PGN - Documento 201907221923351

Le da alcance a la Resoluciones 256 de 2001 y 111 de 2002

CIRCULAR NUMERO 063

DE : PROCURADOR GENERAL

PARA: PROCURADORES DELEGADOS, PROCURADORES

REGIONALES, PROCURADORES DISTRITALES, PROCURADORES

PROVINCIALES, DIRECTOR NACIONAL DE INVESTIGACIONES ESPECIALES,

DIRECTOR INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO, SECRETARIO

GENERAL, JEFES DE DIVISION, JEFES DE OFICINA.

ASUNTO: COMISIONES DE SERVICIO

FECHA: 15 DE OCTUBRE DE 2002

Estimados Funcionarios: En cumplimiento de la Resoluciones No. 256 de 28 de agosto de 2001 y No. 111

(de 7 de mayo de 2002, y con el fin de optimizar el manejo de los recursos de la Entidad, les manifiesto que:

1. Teniendo en cuenta la política de austeridad en el gasto, la reducción del 42% en el presupuesto de Gastos Generales de la Institución y el proceso de descentralización adelantado por la Entidad, a partir del fortalecimiento del personal e infraestructura de la Procuradurías Regionales y Provinciales, se deberá examinar previamente para cada desplazamiento, de acuerdo con la importancia y urgencia del asunto, la posibilidad de comisionar a funcionarios del nivel territorial.

2. De conformidad con la Resolución 256 de 28 de agosto de 2001, es de obligatorio cumplimiento el diligenciamiento del formato correspondiente, dentro de los plazos establecidos por el artículo séptimo de la citada Resolución que reza: "Los funcionarios que solicitan la comisión deberán

remitir al Secretario General o al Procurador Regional, segur sea el caso, dentro de los días veinte (20) y veinticinco 25 de cada mes, para la expedición del respectivo acto administrativo de comisión y la autorización del reconocimiento y pago de viáticos y gastos de viaje, la programación de comisiones de servicios correspondientes al mes siguiente, junto con los formatos de solicitud de comisión debidamente diligenciados". Por lo anterior y tal como lo establece el Parágrafos de la mencionada norma: "fuera del termino consagrado en este articulo, no se recibirán programaciones de comisiones", a excepción de las consagradas en el articulo noveno de la misma Resolución y en el articulo tercero de la Resolución No. 111 de 7 de mayo de 2002 que determinan: "Podrá presentarse solicitud de comisión fuera de la programación establecida en el articulo sexto, cuando exista necesidad urgente de intervención del funcionario en hechos relacionados con situaciones de orden publico, en caso de desplazamiento de agentes de seguridad dentro del esquema de protección de funcionarios y exfuncionarios y, en los cases que determine el Procurador general de la Nación. También se consideran excepcionales, las comisiones que no hayan sido programadas dentro de los términos antes señalados, debido a razones de fuerza mayor o caso fortuito o a necesidades urgentes del servicio, y aquellas generadas por hechos que fueron conocidos por la Entidad fuera de las fechas establecidas para la Programación."

3. En lo relacionado con la legalización de viáticos y gastos de viajes concedidos a

los funcionarios de la entidad se debe cumplir:

3.1. Los funcionarios a quienes se les ha cancelado el valor de los viáticos por Avance, reconocimiento con cargo a Caja Menor o Reconocimiento ordinario, cuentan con un plazo máximo de CINCO (5) días, contados a partir del último día de la comisión, para legalizar lo relacionado con la misma. De no producirse la legalización respectiva en dicho lapso, la administración tomara las medidas pertinentes para recuperar los valores entregados. No se pagaran viáticos para una nueva comisiona mientras no se hayan legalizado los derivados de una comisión anterior. 3.2. Si de la legalización de los viáticos resulta que el funcionario debe realizar una devolución de saldos, deberá consignarlos en efectivo el día hábil siguiente a la finalización de la comisión, en la cuenta corriente que indique el funcionario responsable de caja menor, a nombre de la Procuraduría General de la Nación, caja menor. No se aceptaran para la legalización, devoluciones efectuadas mediante consignaciones en cheque. 3.3 Cuando por motives de fuerza mayor o caso fortuito, por razones ajenas a la Administración, o por necesidades del servicio no se desarrolle una comisión autorizada, se deberá revocar el acto administrativo por el cual se confirió previa petición del funcionario que solicito la comisión ante el Coordinador de Viáticos , el día anterior al inicio de la misma. 3.4. Los avances por caja menor solo procederán de acuerdo a lo establecido por el Artículo Tercero de la Resolución No. 111 de 7 de mayo de 2002; que reza: "/. Avance por Caja Menor. Los avances por Caja Menor procederán para las comisiones del Nivel Central de la

Entidad que hayan sido tramitadas dentro de los plazos señalados en el articulo Séptico de la presente Resolución o dentro de las excepciones consagradas en el articulo Noveno, siempre y cuando hayan sido solicitadas con tres (3) Díaz de anticipación a la fecha de inicio." 3.3. La entrega de los cheques y tiquetes aéreos a los funcionarios incluidos en la programación mensual de comisiones se hará dentro de los dos (2) días anteriores a la iniciación de la comisión, y los nombres de los funcionarios cuyos cheques estén listos para su entrega serán fijados en la ventanilla de Caja Menor. A los funcionarios que por excepción (Articulo Noveno de la Resolución 256 de 2001 y Tercero de la Resolución de No. 111 de 7 de mayo de 2002 ) se les autoricen comisiones fuera del termino de la programación establecida, se les entregara el tiquete y el cheque respectivo el día anterior a la comisión. 3.4. Para cumplir con lo establecido por el numeral Segundo del Articulo Décimo Tercero de la Resolución No. 256 de 28 de agosto de 2001, los funcionarios comisionados deberán diligenciar el formato "CUMPLIDO COMISIONES DE SERVICIO", que se anexa a la presente Circular, el cual contendrá los siguientes datos: Información Comisionado

1. Nombre del funcionario Comisionado 2.Cargo que desempeña, grado y dependencia

Información Comisión

1. Indicación de si se trata de una comisiona disciplinaria o administrativa

2. Lugar de Comisión

3. Número de días pernoctados, señalando la hora de llegada al lugar de comisión y la hora de retorno a la sede habitual de trabajo.

4. Firma del funcionario que expide la constancia de permanencia

(Procurador Regional o Provincial, Personero, Jefe o Secretario de la Entidad donde se desempeñó la comisión o Inspector del lugar de comisión, cuando no exista Procuraduría Provincial o Regional o cuando dichos funcionarios no se encuentren en su lugar de trabajo en los días en que se efectúe la Comisión). Informe Comisión

1. Diligencias ordenadas mediante Auto/orden verbal o escrita, indicando en el caso de las comisiones disciplinarias la fecha del auto comisorio y el Numero del expediente.

2. Diligencias Practicadas

3. Indicación de si se generaron o no gastos de transporte terrestre y el valor de los mismos, de acuerdo con lo previamente autorizado por el ordenador del gasto.

Documentos Anexos

1. Indicación de La Entrega de dicho formato debidamente diligenciado es de obligatorio los documentos que se anexan para la legalización de viáticos y gastos de transporte.

La entrega de dicho formato debidamente diligenciado es de obligatorio cumplimiento para que se entienda satisfecho lo requerido por el Numeral Segundo del Articulo Décimo Tercero de la Resolución No. 256 de 28 de agosto de 2001. Se Anexa a la presente Circular el Formato de Cumplido antes mencionado. Agradeciendo su colaboración,

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN