PGN - Circular 2 de 2020

Ésta le da alcance a la

Resolución 40 de 2017 PGREOCNUERDAE RDLAU ANRALICIAO N

CIRCULAR N?

DE: PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

PARA: PROCURADORES DELEGADOS, SECRETARIO GENERAL,

VEEDOR, PROCURADORES REGIONALES Y

PROVINCIALES, JEFES DE DEPENDENCIA Y JEFES DE

DIVSIÓN DE LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN.

ASUNTO: CUMPLIMIENTO DE TERMINOS DE LAS SOLICITUDES

CIUDADANASY APLICACIÓN DE LOS NUEVOS TIPOS DE

COMUNICACION EN EL SIGDEA

FECHA: Apreciados Jefes de Dependencia y Servidores En atención a lo dispuesto en la en la Ley 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición, y con el fin de garantizar la adecuada atención, registro, clasificación y seguimiento de las peticiones, quejas y denuncias que son presentadas ante la Procuraduría General de la Nación a través de los diferentes canales de atención, se han creado nuevos tipos de comunicación para el registro de las solicitudes y parametrización de los términos legales de respuesta a través del Sistema de Información y Gestión

Electrónica Documental y Archivo —-SIGDEA.-. Los nuevos tipos de comunicación y términos establecidos en el sistema son los siguientes: Tipo de comunicación Término parametrizado en el sistema para respuesta Peticiones de interés 15 días particular o general Peticiones de documentos e 10 días información Consulta 30 días Denuncia Proceso Electoral 15 dias Denuncia Uriel 15 días Denuncia / Queja 15 días Tutelas Inferior a 2 días / horas

Urgente / termino prioritario Inferior a 5 dias Comunicación informativa No aplica término Por lo anterior, deberán registrarse las peticiones de acuerdo con los anteriores tipos de comunicación y darse cumplimiento a los términos de respuesta parametrizados en el Sistema de Información. La División de Registro y Control y Correspondencia, realizará PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN seguimiento a través de reportes en los que informará el estado de las mismas a todas las dependencias y controlará el cumplimiento de los términos con el soporte de la respuesta entregada al peticionario, la cual deberá ser generada a través del SIGDEA y archivada en la plataforma una vez sea remitida. Las directrices para el adecuado registro, tramite y respuesta de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias -PQORS-, que se presentan a través de los diferentes canales de atención en la entidad, podrán consultarse en la Guía para la gestión y parametrización en el sistema de las peticiones, quejas, denuncias, reclamos o sugerencias de la Procuraduría General de la Nación, adoptada mediante el Sistema de Gestión de Calidad con el código GUI-AC-00-001, la cual se encuentra publicada en el portal en la siguiente ruta: Inicio /Planeación/Control / Sistema de Gestión de Calidad / Mapa de Procesos / Es importante tener en cuenta que el incumplimiento a los términos de respuesta a las peticiones, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31 de la Ley 1755 de 2015, dará lugar a las sanciones disciplinarias correspondientes. Ahora bien, la Resolución No. 40 de 2017 del Procurador General de la Nación, a través

de la cual se adoptó el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo — SIGDEA de la Procuraduría, establece en su artículo segundo, el deber de los funcionarios de registrar las actuaciones realizadas en dicho sistema, por lo tanto todas las dependencias deberán garantizar el 100% de uso de esta herramienta y contar con la firma digital que permita que todas las comunicaciones dirigidas a la ciudadanía se realicen por el sistema, (en medio electrónico o físico). Lo anterior teniendo en cuenta que el seguimiento de los términos legales se realizará de acuerdo con la información y comunicaciones de salida que se visualicen en esta herramienta. En caso de requerir apoyo para el registro de los nuevos tipos de comunicación, los funcionarios y jefes de dependencia podrán acudir a la Mesa de Ayuda del Grupo de Gestión Documental Electrónico “GEDde la oficina de sistemas y frente a la clasificación de los tipos documentales podrán dirigirse a la División de Registro y Control y Correspondencia. ; of) F / | / DRANYAAND O [ CAA RRA IL LO FLÓRER Procurador General delá Nación Elaboró: Claudia Martin - División de Registro y Control y Correspondencia Aprobó: Diana Marcela Velasco Rincón - Jefe de la División de Registro y Control y Correspondencia Revisó: Alonso Pio Fernández Angarita - Monica Maria Soler Ayala — Despacho PGN