PGN - ACTA MODIFICACION DE DOCUMENTOS - Auditoría interna de calidad oficina de control interno

PROCESO DE MEJORA CONTINUA : Fecha de Revisión | 08-05-2009

Fecha de . 14-07-2009

SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD

Aprobación

ACTA DE APROBACIÓN, MODIFICACIÓN O Versión 4

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

REG-ME-GC-012 Página 2

ACTA 008

En Bogotá, D.C., alos once (11) días del mes de Octubre de dos mil diez (2010), los suscritos funcionarios de la. Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento del procedimiento PROME-GC-001 nos hemos reunido para aprobar la: O "creación "| "modificación: [XT Eliminación [| “dé tós documentos: PRO-EV-E006 ” O e e a Procedimiento para la planeación y realización de auditorias internas de calidad versión 2, Formato REG-EV-El-070 “Plan de visita de auditoria de calidad” versión 1, PRO-ME-GC-002 “Gestión de acciones correctivas y preventivas” versión 2, y el formato REG-ME-GC-006 Acciones correctivas y preventivas versión 3.

Justificación: El Decreto 262 de 2000 en el numeral 7 del artículo 11, consagra como una de las funciones de la Oficina de Planeación la de elaborar, en coordinación con las dependencias, para la aprobación del Procurador General, los manuales de funciones, requisitos específicos y procedimientos administrativos de la entidad y mantenerlos actualizados De conformidad con la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, el señor Procurador General de la Nación delegó en el señor Viceprocurador la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del

Plan de Mejoramiento continuo aplicables a dichos manuales. Con el finde contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del > trabajo: administrativo-ydisciplinario -de-laProcuraduría General” detaNación en - adelante PGN, dentro de los criterios de eficiencia y eficacia en las actuaciones administrativas, se expidieron las Resoluciones 041 de 2001 y 197 de 2003, a través de las cuales se adoptaron los procesos y procedimientos de la entidad, los cuales posteriormente fueron actualizados en la Resolución 041 de 2007. La creación, modificación o eliminación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN se debe realizar de conformidad con lo establecido en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros, incluido en el Manual de - Procedimientodse la Entidad, aprobado mediante Resolución 044 de 2009. La resolución 002 del 29 de enero de 2008, modifica el procedimiento para las auditorias internas de calidad de conformidad con las solicitudes realizadas por el Jefe de la Oficina Lugar de Archivo: Oficina de Tiempo de Retención: | Disposición Final: Planeación-Archivo de Calidad 2 años Eliminar PROCESO DE MEJORA CONTINUA Fecha de Revisión | 08-05-2009 , Fecha de

SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobación 14-07-2009

ACTA DE APROBACIÓN, MODIFICACIÓN O V ersión 4

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS : REG-ME-GC-012 Página 2 de Control Interno de acuerdo a la metodología establecida en el Sistema de Gestión de Calidad y a las funciones asignadas a dicha dependencia.

Que mediante resolución No. 039 de 2007 se adoptó la primera versión del formato REG-EV-El-070 Plan de auditoria interna de calidad. Que la resolución No. 091 de 2008 modificó el procedimiento PRO-ME-GC-002 versión 1, con el propósito de precisar alguna de sus actividades. De igual forma, la resolución Y RR .044.de. 2009. modificó .la.versión.2..del. formato. REG-ME-GC-+006,..para puntualizar. E e io metodología de análisis de causas raíz y el establecimiento de actividades puntuales tendientes a garantizar la efectividad de las acciones propuestas. - Que en consideración con la auditoria de seguimiento realizada por el ICONTEC en el pasado mes de abril de 2010, se evidenció la necesidad de realizar ajustes y modificaciones a los procedimientos y registros descritos anteriormente, con el AN - propósito de dar respuesta a las siguientes no conformidades menores: + Enel procedimiento de Auditoria Interna de Calidad PRO EV El 006, Versión 2 no se definen los lineamientos para la realización de auditorias utilizando medios virtuales en la Regionales, ni los criterios de cuándo y cómo se pueden aplicar dichos medios e El procedimiento de Acción Correctiva y Preventiva no presenta con: claridad lineamientos de cómo registrar los resultados y realizar la revisión” de la eficacia de las mismas, ni a quién corresponde dicha responsabilidad. Después de surtidos los pasos requeridos, el Jefe de la Oficina de Control Interno y el Jefe de la Oficina de Planeación (representante de la dirección), acuerdan aprobar las modificaciones. a Para constancfiirmaa -posr-elo s intervinientes. di AR o | NÓ

2 /ÁOSE LUIS GOMEZ SARMIENTO

Jefe Oficina de Control Interno HET.

Lugar de Archivo: Oficina de Tiempo de Retención: Disposición Final: Planeación-Archivo dé Calidad 2 años Eliminar