PGN - ENTIDADES PUBLICAS - Cumplimiento del acuerdo 060 de 2001 proferido por el archivo g

ENTIDADES PÚBLICAS-Cumplimiento del acuerdo 060 de 2001, proferido por el Archivo General de la Nación GESTIÓN DOCUMENTAL-Todas las entidades están sujetas a lo que señale el Consejo Directivo del Archivo General Por ello, todas las entidades públicas, estarán sujetas a lo que el Consejo Directivo del Archivo General señale frente al tema de la gestión documental, incluido en ello todo lo referente al Acuerdo N° 060 de 2001 y demás normas afines. En estas condiciones, las comunicaciones oficiales que emanan como consecuencia del procedimiento disciplinario, debe ajustarse a los parámetros del mencionado Acuerdo, a nivel de ejemplo: Cada uno de estos ejemplos no riñe con el procedimiento estructurado para la gestión documental, debiendo armonizarse el trámite que para el efecto deba cumplir la Oficina de Control Interno Disciplinario respecto de las comunicaciones oficiales que de allí surjan, entendiendo este despacho que, de ser necesario, deben adoptarse medidas al interior de la entidad para hacer más expedito el trámite de la correspondencia emanada del proceso disciplinario, en razón a los términos perentorios del Código Único Disciplinario. Bogotá D.C., 21 de junio de 2013 PAD

C-105-2013

Doctor

EMIRO AUGUSTO CUBILLOS NIETO

Coordinador Grupo de Gestión de Archivo y Correspondencia Ministerio de Cultura Carrera 8 N° 8 – 26

Ciudad Ref.: Su solicitud de concepto del 30 de abril de 2013

Respetado Doctor: En el escrito de la referencia consulta usted sobre el cumplimiento de las oficinas de

Control Interno Disciplinario del Acuerdo N° 060 de 2001, proferido por el del Archivo General de la Nación, relacionado con las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas. Antes de atender su consulta y en cumplimiento de la función asignada por el artículo 9º numeral 4 del Decreto 262 de 2000, he de precisarle que en desarrollo de la función consultiva no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares. Por tanto, en el presente caso esta oficina se limitará solamente a suministrar elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema que ocupa la consulta, sin que ello se entienda como resolución a un caso particular. Lo primero es advertir que las Oficinas de Control Interno Disciplinario hacen parte de las entidades públicas, razón por la cual están sometidas a la Ley 80 de 1989, la cual señala en su artículo 2°, literal b, que: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" Ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999. Por ello, todas las entidades públicas, estarán sujetas a lo que el Consejo Directivo del Archivo General señale frente al tema de la gestión documental,

incluido en ello todo lo referente al Acuerdo N° 060 de 2001 y demás normas afines. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 2 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co En estas condiciones, las comunicaciones oficiales que emanan como consecuencia del procedimiento disciplinario, debe ajustarse a los parámetros del mencionado Acuerdo, a nivel de ejemplo: “Artículo 102. Notificación por medios de comunicación electrónicos. Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o su defensor, si previamente y por escrito hubieren aceptado ser notificados de esta manera.” “Artículo 103. Notificación de decisiones interlocutorias. Proferida la decisión a más tardar al día siguiente se librará comunicación con destino a la persona que deba notificarse…” “Artículo 107. Notificación por edicto. Los autos que deciden la apertura de indagación preliminar e investigación y fallos que no pudieren notificarse personalmente se notificarán por edicto. Para tal efecto, una vez producida la decisión, se citará inmediatamente al disciplinado, por un medio eficaz, a ñla entidad donde trabaja o a la última dirección registrada en la hoja de vida o a la que aparezca en el proceso disciplinario…” “Artículo 109. Comunicaciones. Se debe comunicar al quejoso la decisión de archivo y el fallo absolutorio. Se entenderá cumplida la comunicación cuando haya transcurrido cinco días, después de la fecha de su entrega a la oficina de

correo.” Cada uno de estos ejemplos no riñe con el procedimiento estructurado para la gestión documental, debiendo armonizarse el trámite que para el efecto deba cumplir la Oficina de Control Interno Disciplinario respecto de las comunicaciones oficiales que de allí surjan, entendiendo este despacho que, de ser necesario, deben adoptarse medidas al interior de la entidad para hacer más expedito el trámite de la correspondencia emanada del proceso disciplinario, en razón a los términos perentorios del Código Único Disciplinario. En estos términos dejamos rendido el concepto y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la ley 1437 de 2011. Atentamente,

CARLOS ENRIQUE VALDIVIESO JIMÉNEZ

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

C-105-2013

OYTC Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 3 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12309 www.procuraduria.gov.co