PGN - Documento 201907221950173

Le da alcance a las Circulares 56 de 2001 CIRCULAR NUMERO 0035 y 77 de 2002

DE: PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

PARA: PROCURADORES REGIONALES FECHA: Mayo 16 de 2003

ASUNTO: Directrices para la actualización del GEDIS.

Con el propósito de actualizar la información contenida en el Sistema GEDIS y lograr que coincida el número y el estado de las investigaciones disciplinarias en curso, a cargo de cada regional .con la información reportada al GEDIS del nivel central, se elaboró un plan de acción que contempla el envío de los datos a través de Internet, dado que es el medio más idóneo, rápido y económico para enviar esta información. Con este objetivo se realizó un seguimiento para determinar cuales regionales cuentan con acceso a Internet, encontrándose que (15) tienen esta conexión, (2) la tienen autorizada pero no la han gestionado y (13) regionales no cuentan con este servicio. En este estudio no se incluyeron las regionales de Antioquia y Cundinamarca por cuanto su reporte lo realizan en línea. Para lograr que todas las regionales dispongan de las herramientas que requieren para reportar a través de Internet, (Programa Interfaz, Programa Winzip, Antivirus etc.) a partir del presente mes se desplazarán algunos ingenieros del nivel central, quienes adelantarán las actividades programadas, las cuales cubrirán inicialmente aquellas regionales conectadas a Internet, en segundo lugar aquellas cuya conexión esta autorizada y por último se visitarán las regionales que en la actualidad no tienen Internet, pero que deben adelantar los tramites pertinentes para que al momento de la comisión estén conectados con Internet.. En consecuencia se deben tener en cuenta las siguientes directrices:

• Efectuar un inventario físico de los expedientes activos en cada regional, para confrontar este resultado con la información contenida en el GEDIS. - Realizar la depuración de los expedientes en los que operó la prescripción de la acción disciplinaria; sufrieron pérdida o extravío o están parcialmente destruidos, siguiendo las instrucciones impartidas en la Circular No. 077 del 4 de diciembre/02 proferida por este Despacho y en el oficio de la misma fecha, suscrito por el Viceprocurador General de la Nación. - Disponer que mínimo dos funcionarios de la Regional reciban la capacitación que dictará el comisionado. - Estar presente en su dependencia en la fecha en que se; cumpla la comisión, con el fin de coordinar todas las actividades. - Se debe destinar el mejor equipo para la incorporación de la r información al GEDIS. - Mientras se efectúan los desplazamientos a las Provinciales, estas reportarán su información a través del correo electrónico de la Regional geográficamente más cercana, por lo cual les solicito apoyarlas en lo pertinente. - Se requiere que impartan las instrucciones para el cumplimiento riguroso del diagrama de flujo básico, conforme la responsabilidad asignada a los titulares de las dependencias, mediante la Circular 056 de diciembre 6 de

2001. Como parte de la capacitación los comisionados explicarán dicho diagrama. - En desarrollo de la Circular precitada, la División de Registro y Control y Correspondencia, verificará permanentemente la actualización y confiabilidad de la información registrada en el GEDIS. - Se recuerda que las irregularidades detectadas en la incorporación veraz y oportuna de los datos, tanto por la División de Registro y Control, como por

la Oficina de Control Interno, en coordinación con la de Sistemas, se pondrán en conocimiento del competente para la investigación disciplinaria del caso. No sobra reiterar la importancia que tiene como herramienta para la toma de decisiones y la formulación de políticas de la entidad, que la información reportada al sistema GEDIS sea confiable y esté actualizada, por lo cual solicito su colaboración para el éxito de este proyecto. Cordialmente,

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación