazabilidad de los activos de información de la entidad, facilitando la gestión, clasificación, organización, conservación y disposición final de la información desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o temporal y

su eliminación. 3 Ley de transparencia y del derecho al acceso a la información pública nacional 2 RESOLUCIÓN No. 0 3 87 ( 2 1 S E P 2 0 2 0 ) "Por la cual se adoptan instrumentos archivísticos para la gestión documental de la Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución 10 de 2017” Que a través de la Resolución 10 del 13 de enero de 2017 la Procuraduría General de la Nación adoptó el Programa de Gestión Documental de la Entidad. Que por Resolución 633 del 24 de noviembre de 2017 se creó el Comité de Archivo de la entidad y dispuso en los numerales 1°, 2° y 10° del artículo 4°, como funciones del Comité, entre otras, las siguientes: “1. Asesorar al Procurador General de la Nación en la formulación de políticas de gestión documental 2. Evaluar y aprobar los planes, programas, reglamentos y procedimientos de gestión documental” y “10. Aprobar el programa de gestión documental”. Que los instrumentos archivísticos en mención se encuentran articulados con el Plan Estratégico Institucional (PEI), con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y la norma NTC - ISO 9001:2015 sobre el Sistema de Gestión de Calidad, que señalan la relevancia del manejo de la información y de la aplicación de la Ley 594 de 2000 como componente de Gestión de la información y la Gestión Documental del Sistema de Gestión de Calidad. Que dados los avances en la implementación del sistema de Gestión Documental

Electrónico y de Archivo y la transformación digital liderada por el Gobierno nacional, la División de Documentación presentó ante el Comité de Archivo los instrumentos archivísticos, el Plan Institucional de Archivos -PINAR, la Tabla de Control de Acceso, el Banco Terminológico de series y Subseries, el Modelo de Requisitos de la Gestión de Documentos Electrónicos - MOREQ y la actualización del Programa de Gestión Documental, los cuales fueron aprobados en sesión del 11 de diciembre de 2019 mediante Acta No. 42 de igual fecha. Que los instrumentos archivísticos tendrán la finalidad de propender por un adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental en la entidad, facilitando la toma de decisiones, constituyendo la memoria institucional y agilizando el acceso a la información, al aumentar la capacidad de atender de manera oportuna, eficiente y eficaz los requerimientos de las autoridades y los ciudadanos. Que la implementación de Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan Institucional de Archivo - PINAR 2018-2023, en la Procuraduría General de la Nación, será liderada por la División de Documentación, quien desarrollará los lineamientos institucionales conducentes a su aplicación, en atención a lo dispuesto en el numeral 5° del artículo 19 del Decreto 262 de 2000. 3 RESOLUCIÓN No. 0 3 87 ( 2 1 S E P 2 0 2 0 ) "Por la cual se adoptan instrumentos archivísticos para la gestión documental de la Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución 10 de 2017” Que, en virtud de lo anterior, se hace necesario derogar la Resolución 10 del 13 de enero

de 2017 y adoptar el Plan Institucional de Archivos – PINAR, Banco Terminológico de Series y Subseries, Tabla de Control de Acceso, Modelo de Requisitos de Gestión de Documentos Electrónicos y actualizar el Programa de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar los instrumentos archivísticos aprobados por el Comité de Archivos de la Procuraduría General de la Nación, mediante Acta No. 42 del 11 de diciembre de 2019, de conformidad con la parte motiva del presente acto administrativo. PARÁGRAFO. El Acta No. 42 del 11 de diciembre de 2019 de sesión del Comité de Archivo forma parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: Definiciones:

1. Plan Institucional de Archivo: Documento que contiene la planeación de la función archivística de la entidad, en un periodo determinado; que orienta a la alta dirección, a través de la articulación, desarrollo, seguimiento y mejora de los planes, programas y proyectos.

2. Banco Terminológico de series y subseries: Instrumento que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

3. Tabla de control de Acceso: Permite la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.

4. Modelo de Requisitos de Gestión de Documentos Electrónicos: Instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la entidad.

5. Programa de Gestión Documental: Documento en el cual se formula y documenta

el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de la entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. PARÁGRAFO. De conformidad con la normatividad vigente en la materia, los instrumentos archivísticos podrán ser actualizados cuando así se amerite. 4 RESOLUCIÓN No. 0 3 87 ( 2 1 S E P 2 0 2 0 ) "Por la cual se adoptan instrumentos archivísticos para la gestión documental de la Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución 10 de 2017” ARTÍCULO TERCERO. Ordenar a la División de Documentación liderar la implementación y divulgación del Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan Institucional de Archivo

- PINAR.

ARTÍCULO CUARTO. Ordenar a la Oficina de Sistemas y al Grupo de Gestión Documental Electrónica - GED la implementación y parametrización de las Tablas de Control de Acceso y el seguimiento a la aplicación del Modelo de Requisitos de Gestión de Documentos Electrónicos (MOREQ) en el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo de la entidad. ARTÍCULO QUINTO. Publicar en la página web de la Entidad los instrumentos archivísticos de que trata la presente Resolución. ARTICULO SEXTO. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 10 del 13 de enero de 2017 y las demás que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

FERNANDO CARRILLO FLÓREZ

Procurador General de la Nación

Elaboró: Paula Andrea Duarte García/División de Documentación Revisó: Julieta Riveros González - Jefe Oficina Jurídica Anexos: Plan Institucional de Archivos – PINAR, Banco Terminológico de Series y Subseries, Tabla de Control de Acceso, Modelo de Requisitos de Gestión de

Documentos Electrónicos y Programa de Gestión Documental 5

ACTA DE REUNIÓN

PROCURADURIA

GENEDE RLA ANALCIÓ N

¡ E HORA HORA DIA | MES | ANO LUGAR INICIAL FINAL 41 12 2019 Sala de A Piso 24 iod0amñm | 111408.m

OBJETIVO Reunión Comité de Archivo No. 042

CONVOCADOS

INTEGRANTES ] NOMBRES ROL (e Paula Andrea Duarte García Jefe de la División de Documentación (E) Si Diego Alonso Bernal Acosta Jefe División Administrativa Si José Alirio Salinas Bustos Jefe Oficina de Planeación No Edna Julieta Riveros Gonzalez Jefe Oficina Jurídica Si Guillermo Gómez Gómez Jefe Oficina de Sistemas No Odilia Mari Barbosa Pinzón Jefe División Financiera Si Magda Patricia Morales Sáenz |Jefe Oficina de Control Interno Si Néstor Javier González Rojas Coordinador Grupo de Gestión Documental Si Electrónica-GED INVITADOS Magda Liliana Casas Coordinadora Grupo hojas de vida SI Jhon Nicolás lozano Peralta Asesor Grupo hojas de Vida SI Jaime contreras Roa Asesor Grupo hojas de Vida S| Fanny Echenique Sotomayor Profesional Universitario Secretaría General SÍ VERIFICACIÓN DEL QUORÚM De conformidad con el artículo 5” de la resolución 633 de 2017, se verificó el quorum con la

presencia de siete (7) de los ocho (8) integrantes del comité. TEMAS DE AGENDA h— o Presentación de la Guía para implementar la gestión documental en la entidad. Aprobación por parte del comité de archivo de los instrumentos archivísticos elaborados, ajustados y actualizados de acuerdo a las observaciones de la Oficina de Planeación. Revisión de inventarios de eliminación. Cumplimiento de órdenes dadas por el Archivo General de la Nación relacionado con el informe de visita de control por la pérdida presentada en la bodega ubicada en la ciudad de Neiva. Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión al conflicto armado interno. Proyectos años 2020: Archivo Central Bogotá, actualización de TRD y plan de capacitación presencial y virtual. ; Proposiciones y Varios

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ADURIA

GENEDERA ANALCIÓ N DESARROLLO AGENDA Antes de iniciar la reunión, la División de Documentación presenta a tres funcionarios del grupo de Hojas de Vida que son invitados al Comité de Archivo, con el fin de solicitar asesoría en cuanto al manejo de las Hojas de Vida de los Judicantes. Al respecto el doctor Nicolás Lozano, asesor del grupo Hojas de Vida, plantea al Comité la posibilidad de que las Hojas de Vida de los Judicantes se equiparen a las Historias Laborales de los funcionarios de la Procuraduría, por las implicaciones legales que éstas puedan tener a futuro y con base en la decisión que se tome poder actuar frente al archivo físico de ésta información,

la cual no ha tenido el manejo adecuado, el doctor Diego Bernal está de acuerdo; sin embargo, se plantea como segunda opción la digitalización de dichos documentos y su posterior eliminación. La Oficina de Control Interno, indica que estaría de acuerdo con la digitalización siempre y cuando el valor probatorio sea igual al que tiene el documento original. La División de Documentación interviene en el sentido de precisar dos aspectos, el primero es qué se va a hacer con el archivo físico que ya se tiene almacenado y segundo, qué va a pasar con los documentos que se reciban a futuro, teniendo en cuenta que, si se digitaliza y se carga en el SIGDEA, esto debe quedar establecido en las políticas de operación del procedimiento y con sus respectivas políticas de operación con el fin de poder generar una Tabla de Retención Documental. El doctor Lozano manifiesta que los procedimientos y la Tabla de Retención, ya se tienen para las historias laborales, por lo que se podría equiparan las hojas de vida de judicantes a historias laborales de servidores. La doctora Edna Julieta González, manifiesta que sí hay una similitud con los funcionarios en el sentido que ellos se vinculan por decreto suscrito por el Procurador General de la Nación, por lo que la discusión no es tanto jurídico, sino referido al protocolo de conservación de la información y la cobertura de la ARL. La propuesta de la División de Documentación, es digitalizar los documentos que deben conservarse de los judicantes en SIGDEA y eliminar los documentos físicos siempre dejando dos años de vigencia prudenciales y a futuro ajustar los tiempos de retención documental para conservación, dejando como mínimo 30 años obedeciendo a lo que manifiesta el asesor del grupo de Hojas de Vida, quien indica que los judicantes pueden requerir certificaciones en ese

lapso. El Comité está de acuerdo con la propuesta dada por la División de Documentación, sin embargo, el ingeniero Nestor Javier Gonzalez, coordinador del grupo GED, indica que para la digitalización de esos documentos se debe revisar en el SIGDEA y consultar con el líder funcional si es posible adicionar el grupo de Judicantes al módulo que se tenía contratado para el 2020, en razón a que dicho proyecto es exclusivo para funcionarios de planta de la entidad.

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PROCURADURIA GENERAL DELA NACION Aprovechando la coyuntura, la División de Documentación, solicita se revise con el grupo GED e Indenova la funcionalidad del módulo de archivo, por cuanto no se ha logrado la utilización de dicha herramienta por encontrarse deshabilitado para la administración del mismo por parte de la División. Corolario de lo expuesto, deberá la División de Gestión Humana, elaborar el procedimiento referido a las hojas de vida de los judicantes y el grupo hojas de Vida en conjunto con la División de Documentación actualizar las tablas de retención documental, para aplicar los lineamientos que se establezcan a partir de la vigencia de las mismas. Así mismo, el Grupo de hojas de vida deberá definir la documentación que será digitalizada y cargada en el módulo o aplicativo respectivo del SIGDEA. Para las hojas de vida de judicantes que se tienen almacenadas a partir de la fecha hacia atrás, el grupo Hojas de Vida deberá aplicar la digitalización certificada, previa comprobación que es viable su cargue en el módulo creado en el sistema y la respectiva determinación de los tipos documentales que serán objeto de la reprografía.

1. Presentación de la Guía para implementar la gestión documental en la entidad.

La doctora Paula Andrea Duarte, presenta al Comité de Archivo la Guía para implementar el proceso de gestión documental de la entidad, documento que contiene el paso a paso de todos los procesos de gestión documental ajustados de forma didáctica, para que cada uno de los funcionarios del nivel central y territorial puedan hacer uso de ella en caso de tener dudas respecto a los procesos documentales de su dependencia. La idea de generar ésta herramienta, surge luego de que las comisiones de servicio fueran restringidas a la División de Documentación por falta de presupuesto y la necesidad de aplicar procedimientos de gestión documental se viera entorpecida por éste hecho.

2. Aprobación por parte del comité de archivo de los instrumentos archivísticos elaborados, ajustados y actualizados de acuerdo a las observaciones de la Oficina de

Planeación. Se plantea al comité los ajustes de forma que se aplicaron a los instrumentos archivísticos, de acuerdo con las instrucciones dadas por la Oficina de Planeación; se presentaron para revisión de la doctora Luzmila Fajardo funcionaria de dicho despacho, quien dio el Visto Bueno mediante correo electrónico sobre las modificaciones realizadas. En relación con lo anterior, se presenta nuevamente al Comité, el grupo de instrumentos archivísticos para su correspondiente aprobación. El Comité aprueba por unanimidad los instrumentos archivísticos. —

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PROCURADURIA

GENEDERLA ACLIN

3. Revisión de inventarios de eliminación.

Se presenta por parte de la División de Documentación, los inventarios de eliminación aprobados por la División de Documentación, haciendo salvedad que los inventarios de 13 dependencias

no tienen relación con DDHH ni con DIH, cumplieron el proceso de publicación en la página web sin ninguna objeción por parte de la ciudadanía y contemplan la eliminación de documentos de apoyo administrativo, copias simples y series documentales que cumplieron tiempo de retención documental, la lectura de dichos inventarios se relaciona a saber: Grupo de Nomina. División de Seguridad. Procuraduría 40 Judicial Penal de Armenia. Procuraduría Regional Chocó. Procuraduría Provincial de Tunja. Procuraduría Provincial de Santiago de Cali. Procuraduría Primera Distrital de Bogotá. Procuraduría Delegada para las Fuerzas Militares. Procuraduría Delegada para la Moralidad Pública. Procuraduría 233 Judicial Penal de Bogotá. Procuraduría Regional de Guainía. |. Procuraduría Provincial de Honda. m. Despacho del Señor Procurador General de la Nación. pO ADP OTTTA El Comité de Archivo aprueba por unanimidad la eliminación de los documentos que se encuentran incluidos en los formatos únicos de inventario documental allí relacionados.

4. Cumplimiento de órdenes dadas por el Archivo General de la Nación relacionado con el informe de visita de control por la pérdida presentada en la bodega ubicada en la ciudad de Neiva.

Teniendo en cuenta la visita de inspección que realizó el Archivo General de la Nación a la ciudad de Neiva con el fin de establecer lo sucedido con la pérdida de expedientes de la Procuraduría y Registraduría en Neiva, archivo que se encontraba en una Bodega de la Alcaldía.

En el informe el Archivo General de la Nación requiere procedimientos y/o lineamientos para la reconstrucción de los expedientes perdidos, procedimientos que ya se encuentran establecidos y publicados en el sistema de gestión de calidad de la entidad. La División de Documentación requirió a la Procuraduría Regional de Huila, Provincial de Neiva y Judiciales ubicados en la ciudad de Neiva, los inventarios documentales de la información que se encontraba en el lugar del hurto, con el fin de establecer cual información requiere reconstrucción; sin embargo, de dicho requerimiento solo los judiciales dieron respuesta indicando que no tenían documentos en la Bodega, excepto la Procuradora 90 Judicial Administrativa que manifestó tener inventario documental de los archivos que reposaban en la bodega de la Alcaldía y que revisado el mismo D

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PROCURADURIA GENEDE RLAAJALCIO N consideraba que no ameritaban la reconstrucción por cuanto eran conciliaciones administrativas que reposaban en original en los Juzgados correspondientes. La Procuraduría Provincial de Neiva indicó respecto al requerimiento que si contaban con información en la Bodega pero no tenían inventario documental de lo que allí se almacenaba, por lo anterior el procedimiento de reconstrucción queda sin sustento; la jefe de la División de Documentación indica que se realizó una visita de comisión en el año 2016, se inició el proceso de organización, se deja el muestreo de cómo debe diligenciarse el formato de inventario documental con la instrucción de continuar con la actividad, se deja en el informe de comisión evidencia de la elaboración de un inventario documental, sin embargo, este documento no aparece y sin ésta herramienta es imposible hacer la reconstrucción.

Se realizaron las compulsas de copias correspondientes, teniendo en cuenta que los procedimientos están dados desde la División de Documentación y el Sistema de Gestión de Calidad, pero estos no se cumplieron. Desde la División Administrativa se dio la instrucción de solicitar en comodato con la Alcaldía unas bodegas para almacenamiento de la documentación que tienen pendiente por almacenar en esta Región. La jefe de la Oficina de Control Interno manifiesta que en ocasiones estos inventarios no se pueden adelantar por las condiciones en donde se encuentran dichos archivos, en algunas ocasiones están llenos de roedores, humedad, poco espacio, plagas, malos olores, entre otros, por lo que ella propone realizar brigadas, dar lineamientos e instrucciones para el manejo de los mismos. La División de Documentación manifiesta que los lineamientos han sido dados desde el año 2005, se han realizado brigadas, se han realizado videoconferencias, se han generado herramientas para el desarrollo de las actividades, como la guía de aplicación de los procesos de gestión documental, alternativas para aplicar los procesos de organización y eliminación de documentos, sin embargo, en los últimos años los viáticos se han reducido para la División de Documentación, tanto que en este último año se restringieron completamente, el recurso humano es escaso y en ocasiones los funcionarios no quieren hacerse cargo de dichas tareas; frente a esto el Coordinador del GED manifiesta que su grupo ha tenido las mismas dificultades en relación con la aplicación del SIGDEA y aprovecha para presentar al Comité los avances y mejoras que se han generado al respecto. La División de Documentación agradece a la oficina de control interno su intervención en las

Procuradurías en el Nivel Central y Territorial respecto al manejo documental y la aplicación de los procesos, ya que debido a esto las dependencias han acudido a la División de Documentación solicitando capacitaciones y procurando aplicar los procesos con más compromiso que hace algunos años. El Coordinador del grupo GED, propone que antes de que la Oficina de Control Interno vaya a realizar visitas de seguimiento a las dependencias en el Nivel Central o en el Nivel Territorial, lo manifieste a los grupo de apoyo, con el fin de que podamos indicar que acciones se han llevado a cabo con dicha dependencia, es decir, cuando fue la última capacitación y quienes ge

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PROCURADURIA GENEDERLA ACLIN capacitaron, los compromisos adquiridos, la fecha de última comisión, si han tenido avances o no, etc.; de ésta manera la oficina de control interno puede realizar la comisión con toda la información dada y no recibiría información errada de parte de las oficinas visitadas. Adicionalmente, se propone incluir al grupo de Archivo en el Paz y Salvo que deben diligenciar los funcionarios que se retiran de la entidad, con el fin de que no dejen los archivos a la deriva y que se pueda verificar si dichos funcionarios tienen expedientes en calidad de préstamo, para que de ésta manera se pueda requerir su devolución.

5. Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión al conflicto armado interno.

La Jefe de la División de Documentación, manifiesta que éste punto surge a raíz de un oficio

enviado al señor Procurador General de la Nación por parte del Archivo General de la Nación, en donde se requiere la aplicación del protocolo de gestión documental para los archivos de DDHH y/o DIH, sin embargo, frente a éste punto el Asesor de la División de Documentación tiene un planteamiento frente a la implementación de dicho protocolo. El asesor de la División de Documentación, doctor Jaime Alejandro Guerrero, manifiesta que el Comité de Archivo ha perdido su fuerza vinculante en la entidad, teniendo en cuenta que es la máxima autoridad en materia de gestión documental y la entidad debe cumplir los lineamientos y disposiciones dados por éste sin lugar a la duda. Adicional a ello, la Procuraduría General de la Nación, es un órgano autónomo e independiente y toma las decisiones, directrices, lineamientos y demás al interior de la entidad de forma autónoma e independiente en materia de gestión documental, aun cuando el Archivo General de la Nación es un organismo técnico del sector descentralizado; por lo anterior la PGN solo asume la parte técnica del AGN, pero en su concepto no es una fuerza vinculante de nuestros actos. Continúa diciendo... De acuerdo con la sentencia 401 de 2001, la autonomía que la Constitución Política otorga a determinados organismos significa no pertenencia a ninguna rama del poder público, posibilidad de actuación por fuera de las ramas del poder y actuación funcionalmente independiente de ellas y titularidad de formación para la ordenación de su propio funcionamiento. Teniendo en cuenta lo anterior, el asesor de la División de Documentación indica que de acuerdo con el oficio del AGN recibido en la División de Documentación por instrucciones de la Secretaría

Privada del Despacho del Procurador General de la Nación, nos indican que debemos aplicar el protocolo de gestión documental emitido por el Centro Nacional de Memoria Histórica y una vez revisado dicho documento se evidencia que todos los instrumentos que allí indican debemos contar, ya se encuentran elaborados y aprobados, inclusive desde la 975 de 2005 a la fecha por parte de la PGN, además la PGN tiene desde hace aproximadamente 14 años se tienen identificados los archivos en relación con DDHH y DIH; no obstante, no recomienda implementar

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PROCURADURIA GENEDE RLAANALCIO N el Protocolo porque somos un órgano autónomo e independiente y por tanto el Archivo General de la Nación no nos aplica control. El doctor Diego Bernal, jefe de la División Administrativa, cuestiona si la PGN tiene autonomía absoluta, porqué se aceptó la visita del AGN a los archivos hurtados de Neiva y en relación con los acuerdos de paz debemos brindar información a la Jurisdicción Especial para la Paz y permitir el acceso a los procesos disciplinarios para las revisiones correspondientes. La jefe de la Oficina Jurídica, manifiesta de acuerdo con la solicitud del Comité, se emitiría un concepto al respecto, sin embargo, se debe tener cuenta las repercusiones que éste concepto podría tener a futuro, además considera que no es prudente cerrar la puerta a un ente con el que se puede trabajar en un futuro o al que se puede acudir en una situación específica, manifestando que somos un organismo autónomo. La doctora Paula Andrea Duarte, jefe de la División de Documentación aclara que, más allá de la discusión de si estamos obligados a adoptar el protocolo o no, la normatividad de la entidad

es compatible con la del AGN, alineada a sus directrices, etc. Y contamos en la actualidad con una serie de actividades, procedimientos, que la Procuraduría General ya las ha implementado con anterioridad. Como conclusión la jefe de la Oficina Jurídica, indica que no es un tema para solucionar en el Comité, requiere a la División de Documentación que les solicite el concepto Jurídico en relación con éste tema, para realizar el estudio y determinar cuál es la viabilidad de negar o adoptar los requerimientos del AGN. Y respecto al acto administrativo que debe expedirse para legalizar la implementación del protocolo de gestión documental para los DDHH y DIH, la jefe de la División de Documen