PGN - Circular 17 de 2025

OFICIO CIRCULAR N017

DE: DIVISIÓN DE SEGURIDAD

PARA: SERVIDORES (AS) DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA

NACION :

ASUNTO: PROTOCOLO DE SEGURIDAD : PARA CONTRATISTAS,

PRACTICANTES, AUXILIARES JURIDICOS AD-HONOREM Y

VISITANTES SIN VINCULOS LABORALES CON LA ENTIDAD,

PARA REALIZAR TAREAS DE ACCESO, CONSULTA Y GESTIÓN

DE DOCUMENTOS FISICOS Y “DIGITALES DE LA

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION.

FECHA: Bogota D.C., 28 de Julio de 2025

Respetados servidores (as): En concordancia con lo establecido en la Ley N° 1712 de 2014 «Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional», así como en la Ley N° 1581 de 2012 «Disposiciones generales para la protección de datos personales» y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, la Procuraduría General de la Nación reconoce la importancia: de garantizar la seguridad e integridad de los documentos que produce en el ejercicio de sus funciones. La protección y custodia física y digital de los archivos institucionales constituye una responsabilidad estratégica, orientada a prevenir alteraciones, pérdidas o accesos no autorizados a la información, asegurando así la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. : En consecuencia, es deber de la Entidad promover medidas “técnicas de seguimiento y control, administrativas y normativas que refuercen una cultura de manejo responsable de la información, alineadas con las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de la Procuraduría General de la Nación y

seguimiento y control, administrativas y normativas que refuercen una cultura de manejo responsable de la información, alineadas con las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de la Procuraduría General de la Nación y en cumplimiento de los estándares del Archivo General de la Nación. De manera análoga, y en cumplimiento del Decreto N° 262 de:2000, artículo 20, en donde están definidas plenamente las funciones de la División de Seguridad, y en particular, en su numeral 3. «Prestar el servicio de protección y seguridad a los bienes de la Procuraduría General de la Nación», la Resolución N° 204 de 2024 Grupo de Protección de Datos y Activos de Información y las Funciones de la División de Documentación; se presenta el siguiente protocolo de seguridad, con el fin de dar lineamientos para realizar tareas asociadas con la gestión de documentos y archivos de la Procuraduría General de la Nación.

DIVISIÓN DE SEGURIDAD = al :

Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10217Marco légal y normativo-institucional: » De acuerdo con la Ley N°'594 de 2000 — Ley General de Archivos, se subraya la responsabilidad de las Entidades públicas en la gestión de sus documentos y archivos, para lo cual la intervención debe ser realizada por personal capacitado y autorizado, en aras de evitar prácticas que pongan en riesgo la información de la Entidad, tales como alteración o destrucción no autorizada de documentos. » En el marco de lo contemplado en la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional - Ley N 1712 de 2014, se establecen

la Entidad, tales como alteración o destrucción no autorizada de documentos. » En el marco de lo contemplado en la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional - Ley N 1712 de 2014, se establecen límites y excepciones a la divulgación de información, especialmente aquella clasificada o reservada. Los documentos de la Entidad registran este tipo de información, cuyo acceso debe ser salvaguardado por todas las dependencias en el ejercicio de sus funciones. = La Ley N° 1952 de 2019 - Código General Disciplinario señala en el artículo 38 numeral 6, como deber de todos los servidores públicos: «Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos». » La Procuraduria General de la Nación, en el Procedimiento DO-P-04 Organización Documental, numeral 5 — 5.1 Roles y Responsabilidades establece: ¥ Cada jefe de dependencia tiene la responsabilidad funcional de administrar y custodiar el archivo de gestión de su dependencia, delegando la organización, mas ‘no la responsabilidad de este a un administrador de archivo. Y Los jefes de cada dependencia tienen la responsabilidad de la organización y conservación, además de la obligación de custodiar la documentación generada y velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fiabilidad de la información contenida en los documentos que se administran en sus archivos de gestión, como aquellos que se entregan con carácter de custodia. Los archivos de la Entidad están a cargo de los Jefes de Dependencia quienes coordinarán los procesos internos de organización.

información contenida en los documentos que se administran en sus archivos de gestión, como aquellos que se entregan con carácter de custodia. Los archivos de la Entidad están a cargo de los Jefes de Dependencia quienes coordinarán los procesos internos de organización. De acuerdo con la Política.de Seguridad de la información TI-PO-01 en su literal número 5.3 indica. que «El incumplimiento de las políticas de Seguridad de la Información que. comprometa la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información puede resultar en una acción disciplinaria o en acciones legales que apliquen a la normatividad del Gobierno Nacional y Territorial en cuanto a seguridad y privacidad de la información».

DIVISIÓN DE SEGURIDAD 2

Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10217= Los procesos archivísticos son operados en la Entidad por los servidores y contratistas de la PGN con base en las condiciones técnicas establecidas en el marco del Proceso Documental, por lo tanto, se refuerza la necesidad de ejercer control estricto y supervisado del acceso físico a instalaciones sensibles, limitando el ingreso solo al personal con vínculo vigente y funciones autorizadas de acuerdo con su cargo y manual de funciones. La manipulación y escaneo de documentos radicados. en las dependencias de la Entidad se deben adelantar bajo supervisión permanente de los titulares del tratamiento de la información, con conocimiento del titular de la dependencia, según lo establece la Política de Protección de Datos y la Política General de Seguridad de la Información de la Entidad. = De igual forman en cumplimiento al Memorando N° 007 del 05/03/2024

según lo establece la Política de Protección de Datos y la Política General de Seguridad de la Información de la Entidad. = De igual forman en cumplimiento al Memorando N° 007 del 05/03/2024 «Término de la Prestación del Servicio de los Auxiliares Jurídicos AdHonórem», suscrito por la Secretaría General, se indica «En el marco de lo establecido en la Ley 878 de 20041 y la Resolución 164 de 20152, el término para la prestación del servicio de los Auxiliares Jurídicos Ad-honórem para el desempeño de la judicatura voluntaria en la Procuraduría General Nación es de nueve (9) meses, contados a partir de la fecha de la posesión. En virtud de lo anterior, es deber de los Auxiliares Jurídicos Ad-honórem que dentro de los tres (3) días siguientes a la culminación de los nueve (9) meses de la judicatura realicen la entrega del cargo a la División de Gestión Humana conforme a las directrices establecidas en el procedimiento «Vinculación de Auxiliares Jurídicos Ad Honórem — Código TH-P-07.' Cumplido ‘el término señalado, los jefes de dependencia deben abstenerse de continuar asignando carga laboral a los Auxiliares Jurídicos Ad-honórem, toda vez que no es posible prorrogar el tiempo de permanencia de los judicantes, por cuanto el vencimiento de la cobertura a la Administradora de Riesgos: Laborales -ARLy la imposibilidad de convalidar tiempos adicionales. En.esta medida no se les autorizará el ingreso a las instalaciones de la Entidad. " De acuerdo a lo establecido en la Resolución N°138 del 27 de junio de 2025, la

imposibilidad de convalidar tiempos adicionales. En.esta medida no se les autorizará el ingreso a las instalaciones de la Entidad. " De acuerdo a lo establecido en la Resolución N°138 del 27 de junio de 2025, la División de Seguridad debe Implementar y Supervisar la ejecución de acciones que permitan establecer controles a la salida e ingreso de expedientes en puntos de entrada y salida de la Procuraduria General de la Nación, así como los protocolos de acceso a las instalaciones para los servidores, contratistas, apoyo policial, practicantes, pasantes, auxiliares jurídicos y visitantes, en cumplimiento de las actividades de seguridad, para protección de los activos de información que hacen parte de la gestión de los servidores de la entidad, para el cumplimiento de sus actividades. : :

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Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10217Dadas las anteriores aclaraciones, y atendiendo los criterios de seguridad institucional y de protección de la información expuestos, no es viable autorizar el ingreso de contratistas y practicantes, auxiliares jurídicos ad-honórem y/o visitantes, sin que medie algún tipo de vínculo laboral o contractual vigente, para realizar tareas asociadas con la gestión de sus documentos y archivos de la Procuraduría General de la Nación. Cordialmente, Fuente: Division de Documentación / Grupo de Protección de Datos y Activos de Información Proyectó: As. Astotfo Rivas / : Revisó: Pu. Wilmar Alexis Cataño! Asesor 24 Miguel Alejandro González / Jefe División Yuri Katerine Moreno

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Proyectó: As. Astotfo Rivas / : Revisó: Pu. Wilmar Alexis Cataño! Asesor 24 Miguel Alejandro González / Jefe División Yuri Katerine Moreno

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Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10217