PGN - Documento 201907221950150

Le da alcance a la Circular 25 de 2001

C I R C U LAR NUMERO 0054

DE : PROCURADOR GENERAL DE LA NACION

PARA: SERVIDORES PUBLICOS PROCURADURIA GENERAL DE LA

NACION

ASUNTO: PRIMERA JORNADA NACIONAL DE ACTUALIZACIÓN E

INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS FISICOS DE LA

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

FECHA: 2 9 AGO 2003

En cumplimiento de la Ley 716 de 2001, mediante la cual se expidieron normas encaminadas a lograr el saneamiento de la información contable en el sector público y en desarrollo de las políticas adoptadas por este Despacho, se ha programado para el próximo 19 de septiembre de 2003, la realización de la "Primera Jornada Nacional de Verificación e Individualización de los Inventarios Físicos de la Procuraduría General de la Nación". En ella deberán participar, con carácter obligatorio, salvo excusa previamente presentada, todos los servidores de la Procuraduría General de la Nación, quienes serán directamente responsables de la precisión, calidad y veracidad de la información que se suministre. En dicha jornada, deberán tenerse presentes las siguientes directrices.

1. Con el objeto de dar a conocer la información que en la actualidad aparece registrada en los archivos el Grupo de Almacén e Inventarios de la Entidad, remitirá a los responsables de cada dependencia, una copia de los inventarios existentes, con el propósito de que sirva de marco de referencia para la realización de las actividades de verificación e individualización de los inventarios. A nivel territorial, la distribución de los inventarios y su posterior envío al Grupo de Almacén e Inventarios de la Entidad, se efectuará por

intermedio de los respectivos Coordinadores Administrativos.

2. Teniendo como parámetro la información consignada en dichos inventarios, los jefes de las dependencias y los servidores a su cargo, realizarán el conteo físico y la verificación de todos y cada uno de los bienes y elementos devolutivos existentes, identificando en cada caso las características generales de cada uno de ellos; el número de la placa de identificación, los seriales y referencias (cuando sea de! caso); el estado actual en que se encuentre el bien o el elemento de que se trate; y el nombre, cargo y cédula del funcionario que lo tiene en uso o a cargo. En el evento de que el inventario estuviere radicado en cabeza de una persona distinta de aquella que lo tiene en uso, deberá procederse, por parte del Jefe de la Dependencia, a asignar la responsabilidad de su custodia, manejo y cuidado al servidor público que corresponda.

3. Cuando por razones del servicio alguno de los servidores no pueda participar en jornada, estará obligado a presentar con anticipación su inventario individual ante el jefe de la respectiva dependencia.

4. Del resultado de la verificación e individualización de los inventarios de bienes y elementos físicos de la Entidad, se deberá dejar constancia en un acta, la cual deberá suscribirse tanto por el Jefe de la dependencia como por los servidores públicos que deban figurar como responsable .del uso, manejo y custodia de los bienes y elementos devolutivos. Dicha acta deberá remitirse, debidamente firmada, al Grupo de Almacén e Inventarios de la Entidad en Bogotá, y en las Oficinas Regionales del Coordinador Administrativo, a más tardar el día 26 de Septiembre de 2003.

5. En caso de llegar a presentarse excedentes o sobrantes, deberá dejarse en el acta la constancia de su existencia, anotando en todo caso las características generales del bien y su actual estado de conservación y/o funcionamiento.

Respecto de los mismos, el jefe de la dependencia designará al funcionario o funcionarios llamados a responder por ellos.

6. Si en el desarrollo de la jornada se identifican faltantes, esto es, bienes o elementos devolutivos que a pesar de estar relacionados en el inventario no aparecen en el conteo físico, deberá dejarse la anotación correspondiente en el acta.

7. Cuando se trate de bienes o elementos devolutivos de uso plural o común, corresponderá al jefe de la respectiva dependencia, designar al encargado de responder por los mismos

8. Una vez efectuada la actualización e individualización de los inventarios, la sumatoria de los registros contenidos en los mismos, deberá coincidir con el total general de registros del inventario de la respectiva dependencia.

9. Con el objeto de garantizar el éxito de la Jornada, quedan suspendidos, a partir del 29 de agosto del año, los trámites de suministro, reintegro, traslado y baja de bienes y elementos devolutivos, incluyendo los que a la fecha se encuentren en trámite. 10.Un vez concluida la jornada, los jefes de las dependencias en Bogotá,

enviarán el acta de la Jornada al Grupo de Almacén e Inventarios (Calle 16 numero 4-79, antigua sede del Banco Central Hipotecario, piso 4°), debidamente suscrita, acompañada de los anexos que se consideren

pertinentes. En el caso de las regionales, la enviarán a los Coordinadores Administrativos. 11.El Grupo de Almacén e Inventarios y los Coordinadores Administrativos, tendrán a cargo la verificación, consolidación y procesamiento de la información y la adopción de las medidas que correspondan dentro del marco de sus competencias. 12.Los Coordinadores Administrativos y el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios, deberán informar por escrito al despacho del Procurador General de la Nación, los nombres de los servidores que sin justificación hayan omitido el cumplimiento de las instrucciones consignadas en la presente circular, a efectos de adoptar las medidas disciplinarias pertinentes. 13.Culminado el proceso de verificación y actualización de inventarios, las requisiciones de suministro de bienes y elementos devolutivos, deberán formularse indicando el nombre del servidor público responsable, su documento de identidad y el cargo que desempeña. Los comprobantes que den cuenta del egreso de bienes y elementos del almacén, deberán consignar los datos del servidor público responsable. Lo anterior, con el propósito de mantener actualizada la base de datos y los registros individuales, y de dar cumplimiento a la circular No, 025 de 2001. 14.Cuando se trate de traslados de bienes y elementos entre responsables, deberá suscribirse un acta cuya copia será remitida al Coordinador del Grupo de Inventarios, en el nivel central; y al Coordinador Administrativo, en las Regionales, según sea el caso. 15.De conformidad con lo dispuesto en los numerales 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, los servidores Públicos de la Procuraduría General de la

Nación tienen el deber de vigilar y salvaguardar los bienes y valores que les han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados, y responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. 16.En caso de producirse el traslado o desvinculación de los servidores públicos que tengan a su cargo bienes y elementos devolutivos, deberán entregar, antes de separarse del cargo, una relación de los bienes que entrega, dando cumplimiento a lo señalado en la circular No. 025 de 2001. Cualquier inquietud o sugerencia relacionada con el desarrollo de la jornada, será atendida en Bogotá en el teléfono 3520066 ó 3360011 extensión 30407, y en el resto del país en las Coordinaciones Administrativas, Cordialmente.

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación