PGN - Documento 201912291959453

Le da ALCANCE a la Circular 041 del 2.005 y a la Resolución 114 de 2006

CIRCULAR NÚMERO 58

DE: Procurador General de la Nación (e)

PARA: Viceprocurador General, Procuradores Delegados, Secretaria

General, Procuradores Auxiliares, Director Nacional de Investigaciones Especiales, Directora del Instituto de Estudios del Ministerio Público, Procuradores Regionales, Procuradores Provinciales, Procuradores Distritales, Veedor, Jefes de Oficina, Jefes de División, Coordinadores y demás servidores de la PGN ASUNTO: Directrices sobre correspondencia y registro y actualización de la información en el sistema de información SIAF FECHA: 3 NOVIEMBRE 2006 Mediante Circular 041 del 18 de agosto de 2005, el Procurador General de la Nación estableció como obligación de las distintas dependencias conectadas al SIAF la de incorporar en dicho sistema el trámite que realicen a los documentos de su competencia, con cargo al número de radicación consignado en el sticker de cada uno, para facilitar la orientación a los ciudadanos que indagan sobre el trámite de sus quejas, peticiones y reclamos y facilitar la respuesta a las numerosas solicitudes que se reciben cotidianamente. A través de la resolución 114 del 10 de mayo de 2006 se ordenó la designación de administradores funcionales y técnicos de los sistemas de información de la entidad y asignaron funciones a los mismos; se estableció la existencia de cinco administradores funcionales del Sistema de Información SIAF, bajo la coordinación de la Secretaría -General y se asignó la administración funcional del Módulo de

Correspondencia a la División de Registro y Control y Correspondencia. Para desarrollar lo dispuesto en los actos administrativos referidos se expiden las siguientes directrices:  Las dependencias del nivel central de la PGN que aún no estén conectadas al SIAF deberán solicitar el enlace a la Oficina de Sistemas, Oficina responsable de las jornadas de capacitación en dicho Sistema, por tener a su cargo la Administración Técnica del Sistema. Al finalizar la inducción la Oficina de Sistemas expedirá una certificación a los funcionarios capacitados.  Se reitera que todas las dependencias del nivel central deben registrar en dicho sistema el trámite impartido a la -correspondencia que ingresa a la PGN y a la que se genere internamente (entre dependencias), con cargo al número de radicación que arroje automáticamente el sistema, cuidando de que un documento no se radique más de una vez en el SIAF. División de Registro y Control Ext: 20108 regycon@.procuraduria.gov.co Carrera 5 Nº. 16-60 piso 20 Pbx: 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co  La responsabilidad del reporte, actualización, veracidad, oportunidad y confiabilidad de lo registrado en el SIAF es exclusiva del titular de la respectiva dependencia, quien delega en un funcionario el registro y depuración de la información.  La capacitación y las claves de acceso al SIAF para los usuarios, se solicitarán a la Oficina de Sistemas, por parte del titular de cada dependencia. Los jefes de las dependencias dispondrán que los funcionarios capacitados multipliquen la información para efectos de prever ausencias temporales o definitivas de los responsables.

 La Oficina de Control Interno velará por el cumplimiento de las responsabilidades asignadas. Por otra parte, en atención a los principios de celeridad y economía, el Grupo de Correspondencia de la División de Registro y Control, se abstendrá de recibir correspondencia para enviar entre dependencias de la PGN, salvo aquella en la que se solicite número de radicación o reparto en GEDIS, diligencias de competencia de dicha División. Esta disposición aplica a las dependencias ubicadas en las distintas Torres y en la carrera décima. Finalmente, los expedientes que se envíen al Grupo de Correspondencia para su trámite deben remitirse mediante oficio, que indique si se trata del cuaderno original, copias y/o anexos y debidamente foliados. En caso de inconsistencias y para dilucidar eventuales reclamaciones, los funcionarios del Grupo de Correspondencia, al recibir la documentación, diligencian un formato en el cual se deja constancia sobre el estado en que llegaron los documentos, copia del cual se agrega al expediente recibido. Agradezco su colaboración. CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU Procurador General de la Nación División de Registro y Control Ext: 20108 regycon@.procuraduria.gov.co Carrera 5 Nº. 16-60 piso 20 Pbx: 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co