PGN - Cirular interna 01 de 2025

Carrera 5 # 15-80, Bogotá D.C | PBX: 601) 5878750 | www.procuraduria.gov.co Proceso: Documental | Código: DO-F-28 | Versión: 3 | Fecha: 13/12/2024

CIRCULAR INTERNA 001

DE: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

PARA: PROCURADORES (AS) DELEGADOS, REGIONALES, DISTRITALES,

PROVINCIALES DE INSTRUCCIÓN Y JUZGAMIENTO, JEFES DE

OFICINA, DIRECTORES, JEFES DE DIVISIÓN, COORDINADORES DE

GRUPO Y EN GENERAL FUNCIONARIOS CON PERSONAS A CARGO.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA CONSOLIDAR LA CULTURA DEL AUTOCONTROL EN LA GESTIÓN DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN –

CONFORMACIÓN DE MESAS DE AUTOCONTROL Y MEJORA CONTINUA FECHA: 22 de septiembre del 2025

En el marco de nuestro compromiso con la excelencia institucional, es fundamental fortalecer el monitoreo y seguimiento continuo de las actividades, procesos y resultados que se desarrollan en cada una de nuestras dependencias. Esta práctica no solo permite verificar el avance hacia los objetivos definidos, sino que también facilita la identificación oportuna de desviaciones, la toma de decisiones informadas y la implementación de acciones correctivas eficaces. Por ello, con el propósito de consolidar espacios que promuevan el AUTOCONTROL y LA AUTOEVALUACIÓN dentro de las competencias de la primera y segunda línea de defensa del Sistema de Control Interno en las dependencias de la Procuraduría General de la

AUTOEVALUACIÓN dentro de las competencias de la primera y segunda línea de defensa del Sistema de Control Interno en las dependencias de la Procuraduría General de la Nación, así como de fortalecer el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPGN, la Oficina de Control Interno en ejercicio de su rol de “enfoque hacia la prevención” consagrado en el artículo 17 del Decreto 648 del 20171, igualmente en cumplimiento de la Resolución 861 del 20192, normativa en la que se establece que la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno es responsabilidad de todos los funcionarios de la PGN, así como de los directivos y líderes de cada dependencia y, en desarrollo de la guía de autocontrol publicada en el Sistema de Gestión de Calidad, se procede a compartir los siguientes lineamientos: 1.- Instar a cada uno de los responsables de la Guía de Autocontrol (EI-G-03), determinados en el punto 3, a conformar mesas de autocontrol y mejora continua, concebidas como instrumentos orientadores que faciliten la gestión de cada una de sus dependencias o grupos de trabajo. En estas mesas se analizarán aspectos relacionados con la verificación, evaluación y seguimiento de la gestión y sus resultados, así como se constituirán como espacios de

1 Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la

seguimiento de la gestión y sus resultados, así como se constituirán como espacios de

1 Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública 2 Resolución 861 de 2019 “por medio de la cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno –MECI y se dictan otras disposiciones”.Carrera 5 # 15-80, Bogotá D.C | PBX: 601) 5878750 | www.procuraduria.gov.co Proceso: Documental | Código: DO-F-28 | Versión: 3 | Fecha: 13/12/2024 retroalimentación y generación de valor con el fin de facilitar la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas en tiempo real y la adopción de acciones de mejora que prevengan la materialización de riesgos. En consecuencia, estos espacios de diálogo y reflexión buscan apoyar la gestión de cada dependencia, contribuyendo a la prevención de riesgos y al fortalecimiento de la cultura organizacional. 2.- Integrantes: las mesas de autocontrol y mejora continua estarán integradas por el jefe de la dependencia y por los funcionarios que éste designe. 3.- Responsabilidades: • Revisar el cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores de la dependencia, proponiendo acciones correctivas cuando sea necesario.

• Hacer seguimiento al avance de los planes institucionales y compromisos (planes operativos, planes de mejora, compromisos con entes de control, entre otros).

• Analizar los riesgos identificados y promover acciones preventivas o correctivas para su mitigación.

operativos, planes de mejora, compromisos con entes de control, entre otros).

• Analizar los riesgos identificados y promover acciones preventivas o correctivas para su mitigación.

• Revisar y proponer ajustes a los procesos y procedimientos internos con el objetivo de simplificarlos y mejorarlos.

• Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por auditorías, organismos de control y oficinas asesoras.

• Promover buenas prácticas y fortalecer la cultura del autocontrol, el cumplimiento normativo y los principios éticos.

• Hacer seguimiento a la consolidación de los reportes mensuales que documenten el estado de los Derechos de Petición conforme a lo señalado en el Memorando No. 001 del 13 de agosto de 2025, relacionado con el cumplimiento oportuno y de fondo en las respuestas a los derechos de petición y la prevención de acciones de tutela

• Consolidar actas y reportes de seguimiento que documenten hallazgos, acuerdos y/o decisiones adoptadas. Estos documentos deben reposar en una carpeta compartida de fácil acceso para su verificación y deben estar disponibles para cuando se requieran por parte de la Oficina de Control

Interno.

• Impulsar estrategias para la integración del equipo de trabajo y la motivación de los funcionarios.

4.- Sesiones: con el fin de garantizar una gestión eficaz y orientada al autocontrol, la mesa de autocontrol y mejora continua deberá reunirse al menos una (1) vez al mes y, de

de los funcionarios.

4.- Sesiones: con el fin de garantizar una gestión eficaz y orientada al autocontrol, la mesa de autocontrol y mejora continua deberá reunirse al menos una (1) vez al mes y, de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran. En cada sesión se deberáCarrera 5 # 15-80, Bogotá D.C | PBX: 601) 5878750 | www.procuraduria.gov.co Proceso: Documental | Código: DO-F-28 | Versión: 3 | Fecha: 13/12/2024 suscribir un acta que contenga el balance de la dependencia y los compromisos adquiridos, los cuales serán objeto de seguimiento en la sesión siguiente. En concordancia con la cultura del autocontrol, corresponde al jefe de cada dependencia realizar el seguimiento a las mesas de autocontrol y mejora continua, así como verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en cada sesión. 5.- Seguimiento: se resalta que la Oficina de Control Interno realizará seguimiento a las mesas de autocontrol y mejora continua, con el fin de verificar la aplicación de esta CIRCULAR, en concordancia con la guía de autocontrol (EI-G-03), a través de visitas preventivas y de auditorías internas de gestión. La presente circular busca la mejora continua y visión estratégica del cumplimiento de las disposiciones del marco normativo vigentes en la materia, sin que se contengan decisiones y se estructura como simple acto de servicio.

Cordialmente,

PEDRO GABRIEL MENDIVIL GUZMÁN

Jefe Oficina de Control Interno

Proyectaron: Vilma Osanna Pinto de Flórez/ Alejandra Caicedo Bejarano

Cordialmente,

PEDRO GABRIEL MENDIVIL GUZMÁN

Jefe Oficina de Control Interno

Proyectaron: Vilma Osanna Pinto de Flórez/ Alejandra Caicedo Bejarano

Revisó y Aprobó: Equipo OCI/ Pedro Gabriel Mendivil Guzmán