PGN - Auto IUR 43609

INVESTIGACION DISCIPLINARIA-Derivada de posibles irregularidadesconla orden de compra No. 72658 de 2021

…La citada denuncia refiere posibles irregularidades relacionadas la posible inoperancia del sistema documental GEDDES, lo que habría generado aparentes incumplimientos en los tramites de las solicitudes radicadas ante la entidad. Atribuye que esta situación se debería a deficiencias del nuevo sistema y a la falta de capacitación al personal vinculado a la Superintendencia…

…objeto “Adquisición de licenciamiento de un Enterprise Content Management ECM y los servicios requeridos para garantizar su funcionamiento y adaptación de acuerdo con los parámetros establecidos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la Superintendencia de Sociedades”, se pudo haber presentado irregularidades en su planeación…

…es necesario establecer si las nueve (9) modificaciones contractuales estuvieron debidamente justificadas y sustentadas desde el punto de vista técnico y financiero y si se incumplimientos que no hayan sido sancionados por la entidad estatal…

PRUEBAS-Al plenario fue allegado material probatorio relacionado con la orden de compra No. 72658-2021

…Que las modificaciones a la orden de compra No. 72658 de 2021 obedecieron a hechos imprevisibles y ajenos a la voluntad de las partes, por lo cual no pueden atribuirse a falencias en la planeación del contrato.

• Las modificaciones a la orden de compra No. 72658 de 2021 fueron el resultado de la necesidad de evitar un eventual incumplimiento del objeto contractual. - Por lo anterior, las modificaciones Nos. 1, 2, 3, 6, 7, 8 y 9, tuvieron como propósito: (i) mitigar los imprevistos técnicos, (ii) reconfiguración, despliegue y pruebas en ambiente definitivos, (iii) reasignación de personal del contratista, (iv) reasignación de labores para el cumplimiento de la sentencia C-390/23 (Tablas de Retención Documental) y, (v) estabilización postproducción. - A su turno, las modificaciones Nos. 4 y 5 tuvieron como fin: recuperación de los ambientes tras el fallo eléctrico y la adquisición de GB adicionales, debido al crecimiento de la base de datos y a la necesidad de la migración de las tablas de auditoría. - Que el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la Superintendencia de Sociedades se encuentra operativamente funcionando y en producción, desde el día 23 de septiembre de 2024. - Que la Superintendencia de Sociedades cuenta con el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, que permite la conformación de los expedientes electrónicos de archivo, el cual da cumplimiento con la normatividad del Archivo General de la Nación. - Asimismo, el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo responde a la necesidad del cumplimiento de la Guía de TI para la Gestión de Trámites Jurisdiccionales. - De igual forma, el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo está integrado con el ecosistema que permite que los documentos creados en los diferentes aplicativos conformen el expediente electrónico para facilitar su conservación y acceso.

Que el contratista Dacartec International Services Andinas S. A. S. cumplió a cabalidad con todas las obligaciones contractuales a su cargo; por tal motivo, no fue objeto de procesos sancionatorios, toda vez que los supervisores realizaron una vigilancia permanente del desarrollo contractual y, en los eventos en que se hubiesen presentado algún tipo de moras, el contratista atendió oportunamente las solicitudes formuladas…

CONCEPTOS-Se considera del análisis probatorio que los hechos atribuidos no tuvieron ocurrencia conforme a lo señalado en el artículo 90 de la Ley 1952 de 2019

…Se procederá a declarar la terminación de la acción disciplinaria y, en consecuencia, ordenará el archivo definitivo a favor de los servidores públicos adscritos a la Superintendencia de Sociedades…

ABSTRACT

La presente actuación disciplinaria se inició con el fin de determinar si para la orden de compra No. 72658 de 2021, cuyo objeto consistió en la: “Adquisición de licenciamiento de un Enterprise Content Management ECM y los servicios requeridos para garantizar su funcionamiento y adaptación de acuerdo con los parámetros establecidos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la Superintendencia de Sociedades”, se pudo haber presentado irregularidades en su planeación.

Asimismo, es necesario establecer si las nueve (9) modificaciones contractuales estuvieron debidamente justificadas y sustentadas desde el punto de vista técnico y financiero y si se incumplimientos que no hayan sido sancionados por la entidad estatal.

Palabras clave:

• Estudio previo - Contrato - Proceso administrativo sancionatorio

AUTO

Palabras clave:

• Estudio previo - Contrato - Proceso administrativo sancionatorio

AUTO

| | | | --- | --- | | Dependencia: | PROCURADURÍA DELEGADA DISCIPLINARIA DE INSTRUCCIÓN 6: PRIMERA PARA LA CONTRATACIÓN ESTATAL | | Radicado: Investigados: Cargo: | IUS-E-2024-705531 - IUC-D-2024-3865081 Nicolás Martínez Devia y otros Secretario General y otros | | Entidad: | Superintendencia de Sociedades | | Fecha queja: Fecha hechos: | Noviembre 12 de 2024 Vigencias 2022 a 2024 | | Asunto: | (45) Archivo |

Bogotá D.C, febrero 18 de 2026

1. ASUNTO

Este Despacho procede a pronunciarse en derecho en lo que corresponda frente a las diligencias identificadas con el número de radicadoNo.IUS-E-2024-705531 / IUC-D-2024-3865081.

1. ANTECEDENTES

1. Queja:

El senador Miguel Uribe Turbay remitió, el 12 de noviembre de 2024, a la Procuraduría General de la Nación copia de la denuncia anónima presentada en contra de la Superintendencia de Sociedades[[1]](#footnote-1).

La citada denuncia refiere posibles irregularidades relacionadas la posible inoperancia del sistema documental GEDDES, lo que habría generado aparentes incumplimientos en los tramites de las solicitudes radicadas ante la entidad. Atribuye que esta situación se debería a deficiencias del nuevo sistema y a la falta de capacitación al personal vinculado a la Superintendencia[[2]](#footnote-2).

• 1. Indagación previa:

A la Procuraduría Delegada Disciplinaria de Instrucción 6. Primera para la Contratación Estatal le correspondió el conocimiento de las presentes diligencias; por tal motivo, ordenó mediante auto del 29 de noviembre de 2024el inicio de la indagación previa en averiguación de responsables vinculados a la Superintendencia de Sociedades, con el fin de determinar: “si existieron o no anomalías en la contratación y/ o ejecución – implementación – del sistema de gestión documental de la Superintendencia de Sociedades denominado GEDDES”[[3]](#footnote-3).

Mediante auto del 16 de diciembre de 2024 y 11 de marzo de 2025, fueron incorporados los radicados No. IUS-E-2024-697231/ IUC-D-2024-3872788[[4]](#footnote-4) e IUS-E-2024-670301 - IUC-D-2024-3868809[[5]](#footnote-5), respectivamente, a la presente actuación disciplinaria, toda vez que las conductas objeto de reproche en los procesos disciplinarios guardan estrecha relación.

• 1. Investigación disciplinaria:

Mediante auto del 16 de julio de 2025, el despacho dispuso la apertura de investigación disciplinaria en contra de los siguientes servidores públicos adscritos a la Superintendencia de Sociedades:

1. NUBIA XIOMARA SEPÚLVEDA MENDOZA, coordinadora del grupo de proyectos (elabora estudios previos y es supervisora contractual). 2. CAMILO ANDRÉS BUSTOS MANCERA, director de tecnología de la información y las comunicaciones (elabora estudios previos y es supervisor contractual). 3. DANERY BUITRAGO, secretaria general y ordenadora del gasto (suscribe la orden de compra analizada). 4. MARÍA ANDREA CAMPO RODRÍGUEZ, coordinadora del grupo de contratos (autoriza las diferentes modificaciones a la orden de compra bajo estudio). 5. NICOLÁS MARTÍNEZ DEVIA, secretario general (avala y suscribe las diferentes modificaciones contractuales). 6. GLEIDYS MARGOTH BLANCO CÓRDOBA, directora (e) de tecnología de la información y las comunicaciones. 7. DIEGO ALEJANDRO FRANCO GARCÍA, coordinador del grupo de proyectos de tecnología. 8. LUZ ADRIANA RODRÍGUEZ DÍAZ, directora de tecnología de la información. 9. LEIDY JINETH GARZÓN ALBARRACÍN, Supervisor Funcional - Coordinadora Grupo de Gestión Documental. 10. ALDEMAR MENDOZA CUBILLOS, Supervisor Funcional Componente PQRSDF - Coordinador Grupo de Relación Estado – Ciudadano. 11. ALBERTO ROMERO GÓMEZ, Supervisor Funcional componente de Notificaciones - Coordinador Grupo de Notificaciones Administrativas. 12. SINDY VANESSA OSPINA SÁNCHEZ, supervisor funcional componente de expedientes Jurisdiccionales - Coordinadora Grupo de Apoyo Judicial.

13. JANNETH ANDREA FLOREZ CARO, supervisor funcional componente de expedientes jurisdiccionales y administrativos – coordinadora grupo de apoyo judicial. 14. MAYRA ISABEL GONZÁLEZ NÚÑEZ, directora de tecnología de la información y las comunicaciones. 15. AMANDA ROCIO FERNÁNDEZ RICO, Supervisora técnica - Coordinadora Grupo de Sistemas y Arquitectura de Tecnologías. 16. MARISOL CASTIBLANCO CALIXTO, Supervisora técnica - Coordinadora Grupo de Innovación, Desarrollo y Arquitectura de Aplicaciones. 17. DANIEL HERNANDO BARRAGÁN CASTRO, Supervisor técnico - Coordinador Grupo de Arquitectura de Datos. 18. MARIA DEL PILAR NIÑO GALLO, Supervisor funcional (E) componente de Expedientes jurisdiccionales - Coordinadora Grupo de Apoyo judicial (E).

A los investigados se le atribuyó los siguientes hechos disciplinariamente relevantes[[6]](#footnote-6):

“(…) el despacho considera necesario dar inicio a la etapa de investigación disciplinaria, con el fin de establecer si para la orden de compra núm. 72658 de 2021, que tiene por objeto la: “Adquisición de licenciamiento de un Enterprise Content Management ECM y los servicios requeridos para garantizar su funcionamiento y adaptación de acuerdo con los parámetros establecidos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la Superintendencia de Sociedades”, se pudo haber presentado irregularidades en su planeación, en la medida que posiblemente no se contemplaron todos los aspectos, requerimientos, validaciones, períodos de transición, capacitaciones y/o temas de índole técnico que hubiera podido incidir en la serie de modificaciones que se surtieron en curso de la ejecución contractual.

Asimismo, es necesario establecer si cada una de estas nueve (9) modificaciones contractuales estuvieron debidamente justificadas y sustentadas desde el punto de vista técnico y financiero y si realmente eran necesarias para el cabal cumplimiento del contrato; o si por el contrario, se pudo haber presentado en la ejecución de la citada orden, incumplimientos del contratista que se hicieron nugatorios ante la suscripción de dichas modificaciones contractuales; posibles incumplimientos que no hayan sido sancionados por la entidad estatal bajo análisis.”

La apertura de investigación disciplinaria fue notificada de la siguiente manera a los investigados:

| | | | | --- | --- | --- | | INVESTIGADOS | MEDIO DE NOTIFICACIÓN | FECHA | | Nubia Xiomara Sepúlveda Mendoza[[7]](#footnote-7) | Correo electrónico | Julio 30/ 2025 | | Camilo Andrés Bustos Mancera[[8]](#footnote-8) | Personalmente | Julio 31 /2025 | | Danery Buitrago y Sindy Vanessa Ospina Sánchez[[9]](#footnote-9) | Por edicto | Fijado: ago. 13/2025 Desfijado: ago. 15/2025 | | María Andrea Campo Rodríguez[[10]](#footnote-10) | Correo electrónico | Agosto 01/2025 | | Nicolás Martínez Devia[[11]](#footnote-11) | Correo electrónico | Agosto 11/2025 | | Gleidys Margoth Blanco Córdoba[[12]](#footnote-12) | Correo electrónico | Julio 31 /2025 | | Diego Alejandro Franco García[[13]](#footnote-13) | Personalmente | Julio 31 /2025 | | Luz Adriana Rodríguez Díaz[[14]](#footnote-14) | Personalmente | Agosto 04 /2025 | | Leidy Jineth Garzón Albarracín[[15]](#footnote-15) | Correo electrónico | Julio 31 /2025 | | Aldemar Mendoza Cubillos[[16]](#footnote-16) | Correo electrónico | Agosto 04/2025 | | Alberto Romero Gómez[[17]](#footnote-17) | Personalmente | Agosto 04/2025 |

| Janneth Andrea Florez Caro[[18]](#footnote-18) | Correo electrónico | Agosto 05/2025 | | Mayra Isabel González Núñez[[19]](#footnote-19) | Correo electrónico | Julio 30/2025 | | Amanda Rocio Fernández Rico[[20]](#footnote-20) | Correo electrónico | Agosto 05/2025 | | Marisol Castiblanco Calixto[[21]](#footnote-21) | Correo electrónico | Agosto 01/2025 | | Daniel Hernando Barragán Castro[[22]](#footnote-22) | Personalmente | Agosto 06/2025 | | Maria Del Pilar Niño Gallo[[23]](#footnote-23) | Correo electrónico | Agosto 05/2025 |

Mediante auto del 28 de noviembre de 2025, se dispuso la incorporación del radicado No. IUS-E-2024-699096 - IUC-D-2024-3866670, a la presente actuación disciplinaria, toda vez que las conductas objeto de reproche en ambos procesos disciplinarios guardan estrecha relación[[24]](#footnote-24).

## CONSIDERACIONES

• 1. Competencia:

El artículo 12 del Decreto Ley 1851 de 2021, dispone que le corresponde a las procuradurías delegadas de instrucción conocer de las actuaciones disciplinarias, hasta la notificación del pliego de cargos o de la decisión de archivo, que se adelanten en contra de “Los servidores públicos que tengan rango equivalente o superior al de Secretario General de las entidades que formen parte de las ramas ejecutiva del orden nacional o legislativa (…)”,lo que permite afirmar que este Despacho cuenta con el factor de competencia subjetivo, toda vez que a la presente actuación disciplinaria se vinculó a los secretarios generales de la Superintendencia de Sociedades[[25]](#footnote-25).

Asimismo, se cuenta con el factor material de competencia, al tratarse de la orden de compra No. 72658-2021; por tanto, esta procuraduría delegada tiene competencia para de investigar aquellas conductas que versen sobre la gestión contractual de las entidades públicas, según la Resolución PGN No. 377 de 2022.

Así pues, al cumplirse con las condiciones subjetivas y materiales de competencia, este Despacho es la dependencia encargada de proferir la decisión correspondiente dentro de las presentes diligencias.

• 1. Situación probatoria:

Al plenario fue allegado el siguiente material probatorio relacionado con la orden de compra No. 72658-2021:

• 1. Situación probatoria:

Al plenario fue allegado el siguiente material probatorio relacionado con la orden de compra No. 72658-2021:

• Orden de compra No. 72658 del 2021, cuyo objeto consistió en la: “Adquisición de licenciamiento de un Enterprise Content Management ECM Y los servicios requeridos para garantizar su funcionamiento y adaptación de acuerdo con los parámetros establecidos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la Superintendencia de Sociedades”, cuyo como plazo era desde el 23 de julio del 2021 hasta el 8 de julio del 2022, por valor de $4.745.161.283[[26]](#footnote-26). - Mediante oficio No. 202-01-539098 del 25 de julio de 2025, la Superintendencia de Sociedades dio respuesta al requerimiento efectuado por este despacho, en el cual se le solicitó allegar un informe que detallara la ejecución contractual final de la orden de compra No. 72658 del 2021, además de que se incluyera el balance financiero y el estado actual[[27]](#footnote-27).

Para el efecto, se remitió el “INFORME DETALLADO DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL FINAL DE LA ORDEN DE COMPRA 72658 DE 2021”, del cual

se evidencian las siguientes conclusiones[[28]](#footnote-28):

“9. ESTADO ACTUAL DEL APLICATIVO GEDESS

Los supervisores técnicos y funcionales certifican, de acuerdo con sus competencias, que el sistema GeDeSS se encuentra operando de manera confiable y consistente, desde el 23 de septiembre de 2024. GeDeSS contempla los siguientes módulos, los cuales a su vez se encuentran operativos y en óptimo funcionamiento:

1. Administración funcional

2. Administración de usuarios

3. Consultas y reportes

4. Producción documental

5. Consulta migrados

6. Consulta y cierre de expedientes

7. Reporteador

8. Radicación

9. PQRSD

10. Instrumentos archivísticos

11. Masivos

12. Firma electrónica y firma digital

Así las cosas, desde la puesta en operación, es decir el 23 de septiembre de 2024 al 30 de junio de 2025 se tramitaron en GeDeSS en total 649.392 radicados (…)

Entre estos, el sistema permitió la generación de 3.699 lotes de producción documental masiva durante el mismo periodo.

Adicionalmente, la implementación del sistema de Gestión de Documentos Electrónicos GeDeSS permitió, con corte al 13 de mayo, la recepción de un total de 28.246 reportes de estados financieros y 128.512 documentos adicionales, lo que representó un destacado nivel de cumplimiento del 92,03% respecto a lo esperado. Este porcentaje se refiere a la cantidad de documentos recibidos a través de GeDeSS en relación con los esperados.

(…)

CONCLUSIONES

(…)

CONCLUSIONES

• Hoy la Superintendencia de Sociedades cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, con las funcionalidades necesarias para la conformación de los expedientes electrónicos de archivo, con administración de tablas de retención documental, disposición final y demás normatividad vigente del Archivo General de la Nación. - La Entidad tiene en producción desde septiembre de 2024 un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, que garantiza el cumplimiento de la Guía de TI para la Gestión de Trámites Jurisdiccionales en lo relacionado con los requerimientos de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos, así como los componentes mínimos de los expedientes electrónicos. - El nuevo Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA de la Superintendencia de Sociedades se encuentra integrado con el ecosistema de aplicaciones de la Entidad, lo que permite que los documentos creados en los diferentes aplicativos conformen el expediente electrónico para facilitar su tratamiento, conservación y acceso. Adicionalmente cuenta con mecanismos tecnológicos de interoperabilidad con otras entidades. - Finalmente, se señala que el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA se encuentra operativo y en producción, en cumplimiento de lo contractualmente pactado en el marco de la orden de compra, por lo cual, razón por la cual a la fecha dicha orden de compra se encuentra en proceso de elaboración del acta de liquidación de común acuerdo”.

En cuanto al balance financiero se indicó lo siguiente:

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En cuanto al balance financiero se indicó lo siguiente:

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• En el oficio No. 202-01-539098 del 25 de julio de 2025, la Superintendencia de Sociedades informó a este despacho que el contratista cumplió con todas sus obligaciones; por lo tanto, no fue objeto de procesos sancionatorios, toda vez que los supervisores requirieron al contratista con el fin de que cumpliera con sus obligaciones de forma adecuada y oportuna, solicitudes que fueron atendidas por Dacartec International Services Andina S.A.S[[29]](#footnote-29). - Mediante dictamen pericial del 21 de octubre de 2025, la Dirección Nacional de Investigaciones Especiales de la Procuraduría General de la Nación dio respuesta a los requerimientos formulados por este Despacho en el auto de investigación disciplinaria[[30]](#footnote-30).

1. Sí en la fase de planeación se pudieron haber presentado falencias que incidieran en las reiteradas modificaciones ulteriores suscritas en los años siguientes a su suscripción.

2. Si se contemplaron en debida forma todos los aspectos, requerimientos, validaciones, períodos de transición, capacitaciones y/o temas de índole técnico que hubiera podido incidir en la serie de modificaciones que se surtieron en curso de la ejecución contractual.

3. Si cada una de las nueve (9) modificaciones contractuales estuvieron debidamente justificadas y sustentadas desde el punto de vista técnico y financiero y si realmente eran necesarias para el cabal cumplimiento del contrato; o si, por el contrario, se pudo haber presentado en la ejecución de la citada orden, incumplimientos del contratista que se hicieron nugatorios ante la suscripción de dichas modificaciones contractuales.

4. Posibles incumplimientos que no hayan sido sancionados por la entidad estatal.

5. Indicar el estado actual de la herramienta GeDeSS y si la misma ya se encuentra plenamente operativa en dicha entidad estatal.

Frente a este requerimiento, el dictamen pericial concluyó lo siguiente:

“A. Evaluación de la Fase de Planeación Contractual y la Incidencia de Falencias en las Modificaciones Ulteriores

Respecto a la potencial existencia de falencias en la planeación que hubieran incidido en las nueve modificaciones, el análisis, basado en la justificación de la Entidad, se observó que las modificaciones fueron causadas principalmente por circunstancias sobrevinientes (imprevistas e imprevisibles), y no por fallas esenciales en la planeación inicial.

(…)

B. Justificación y Necesidad de las Modificaciones Contractuales

(…) la Orden de Compra 72658 (…) llevaron a nueve modificaciones contractuales, de las cuales se realiza el siguiente análisis:

1. Modificación N.° 1 (Julio 2022):

(…)

B. Justificación y Necesidad de las Modificaciones Contractuales

(…) la Orden de Compra 72658 (…) llevaron a nueve modificaciones contractuales, de las cuales se realiza el siguiente análisis:

1. Modificación N.° 1 (Julio 2022):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 7 de julio de 2022 | Hasta el 15 de diciembre de 2022 | $209.560.000 |

La primera modificación fue el resultado de la confluencia de tres factores: (…)

• 1. Imprevistos Técnicos en la Implementación: - Actualización Obligatoria: El proyecto inició con la versión 21.0.1 del software de IBM, pero el fabricante recomendó actualizar a la versión 21.0.2 para obtener mejoras de rendimiento (…) - Retrasos en la infraestructura: demoras en el aprovisionamiento de los nuevos servidores (…) - (…) Estos retrasos en la infraestructura afectaron todo el cronograma (…)

1. Un ciberataque

El 24 de junio de 2022 (…). Este evento de fuerza mayor obligó a la entidad a aislar sus sistemas para proteger la información (…).

• 1. Nuevas Necesidades del Proyecto (…) Mayor volumen de Datos a Migrar (…) Integración de Firma Digital (…) Configuración de Expedientes Judiciales.

1. Modificación N.° 2 (Noviembre 2022):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 25 de noviembre de 2022 | Hasta el 31 de diciembre de 2022 | Sin adición |

Esta prórroga (…) se debió enteramente a la inestabilidad del equipo en la empresa contratista (…)

1. Modificación N.° 3 (Diciembre 2022):

Esta prórroga (…) se debió enteramente a la inestabilidad del equipo en la empresa contratista (…)

1. Modificación N.° 3 (Diciembre 2022):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 29 de diciembre de 2022 | Hasta el 30 de junio de 2023 | Sin adición |

(…) Las justificaciones (…):

• Impacto continuado del Ciberataque - (…) surgieron errores en el software base que (…) no podía resolver. Estos problemas tuvieron que ser escalados directamente al fabricante (IBM) - Impacto de rotación de Personal (…) - (…) incluir un mes adicional, (…) para estabilizar el sistema después de su puesta en producción.

1. Modificación N.° 4 (Junio 2023):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 29 de junio de 2023 | Hasta el 19 de diciembre de 2023 | $252.980.000 |

(…) debido (…)

• Falla del Software Base: (…) su resolución dependió enteramente del fabricante. - Falla eléctrica en la Superintendencia: El 7 de enero de 2023 (…) requiriendo 906 horas de trabajo del contratista para recuperar los ambientes, (…) - Crecimiento exponencial de datos: (…) la migración de datos escaló (…) El volumen (…) pasando de la estimación de 320 GB a un tamaño real de 642 GB (…) - Complejidad del Modelo de Seguridad: (…) sistema antiguo era mucho mas complejo de lo pensado y requería un trabajo de “ingeniería inversa” (…) - Requerimientos adicionales: Surgió la necesidad de más capacitaciones por la rotación de personal en la entidad y una nueva integración con el operador postal 4-72 (…).

1. Modificación N.° 5 (Noviembre 2023):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 20 de noviembre de 2023 | Sin prorroga | $1.191.330.000 |

Esta modificación (…) Su único propósito fue aprobar los fondos para migrar 366 GB adicionales, llevando el total proyectado en ese momento a 686 GB, para garantizar la integridad de la información histórica en el nuevo sistema.

1. Modificación N.° 6 (Diciembre 2023):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 19 de diciembre de 2023 | Hasta el 2 de marzo de 2023 | Sin adición |

La causa de esta prórroga fue (…): la Sentencia C-390/23 de la Corte Constitucional (…)

• La sentencia obligó a la Superintendencia a reestructurar internamente sus grupos de trabajo de insolvencia. - Este cambio organizacional requirió ajustada la configuración del sistema Ge Dess, afectando especialmente las “Tablas de Retención Documental” (TRD)

1. Modificación N.° 7 (Marzo 2024):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 22 de marzo de 2021 | Hasta el 2 de julio de 2024 | Sin adición |

Esta prórroga se debió a (…):

• (…) reconfiguración de los entornos de prueba y producción requirió más tiempo del previsto. - (…) el avance se vio condicionado por (…) los tiempos de respuesta del fabricante de Software, IBM, al tener que escalar nuevos problemas técnicos. - (…) Adaptar la comunicación de GeDeSS con las otras 15 aplicaciones de la entidad (…).

1. Modificación N.° 8 (Julio 2024):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 2 de julio de 2024 | Hasta el 2 de septiembre de 2024 | Sin adición |

Esta prórroga se centró en resolver los siguientes problemas (…)

• Retrasos con IBM: (…) reforzando el tema de la dependencia del proveedor. - Lentitud del sistema: Durante las pruebas integrales (…) requiriendo un “plan de choque” para diagnosticar y solucionar el problema. - Implementación de “Cola de Radicación”: (…) para gestionar altos volúmenes de solicitudes de radicación simultaneas (…). - Retrasos en pruebas de carga: Los problemas anteriores impidieron realizar a tiempo las pruebas de carga (…)

1. Modificación N.° 9 (Septiembre 2024):

| | | | | --- | --- | --- | | Fecha | Prórroga | Adición de Presupuesto | | 2 de septiembre de 2024 | Hasta el 30 de septiembre de 2024 | Sin adición |

(…) realizar los ajustes finales derivados de las pruebas de cargar y asegurar una transición estable.

• Resolución de casos con IBM (…) - (…) Se realizaron los últimos ajustes a la funcionalidad, rendimiento e infraestructura del sistema. - (…) El operador postal 4-72 cambió su propio proveedor de tecnología (…), lo que obligó a (…) reconstruir la integración a última hora. - (…) Se realizaron sesiones complementarias para asegurar la correcta adopción de la herramienta por parte de los usuarios.

C. Justificación y Necesidad de las Modificaciones Contractuales

1. (…) De la revisión de los informes de Supervisión se identifica que no se adelantaron proceso sancionatorio contra el contratista (…). 2. (…) ausencia de sanción radica en que, (…) durante la ejecución, la Supervisión dio cumplimiento al Manual de Contratación (…) requiriendo al contratista por escrito para que atendiera sus obligaciones (…).

La supervisión declaró que el contratista solucionó y superó las situaciones presentadas. Las situaciones de incumplimiento de plazo (…) se solventaron mediante las prórrogas (…) fueron avaladas con base en las situaciones sobrevinientes y ajenas a la voluntad de las partes (…)

1. Soporte Poscontractual y Garantías: (…) 960 horas de soporte técnico (…)

Además, el contrato cuenta con una garantía de un (1) año a partir de la fecha de puesta en producción (23 de septiembre de 2024 al 23 de septiembre de 2025) para corregir (…) error o falla atribuible al desarrollo.

D. Estado Actual de la Herramienta GeDeSS

(…)

Puesta en Operación: El sistema GeDeSS se encuentra operando de manera confiable y consistente desde el 23 de septiembre de 2024.

Cumplimiento de RFQ: La Supervisión certifica que el sistema es funcional y cumple con lo estipulado contractualmente.

Módulos operativos: GeDeSS cuenta con 12 módulos operativos, (…)

El SGDEA está integrado con un total de 15 aplicaciones del ecosistema tecnológicos de la Entidad (…)

La solución entregada utiliza la versión 22.0.2 (actualizada en junio de 2024) (…)

El SGDEA está integrado con un total de 15 aplicaciones del ecosistema tecnológicos de la Entidad (…)

La solución entregada utiliza la versión 22.0.2 (actualizada en junio de 2024) (…)

1. Estado Contractual Final: La Orden de Compra No. 72658 de 2021 se encuentra en liquidación de común acuerdo, (…) la entrega y puesta en marcha del contrato fue cumplida a satisfacción”. 1. Decisión que adoptar:

La presente decisión tiene como finalidad determinar sí, con ocasión de la orden de compra No. 72658 de 2021, cuyo objeto consistió en la: “Adquisición de licenciamiento de un Enterprise Content Management ECM y los servicios requeridos para garantizar su funcionamiento y adaptación de acuerdo con los parámetros establecidos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la Superintendencia de Sociedades”, se pudieron haber presentado falencias en la planeación del contrato, toda vez que durante la etapa de ejecución, se suscribieron una serie de modificatorios.

Asimismo, la presente actuación ti