PGN - ACTA MODIFICACION DE DOCUMENTOS - Creación modificación y eliminación de documentos del proced

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ACTA DE APROBACIÓN, MODIFICACIÓN O Versión 4

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

REG-ME-GC-012

Página 2 ACTA 006 de septiembre 26 de 2011 En Bogotá, D.C., a los veintiséis (26) días del mes de Septiembre de dos mil once (2011), los suscritos funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento del procedimiento” PRO-ME-GC-001 nos hemos reunido para aprobar la: Creación XxX IModificación X Fliminación | X de los documentos: — Creación de la plantilla para caracterización de procedimientos. Versión 2. Oficial. : -— Creación del Instructivo documentación de caracterizaciones. E - Modificación de la plantilla para procedimientos. — Modificación del Procedimiento PRO-ME-GC--001 Versión 3: Procedimiento Control de Documentos y Registros. Su nueva versión sería la 4. . -— INS-ME-GC-001 Versión 1: Instructivo documentación de Procedimientos. — Eliminar el formato REG-ME-GC-002 V1: acta de revisión de documentos.

Justificación: El Decreto 262 de 2000 en el numeral 7 del artículo 11, consagra como una de las funciones de la Oficina de Planeación la de elaborar, en coordinación con las dependencias, para la aprobación del Procurador General, los manuales de funciones, requisitos específicos y procedimientos administrativos de la entidad y mantenerlos actualizados

De conformidad con la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, el señor Procurador General de la Nación delegó en el señor Viceprocurador la expedición de. los ' manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento continuo aplicables a dichos manuales. Con el fin de contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y disciplinario de la Procuraduría General de la Nación, en adelante PGN, dentro de los criterios de eficiencia y eficacia en las actuaciones administrativas, se expidieron las Resoluciones 041 de 2001 y 197 de 2003, a través de las cuales se adoptaron los procesos y procedimientos de la entidad, los cuales posteriormente fueron actualizados en la Resolución 041 de 2007. La creación, modificación o eliminación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN se debe realizar de conformidad con lo establecido en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros, incluidoe n el Manual de Procedimientos de la Entidad, aprobado mediante Resolución 044 de 2009.

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REG-ME-GC-012 Página 2 Mediante la resolución No. 005 del 17 de marzo de 2011, se modificó por haber sido

mejorado el procedimiento PRO-ME-GC-001 Procedimiento Control de Documentos y Registros, con el propósito de aclarar el uso no intencionado de documentos obsoletos y determinar la aplicación de una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. Ahora bien, en la auditoría externa adelantada por la empresa Bureau Veritas Quality, se encontró la siguiente no conformidad menor: “Se evidencia que los documentos de origen externo, tales como Ley 594 de 2000, Ley 872 de 2003, Ley 1150 de 2007, Ley 80 de 1993, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 19011, entre otros, no se encuentran controlados de acuerdo con lo definido en el procedimiento de Control de Documentos y registros, V. 02”. En tal sentido, se hace necesario establecer mecanismos eficientes para dicho control y actualizar el procedimiento de tal manera que se precise la manera puntual de cómo se llevaría a cabo dicho control. Como oportunidad de Mejora planteada para el año 2011, la oficina de planeación planteó la siguiente: “Revisar el esquema documental de la Procuraduría, y encontrar mejoras para hacerlo más sencillo y fácil de usar por parte de todos los funcionarios de la entidad”. De .acuerdo con lo anterior,-laOficina de Planeación considera ----- necesario realizar modificaciones, sustanciales en las plantillas para la caracterización de procesos y en la plantilla para el levantamiento de procedimientos. Dichos cambios buscan facilitar el levantamiento de la información, permitir la claridad y sencillez en la secuencia de la misma y evitar el uso de símbolos y diagramas que causan confusión en especial en los funcionarios que no están acostumbrados a trabajar con dichas

herramientas. En consecuencia con lo anterior, también fue preciso actualizar los instructivos para el diligenciamiento de dichas plantillas. Por último, se evidenció que el formato o plantilla para el levantamiento de las caracterizaciones de los procesos no había -sido formalmente aprobada. y seveníausando en una versión 1, que no es oficial. Dado lo anterior, se hace necesario aprobarla oficialmente, con los cambios para hacerla más sencilla y clara, en una versión 2. Se elimina el acta de revisión de documentos, pues es un documento que no se usa dado que la viabilidad o denegación de la creación, modificación o eliminación, se puede justificar en el mismo formato de solicitud, o mediante correo electrónico. Este formato mencionado no se estaba usando.

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REG-ME-GC-012 Página 2 Para constancia se firma por los intervinientes. ET Jete Oficina d6 Planeación.

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