PGN - ACTOS ADMINISTRATIVOS - Notificación o comunicación durante la vigencia de la emergencia sanit

ACTUACIONES DISCIPLINARIAS-Viabilidad jurídica de aplicar en las notificaciones personales por medios electrónicos los términos establecidos en los decretos proferidos durante la emergencia sanitaria. En suma, debido a la coyuntura por la que atraviesa el país, y mientras dure la emergencia sanitaria, el Decreto Legislativo 491/20, faculta a la pgn para efectuar las notificaciones o comunicación de las decisiones disciplinarias a la dirección electrónica que sea aportada en la queja o a la que el administrado le indique a la autoridad disciplinaria competente para estos efectos; dicha diligencia ―según los citados términos legales, y en consonancia con las pautas de manejo trazadas en la Resolución 216 ya referida― se entiende surtida a partir de la fecha y hora en que el investigado o su apoderado accedan a la decisión que es objeto de notificación o comunicación FUNCIÓN CONSULTIVA DISCIPLINARIA-En cabeza de la procuraduría auxiliar disciplinaria/ FUNCIÓN CONSULTIVA DISCIPLINARIA-No se debe entender como resolución de un caso particular y concreto/ FUNCIÓN CONSULTIVA DISCIPLINARIA - Pronunciamiento por parte de la dependencia, (concepto C-119 – 2018). FUNCIÓN CONSULTIVA DISCIPLINARIA-La respuesta reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, toda vez que no tiene fuerza vinculante Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9.º, numeral 3.° del Decreto Ley 262 de 2000, se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema consultado, que puedan

predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto. ACTOS ADMINISTRATIVOS-Notificación o comunicación durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria se hará por medios electrónicos. ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS-Deber de los administrados de indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones en vigencia de la emergencia sanitaria Bogotá, D. C., 14/05/2021 C-54 – 2021

SALIDA 14/05/2021

Doctora

MARÍA CRISTINA BOHÓRQUEZ SALDARRIAGA

Secretaria Procuraduría Provincial de Pereira Carrera 8 42B-50, piso 4.° Pereira (Risaralda) mcbohorquez@procuraduria.gov.co Ref.: Respuesta consulta rad. E-2021-221975 del 27/04/2021 (C-2021-1854536) Respetada doctora: En atención a su consulta de la referencia, mediante la cual solicita que se emita concepto jurídico en torno a la viabilidad de aplicar en las actuaciones disciplinarias el artículo 8.° del Decreto Legislativo 806/20, que expresa que las notificaciones personales por medios electrónicos se entienden surtidas dos días después del envío del mensaje y que los términos empiezan a correr al día siguiente de la notificación; o si esta queda surtida en la fecha y hora en que el interesado acceda a ella, como lo establece el artículo 56 del CPACA, me permito manifestarle lo siguiente:

Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9.º, numeral 3.° del Decreto Ley 262 de 2000, se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto. Pues bien, comoquiera que el asunto ya había sido objeto de pronunciamiento por parte de esta dependencia, se transcribe, in extenso, el concepto C-92 – 2020: [C]abe iniciar por resaltar que el Decreto Legislativo 491, del 28/03/2020, por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, prevé sobre el particular: Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los

2 administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo. El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011 […]. A su vez, en la Resolución 216, del 25 de mayo de 2020, por la cual el procurador general de la nación fija los criterios para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones al trámite de procesos disciplinarios, en aras de que el ejercicio de la función disciplinaria a cargo de la PGN se preste con sujeción a las normas y directrices de la autoridad sanitaria del país, se dejó consignado lo siguiente: ARTÍCULO SEGUNDO.- Para el desarrollo eficiente y eficaz de la acción disciplinaria en la Procuraduría General de la Nación, se adoptan las siguientes pautas de manejo en relación con las

actuaciones que se desarrollen. // 2.1. Frente a las diligencias de notificación y comunicación de las decisiones adoptadas en procesos disciplinarios: 2.1.1. Los servidores que estén ejerciendo funciones disciplinarias, bajo la modalidad de trabajo en casa, diligenciarán la siguiente matriz de información y lo harán llegar a quien tenga la función de realizar las diligencias de comunicación o notificación en la dependencia a la que pertenezcan.

DATOS PARA LIBRAR LA NOTIFICACIÓN O

NOMBRE Y CALIDAD COMUNICACIÓN

RADICACIÓN

SUJETO PROCESAL TELÉFONO CORREO

OBSERVACIONES

DIRECCIÓN (FIJO/CELULAR) ELECTRÓNICO

(INVESTIGADO) XXXX (FOLIO Y XXXXX (FOLIO Y XXXXX (FOLIO Y

CUADERNO) CUADERNO) CUADERNO)

(QUEJOSA) XXXX (FOLIO Y XXXXX (FOLIO Y XXXXX (FOLIO Y CUADERNO) CUADERNO) CUADERNO) - Con la anterior información se creará una base de datos por parte del servidor encargado de hacer las notificaciones o 3 comunicaciones, a la que se podrá acceder para la realización de las diligencias procesales que sean necesarias. - Los servidores que estén ejerciendo funciones disciplinarias adoptarán las medidas necesarias para el cumplimiento de las normas vigentes, en cuanto a autorización y procedimiento para la realización de notificaciones o comunicaciones por mecanismos electrónicos o virtuales y dejarán constancia de ello en los expedientes correspondientes, así como la autorización previa cuando se requiera. 2.1.2. Los servidores a quienes corresponda llevar a cabo la función de notificación o comunicación, deberán realizarlas a

través de la dirección de correo electrónico reportada en la matriz de información antes mencionada, para lo cual se le entregará, por parte del servidor que ejerce la función disciplinaria, en medio digital, la providencia firmada pendiente de comunicar o notificar. Si el dato con el que se cuenta es un teléfono fijo o celular, procederá a llamar a su destinatario con el fin de que suministre una dirección de correo electrónico que permita surtir la correspondiente diligencia. De esta actividad se deberá dejar constancia dentro del contenido del mensaje que se envíe, para efectos de llevar a cabo la notificación o comunicación. - El mensaje, que se remita al sujeto procesal o interviniente para efectos de llevar a cabo la respectiva diligencia, deberá encabezarse de la siguiente forma: // En cumplimiento de las disposiciones legales que facultan a la Procuraduría General de la Nación para notificar o comunicar por medios electrónicos las decisiones tomadas en los procesos disciplinarios y en virtud de lo dispuesto en la Resolución xxx (identificar este acto procesal con radicado y fecha), se procede a notificarlo/comunicarlo. - En caso de que haya sido necesario comunicarse a los teléfonos de contacto, se incluirá en el mensaje, el respectivo número y el nombre de la persona con la que se realizó el contacto y su calidad en la actuación procesal (quejoso/investigado/apoderado), indicándose la dirección de correo electrónico suministrada para efectuar la respectiva diligencia y se adicionará, como mínimo, la siguiente información: // 1.- La identificación del acto procesal que se notifica o comunica; // 2.- La copia electrónica de la providencia; // 3.- Se indicará que la notificación o comunicación

quedará surtida en el momento en que el mensaje de datos ingrese en el sistema de información designado por el sujeto o interviniente procesal, conforme lo disponen los artículos 23 y 24 de la Ley 527 de 1999. La fecha y la hora de ingreso del mensaje en el sistema de información designado, deberá ser certificado por el Ministerio Público. 4 En suma, debido a la coyuntura por la que atraviesa el país, y mientras dure la emergencia sanitaria, el Decreto Legislativo 491/20, faculta a la PGN para efectuar las notificaciones o comunicación de las decisiones disciplinarias a la dirección electrónica que sea aportada en la queja o a la que el administrado le indique a la autoridad disciplinaria competente para estos efectos; dicha diligencia ―según los citados términos legales, y en consonancia con las pautas de manejo trazadas en la Resolución 216 ya referida― se entiende surtida a partir de la fecha y hora en que el investigado o su apoderado accedan a la decisión que es objeto de notificación o comunicación.1 Resta agregar que esta respuesta, expedida a instancia de la consultante, reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la Ley 1437 de 20112 y 12 de la Resolución 9 de 20173. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR VALENTINA MAHECHA VARÓN Procuradora auxiliar para asuntos disciplinarios Proyectó XPGH C-54 – 2021

E-2021-221975 (C-2021-1854536)

1 Al respecto, cabe precisar que en virtud de lo dispuesto en el artículo 1.° (OBJETO) del Decreto Legislativo 806/20, el artículo 8.° ibidem (NOTIFICACIONES PERSONALES) no resulta aplicable a las actuaciones disciplinarias que adelanta la PGN, en la medida en que esta no es una actuación judicial ni se está adelantando en ejercicio de funciones jurisdiccionales. Aunado al hecho de que el legislador de excepción, como ya se vio, expidió el Decreto Legislativo 491/20, en cuyo artículo 1.° (ÁMBITO DE APLICACIÓN) prevé que aplica a los órganos de control, entre otras autoridades. 2 «ARTÍCULO 28. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. <Artículo modificado por el artículo 1.° de la Ley 1755 de 2015 ―Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo―. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución». 3 «ARTÍCULO 12. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. Los conceptos emitidos como respuesta a las consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el servidor público o particular, ni comprometerán la responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación». 5