PGN - Documento 201511082202508

CIRCULAR NUMERO 056 6 DIC. 2001

DE: PROCURADOR GENERAL DE LA NACION

PARA: VICEPROCURADOR GENERAL

PROCURADOR AUXILIAR ASUNTOS

DISCIPLINARIOS

PROCURADORES DELEGADOS

PROCURADORES REGIONALES

PROCURADORES DISTRITALES

PROCURADORES PROVINCIALES

VEEDURIA

SALA DISCIPLINARIA

DEMAS DEPENDENCIAS QUE ADELANTEN

PROCESOS DISCIPLINARIOS

DIVISION DE REGISTRO Y CONTROL Y CORRESPONDENCIA FECHA: Diciembre 6 de 2001

ASUNTO: DIRECTRICES REGISTRO GESTION DISCIPLINARIA El sistema de Información de Gestión Disciplinaria de la Entidad registra todas las actuaciones que se surten en desarrollo del proceso disciplinario, lo cual constituye una de las actividades principales de la Entidad.

A pesar de la importancia del registro de la información se ha detectado errores y deficiencias que no permiten que su utilización en la toma de decisiones y en el suministro de las estadísticas a las diferentes instancias nacionales e internacionales, sea confiable. Errores y deficiencias que consisten, principalmente en el retardo del ingreso de los datos, así como la omisión de algunas dependencias, que dejan de alimentar el sistema con todos y cada uno de los datos. La incorporación oportuna y correcta de la información evita la duplicidad de esfuerzos, la permanente y reiterada solicitud de datos relacionada con los procesos, cada vez que se requiere información, porque estaría actualizada y disponible para su consulta inmediata en los registros sistematizados. Por lo expuesto, se les solicita dar cumplimiento a las directrices que a continuación

se relacionan:  La responsabilidad del reporte, actualización, veracidad, oportunidad y confiabilidad de lo registrado en el sistema "GEDIS"; es exclusiva del jefe.  de la respectiva dependencia, quien delega en un funcionario e/ registro y reporte de la correspondiente información.  El registro completo y oportuno de todos los datos que requiere el sistema, debe hacerse de manera oportuna.  La información de los trámites de los procesos disciplinarios que se registra en el sistema debe ser revisada, con el fin de actualizar aquellos datos que pueden haber cambiado y sirvan para actualizarlos.  El registro de información en el sistema, en la medida que se surtan las actuaciones de cada proceso y de acuerdo al Procedimiento Disciplinario Único aplicable por las procuradurías que cumplen funciones disciplinarias, debe ser diario.  Las dependencias del Nivel central y del nivel territorial que en la actualidad tienen acceso directo al sistema Gedis, mensualmente deben hacer un inventario físico de los expedientes que tienen a cargo y confrontarlo con la información registrada en el sistema, dando solución inmediata a las inconsistencias que detecten.  Las dependencias del nivel territorial, que reportan la información a la División de Registro y Control por medio magnético, cuando este reporte presente algún inconveniente, deben enviar esta información en los formatos diseñados. Estas dependencias deberán enviar el reporte quincenalmente, cualquiera que sea el medio utilizado.  Las dependencias del nivel territorial, mensualmente deben realizar un inventario físico de expedientes y confrontarlo con los listados que envía trimestralmente la División de Registro y Control, reportando de inmediato las inconsistencias encontradas.  La información verídica y confiable de lo reportado en disquete, es

responsabilidad del jefe de la dependencia, por cuanto la División de Registro y Control no puede manipular la información que recibe porque el proceso de grabación de los datos en el Sistema Central GEDIS es totalmente automático, por lo que es Indispensable que la información grabada en el disquete se verifique antes de ser enviada y constatar telefónicamente con la División de Registro y Control si el disquete no presentó ningún tipo de problema. La División de Registro y Control y Correspondencia verificará permanentemente la actualización y confiabilidad de la información registrada en el sistema "GEDIS". La Oficina de Control Interno en el desarrollo de sus funciones efectuará periódicas revisiones y evaluaciones a la información contando para ello con la colaboración de la Oficina de Sistemas, poniendo en conocimiento del responsable las irregularidades detectadas y dando traslado al competente para efectos de la correspondiente investigación disciplinaria a que halla lugar.

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación ..